Principes et outils de gestion des petites et moyennes entreprises

Dans le monde des petites et moyennes entreprises (PME), la gestion efficace des ressources et des opérations est cruciale pour assurer la croissance et la durabilité. Que vous soyez une récente startup ou une entreprise bien établie, disposer des bons outils de gestion peut faire toute la différence.

Principes généraux de gestion pour les PME

La gestion de la PME concerne l’ensemble des activités liées à la planification, la coordination et le contrôle des ressources (financières, humaines, matérielles, informatiques) pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Gérer une entreprise, quelle que soit sa taille, demande de s’organiser pour couvrir tous les domaines, tant sur le plan administratif, commercial, logistique, comptable que des ressources humaines.

Gérer une PME nécessite une polyvalence et une capacité d’adaptation accrues. Par ses caractéristiques, la catégorie PME est à la fois spécifique et hétérogène. La spécificité de la PME tient par exemple au rôle de sa dirigeante ou de son dirigeant, mais également à son fonctionnement et à la nécessité de porter une attention soutenue au maintien de sa cohésion.

La gestion efficace d’une petite ou moyenne entreprise (PME) est essentielle pour assurer sa croissance et sa pérennité. Bien gérer une PME permet d’optimiser l’utilisation de ses ressources, qu’il s’agisse du personnel, des matières premières ou des équipements.

Un gestionnaire compétent favorisera l’amélioration de la productivité en mettant en place des processus et des méthodes de travail optimisés.
La capacité à prendre des décisions stratégiques et bien informées est cruciale pour le développement de l’entreprise.
Savoir anticiper et gérer les risques est essentiel pour préserver la santé financière de l’entreprise.
Un des rôles majeurs d’un gestionnaire est aussi d’aider ses collaborateurs à se développer professionnellement.

La composante communicationnelle est très présente : en effet, les titulaires du diplôme exercent non seulement une fonction d’interface au niveau interne, mais également au niveau externe avec les partenaires de l’entreprise. Cette composante communicationnelle, qu’elle soit écrite ou orale, nécessite une adaptabilité aux interlocuteurs, aux contextes d’exercice, ainsi qu'aux moyens et supports disponibles.

Outils incontournables : ERP et CRM

Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est souvent considéré comme le cœur opérationnel d'une entreprise. Indispensables de la gestion des petites et moyennes entreprises, ces outils permettent de centraliser la gestion de toutes les ressources de l'entreprise en un seul endroit. En 2024, même un système dit ERP (Enterprise Ressource Planning) ou en français PGI (Progiciel de Gestion Intégré) peut répondre aux besoins des TPE et PME.

Les logiciels ERP offrent différents modules pouvant s’adapter à divers secteurs spécifiques, tels que la fabrication, la distribution ou encore les services professionnels. De l’autre côté, certains logiciels tout-en-un deviennent accessibles aux petites entreprises. Les cabinets d’expertise comptable utilisent désormais ces outils de gestion d‘entreprise.

La gestion de la relation client, couramment appelée CRM (Customer Relationship Management), est un autre élément clé pour les PME. CRM signifie Customer Relationship Management, soit la gestion de la relation client. Un bon CRM aide à suivre et gérer les interactions avec les clients actuels et potentiels.

Investir dans un CRM signifie non seulement mieux comprendre vos clients, mais aussi anticiper leurs besoins et renforcer leur satisfaction. Ce type d’outil complète les aspects devis et facturation, essentiels aux échanges commerciaux.

Gestion financière et facturation

Une gestion financière rigoureuse est vitale pour la survie de toute PME. Les solutions de gestion comptable comme de trésorerie ont beaucoup évolué depuis ces dernières années. En éliminant le risque d'erreurs dues aux saisies manuelles, ces logiciels offrent une traçabilité impeccable des transactions financières.

Lire aussi: Guide de la gestion de PME

La facturation est une tâche incontournable pour toute PME. Ces outils permettent de créer des factures professionnelles rapidement et de suivre les paiements en souffrance. Des solutions tout-en-un comme Sellsy ou Axonaut existent, mais sans le module comptabilité toutefois.

N’hésitez pas à demander conseil à votre expert-comptable, surtout dans le cadre d’une création d’entreprise. Il utilise souvent plusieurs logiciels, de comptabilité, de facturation, de trésorerie ou de gestion de projets. Il peut vous conseiller par rapport à vos besoins et vous faciliter le travail au moment de choisir.

Ressources humaines et gestion du personnel

Les ressources humaines sont le moteur de toute entreprise. La gestion des RH couvre un large éventail de fonctions telles que le recrutement, la paie, la gestion des congés et la formation continue. Utiliser un outil de GRH peut rendre ces processus plus efficaces et conformes aux régulations locales.

Trouver les bons talents est une nécessité vitale pour les responsables de PME. La gestion des ressources humaines dans les PME devient de plus en plus fréquente et surtout de plus en plus vitale pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Pour les PME, évaluer correctement les performances des talents existants est une tâche absolument vitale.

La gestion efficace des congés et des absences des employés dans les petites et moyennes entreprises est un véritable défi. Les enquêtes auprès des salariés permettent d’analyser la qualité de vie au travail en interne d’une organisation et de disposer d’indices importants pour l’améliorer.

Gestion de projet et méthodes agiles

Pour une PME, être capable de planifier, exécuter et suivre efficacement ses projets est essentiel. La gestion de projet vise à organiser le bon déroulement d’un projet afin d'atteindre les objectifs en temps et en heures, avec les ressources définies. Elle regroupe toutes les actions qui permettent de structurer ce qu'il y a à faire, de planifier les tâches, de répartir les rôles et de suivre l'avancement global du projet.

La gestion de projet consiste à bien organiser son travail et suivre son avancement pour éviter les erreurs et respecter les délais. Dès qu'un objectif doit être atteint et qu'il faut coordonner plusieurs actions, elle est votre meilleure alliée. Une gestion de projet bien structurée permet d’aligner les objectifs du projet avec les enjeux stratégiques de l’entreprise. C'est particulièrement vrai dans le cadre de la numérisation de l'entreprise.

Vous entendrez de nos jours très souvent parler de méthode agile, une approche plus souple et itérative de conduite des projets et activités. Ces approches se retrouvent dans les deux approches détaillées ici : le Kanban et la planification projet (ou planning projet).

La méthode Kanban naît dans les années 50 au Japon, au cœur des lignes de production automobile, chez Toyota. Pensé par l’ingénieur Taiichi Ono, la méthode Kanban, qui signifie étiquette en japonais, avait pour objectif d’optimiser la capacité de production. Progressivement, son champ d’application s’est élargi.

Cette méthode de gestion de projet se présente sous la forme d’un tableau que l’on appelle tableau Kanban. Un tableau Kanban se compose de plusieurs colonnes. L’un des grands avantages du Kanban est sa flexibilité. Vous pouvez personnaliser les colonnes selon les besoins de votre projet.

Pour mettre en œuvre un tableau Kanban, on peut tout à fait commencer avec des post-its ou un tableau blanc et des feutres. Si le Kanban est souvent un premier point d’entrée pour s’organiser, il est généralement complété par d’autres approches lorsqu’il s’agit de se projeter dans le temps.

On s’appuie alors sur une feuille de route (ou roadmap), qui offre une vision globale des éléments en cours et à venir, sans forcément entrer dans un niveau de détail très fin. Le calendrier intervient davantage dans l’exécution quotidienne. Il permet de fixer des dates précises pour certaines actions, réunions ou échéances, en cohérence avec la planification établie.

La méthode SMART pour définir les objectifs

La première étape consiste à définir clairement ce que vous voulez atteindre en appliquant la méthode SMART qui permet de définir vos objectifs au travers de 5 indicateurs qui vont vous aider à préciser ce qui est attendu. Temporellement défini : il est délimité dans le temps avec des dates de début et de fin clairement définies.

Atteignable : s'il doit être ambitieux pour être motivant, l'objectif doit être raisonnable et recevoir l’adhésion des participants. Chaque objectif SMART doit ensuite être découpé en actions concrètes associées à des personnes, des ressources et moyens avec des jalons temporels.

On peut ensuite associer à ces actions des indicateurs de progression et les organiser dans un planning pour obtenir une vue d'ensemble qui vous permet de suivre la progression de l'avancement du projet.

Outils numériques recommandés pour la planification et la collaboration

Ces outils simplifient également la collaboration, ce qui est particulièrement utile lorsque les membres de l'équipe travaillent à distance ou sur différents sites. Les fonctionnalités comprennent généralement la création de calendriers, les diagrammes de Gantt, et la gestion des ressources.

Que vous choisissiez un outil simple ou plus complexe, certaines fonctionnalités sont indispensables pour piloter efficacement vos projets. Voici quelques logiciels SaaS pour créer vos plannings, de manière simple et efficace :

Wrike est un logiciel de planification, dans la tendance du célèbre Microsoft Projet, mais en plus accessible et plus sympa à utiliser au quotidien.
Bubble Plan, référencé Activateur France Num, est une application web innovante, qui offre une expérience de planification fluide et colorée.
Click Up est un outil plus modulable, mais qui est assez intéressant sur son mode planning pour être cité.

Quelques outils de gestion avancés qui offrent plus de fonctionnalités et de personnalisation :

Airtable est une solution américaine, hybride entre un tableur et une base de données. Cet outil brille par sa flexibilité et sa capacité à structurer des données complexes.
Asana est un outil américain centré sur la gestion des tâches et la collaboration d'équipe. Asana excelle dans la clarté des flux de travail et le suivi des échéances.
Bubble Plan se distingue par sa prise en main immédiate et ses diagrammes de Gantt simplifiés.
Monday.com est une solution ultra-visuelle qui permet d'automatiser les processus récurrents et de centraliser la communication.
Notion combine prise de notes, bases de données et gestion de projet dans une interface épurée.
TimeTonic est une solution française no-code qui permet de créer des outils de gestion agiles et des applications mobiles professionnelles à partir de simples colonnes.
Wimi, référencé Activateur France Num, est un outil collaboratif français "tout-en-un" qui intègre la gestion de tâches, le partage de documents sécurisé, des agendas partagés et de la visioconférence.

Chez Éminoé, nous sommes fans d’Airtable, un outil dit low-code, accessible aux petites entreprises sans compétence technique particulière. Avec ses feuilles de calcul, vous pouvez simplement créer des bases de données, des tableaux ou des formulaires.

Transformation numérique et interopérabilité

La transformation numérique des TPE PME a tout à gagner à adopter une gestion de projet adaptée. L'adoption de solutions numériques pour numériser ses processus (CRM, automatisation, site e-commerce) ne suffit pas. Dans cette perspective, l'adoption d'une organisation agile, qui se caractérise par le fait de tester rapidement, d'ajuster en cours de route et par le fait d'impliquer vos équipes, améliore le déploiement du numérique et renforce son potentiel pour atteindre ses objectifs.

Identifier les bons outils de gestion d’entreprise peut vous sembler compliqué et chronophage, vu la quantité d’applications informatiques ou de plateformes accessibles en ligne, souvent en mode abonnement. Toutefois, certains logiciels s’avèrent incontournables pour piloter son activité au quotidien, accroître son efficacité et gagner du temps.

Chaque logiciel de gestion répond à un besoin précis et comporte ses propres atouts pour le pilotage général d’une TPE ou PME. Aujourd’hui, les systèmes sont souvent équipés de connecteurs intégrés, appelés API, afin d’échanger simplement entre eux. 💡Interopérabilité : un numéro de téléphone pour joindre quelqu’un fonctionne parfaitement, quels que soient votre opérateur et l’opérateur de votre interlocuteur.

Cette phase vous oblige à une démarche structurée et réfléchie. Renseignez-vous sur le Web, auprès de collègues ou de confrères. Interrogez la structure qui vous accompagne pour la gestion. Réalisez des essais pour chaque logiciel de cette liste.

Processus de support et missions en PME

Les activités de support au fonctionnement de l’entreprise peuvent se traduire par la prise en charge, totale ou partielle, d’activités au sein de processus et notamment du processus de gestion de la relation avec la clientèle et les fournisseurs, de gestion des risques, ou encore du traitement des dossiers du personnel. Les titulaires du diplôme interviennent, selon un positionnement et un degré d’autonomie variables, sur des aspects organisationnels, dans la mise en place d’une gestion documentaire, de procédures de travail collaboratif ou de modélisation de documents par la prise en charge des activités de suivi et de contrôle.

Les activités de soutien consistent à aider la dirigeante ou le dirigeant dans son action et à préparer la prise de décisions. Elles consistent également en une collaboration étroite avec la direction et contribuent à la pérennisation et au développement de l’entreprise.

Formation et montée en compétences

Il existe de nombreuses compétences qu’un gestionnaire de PME doit développer pour assurer sa performance et celle de l’entreprise. Le BTS Gestion de la PME (GPME), diplôme reconnu de niveau Bac+2 (code RNCP38363), forme des collaborateurs polyvalents capables de prendre en charge l’ensemble des tâches de gestion au sein des petites et moyennes entreprises. Le BTS GPME répond aux besoins croissants des TPE/PME en matière de transformation numérique et de gestion administrative moderne.

En BTS GPME alternance, les étudiants découvrent la réalité opérationnelle des PME-PMI à travers des missions concrètes et évolutives. Le BTS GPME offre un taux d’insertion professionnelle excellent grâce à l’adéquation entre les compétences acquises et les besoins réels des entreprises.

Le BTS GPME représente un tremplin indispensable pour maîtriser la gestion administrative et les outils digitaux en PME ; guide vers le succès professionnel, il combine compétences opérationnelles et adaptabilité. En BTS GPME alternance, le CFA Descartes SUP met en œuvre un dispositif d’accompagnement global qui garantit à 100% des admis un soutien personnalisé dans leur recherche d’entreprise d’accueil.

Formation	Niveau	Objectif
BTS GPME	Bac+2	Former des collaborateurs polyvalents pour les PME
Licence professionnelle (LGO)	Bac+3	Approfondir les connaissances en gestion
Master / MBA	Bac+5	Acquérir une vision stratégique et leadership

Bonnes pratiques pour choisir et déployer des outils

Concrètement, quels outils retenir pour votre gestion d’entreprise ? Nous avons listé ici des logiciels pour chaque grand domaine. Ils couvrent les fonctionnalités essentielles pour un bon pilotage par vous et votre équipe. Certains logiciels correspondent mieux aux grandes entreprises.

Cette phase vous oblige à une démarche structurée et réfléchie. Renseignez-vous sur le Web, auprès de collègues ou de confrères. Réalisez des essais pour chaque logiciel de cette liste. Si l’on souhaite changer d’expert-comptable, c’est possible : inversement, si vous appréciez l’utilisation de vos logiciels de gestion d’entreprise actuels, changer d’expert-comptable reste possible.

Pour démarrer la numérisation, commencez avec un premier projet, et privilégiez un tableau Kanban le plus simple possible. En avançant pas à pas, vous trouverez rapidement votre rythme, vous gagnerez en clarté et la coordination deviendra plus fluide pour vous et votre équipe. Et une fois les bases en place, tout deviendra beaucoup plus intuitif.

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