Comment utiliser le Guichet Unique pour les formalités d'entreprise (Infogreffe)

Depuis le 1er janvier 2023, le paysage administratif des entreprises en France a subi une transformation significative avec l’introduction du Guichet Électronique des Formalités d’Entreprises, communément appelé Guichet Unique. Cette plateforme en ligne, gérée par l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), centralise toutes les démarches administratives relatives à la vie des entreprises.

Qu'est-ce que le Guichet Unique et pourquoi a-t-il été créé ?

Le Guichet unique des formalités d’entreprises vise à simplifier et moderniser les démarches administratives des entreprises en centralisant toutes les formalités en un seul point d'entrée (demandes d’immatriculation, cessations, modifications, dépôts des comptes annuels…).

Sa mise en place s'inscrit dans le cadre de la loi Pacte (Plan d'action pour la croissance et la transformation des entreprises) avec pour objectif de faciliter la vie des entreprises en évitant les redondances et en réduisant les délais de traitement.

Le GU remplace les six réseaux de centres de formalités des entreprises (CFE), qui existaient depuis les années 1980 et qui étaient gérés par les réseaux consulaires (chambres de commerce et d’industrie, chambre de métiers et de l’artisanat, chambres d’agriculture), les greffes, la DGFiP et l’Urssaf.

Le guichet unique centralise sur un même site Internet l’ensemble des formalités liées à la vie des entreprises.

Qui peut utiliser le Guichet Unique ?

Le chef d'entreprise (dirigeant ou micro-entrepreneur) peut réaliser lui-même les formalités en ligne.
Il peut également demander à un salarié (appelé délégataire) de réaliser les formalités pour le compte de l'entreprise en rédigeant une délégation.
Il peut aussi donner cette mission à toute autre personne (appelée mandataire) en rédigeant un contrat de mandat. Un modèle de mandat est disponible sur le site.
Seul le chef d’entreprise (son délégataire ou son mandataire) est habilité à effectuer les démarches en ligne. Il doit disposer d’un compte utilisateur et valider électroniquement la formalité réalisée.

Étapes pour utiliser le Guichet Unique

Le déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur lors de sa première connexion. Ce compte utilisateur est personnel.
Les détenteurs d'un compte "e-procédures" à l'INPI ou "Franceconnect" peuvent également utiliser l’un de ces comptes pour se connecter sur le site du guichet unique.
Une fois le compte créé, le déclarant remplit en ligne les informations requises en fonction de la forme juridique de l’entreprise et de son activité.
Le déclarant saisit ensuite en ligne les informations relatives à sa formalité (immatriculation, modification ou cessation) et joint les pièces nécessaires de façon dématérialisée.
Le Guichet Unique permet de joindre des pièces justificatives dématérialisées, telles que des statuts d’entreprise, des pièces d’identité, et autres documents nécessaires à la formalité demandée.
Le Guichet Unique permet de régler les frais liés aux formalités directement en ligne.
Cette signature qui ne peut être faite qu’après paiement en ligne des sommes dues, valide les documents et confirme la soumission des formalités.
Une fois les formalités soumises, le déclarant peut suivre leur avancement en temps réel grâce au tableau de bord de la plateforme.

Services d'aide et d'assistance

La plateforme offre un service d’assistance gratuit pour aider les utilisateurs à naviguer sur le site et à comprendre les exigences réglementaires.

Des vidéos tutos, des bulles d'aide et un numéro de téléphone (« INPI direct » : 01 56 65 89 98), sont disponibles pour améliorer la compréhension des champs à renseigner tout au long de la saisie de la formalité.

L'assistance du guichet unique se limite à la réalisation des formalités mais n'accompagne pas dans les choix fondamentaux. Si le déclarant a une question de fonds, comme le choix de la structure juridique, il pourra toujours se rapprocher des différents réseaux d'accompagnement ou des différentes chambres consulaires.

Tuto - Le dépôt de compte annuel sur le Guichet unique (2026)

Formalités réalisables via le Guichet Unique

La création d’une entreprise, qu’il s’agisse d’une immatriculation ou d’une déclaration de début d’activité, peut être effectuée via le Guichet Unique.
Les modifications qui permettent la mise à jour des informations relatives à l’entreprise ou à la société : changement d’activité, d’adresse, de nom, augmentation ou réduction de capital, etc.
La cessation d'activité et la radiation.
Le dépôt des comptes annuels et autres formalités légales liées à la vie de la société.

Infogreffe et Guichet Unique : rôles complémentaires

Dans le cadre de la dématérialisation de l'ensemble des formalités de création, modification de situation, cessation d'activité et radiation des entreprises, il est essentiel de ne pas confondre Infogreffe et le Guichet Unique.

Depuis le 1er janvier 2023, le Guichet Unique, opéré par l’INPI, est devenu le canal exclusif pour toutes les formalités relatives à la création, la modification, la cessation d'activité ou la radiation d'une entreprise.

Bien qu’il ne soit plus possible d’effectuer les formalités directement sur Infogreffe, la plateforme continue d’assurer une mission essentielle en garantissant une continuité de service en cas de dysfonctionnements du Guichet Unique. Uniquement dans cette situation, Infogreffe est accessible par un lien de redirection depuis le guichet unique en cas de difficulté importante.

Obligations, limites et cas particuliers

Mis en place par la loi Pacte de 2019, son utilisation est obligatoire depuis le 1er janvier 2023.

Le champ d’application du guichet unique s’étend à toutes les entreprises exerçant en France, quelle que soit leur activité ou leur forme juridique. Il ne concerne toutefois que les “entreprises” au sens juridique du terme.

Les micro-entrepreneurs peuvent rencontrer des difficultés dues à la saisie répétitive d’informations et aux demandes de pièces justificatives parfois superflues.

Recourir au Journal Spécial des Sociétés (JSS) en tant que mandataire en formalités, vous permet de faire appel à un professionnel qui connait les rouages de l’outil, vous fait gagner du temps et vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier. Le JSS fait partie du Comité des Utilisateurs qui est réuni tous les 2 mois à l’Inpi.

Problèmes rencontrés et évolutions attendues

Toutefois, le Guichet Unique n’a pas été pleinement opérationnel lors de son lancement. Au contraire, son démarrage a été compliqué, bouleversé par des défauts de conception, bugs informatiques et même des piratages, empêchant les entreprises de respecter leur obligation de réaliser leurs démarches exclusivement sur cette plateforme.

Le Guichet Électronique des Formalités d’Entreprises représentera une avancée majeure dans la simplification des démarches administratives pour les entreprises en France, quand il sera parfaitement finalisé et que toutes les fonctionnalités attendues par les professionnels seront mises en place et conformes.

En centralisant et en numérisant les formalités, il modernise sans conteste les procédures faites précédemment sur des liasses cerfa. Toutefois, malgré ses nombreux avantages, il doit encore relever des défis, notamment en termes d’accessibilité pour les non-juristes et d’harmonisation des pratiques des valideurs qui doivent faire des efforts sur le sujet.

Cependant le choc de simplification et les économies de papier annoncés au lancement du projet ne peuvent pas encore compenser le temps perdu, l’argent public dépensé et les blocages endurés.

Mesures de recours et continuité de service

Une procédure dérogatoire, dite de secours, a été mise en place par le gouvernement pour assurer la continuité du service « en cas de difficulté grave de fonctionnement du service informatique » (arrêté du 28 décembre 2022, JORF n° 0301 du 29 décembre 2022).

Depuis le 1er janvier 2025, en cas de difficulté grave rendant impossible l’accomplissement d’une déclaration sur le guichet unique (par exemple, en cas d’indisponibilité générale du guichet ou de blocage d’un ou plusieurs types de déclaration), vous vous verrez remettre un récépissé par l’INPI. Ce récépissé permettra de considérer que vous avez réalisé votre formalité dans les temps : les administrations et organismes destinataires retiendront en effet la date figurant sur le récépissé comme date de dépôt de la formalité.

Vous devrez ensuite finaliser votre formalité dès réception de l'information de la résolution de la difficulté grave et, au plus tard, dans un délai de 15 jours.

Le Répertoire National des Entreprises (RNE) et alimentation par le Guichet Unique

Pour mémoire, le RNE a également été instauré par l’article 2 de la loi Pacte afin de répertorier toutes les entreprises françaises, quelle que soit la nature de leur d’activité. Il s’agit d’ « un registre général dématérialisé des entreprises précisant la nature de leur activité, notamment artisanale ou agricole, et ayant pour objet le recueil, la conservation et la diffusion des informations concernant ces entreprises et de déterminer le régime juridique applicable à ce registre.

Il est prévu que le Guichet Unique alimente le RNE et que toutes les données modifiées au gré des formalités réalisées auprès du guichet remontent auprès du RNE. Or ce canal a connu des dysfonctionnements et les informations ne sont pas toujours intégrées. C’est pourquoi, les entreprises doivent procéder elles-mêmes à la mise à jour des données les concernant dans le RNE, conformément à un décret d’octobre 2023 (D. n° 2023-955 du 17 octobre 2023, JORF n° 0243 du 19 octobre 2023).

Bonnes pratiques pour réussir vos formalités

Créer dès la première connexion un compte utilisateur personnel et vérifier l’accès via FranceConnect ou e‑procédures si applicable.
Préparer à l’avance les pièces justificatives dématérialisées (statuts, pièces d’identité, justificatifs de domicile, etc.).
Vérifier les montants à régler et procéder au paiement en ligne pour valider définitivement la formalité.
Conserver les récépissés fournis par l’INPI, notamment en cas de difficulté grave empêchant la finalisation immédiate.
Faire appel à un mandataire professionnel (Journal Spécial des Sociétés, greffier, conseil) pour les dossiers complexes ou lorsque la saisie devient répétitive pour les micro-entrepreneurs.

Ressources utiles

Des vidéos tutos, des bulles d'aide et un numéro de téléphone (« INPI direct » : 01 56 65 89 98), sont disponibles pour améliorer la compréhension des champs à renseigner tout au long de la saisie de la formalité.
N’hésitez pas à consulter notre guide sur l’immatriculation d’une micro-entreprise sur le guichet unique étape par étape.

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