Mise en Place du RGPD pour les PME : Guide Complet

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) permet de réguler la collecte et le traitement des données à caractère personnel. Il s'applique à l'ensemble des entreprises établies sur le territoire de l'Union européenne. La mise en place du RGPD pour les petites entreprises peut sembler complexe, mais elle est essentielle pour éviter les sanctions RGPD, renforcer la sécurité des données et assurer la transparence dans le traitement des données des clients, employés et partenaires.

Afin de vous guider, voici les principales actions à mener afin de vous assurer que vous respectez bien le RGPD en tant que PME ou TPE :

Identifier les données à caractère personnel traitées : votre entreprise doit identifier les données à caractère personnel qu’elle traite, les finalités du traitement, les personnes concernées par ces données et les tiers qui y ont accès.
Informer les personnes concernées : vous devez informer les personnes concernées de la collecte, du traitement et de l’utilisation de leurs données personnelles, ainsi que de leurs droits en matière de protection des données.
Obtenir le consentement des personnes concernées : votre entreprise doit obtenir le consentement des personnes concernées avant de traiter leurs données personnelles.
Mettre en place des mesures de sécurité : vous avez l’obligation de mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre les accès non autorisés, les pertes, les altérations ou les destructions accidentelles ou illicites.
Documenter les processus de traitement des données : pensez à documenter les processus de traitement des données pour démontrer sa conformité aux exigences du RGPD.
Respecter les droits des personnes concernées : lorsqu’un prospect, un client, un partenaire ou prestataire vous le demande, votre entreprise doit respecter les droits des personnes concernées, tels que le droit d’accès, de rectification, de suppression et de portabilité de leurs données personnelles.
Mettre en place une politique de gestion des violations de données : votre entreprise doit mettre en place une politique de gestion des violations de données pour détecter, signaler et gérer les incidents de violation de données.
Former les employés : même si vous avez peu de salariés, vous devez former vos employés aux exigences du RGPD et aux bonnes pratiques de protection des données à caractère personnel.
Collaborer avec des prestataires tiers : votre entreprise doit s’assurer que ses prestataires tiers respectent également les exigences du RGPD lorsqu’ils traitent des données à caractère personnel pour le compte de la PME, qu’ils soient basés en France, en Europe ou bien en dehors de l’Union Européenne.

Il est important de rappeler que le RGPD est une réglementation complexe et que la conformité à cette réglementation est un processus continu qui nécessite une évaluation régulière et une mise à jour des pratiques en matière de protection des données.

Le Comité européen de la protection des données (CEPD) met à votre disposition un guide sur la protection des données pour les petites entreprises. Ce guide traite 4 grandes thématiques :

la compréhension des bases du RGPD ;
le respect des droits des personnes ;
la mise en conformité ;
la sécurisation des données personnelles.

Enfin, la dernière partie du guide est consacrée à la marche à suivre en cas de violation de données. À noter Le CEPD est l'autorité indépendante de protection des données de l'Union européenne.

Les Obligations Spécifiques des PME Face au RGPD

Même si les PME ont des ressources plus limitées que les grandes entreprises, elles doivent respecter les obligations RGPD suivantes :

Assurer la sécurité des données en mettant en place des mesures adaptées à la sensibilité des informations traitées.
Gérer le consentement des clients et des employés pour le traitement des données personnelles, en garantissant leur information et leur libre choix.
Documenter la conformité en tenant un registre des activités de traitement, en rédigeant des politiques de confidentialité et en effectuant un audit RGPD annuel.
Désigner un DPO (Délégué à la Protection des Données) pour sécuriser ses relations contractuelles avec ses donneurs d'ordre et ses sous-traitants
Évaluer les risques liés aux traitements et prévoir des actions correctives pour éviter tout incident ou violation de données.

Les Défis de la Mise en Conformité pour une PME

La mise en place du RGPD en PME soulève plusieurs questions fréquentes :

"Nous stockons des données clients, mais notre système est-il conforme au RGPD ?"
"Quels documents devons-nous mettre en place pour démontrer notre conformité ?"
"Un employé nous demande l'accès à ses données personnelles, comment réagir ?"
"Que faire si un fournisseur ou un prestataire n'est pas conforme au RGPD ?"

Ces problématiques mettent en évidence la responsabilité des PME en matière de protection des données et l’importance d’un accompagnement adapté pour réussir leur mise en conformité RGPD.

Mise en Conformité RGPD en PME : Les 3 Options

Pour assurer une mise en place efficace du RGPD pour les petites entreprises, plusieurs approches sont possibles en fonction des ressources disponibles.

Option 1 : Externaliser la Conformité RGPD avec un DPO Externe

L’option la plus adaptée pour une PME est d’externaliser la mise en place du RGPD en faisant appel à un DPO (Délégué à la Protection des Données) externe. Concrètement, le DPO externe :

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Absorbe l'opérationnel du RGPD (ex : évaluation des traitements et gestion des obligations légales)
Devient point de contact auprès des autorités (CNIL) en cas de contrôle ou d'incidents sur les données (ex : perte de matériel informatique ou hacking/piratage)
Maintien la conformité RGPD dans le temps (ex : mise à jour documentaire, analyse contractuelle, audit annuel, etc.)

📌 Avantages : Peu chronophage (les équipes préfèrent) + Coût abordable + Sécurité business et légale = Gestion simplifiée. Pour information, plus de 80% des clients chez Blockproof de type TPE/PME ont choisi l'offre DPO externe.

Option 2 : Gérer en Interne avec l'Appui d'un Expert RGPD

Les PME peuvent aussi opter pour un accompagnement par un consultant ou un cabinet spécialisé en audit RGPD, qui apporte une expertise pour structurer la mise en place de la conformité. Cette approche inclut :

Un guide RGPD PME adapté aux spécificités de l’entreprise.
Une analyse des écarts et un audit RGPD complet.
La rédaction des documents essentiels et la mise en conformité progressive.

📌 Avantages : meilleure maîtrise des risques. ⚠️ Inconvénients : temps à allouer pour un salarié + risque en cas d'absence du salarié

Option 3 : Gérer la Mise en Conformité avec un Salarié en Interne

Certaines PME choisissent de gérer leur conformité elles-mêmes en désignant un référent interne chargé du traitement des données et de la mise en œuvre des bonnes pratiques du RGPD. Cela implique :

L’identification des traitements et la mise à jour du registre des activités.
La sécurisation des données stockées et des accès informatiques.
La formation des employés aux règles du RGPD et aux risques liés à la protection des données.

📌 Avantage : seulement si vous disposez du budget pour recruter un Juriste DPO à temps plein (équivaut à 40-50K brut annuel) ⚠️ Inconvénients : si un salarié s'en occupe en complément de ses missions : charge de travail importante, risque d’erreurs, incertitude juridique, faible intérêt.

Comment se mettre en conformité RGPD

PME et RGPD : Les Secteurs d’Activité les Plus Exposés au Risque

Toutes les PME, quels que soient leur secteur ou leur taille, sont potentiellement à risque en matière de RGPD si elles traitent des données personnelles de personnes résidant dans l’Union Européenne.

Cependant, certains secteurs et types de PME sont plus susceptibles d’être exposés à des risques plus importants en raison de la nature de leurs activités ou du type de données qu’ils traitent. Voici quelques exemples :

Les entreprises des nouvelles technologies: les structures spécialisées dans les technologies de l’information et de la communication, telles que les développeurs d’applications mobiles et les fournisseurs de services en ligne, sont souvent confrontées à des défis importants en matière de protection des données, en particulier lorsqu’elles collectent et traitent des données sensibles telles que les données de localisation ou les informations de paiement.
Les entreprises de santé: les petites entreprises qui traitent des données de santé, telles que les cabinets médicaux, les laboratoires, les start-ups en e-santé, medtech ou les entreprises pharmaceutiques, sont soumises à des règles strictes en matière de protection des données en raison de la sensibilité de ces données et des risques potentiels pour la vie privée des patients.
Les entreprises de marketing: les agences de communication et entreprises spécialisées dans le marketing et la publicité peuvent être confrontées à des risques liés à la collecte et au traitement de données personnelles pour cibler les publicités et les offres commerciales.
Les entreprises de services financiers: les structures qui offrent des services financiers, tels que les sociétés de crédit-bail ou les courtiers en assurance, collectent souvent des données personnelles sensibles telles que les informations financières ou les antécédents de crédit, ce qui peut les exposer à des risques en matière de protection des données.
Les entreprises de e-commerce: les entreprises qui vendent en ligne et collectent des données personnelles en masse telles que les adresses de livraison, les informations de paiement et les préférences d’achat peuvent être exposées à des risques en matière de sécurité des données.

Il est important de noter que chaque entreprise est unique et que les risques en matière de protection des données peuvent varier considérablement d’une entreprise à l’autre, en fonction de nombreux facteurs, tels que la nature de leurs activités, la quantité et le type de données qu’elles collectent, et les mesures de sécurité qu’elles ont mises en place pour protéger ces données.

Le Point sur la Sous-Traitance

Vous devez impérativement signer un contrat avec votre sous-traitant. Le sous-traitant est tenu d’une obligation de conseil à l’égard de ses clients. Par exemple, il doit insister auprès d’eux pour les mises à jour de logiciel. Un sous-traitant sera, par exemple, un hébergeur de données : ce dernier doit proposer à ses clients de purger automatiquement et sélectivement les données d’une base active à l’issue d’une certaine durée convenue avec vous.

Vos Actions

Dans son guide pratique, la CNIL conseille de demander à votre responsable informatique ou votre prestataire combien de fois vos utilisateurs activent la fonctionnalité « oubli de mot de passe » chaque année. Évaluez votre niveau de sécurité.

La CNIL a mis en ligne, sur son site (www.cnil.fr), un guide pratique de sensibilisation au RGPD à destination des PME.

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