Guide complet : location de photocopieur pour entreprise — avantages et critères de choix

Le secteur de l’impression ne cesse de se développer et se diversifier. Pour votre confort de lecture et la fluidité de cet article, nous emploierons indifféremment les termes copieurs, photocopieurs et imprimantes puisque les problématiques d’achat et de location se posent de la même manière pour chacun de ces périphériques. Le photocopieur est un équipement indispensable pour toute entreprise qui gère un volume important de documents. Mais lorsqu’il s’agit d’investir dans cet outil, une question cruciale se pose : faut-il opter pour la location ou l’achat d’un photocopieur ?

Pourquoi la location séduit-elle la majorité des entreprises ?

La location d’un photocopieur professionnel est l’option retenue par 90% des entreprises françaises. En optant pour la location, vous profitez d’une gestion budgétaire optimisée : les coûts sont répartis de manière prévisible sur la durée du contrat, facilitant la planification financière et l’équilibre de trésorerie. La location de copieur n’impacte pas la trésorerie en évitant une sortie importante, les coûts sont lissés sur la durée du contrat. Si le budget global pour une location est supérieur à celui d’un achat, la location présente l’avantage de constituer une charge d’exploitation déductible directement enregistrée dans le compte de résultat de l’entreprise.

La flexibilité de la facturation est l’un des principaux atouts de la location de photocopieurs. Les contrats sont généralement personnalisables : vous pouvez choisir le volume d’impression, la durée de la location et le type d’équipement adapté à vos besoins. De plus, la majorité des offres de location incluent la maintenance, l’assistance technique et parfois même les consommables (toner, pièces détachées). L’entreprise choisissant la location maîtrise son budget puisque le contrat de location de photocopieur comprend la mise à disposition de matériel mais aussi la maintenance. Un échéancier de factures évite les mauvaises surprises des dépenses imprévues.

Avantages opérationnels et techniques de la location

Maintenance incluse : La location d’une imprimante comprend nécessairement un contrat de maintenance qui permet une intervention rapide sur toute panne, la disponibilité de pièces de rechange donc sécurise le fonctionnement des appareils et prévient toute rupture dans l’activité de l’entreprise.
Renouvellement technologique : L’un des principaux atouts de la location de photocopieurs professionnels réside dans l’accès permanent à des équipements de dernière génération. Grâce à des contrats de location à durée déterminée, vous avez la possibilité de renouveler régulièrement votre parc de photocopieurs.
Productivité et multifonction : Disposer de photocopieurs professionnels récents, c’est aussi booster la productivité de votre entreprise. Ces équipements multifonctions facilitent le travail collaboratif grâce à des options de connectivité réseau, de gestion des accès utilisateurs et de partage sécurisé des documents.
Gain d’espace : Avec le nouveau photocopieur, nous gagnons l’espace qu’auraient occupé une imprimante, un fax et un scanner séparés.
Sécurité et conformité : La sécurité des données est aujourd’hui incontournable. Optez pour des photocopieurs intégrant des fonctionnalités de protection : chiffrement des données, gestion des accès utilisateurs, suppression sécurisée des documents et conformité avec le RGPD.

La location de photocopieurs professionnels permet de contourner le frein financier en évitant un important déboursement initial. En optant pour la location, vous avez la possibilité de renouveler régulièrement votre parc et d’éviter de vous retrouver avec un matériel dépassé, moins performant ou incompatible avec les nouveaux besoins de votre entreprise.

Inconvénients et points de vigilance de la location

Louer est une formule plus coûteuse que l’achat d’une imprimante, en moyenne ce surcoût représente 7 à 15% sur la facture. En cas de location de copieur, l’entreprise est tenue par un engagement financier. Attention aux contrats abusifs ! Soyez vigilants sur le préavis de résiliation qui ne doit pas dépasser 3-6 mois, au delà, posez vous la question du sérieux de l’entreprise. De même pour la tacite reconduction elle doit être d’un an. Enfin prenez le temps de bien lire le contrat avec votre conseiller clientèle. Vous devez parfaitement connaître ses caractéristiques et ce qu’il comprend (durée, livraison, installation, type de maintenance, SAV, fournitures des consommables etc.).

Pourquoi certaines entreprises choisissent l’achat ?

Le coût généralement inférieur à celui de la location est l’un des arguments en faveur de l’achat d’un photocopieur. L’entreprise dispose d’un équipement neuf, couvert par une garantie d’un ou deux ans, ce qui limite fortement le risque de panne donc d’interruption d’activité de l’entreprise. L’achat représente une sortie de trésorerie conséquente, difficile à supporter pour la plupart des entreprises. La maintenance de l’imprimante doit être prévue et intégrée au budget global d’achat. Au delà de 3 ans les pannes se multiplient ce qui peut perturber l’activité de l’entreprise voire engendrer des ruptures dans l’activité des collaborateurs.

Le manque de souplesse est un gros inconvénient de l’achat. Choisir son imprimante est d’autant plus complexe qu’aucun échange n’est possible si l’imprimante ne correspond finalement pas aux besoins de l’entreprise. L’achat peut toutefois être intéressant pour les entreprises disposant d'une trésorerie suffisante et souhaitant conserver leur équipement sur une longue période.

Critères essentiels à analyser avant de signer un contrat de location

Volume et rapidité d’impression - La rapidité d’exécution est un facteur clé, surtout si votre entreprise traite un volume important de documents au quotidien.
Qualité d’impression - Selon l’utilisation prévue (présentations commerciales, rapports, supports marketing), la qualité d’impression est primordiale. Si vous prévoyez d’imprimer des photos ou des visuels, vous devez opter pour un modèle à jet d’encre.
Fonctionnalités et multifonction - Comme un copieur standard, le photocopieur A3 peut être à jet d’encre ou laser, couleur ou noir et blanc, classique ou multifonction. Les photocopieuses sont à présent quasiment toutes multifonction : reliées au réseau, elles font également fonction d’imprimante, de fax et de scanner.
Connectivité et gestion documentaire - Pour une gestion documentaire fluide, choisissez un photocopieur doté d’une connectivité réseau avancée. Si vous avez le projet de refondre votre gestion documentaire, vous pouvez aussi envisager de confier cette autre prestation à votre fournisseur print. Dans ce cas il conviendra de choisir un revendeur ayant cette double compétence.
Sécurité des données - Optez pour des photocopieurs intégrant des fonctionnalités de protection et conformité RGPD.
Service après-vente et SLA - La fiabilité du service après-vente est un critère déterminant lors du choix d’un fournisseur. Assurez-vous que la maintenance préventive et curative est incluse dans le contrat de location, avec la garantie d’une intervention rapide en cas de panne.
Coût global et flexibilité contractuelle - Comparez les offres en tenant compte du coût global (loyer, maintenance, consommables inclus), de la durée d’engagement et des possibilités d’évolution du contrat (changement de modèle, adaptation du volume d’impression).
Capacité mémoire fax - Plus la mémoire du fax professionnel est importante, plus il pourra stocker de télécopies en réception. Ce paramètre est à prendre en compte si l’usage du fax est intensif ou s’il y a plusieurs utilisateurs pour le même appareil.

Conseils pratiques pour la négociation du contrat

Ajustez vos mensualités afin de limiter le coût mensuel du contrat. Un contrat plus long est souvent un contrat moins onéreux.
Les distributeurs sont conscients du coût supplémentaire que représente une location, il est donc souvent possible de pouvoir discuter des prix du contrat de maintenance.
Vérifiez la clause de tacite reconduction et le préavis de résiliation.
Demandez un échéancier clair et la liste précise des prestations incluses (livraison, installation, fournitures consommables, mises à jour, formations).

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Aspects fiscaux et comptables

La location présente l’avantage de constituer une charge d’exploitation déductible directement enregistrée dans le compte de résultat de l’entreprise. La location d’un copieur diminue donc l’impôt sur les sociétés reversé par l’entreprise, mais aussi l’assiette de calcul de la taxe professionnelle. En cas de location, l’entreprise bénéficie d’une visibilité sur ses charges et d’un impact maîtrisé sur la trésorerie.

Fonctionnalités et types de technologies à connaître

Technologie d’impression : jet d’encre ou laser - Si vous prévoyez d’imprimer des photos ou des visuels, vous devez opter pour un modèle à jet d’encre.
Multifonction : impression, numérisation, copie, fax - Les photocopieuses sont à présent quasiment toutes multifonction.
Connectivité cloud et gestion documentaire - Les photocopieurs professionnels évoluent rapidement, notamment en matière de sécurité, de connectivité cloud et de gestion documentaire.

Tableau récapitulatif : location vs achat

Critère	Location	Achat
Coût initial	Faible / nul	Élevé
Coût global	Souvent supérieur (7-15% en moyenne)	Souvent inférieur sur le long terme
Maintenance	Incluse généralement	À prévoir et budgétiser
Renouvellement	Facile	Complexe / coûteux
Souplesse	Élevée	Faible
Impact trésorerie	Faible	Important

Pour conclure votre réflexion (sans conclusion formelle)

Le choix entre la location et l'achat d'un photocopieur professionnel dépend principalement du budget de l'entreprise, de son volume d'impression et de sa stratégie de renouvellement du matériel. Si vous souhaitez maîtriser votre budget et bénéficier d’un matériel toujours à jour, la location est une solution idéale. En revanche, si vous privilégiez un investissement à long terme et une plus grande liberté d’utilisation, l’achat peut s’avérer plus avantageux. Encore indécis? Profitez d'un équipement de qualité sans les soucis de la possession grâce à la location de photocopieurs.

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