Modèle de lettre et procédures pour demander le remboursement de la TVA lors de la cessation d'activité

La TVA ou taxe sur la valeur ajoutée est un dispositif fiscal qui entre en compte dans le mécanisme de fiscalité de la plupart des entreprises françaises. Il faut noter que ce dispositif peut aussi faire l’objet de divers aménagements et bénéficier de certains types dispositifs applicables sous conditions. C’est le cas du crédit de TVA. En effet, toutes les sociétés qui sont imposables à la TVA peuvent bénéficier de ce dispositif. Elles peuvent ainsi prétendre au remboursement du crédit de TVA.

Comprendre le crédit de TVA : définition, calcul et conséquences

Tout d’abord, il faut savoir que la TVA est un dispositif de taxation qui s’applique à la consommation. Elle est catégorisée comme un système d’imposition indirecte. Par ailleurs, pour les sociétés qui œuvrent dans une chaine de production, elle est perçue comme neutre. Et cela, parce qu’il revient au consommateur final de l’entreprise de s’en acquitter.

Concernant les sociétés intermédiaires, elles s’acquittent de la TVA en faisant des acquisitions et à travers les ventes facturées qu’elles réalisent. Il s’agira alors de ce que l’on appelle TVA collectée. En outre, on parle de TVA déductible lorsque l’entreprise déduit la taxe acquittée pour ses besoins dans la réalisation de ses opérations.

Ainsi, quand on constate que le montant de la TVA collectée est supérieur à celui de la TVA déductible, l’établissement se trouve en situation de dette vis-à-vis du trésor public. Par contre, si la valeur de la TVA déductible est plus élevée que celle de la TVA collectée, l’organisation jouira d’un crédit de TVA. On parle également ici d’une créance fiscale. En d’autres termes, ce sera le trésor public qui aura une dette envers l’établissement.

En se référant au principe et définition du crédit de TVA ci‑dessus, il n’y a aucune complexité majeure dans le calcul de la valeur du crédit. En effet, cela se base sur le calcul du montant de la TVA que l’établissement doit s’acquitter. Toutefois, pour avoir une créance fiscale, le résultat obtenu doit être négatif.

Pour avoir le résultat négatif, on applique la formule qui suit : TVA collectée qu’on peut exiger - TVA déductible appliquée sur les acquisitions et les investissements qu’on peut récupérer - crédit de TVA reportable.

À noter que si votre organisation, qu’elle soit en cessation d’activité ou en activité, bénéficie d’une franchise en base de TVA, elle ne peut pas demander le remboursement du crédit de TVA. En effet, ces dernières ne déclarent pas la TVA et ne s’en acquittent pas. Autrement dit, elles ne la récupèrent pas au niveau du consommateur final.

Options d'utilisation du crédit de TVA

Pour une organisation qui bénéficie d’un crédit de TVA, elle a deux options : intégrer la créance fiscale lorsqu’elle déclare à nouveau sa taxe ou demander à se faire rembourser son crédit. Pour une entreprise en cessation d’activité, la deuxième solution est la plus logique. En effet, après la cessation de son activité, elle n’est plus imposable à la TVA et ne sera plus concernée à sa déclaration.

Lorsque l’établissement procède à la déclaration de la TVA, elle doit mentionner dans la fiche de déclaration l’option d’utilisation de la créance. Ainsi, après avoir fait le calcul de son montant, l’entreprise peut :

Mentionner la valeur du crédit de TVA dans le champ « imputation sur la prochaine déclaration de TVA »;
Mentionner la valeur de la créance fiscale dans le champ « demande de remboursement »;
Déflaquer une partie de la créance sur la prochaine déclaration et demander à ce que la partie restante soit remboursée.

Pour vous référer, les champs concernant la créance fiscale se trouvent à la fin de la fiche de déclaration.

Modalités pratiques pour demander le remboursement lors de la cessation d'activité

Le principe de remboursement dépend du régime d'imposition à la TVA de l'établissement en cessation d'activité.

Entreprise en cessation sous régime réel simplifié

La cessation d’activité peut conduire à un licenciement à la suite de la vente de l’entreprise. Pour pouvoir bénéficier du remboursement du crédit dans ce cas, l’entreprise peut être sous régime réel simplifié à la TVA. Dans ce cas, l’organisation fait sa déclaration tous les ans et s’acquitte de deux acomptes tous les 6 mois.

Ainsi, pour un établissement en cessation d’activité sous régime réel simplifié à la TVA, il est possible de demander le remboursement du crédit durant la dernière année d’exercice. Cependant, son montant ne doit pas dépasser 150 euros. On peut aussi demander le remboursement de la créance lorsqu’on procède à l’acquittement du dernier acompte semestriel. Pour ce faire :

Le montant à rembourser demandé doit faire plus de 760 euros;
Le montant qui peut faire l’objet de remboursement concerne seulement les achats de biens enregistrés comme des immobilisations de l’entreprise en cessation d’activité;
Il est nécessaire de joindre les factures y afférentes pour justifier ces acquisitions dans ce cas.

Entreprise en cessation sous régime réel normal

Si l’établissement est enregistré sous régime réel normal de TVA, elle la déclare tous les mois ou tous les 3 mois. Ainsi, si l’entreprise est en cessation d’activité, il lui est possible de demander immédiatement le remboursement de son crédit d’impôt. Toutefois, le montant de ce dernier doit dépasser les 760 euros.

Pour ce qui est de la procédure, l’entreprise devra faire la demande de remboursement au même moment que la déclaration de la taxe. Il faudra pour ce faire, remplir la fiche n°3519. Elle est à joindre avec la dernière déclaration. Dans le cas où la valeur de la créance fiscale ne dépasse pas les 760 euros, l’entreprise doit attendre le mois de janvier suivant pour faire la demande de remboursement. Dans ce cas, il suffit que le montant dépasse 150 euros.

Cas des sociétés étrangères

Il faut considérer quelques spécificités pour les sociétés étrangères. Ainsi, on doit différencier la démarche de remboursement que l’établissement soit établi au sein de l’Union européenne (UE) ou en dehors de la zone.

Il est parfaitement possible pour un établissement en cessation d’activité, mais installé dans la zone euro de bénéficier du remboursement du crédit de TVA. Pour cela, il doit se rendre sur un portail en ligne dédié, propre à chaque pays de l’UE. Afin de faire la demande dans ce cas, il faut penser à préparer les factures qui seront demandées en ligne.

Toutefois, il n’est possible d’assurer le remboursement du crédit que si la valeur de ce dernier dépasse les seuils suivants :

Pour une année civile, le montant du crédit doit faire plus de 50 euros;
Si la période n’excède pas une année civile, ce montant doit faire plus de 400 euros.

Par ailleurs, il faudra réaliser la demande de remboursement avant le 30 septembre.

Si l’établissement n’est pas dans la zone euro, elle doit faire une demande spécifique au service chargé du remboursement des crédits de TVA destiné aux sociétés étrangères. Son siège se situe à Noisy-le-Grand. Pour faire la demande, il faudra remplir la fiche n°3559.

Par ailleurs, pour pouvoir bénéficier du remboursement, le montant demandé par l’entreprise étrangère en cessation d’activité doit excéder les seuils qui suivent :

Si la demande est annuelle, le montant minimum est de 25 euros;
Pour une demande trimestrielle, il est de 200 euros.

Procédure détaillée pour formaliser la demande de remboursement

Pour la télédéclaration, on peut choisir entre deux moyens : l’échange informatisé de données (EDI) ou l’échange informatisé de formulaires. L’échange informatisé de données (EDI) confère au responsable de la comptabilité de l’organisation en cessation d’activité d’assurer la gestion de la demande de remboursement. L’échange informatisé de formulaires permet d’accéder à un portail spécifique et de réaliser la demande directement en ligne et via votre espace professionnel.

Vous aurez alors à vous rendre sous le menu « mes services » pour réaliser la demande. Ceci étant, il vous suffit de choisir l’option permettant de réaliser la demande de remboursement du crédit de TVA et de mentionner une période.

Si votre établissement cesse ses activités en cours d’année, il faudra remplir la fiche n°3519. Elle concerne les sociétés soumises au régime réel normal ainsi que celles sous régime réel simplifié, mais qui souhaitent un remboursement tous les 6 mois concernant les immobilisations de l’entreprise. Autrement, l’organisation devra remplir la fiche n°3517.

Pour la demande de remboursement concernant une entreprise en cessation d’activité, il faudra faire parvenir les documents ci-après :

RIB ou relevé d’identité bancaire de la société;
Factures des immobilisations pour le cas des sociétés sous régime réel simplifié.

Par ailleurs, il faut noter qu’on ne peut plus demander le remboursement au-delà de 3 ans. Le début du calcul de cette date s’enregistre au moment où le crédit est constaté. Ainsi, si vous ne faites pas la démarche de demande dans les 3 ans, vous perdez votre crédit de TVA.

Seuils, délais et formulaires : récapitulatif pratique

Situation	Formulaire	Seuil minimum	Délai / remarque
Régime réel normal (mensuel)	3519	760 €	Demande en même temps que la déclaration (possible remboursement immédiat)
Régime réel normal (annuel)	3519 (janvier)	150 €	Demande en janvier si crédit constaté
Régime réel simplifié	3519 (ou 3517 selon cas)	150 € (annuel) / 760 € (acompte semestriel pour immobilisations)	Remboursement possible durant la dernière année d’exercice ou au paiement du dernier acompte
Entreprise UE (étrangère)	Portail national	50 € (année civile) / 400 € (période < 1 an)	Demande avant le 30 septembre
Entreprise hors UE	Fiche 3559	25 € (annuel) / 200 € (trimestriel)	Adresse Noisy-le-Grand pour le service dédié

Dernière déclaration, liquidation et conseils pratiques

La dernière déclaration de TVA a pour objectifs de taxer toutes les opérations qui ne l’auraient pas encore été. S’agissant de vos immobilisations, pour éviter toute problématique de régularisation de la TVA initialement déduite, votre comptable s’assurera de la bonne application de la TVA suite à la reprise ou à la vente des immobilisations.

Si votre entreprise est soumise au régime réel normal - c’est-à-dire que vous payez votre TVA tous les mois - vous devez déposer votre dernière déclaration de TVA dans un délai fixé par la loi à 30 jours à compter de la date de votre cessation d’activité. Si vous êtes au régime simplifié - c’est-à-dire que vous payez 2 acomptes de TVA par an + une déclaration annuelle de TVA - vous avez 60 jours pour déposer votre dernière déclaration de TVA.

En pratique, pour effectuer cette dernière déclaration de TVA, vous devez vous rendre sur impots.gouv, vous connecter à votre espace professionnel et sélectionner “TVA” dans la rubrique “Déclarer”. Il vous suffit ensuite de choisir la période concernée pour procéder au dépôt de votre déclaration. Si celle-ci n’apparaît pas dans le premier tableau en haut de la page, vous pouvez générer la déclaration adéquate en sélectionnant “Cession/cessation” dans le second tableau et en indiquant la date à laquelle votre société a cessé son activité.

Si à l’issue de la taxation des vos dernières opérations et de la régularisation, il apparaît que vous avez collecté plus de TVA que vous ne pouvez en déduire, vous devrez procéder au paiement de la TVA due. Immédiatement après avoir déposé et signé votre déclaration de TVA, vous pouvez accéder au paiement de la TVA en cliquant sur le bouton “Payer”. Le paiement est également accessible à tout moment depuis l’accueil de votre espace professionnel sur impots.gouv dans la rubrique “Payer”.

Si au contraire, vous êtes en situation de crédit de TVA - autrement dit que la TVA collectée est inférieure à la TVA déductible - vous devez alors demander le remboursement de ce crédit en déposant une demande de remboursement de la TVA.

⚠️ Il est important de ne pas clôturer le compte de votre société avant la fin des démarches administratives liées à la liquidation, car c’est via ce compte (enregistré sur le site des impôts) que sont effectués les paiements et remboursements de TVA !

Comment déclarer et payer sa TVA ?

Points complémentaires et bonnes pratiques

Le remboursement n’est pas obligatoire : l’utilisation du crédit de TVA est laissée à votre appréciation (imputation ou remboursement).
Vous pouvez demander le remboursement de votre crédit de TVA au moment du versement d’un des deux acomptes semestriels de TVA à condition que la demande de remboursement soit au moins égale à 760 € et que la TVA pouvant être remboursée provienne de l’acquisition de biens constituant des immobilisations.
La gestion du compte de TVA nécessite une comptabilité précise et rigoureuse. Il est essentiel de tenir à jour les comptes 44567 "Crédit de TVA" et 44583 "Remboursement de taxes sur le chiffre d’affaires demandé".
Toutes les entreprises assujetties à la TVA et qui disposent d’un crédit de TVA ont la possibilité d’en demander le remboursement, selon les modalités exposées plus haut.
Votre expert‑comptable saura vous accompagner dans ces démarches si vous avez besoin d’assistance.

Modèle de lettre de demande de remboursement (exemple à adapter)

Vous trouverez ci-dessous une trame de lettre à adapter en fonction de votre situation. Pensez à joindre le formulaire correspondant (3519, 3517 ou 3559 selon le cas) et les pièces justificatives exigées (RIB, factures d’immobilisations, etc.).

[Nom de l’entreprise]
[Adresse de l’entreprise]
[Numéro SIRET]
[Centre des impôts compétent]

Objet : Demande de remboursement de crédit de TVA - cessation d’activité

Madame, Monsieur,

Par la présente, nous vous informons de la cessation d’activité de notre entreprise en date du [date de cessation]. À la clôture de nos comptes, il apparaît un crédit de TVA d’un montant de [montant €] relatif à la période [période concernée].

Je vous prie de bien vouloir procéder au remboursement de ce crédit de TVA, conformément aux dispositions en vigueur, et selon le formulaire [n°3519 / n°3517 / n°3559]. Vous trouverez en pièces jointes le relevé d’identité bancaire de la société ainsi que les factures justificatives des achats d’immobilisations [le cas échéant].

Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire et vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

[Nom, fonction, signature]

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