Modification de Société via l'INPI : Guide Complet

Depuis le début de l’année, l’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) remplace le Centre de Formalités des Entreprises (CFE) pour les modifications de statuts. Son guichet unique permet aux entrepreneurs d’accomplir eux-mêmes toutes leurs formalités administratives en ligne, rendant la démarche plus simple et sécurisée. Découvrez les étapes et avantages de cette plateforme.

Fonctionnement du Guichet Unique de l’INPI

Le guichet unique de l'INPI permet de déclarer votre modification d'entreprise en ligne, via le portail e-procédures de l’INPI, l’unique plateforme pour réaliser l’ensemble de vos formalités d’entreprise en ligne, de manière simple et sécurisée. Pour réaliser votre modification d’entreprise, vous devez vous rendre sur la partie « Déclarer une formalité d'entreprise ».

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. L'utilisation de ce « guichet unique » dématérialisé est désormais obligatoire. Il remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés.

Qui est concerné ?

• Entreprises individuelles (EI) ou sociétés exerçant une activité commerciale, artisanale, libérale ou agricole
• Entreprises ayant un siège social, un établissement principal, un établissement secondaire ou une adresse en France
• Entreprises étrangères souhaitant exercer une activité en France

Attention : Seules les entreprises doivent réaliser leurs formalités sur le site du guichet des formalités. Les autres entités : associations, comités sociaux économiques d'entreprise, syndics de copropriété, syndicats de salariés, fondations ne sont donc pas concernées par le guichet des formalités. Un arrêté du 15 janvier 2025 fixe la liste de toutes les entités exclues.

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Comment Utiliser le Guichet Unique ?

Quelle que soit la formalité administrative à accomplir, le déclarant doit créer un compte utilisateur pour pouvoir accéder au guichet unique lors de sa première connexion sur le portail. Concernant le compte, il est personnel et donne la possibilité d’accéder à toutes les formalités déposées sur la plateforme.

Première connexion

Lors de sa première connexion, le déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur sur le site www.formalites.entreprises.gouv.fr. Ce compte utilisateur est personnel. Les détenteurs d'un compte « e-procédures » à l'Inpi peuvent utiliser ce compte pour utiliser le guichet des formalités.

Réalisation de la Formalité

Pour réaliser sa formalité, le déclarant saisit en ligne les informations et joint les pièces dématérialisées nécessaires. Il est possible de commencer une démarche et de la sauvegarder dans un brouillon pour la terminer plus tard.

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Étapes à Suivre pour la Modification de Statuts

Pour accomplir une formalité de modification de statuts en ligne, le déclarant ou le mandataire devra commencer par sélectionner le nom de l’entreprise concernée. En effet, si c’est la première fois qu’il se connecte sur la plateforme pour effectuer une telle opération, il faudra qu’il s’identifie au préalable, à l’aide de son numéro Siren dans la base de données. Une fois l’entreprise correctement identifiée, il suffira de la sélectionner et de cliquer sur « Effectuer une formalité de modification ».

Une fois qu’il a accès au service, le déclarant devra se rendre sur la partie « Déclarer une formalité d’entreprise », quel que soit l’objectif de son passage sur le portail de l’INPI. Il aura à saisir les données sur un formulaire individualisé interactif.

Pour pouvoir modifier votre entreprise sur le Guichet unique, vous devez être majeur (sauf cas particulier) et disposer des différents éléments et justificatifs requis, notamment :

• Une pièce d’identité à jour ;
• Un justificatif de domicile ;
• Un numéro de sécurité sociale.

Paiement et Signature

Sur le portail de l’INPI, le montant des modifications de statuts est précisé lors du paiement de la formalité. Une fois le montant de la formalité connu, l’utilisateur du service peut passer à son règlement. Il a le choix d’opter pour le paiement par carte bancaire, avec un module sécurisé.

Pour effectuer le paiement, le Guichet unique propose, au choix, le règlement :

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• Par carte bancaire via un module de paiement sécurisé ;
• Par l’intermédiaire d’un compte de paiement INPI. Cette modalité est particulièrement adaptée aux déclarants et aux mandataires qui réalisent un nombre important de formalités.

La signature constitue la dernière étape pour finaliser la démarche. De la même manière que la formalité de cessation d’entreprise, la signature nécessite un niveau élevé de sécurité. Plusieurs organismes de certification qualifiés existent en France. C’est l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information qui établit la liste des prestataires de confiance.

Pour signer les formalités de modification sur le Guichet unique, il convient de vous munir d’un certificat de signature électronique avancée fourni par un organisme de certification. Pour vous aider dans votre choix d’un organisme fournisseur, l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) met à votre disposition une liste des organismes de confiance.

Le titulaire du certificat de signature électronique peut être une personne physique ou morale. En revanche, le signataire doit être une personne physique (le mandataire, l’entrepreneur ou le représentant légal de la société). Si vous ne disposez pas d’un certificat de signature électronique avancée, vous pouvez effectuer votre déclaration en vous connectant au Guichet unique via FranceConnect+. Ce dispositif, entièrement gratuit, permet de vous authentifier de manière renforcée et se substitue à l’obligation de signature avancée.

Suivi de la Formalité

Une fois la formalité signée, il ne restera plus qu’à attendre la validation des organismes compétents. Mais le déclarant a toujours la possibilité de la suivre depuis son tableau de bord. Toutes les formalités sont accessibles pour modification à travers une fiche de synthèse.

Depuis son tableau de bord accessible depuis la rubrique « Suivre » sur la page d’accueil du Guichet unique, le déclarant peut accéder à l’ensemble de ses formalités déposées. Les formalités sont présentées avec le nom choisi par le déclarant lors de leur réalisation. Chaque formalité est accessible (pour consultation ou pour modification) via une fiche de synthèse des éléments déclarés par le déclarant.

Statuts Possibles de la Formalité

Le statut « En brouillon » est naturellement attribué à une formalité qui est encore en cours de saisie. Durant cette étape, il reste possible de supprimer ce qui a déjà été entamé du tableau de bord. Il en est de même pour les formalités qui sont « En attente de paiement ». Ces dernières ont déjà été validées par le déclarant.

Par ailleurs, lorsqu’une formalité est « En attente de signature », cela signifie qu’elle a déjà été validée et payée par le déclarant. Il ne manque plus que sa signature électronique sur l’INPI. Depuis son tableau de bord, il peut alors consulter le document de synthèse ainsi que le détail des sommes déjà acquittées.

Quand une formalité est en cours de validation, elle a déjà été payée et signée par le déclarant. En revanche, elle n’a pas encore été validée par les organismes destinataires. Au cours de cette étape, il n’est plus possible de modifier son contenu.

Dans le cas où une formalité serait « En attente de régularisation », des compléments d’information sont souvent demandés. L’organisme en question attendra donc que tout soit complet avant d’effectuer la validation de la formalité. Le déclarant dispose d’un délai de 15 jours pour effectuer les modifications en question. Au-delà de ce délai, la formalité sera rejetée automatiquement. Bon à savoir : dans tous les cas, une nouvelle signature sera requise sur tous les éléments déclarés.

Il est bon de noter qu’une fois la formalité archivée, plus aucun changement ne pourra y être apporté. Par ailleurs, en cas de rejet, la déclaration ne sera pas inscrite dans les registres concernés, mais le déclarant a la possibilité de contester la décision auprès des juridictions compétentes. Il a le choix aussi de reprendre la démarche.

Informations Modifiables et Non Modifiables

Au sujet du changement du statut, il est généralement lié à l’évolution de la situation de la société. Au cours de la vie de l’entreprise, il est parfois nécessaire de passer à une forme juridique qui est plus adaptée aux nouveaux besoins de la structure.

Informations Modifiables de la Société

La formalité de modification doit intervenir dans un délai d’un mois après le changement de l’information indiquée lors de l’immatriculation (article R. 123-45 du code de commerce).

Les modifications concernent :

• Les informations de la personne morale (dénomination, sigle, forme juridique, capital, durée, date de clôture de l'exercice social, dissolution, radiation, etc.) ;
• Les informations relatives aux dirigeants (nom de naissance ou d’usage, nationalité, domicile, prénom, statut du conjoint (conjoint collaborateur, associé ou salarié), dénomination, forme juridique, siège social, représentant permanent) ;
• Les informations relatives à un établissement (transfert d’établissement, ouverture ou fermeture d’un établissement secondaire, modification de l’activité, du nom commercial ou de l’enseigne, modification relative au fondé de pouvoir, etc.).

La réalisation d’une modification de société peut être soumise à certaines conditions, comme une prise de décision des associés ou actionnaires en assemblée générale. Pour certaines modifications, l'unanimité est requise. Pour d’autres, un quorum à la majorité des 2/3 ou 3/4 des parts sociales des associés présents suffit.

En revanche, il n’est pas nécessaire de réaliser une formalité de modification lors de dépôt des comptes, de cessions de parts (s’il n’y a pas de modification ayant un impact sur les dirigeants), de modifications purement fiscales (modification du régime d’imposition, ex.

Informations Non Modifiables via Formalité de Modification

Certaines informations fournies lors de la création, lorsqu’elles sont modifiées, n’ont pas à faire l’objet d’une formalité de modification, elles doivent être communiquées directement auprès des administrations en charge de ces sujets comme :

• La modification des options fiscales, à communiquer à la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) ;
• La modification des options sociales, à communiquer à l’Urssaf ou la Mutualité sociale agricole (MSA) ;
• La modification de l’effectif salarié, à communiquer à l’Urssaf ou la MSA.

De plus, la transformation d’une entreprise individuelle en société est impossible.

Cas Spécifiques

Micro-Entrepreneurs

Le micro-entrepreneur est un entrepreneur individuel qui bénéficie d’un régime simplifié de l’entreprise individuelle. Son entreprise est soumise aux mêmes principes que l’entrepreneur individuel pour toute modification. Qu’il s’agisse d’une modification de sa personne (changement de nom, de domicile, etc.), de son patrimoine, de l’activité ou de toute autre caractéristique de son activité, le micro-entrepreneur devra effectuer les mêmes formalités.

Attention, si vous souhaitez renoncer au régime de la micro-entreprise, il conviendra d’opter pour un régime réel d’imposition de vos bénéfices. Comme il s’agit d’une modification purement fiscale, vous devrez contacter directement le service des impôts.

Tableau Récapitulatif des Statuts de Formalité

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