Procédure de modification du contrat de mutuelle d’entreprise Allianz

La complémentaire santé collective est un contrat d’assurance santé qui prend en charge, en totalité ou en partie, les frais médicaux non remboursés par la sécurité sociale. Les complémentaires santé d'entreprise sont des dispositifs collectifs qui permettent une mutualisation des risques entre les salariés.

Obligations légales et garanties minimales

Toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité, sont concernées par la loi de sécurisation de l’emploi. Depuis janvier 2016, les employeurs doivent financer au minimum 50 % de la mutuelle collective de leurs salariés. Le financement de ces garanties doit être pris en charge à 50% au minimum par l’entreprise. La participation financière de l'employeur à la complémentaire santé doit être au moins égale à 50 % de la cotisation (le reste est à la charge du salarié).

La mutuelle d’entreprise est donc obligatoire et vous devez offrir un minimum de garanties à vos collaborateurs, appelé le panier de soins minimum. Ce panier de soins doit obligatoirement inclure : l’intégralité du ticket modérateur sur les consultations et les prestations remboursables par la Sécurité sociale; les coûts d’hospitalisation; les frais d’optique; les frais dentaires. Des niveaux de garanties minimum peuvent avoir été définis par votre branche professionnelle dans votre Convention Collective.

Les mutuelles d’entreprises doivent être en conformité avec les contrats responsables. Enfin, pour bénéficier de certains avantages fiscaux et sociaux, vous devez respecter les conditions des contrats dits responsables.

Choix de l’assureur et liberté de l’employeur

Si vous le souhaitez, vous êtes libre de choisir Allianz pour votre complémentaire santé collective. En revanche, vous êtes libre de choisir votre assureur et d’en changer si vous le souhaitez. Elle peut également recommander un organisme assureur mais ce n'est en aucun cas une obligation.

Lire aussi: Actualités TVA Micro-Entreprises

Si oui, elle peut avoir défini des contenus, des niveaux de garanties et un taux de financement des cotisations qui peuvent être plus importants que le "panier de soins" prévu par la loi. Vérifiez si la branche professionnelle à laquelle appartient votre entreprise a signé un accord.

Prise en charge fiscale et sociale des cotisations

Les cotisations de votre entreprise sont déductibles de son bénéfice imposable. La part patronale de la cotisation d'assurance est exonérée de cotisations de Sécurité sociale dans la limite de 6% du Plafond Annuel de la Sécurité Sociale et 1,5% de la rémunération annuelle brute du salarié, le total ne pouvant dépasser 12% du PASS. Cette limite concerne également la part patronale versée au titre d'un contrat santé collective. La part salariale de la cotisation d’assurance est déductible de la rémunération brute du salarié, dans la limite de 5 % du PASS et de 2 % de la rémunération brute du salarié, le montant total déductible ne pouvant excéder 2 % de 8 PASS.

Couverture des ayants droit et maintien après départ

La mutuelle d’entreprise peut concerner les ayants droit du salarié (enfants, conjoint, partenaire). Cependant, l'employeur n'est pas obligé d'assurer la couverture des ayants droit (enfants ou conjoint) du salarié. En revanche, en cas de rupture du contrat de travail ouvrant droit à une prise en charge par l’assurance chômage, le salarié conserve sa mutuelle d'entreprise pendant une durée égale à sa période d'indemnisation chômage (sauf en cas de rupture pour faute lourde), sans dépasser 12 mois.

Dispenses et versement santé

Les salariés en contrat court ou à temps partiel qui ne souhaitent pas adhérer à la complémentaire santé de l'entreprise peuvent bénéficier du versement santé. C'est une aide versée mensuellement par l'employeur qui remplace le financement des cotisations de la mutuelle obligatoire.

Pourquoi modifier ou changer de mutuelle d’entreprise ?

Le rapport entre les prestations de couverture santé et le montant des cotisations n’est pas satisfaisant ;
Le contrat de complémentaire santé collective en place ne satisfait pas les salariés ;
Les garanties du contrat d’assurance santé ne conviennent pas complètement au secteur d’activité de l’entreprise ;
La compagnie d’assurance a appliqué une forte augmentation du montant des cotisations ;
Un rachat de société a eu lieu et l’entreprise bénéficie donc d’un autre contrat d’assurance ;
Les besoins de vos salariés ont évolué ;
La situation de votre entreprise a changé : embauche, fusion, changement de siège social ;
Insatisfaction de la qualité de service du gestionnaire actuel de votre complémentaire santé d’entreprise.

Les besoins de vos salariés ont évolué ? Si vous avez souscrit votre mutuelle collective il y a plusieurs années, il est fort possible que le profil de vos équipes ait évolué. D’autre part, les pratiques de santé changent et votre mutuelle actuelle ne prend peut-être pas suffisamment en charge certaines nouvelles pratiques médicales : médecine douce, chirurgie réfractive, implantologie…

Lire aussi: Activité modifiée sur Kbis

Peut-on changer de mutuelle en cours d'année ?

La résiliation de mutuelle d’entreprise infra-annuelle a été mise en place le 1er décembre 2020. Depuis, un employeur peut décider d’un changement de mutuelle d’entreprise à n’importe quel moment, après la première année du contrat d’assurance, sans aucun frais ni pénalité. L’entreprise n’a donc plus besoin d’attendre la date d’échéance du contrat de mutuelle collective pour le résilier ou le modifier.

Cependant, l'employeur doit respecter le préavis indiqué dans les conditions générales du contrat d’assurance (de minimum un mois). Il est recommandé aux dirigeants d’entreprises d'envoyer la demande de résiliation par recommandé avec accusé de réception, et de conserver une copie du document. Après réception de la demande de résiliation, l’assureur a l’obligation de communiquer à l’entreprise un avis de résiliation avec la date de rupture du contrat d’assurance en cours. Celui-ci définit alors la date d’effet du nouveau contrat.

Les trois voies possibles pour changer de mutuelle d’entreprise

La voie conventionnelle (accord de branche) : votre convention collective ou accord de branche définit déjà le cadre ? Suivez simplement les règles qu'ils prévoient.
La négociation avec les représentants : présentez votre projet de changement, organisez les réunions de négociation, documentez les échanges, et formalisez l'accord final.
La décision unilatérale de l'employeur (DUE) : si vous avez moins de 50 salariés, si les négociations n'aboutissent pas ou si vous êtes une jeune entreprise, vous pouvez recourir à la DUE.

En tant que chef d’entreprise, vous avez trois façons de mettre en place votre mutuelle d’entreprise : suivre l’accord collectif ou l’accord de branche; négocier le changement de mutuelle entreprise avec les représentants du personnel; modifier la complémentaire santé collective dans votre DUE (décision unilatérale de l’employeur).

Procédure pratique et planning conseillé

Le changement de protection sociale complémentaire est une décision stratégique qui nécessite une préparation minutieuse. Voici comment procéder étape par étape. Imaginez perdre votre couverture santé pendant plusieurs jours... Impensable ! C'est pourquoi il est impératif de souscrire un nouveau contrat avant d'entamer toute démarche de résiliation. Cette précaution évite toute rupture de couverture pour vos salariés.

1) Évaluation et choix du nouvel assureur (2-3 mois avant) : Analyse des besoins des salariés, comparaison des offres du marché, vérification de la conformité avec votre convention collective.
2) Procédure de mise en place (1-2 mois) : Selon votre situation : via accord d'entreprise : négociation avec les partenaires sociaux; par décision unilatérale (DUE) : information-consultation du CSE; suite à un accord de branche : application des nouvelles dispositions.
3) La résiliation formelle : Envoi de la lettre de résiliation indiquant les motifs de changement ainsi que les conditions de changement en recommandé AR; respect du préavis (généralement 2 mois); conservation du justificatif de fin de contrat.

Exemple concret : Une entreprise de 50 salariés souhaite changer de mutuelle au 1er janvier. Elle doit : Lancer les consultations en septembre; Finaliser le choix en octobre; Informer les salariés en novembre; Effectuer la bascule au 1er janvier.

Lire aussi: Procédure de Modification Société

Documents nécessaires pour changer de mutuelle

On ne va pas se mentir, changer de mutuelle implique un peu de paperasse. Mais pas de panique, on vous fait un récap ultra simple de tous les documents nécessaires !

La lettre de résiliation : votre sésame. À envoyer en courrier recommandé avec accusé de réception. Respecter le préavis (généralement 2 mois). Mentionner la date d'effet souhaitée. Garder une copie précieusement.
Le justificatif de changement de situation.
La copie de votre contrat actuel.
Les attestations de carte vitale des bénéficiaires.
Le modèle de lettre complété (votre nouvel assureur peut vous le fournir).

Timing idéal : J-70 : envoi de la lettre de résiliation; J-60 : réception de l'accusé de réception; J-30 : finalisation du nouveau contrat; J-0 : basculement effectif.

Obligations d’information et DUE

En cas de modification de la mutuelle d’entreprise, l’employeur doit dénoncer l’ancienne DUE (décision unilatérale de l’employeur) auprès des employés. Dans le cas d’une DUE, vous devez la dénoncer dans un délai de 3 mois et en rédiger une nouvelle. Celle-ci doit bien mentionner : le niveau des garanties de la nouvelle mutuelle entreprise; le tableau des cotisations; la date d’effet de la nouvelle mutuelle; les cas de dispense d’affiliation.

L’employeur a l’obligation d’informer chaque salarié des modifications des conditions du contrat santé auquel il est affilié. Pour ce faire, l’employeur doit informer individuellement chaque salarié, soit par courrier recommandé avec accusé de réception, soit par information orale ou écrite, avec signature d’une décharge ou d’une liste d’émargement. La loi n’autorise pas l’information par affichage collectif. L’entreprise doit également respecter un préavis de 3 mois. Si l'employeur omet d'informer les salariés dans ce délai, il s’expose alors à une sanction de la part de l’URSSAF.

Ensuite, l’entreprise doit rédiger la nouvelle DUE. Celle-ci doit comporter plusieurs informations et mentions obligatoires : Les conditions de souscription de la nouvelle mutuelle collective obligatoire; Le niveau des garanties du contrat d’assurance; Le montant des cotisations; La date d’effet du nouveau contrat de mutuelle d’entreprise et sa durée; Les conditions de renouvellement, de révision et de résiliation du contrat d’assurance; Les taux et délais de remboursement des frais de santé.

Rôle de l’assureur choisi (ex. Allianz, Alan) et services associés

Vous êtes libre de choisir Allianz pour votre complémentaire santé collective. En choisissant l’assurance santé Alan pour réaliser un changement de mutuelle d’entreprise, vous profitez d’une offre santé sur mesure et vous gagnez un temps précieux ! Chez Alan, nous nous occupons de résilier votre ancien contrat d’assurance santé. Nous vous accompagnons également dans la mise en place de votre nouvelle mutuelle collective au sein de votre entreprise.

Alan est une assurance santé digitale qui vous propose : Des services simples et fluides. Des outils pratiques, spécialement conçus pour vous. Des remboursements rapides. Une couverture santé pensée pour vous, pour améliorer votre bien-être et celui des salariés de votre entreprise (étiopathie, méditation, ostéopathie, etc.). Avec la mutuelle Alan, vous allez pouvoir : Choisir des garanties adaptées à l’activité des employés de votre entreprise. Sélectionner un contrat d’assurance sur mesure. Trouver le meilleur équilibre entre le prix des cotisations et les postes de santé couverts.

Nous vous permettons d’offrir à vos salariés une complémentaire santé pleinement adaptée à leurs besoins, à un tarif compétitif. Vos salariés et leur famille sont dispensés de l’avance des frais de santé pour la part que l'assurance maladie ne rembourse pas. Afin de choisir au mieux leur professionnel de santé, vos salariés peuvent faire analyser leurs devis pour plus de 3.000 actes de chirurgie, d’anesthésie et d’obstétrique. Nous leur garantissons une réponse dans les 72h. Une hospitalisation n’est jamais facile à gérer.

Résilier le contrat de mutuelle actuel

Pour résilier votre contrat santé en place, vous devez envoyer un courrier de résiliation à votre assureur. Le recommandé n’est plus obligatoire mais reste préférable. Votre organisme assureur actuel, à réception de votre lettre de résiliation, a obligation de vous adresser un justificatif vous confirmant la date de rupture de votre contrat d’assurance santé. Pour votre changement de mutuelle entreprise, c’est à cette date que le nouveau contrat doit prendre effet.

Recours et contentieux possibles

Les droits des salariés : Le recours des salariés est possible si la procédure n'est pas respectée. Ils peuvent notamment contester : l'absence de consultation; la baisse des garanties sans justification; le non-respect des minimums conventionnels. Notre conseil : privilégiez la transparence et la communication avec vos équipes. Un changement bien expliqué est toujours mieux accepté.

Aspects pratiques et communications

Vous devez informer les salariés et leurs représentants (délégués du personnel, délégués syndicaux) de tout changement lié à la mutuelle d’entreprise. Cela doit se faire au moyen d’un courrier écrit à destination de chacun des salariés. L’employeur doit informer l’ensemble des salariés et des représentants du personnel d’un changement de mutuelle d’entreprise. Entreprise Santé + a été créée pour faciliter la vie des petites et moyennes entreprises, de moins de 100 salariés.

Le mois d'octobre annonce la traditionnelle période de renouvellement des contrats de complémentaire santé. Les mutuelles santé adressent à leurs entreprises adhérentes l’ensemble des pièces nécessaires pour le renouvellement de leur contrat. Chez SMATIS, le process s’enclenche début novembre. Engagée pour l’environnement, la mutuelle dématérialise ses envois. Une note d’information retraçant les faits marquants de l’année écoulée. Une lettre-avenant au contrat santé collectif, accompagnée du nouveau tarif, et de la nouvelle grille de garanties. La mise en conformité des contrats aux évolutions réglementaires, prévue par ces documents (lettre avenant/avenant) sont dans l’intérêt du souscripteur du contrat collectif (en vue de satisfaire à leurs différentes obligations et/ou respecter les conditions du traitement social de faveur).

L’employeur a l’obligation d’informer chaque salarié des modifications des conditions du contrat santé auquel il est affilié. Pour ce faire, SMATIS dépose, un avenant à la notice salarié à remettre à chaque collaborateur. L’avenant doit quant à lui, être retourné à la mutuelle dûment complété et signé. A partir de 2023, SMATIS dématérialise ses avis d’échéance. Cela signifie que pour les salariés qui ont opté pour la dématérialisation de leurs documents de gestion, et qui règlent une cotisation non prise en charge par l’employeur, l’avis d’échéance de cotisation annuel correspondant sera mis à leur disposition sur leur espace client.

Points de vigilance pour l’employeur

Anticiper pour éviter toute rupture de couverture.
Respecter les minima conventionnels et le panier de soins légal.
Informer individuellement chaque salarié et conserver les preuves d’information.
Gérer la résiliation formelle avec l’ancien assureur et obtenir l’avis de résiliation.
Vérifier les modalités de préavis inscrites aux conditions générales du contrat en cours.

Exemples et conseils pratiques

Un exemple concret ? Une startup de 20 personnes ou une très petite entreprise peut changer de mutuelle via une simple DUE, alors qu'une PME de 100 salariés devra passer par une négociation avec les représentants du personnel. Notre conseil : quelle que soit la voie choisie, privilégiez la transparence et la communication avec vos équipes. Un changement bien expliqué est toujours mieux accepté !

Votre mutuelle santé est-elle trop chère ? En 48h, on compare votre contrat avec nos meilleures offres et on vous montre en toute transparence ce qui marche et ce qui manque. Gratuit, sans engagement. Comparer votre contrat.

La Mutuelle Santé pour Auto Entrepreneur (Guide Complet)

balises: #Entreprise