Formalités administratives pour la cessation d’activité d’un médecin libéral

La cessation de votre activité libérale est une étape importante soumise à un formalisme et des délais particuliers. Tout d’abord, une profession libérale est un métier indépendant basé sur les services qui sont principalement de nature intellectuelle ou technique. Ces professions libérales sont majoritairement réglementées. Ainsi, elles sont soumises à un régime juridique qui encadre leur accès et qui réglemente leur exercice.

Guichet unique électronique : rôle et conséquences pratiques

Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités relatives à la création d’une activité libérale, à sa modification ou à sa cessation doivent se faire via le guichet unique électronique INPI. Ce guichet est géré par l’INPI (Institut National de la Propriété Intellectuelle) à l’adresse : www.formalites.entreprises.gouv.fr. Précision majeure : dès lors que le dossier dématérialisé est régulier et complet, son dépôt auprès du guichet unique vaut déclaration auprès de tous les organismes destinataires légaux, le guichet unique délivrant un accusé réception de la formalité ainsi réalisée.

Mais attention, tant que l’ensemble des informations et pièces justificatives relatives à la formalité n’a pas été fourni, la formalité est considérée comme incomplète et l’envoi du dossier aux organismes destinataires est bloqué par le guichet unique. Tandis que si le dossier est incomplet, un délai de 15 jours s’ouvre (renouvelable une fois) pendant lequel le déclarant doit faire aboutir la complétude de son dossier. Cela, c’est pour le discours officiel. En pratique, sur le terrain, parler de graves dysfonctionnements constitue un euphémisme sur de très nombreux dossiers, tant et si bien que les agents des institutions concernées et les déclarants se débrouillent comme ils peuvent pour tenter de remplir leurs obligations déclaratives malgré l’adversité… Notre constat en la matière est malheureusement implacable : erreurs en tous genres, sur-cotisations, pertes de droits, etc.

Car une fois le dossier complet reçu par lui, les organismes destinataires (l’Ordre départemental par exemple) doivent en accuser réception au guichet unique, qui lui-même doit transmettre cet accusé réception au déclarant, accompagné de toute précision sur les délais de traitement dudit dossier par les organismes destinataires. En cas de maintien au tableau, certes vous restez redevable d’une cotisation «retraité», mais vous conservez également la possibilité de dispenser des soins à votre entourage.

Obligations spécifiques du médecin vis‑à‑vis de l’Ordre et des patients

Conformément à l’article 111 du code de déontologie médicale, le médecin doit avertir son conseil départemental qu’il cesse d’exercer. Le médecin doit adresser au conseil départemental de l’Ordre des médecins qu’il quitte par LRAR sa demande de radiation du tableau et de transfert au tableau de l’Ordre du département de son nouveau lieu d’exercice. Concomitamment, il doit adresser au nouveau conseil départemental une demande d’inscription par LRAR.

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Il prévient, sauf impossibilité majeure, sa patientèle de sa cessation d’activité dans le cabinet quelques mois avant son départ effectif. Il prévient, lui aussi, les patients dont il a assuré la prise en charge dans le cadre de ses fonctions. Au regard de ses obligations déontologiques, le professionnel de santé doit donc avertir ses patients de la fermeture de son cabinet.

Le professionnel de santé qui cesse son activité se doit de tenir à disposition des patients une copie de leur dossier médical, afin qu’ils puissent, soit le transmettre au praticien de leur choix soit, en attendant d’en consulter un, le récupérer et le conserver. Même quand le départ n’a pu être anticipé et est intervenu de façon brutale, il faut dans toute la mesure du possible prendre des dispositions pour que, malgré la fermeture du cabinet, les patients qui le souhaitent puissent récupérer leur dossier. Lorsque, comme cela arrive malheureusement parfois, le professionnel de santé part brutalement sans laisser la moindre information sur le moyen de le contacter, les dossiers médicaux doivent toujours être protégés contre les indiscrétions et doivent pouvoir être récupérés par les patients.

Si les conseils départementaux de l’Ordre proposent aux patients de se tourner vers eux dans ce cas, certaines questions épineuses doivent cependant être réglées par le praticien lui-même : en effet, il reste responsable des dossiers, même après fermeture du cabinet. Il doit donc les conserver, quel qu’en soit le support (papier ou informatisé), dans des conditions qui permettent de garantir leur confidentialité comme leur intégrité.

Obligations envers les confrères, les associés et l’établissement

Le médecin libéral doit tout d’abord, s’il est associé (contrat d’association, SCM, SEL, SCP), collaborateur, …etc, prévenir ses associés et/ou ses cocontractants en respectant les formes et les délais prévus par les contrats ou par les statuts qu’il a signés. Il prévient, par ailleurs, de façon confraternelle, les médecins exerçant dans le même secteur et/ou ses médecins correspondants, de son départ, quelle que soit la cause de celui-ci (transfert dans un autre département ou cessation d’activité).

Le médecin salarié ou hospitalier prévient lui aussi les confrères du service au sein duquel il exerce de son départ. Voir l'article 56 (confraternité) et l'article 47 (continuité des soins) du code de déontologie médicale.

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Le médecin libéral, s’il exerce en clinique, doit aviser la direction de l’établissement de son départ par LRAR en respectant un délai de préavis prévu dans son contrat (par exemple cf. article 9 du contrat-type entre praticien et clinique privée). Le médecin salarié ou hospitalier a, lui aussi, des obligations à l’égard de son employeur. En cas de départ à la retraite, il doit prévenir son employeur en respectant les dispositions de son contrat de travail, de la convention collective qui lui est applicable (si elle existe) ou de son statut. Dans tous les cas, il est conseillé que cette information se fasse par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR).

Formalités administratives auprès des organismes compétents

Le Guichet unique informe l’URSSAF de votre cessation d’activité. L'URSSAF vous envoie ensuite une notification de radiation et un formulaire de déclaration de revenus à compléter et renvoyer depuis la messagerie de votre espace en ligne urssaf.fr. Vous avez ensuite 90 jours pour déclarer vos revenus professionnels définitifs.

Peu importe la forme juridique de la société concernée (SARL, auto-entreprise, EURL, entreprise individuelle...), le professionnel libéral doit se diriger vers le centre de formalités des entreprises (CFE) dans les 30 jours suivant la cessation d’activité effective de l’entreprise. Dans tous les cas, le travailleur indépendant devra déposer une déclaration P4 PL pour les professions libérales ; « Déclaration de modification - Personne physique Profession libérale et assimilée ». Cette étape doit nécessairement être effectuée dans un délai de 30 jours à partir de la date du début de la cessation. Le CFE adressera ensuite au professionnel libéral une notification attestant du changement de situation.

Ensuite, le CFE ou l’organisme concerné transmet la demande de modification aux autres administrations concernées. Par exemple, le répertoire SIREN, l’administration fiscale, la sécurité sociale des indépendants (SSI) ainsi que les organismes sociaux, seront prévenus en principe par le CFE.

Délais et obligations sociales

En l’absence de successeur, il vous faut indiquer les modalités afin d’orienter les patients qui souhaiteraient récupérer leur dossier médical, dont vous restez dépositaires pendant 20 ans. Vous n’avez en principe aucune démarche à effectuer auprès de l’Assurance Maladie. En cas de souhait de ne plus être inscrit au Tableau de l’Ordre des médecins, vous devez effectuer une demande écrite et spécifique au Conseil départemental de l’Ordre de demande de radiation.

L’URSSAF vous envoie ensuite une notification de radiation et un formulaire de déclaration de revenus à compléter. Les cotisations d’assurance vieillesse et Madelin : il sera nécessaire de payer le trimestre en cours. Cette opération doit également être effectuée dans un délai de 30 jours. La sécurité sociale via le DSI ou via le DS PAMC (déclaration) durant les 90 jours après arrêt de l’activité. Le formulaire à remplir contient le calcul des cotisations sociales. Celles-ci doivent être payées durant les 30 jours suivant la réception de l’avis.

Obligations fiscales et conséquences

En outre, en cas de cessation d’activité de profession libérale, le professionnel libéral doit déclarer ses revenus aux impôts (il s’agira des revenus perçus lors de l’année en cours lors du dernier exercice fiscal). Bon à savoir : lorsqu’il est soumis au régime réel BNC, le professionnel devra prévenir durant les 60 jours à compter de la cessation de son activité, les services d’imposition. Il devra remplir une déclaration de résultat 2035. Par ailleurs, cette déclaration doit contenir les revenus de l’année qui précède la cessation.

Payer la cotisation foncière des entreprises (CET). Celle-ci doit être payée dans les 60 jours suivant la cessation. La CET comprend la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) et la CFE. S’il est redevable de la TVA, l’entrepreneur devra envoyer une déclaration et payer la TVA. En effet, celui-ci doit déposer une déclaration TVA CA3 dans les 30 jours après la cessation de son activité professionnelle dans le cadre d’un régime réel normal. Dans le cas où il est soumis à un régime réel simplifié, il devra déclarer sa cessation d’activité dans les 60 jours via la déclaration TVA CA2.

Cas spécifiques : maintien au tableau, succession, mise en société et cessation brutale

En cas de maintien au tableau, certes vous restez redevable d’une cotisation «retraité», mais vous conservez également la possibilité de dispenser des soins à votre entourage. Si vous avez un successeur, merci de nous faire parvenir les contrats conclus entre votre successeur et vous‑même.

Pour passage du statut d’EI (entrepreneur individuel) à celui de société d’exercice libéral, ou reprise d’un cabinet par succession, ou ouverture d’un deuxième cabinet, ou déclaration d’un conjoint collaborateur bénévole, etc. Bref, cela introduit le recours obligatoire au guichet unique à chacune des étapes de la vie de votre entreprise médicale. En effet, lorsqu’une autorisation ordinale est notamment requise pour l’exercice des nouvelles modalités de la profession (passage en société d’exercice avec inscription de la société au tableau ordinal, association temporaire, contrat de collaboration libérale, etc.), le passage obligatoire par le guichet unique a provoqué durant toute l’année 2023 et continue de provoquer des ralentissements dommageables en pratique, et parfois un blocage total.

Des fermetures de cabinet parfois brutales et mal vécues : la presse locale fait souvent état de fermetures brutales de cabinets de médecins, sages‑femmes ou chirurgiens‑dentistes, dans les zones rurales comme en ville. Au-delà de la déception des patients face à un départ qui peut sembler précipité et être vécu par certains comme un "abandon", se pose également la question de la continuité des soins. Compte tenu de la pénurie médicale dans certaines zones géographiques, la fermeture d’un cabinet peut engendrer des difficultés pour trouver un autre professionnel.

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Différence entre cessation d’activité et extinction/dissolution de société

La cessation d’activité de profession libérale et l’extinction d’une entreprise sont deux termes qui peuvent prêter à confusion car, bien qu’ils semblent similaires, ils n’aboutissent pas aux mêmes conséquences. L’extinction d’une société est un processus par lequel le propriétaire d’une entreprise accomplit les formalités nécessaires à la fermeture de l’entreprise. Ainsi, l’extinction d’une entreprise doit suivre un processus composé d’actes prévus par la loi et qui s’avèrent être obligatoires.

Tout d’abord, l’entrepreneur doit dissoudre l’entreprise afin d’entamer le processus de liquidation de l’entreprise. La dissolution paralyse l’activité ordinaire de la société pour faire place à la liquidation. L’entreprise entre ensuite immédiatement dans le processus de liquidation. Dans ce cas, elle doit inclure, accolé à la dénomination sociale de sa société, l’expression « en liquidation ». Cette mention permettra aux tiers d’être avisés sur l’état de l’entreprise.

Les opérations de liquidation de la société sont principalement effectuées par le liquidateur. Les fonds propres obtenus de la perception des dettes impayées et du paiement des dettes sociales sont répartis entre les partenaires de l’entreprise. Une fois la liquidation de la société terminée, le liquidateur présentera à l’assemblée générale des associés une série de documents pour approbation : un bilan final, un rapport complet sur les opérations réalisées, et enfin un projet de partage entre les partenaires de l’actif résultant.

Enfin, il ne faut pas oublier qu’en cas de dissolution comme en cas de liquidation, il sera nécessaire de procéder à la publication dans un journal d’annonces légales. En outre, en principe, rien n’interdit la publication d’une annonce légale unique afin d’économiser le coût d’une parution. Cependant, il convient au préalable de vérifier auprès du greffe de votre département si cette éventualité est envisageable.

Conseils pratiques et bonnes pratiques

Prévenir l’Ordre, l’ARS et l’URSSAF avec les délais requis et par écrit (LRAR recommandé).
Informer la patientèle le plus en amont possible : affichage, répondeur, annonce dans la presse, site Internet.
Organiser la conservation et la remise des dossiers médicaux en garantissant confidentialité et intégrité.
Vérifier la complétude du dossier transmis via le guichet unique afin d’éviter les blocages, sur‑cotisations ou pertes de droits.
En cas de départ anticipé ou brutal, prévoir un référent ou relais local (pharmacies, confrères, Ordre).

Vous souhaitez cesser votre activité ? Si vous partez à la retraite ou souhaitez simplement arrêter définitivement votre activité libérale, vous allez effectuer une cessation d’activité au plan juridique. Celle‑ci a plusieurs conséquences : vous serez radié auprès des différents organismes auxquels vous appartenez en tant que professionnel libéral (URSSAF, CPAM pour les professionnels de santé, Impôts, association de gestion agréée…).

Titulaire d'un Master 2 en Droit de la santé, Stéphanie Tamburini est juriste à la MACSF depuis 1995.

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