Comment modifier la raison sociale sur HelloAsso
HelloAsso met à disposition un panel d’outils destinés à la collecte, la gestion et le traitement des paiements au profit d’organisations de l’économie sociale et solidaire. Les présentes conditions générales d’utilisation (CGU) encadrent l’accès et l’usage de ces services, notamment les comptes, les moyens de paiement et les interfaces API.
Contexte et notions clés
Le service HelloAsso s’appuie sur un compte de paiement et sur des partenaires de paiement tels que HelloAsso, Lemon Way et Stripe Connect. L’objectif est de permettre des paiements par carte bancaire pour des dons, adhésions, billetterie et campagnes de crowdfunding.
L’Organisme ouvre un Compte HelloAsso et peut accéder à l’ensemble des outils de collecte mis à sa disposition. Le Compte HelloAsso est lié au Compte de paiement, et la fermeture du premier entraîne automatiquement la fermeture du second.
La raison sociale: implications et points à considérer
La raison sociale et les informations associées constituent l’identité juridique de l’Organisme sur HelloAsso et dans les documents relatifs au service. Les CGU précisent que l’Organisme s’engage à renseigner des informations exactes et à les maintenir à jour. L’organisme doit s’assurer que les personnes autorisées utilisent les services et que l’accès reste strictement réservé à son organisation.
Pour modifier la raison sociale ou les informations associées, l’Organisme doit passer par l’espace administrateur HelloAsso et ajuster les données dans les pages dédiées. HelloAsso peut, le cas échéant, supprimer des comptes supplémentaires ouverts par l’Organisme et rembourser les contributions des Payeurs concernées.
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Procédure pratique pour modifier la raison sociale
- Connectez-vous à votre Compte HelloAsso et rendez-vous dans l’Espace Administrateur.
- Accédez à la page dédiée à la présentation de votre Organisme et modifiez les informations légales, notamment la raison sociale, les détails d’identification et les coordonnées.
- Enregistrez les modifications et vérifiez que les contenus affichés reflètent bien la nouvelle dénomination officielle.
- Si votre Organisme utilise des services de paiement via HelloAsso, assurez-vous que les informations du Compte de paiement restent cohérentes avec la nouvelle raison sociale et les documents juridiques.
- Vérifiez que les données publiques accessibles via les Partenaires et l’API sont compatibles avec la nouvelle identité (les informations publiques peuvent être partagées par défaut avec des partenaires, sous certaines conditions).
Impact sur la visibilité et les tiers
La section 4.6.2 des CGU décrit le partage des données publiques des Organismes avec des partenaires afin d’accroître la visibilité. Si vous modifiez la raison sociale, assurez-vous que les informations affichées dans les blocs publics et les campagnes reflètent la nouvelle appellation pour éviter toute confusion auprès des Donateurs.
L’utilisation de l’API et des partenaires peut permettre à des outils tiers de récupérer des informations publiques et de présenter les campagnes associées sur d’autres sites. L’Organisme demeure responsable du respect des données et de leur exactitude après toute mise à jour.
Bonnes pratiques et recommandations
- Préparez un document officiel attestant du changement de dénomination (extrait Kbis, modification statutaire, etc.) et assurez-vous d’avoir les pièces justificatives lors de la mise à jour des informations sur HelloAsso.
- Communiquez le changement à vos Donateurs et partenaires pour éviter toute confusion lors des aides et dons futurs.
- Revoyez les contenus affichés sur votre Boutique et sur les pages d’événements afin que la nouvelle raison sociale soit bien visible partout où nécessaire.
- Contrôlez les paramètres de confidentialité et les autorisations d’accès afin que seul le personnel autorisé puisse effectuer des modifications.
Disponibilité, évolutions et intégration
HelloAsso s’engage à une disponibilité du service 24/7, sous réserve des aléas techniques et des opérations de maintenance. Les évolutions du Service peuvent nécessiter des ajustements des contenus par l’Organisme, afin d’aligner les informations avec la présentation mise à jour.
Tableau récapitulatif des éléments à vérifier lors du changement de raison sociale
| Élément | Action recommandée | Impact potentiel |
|---|---|---|
| Raison sociale | Modifier dans l’Espace Administrateur | Apparence publique et documents légaux alignés |
| Informations publiques | Mettre à jour sur les pages campagnes et la page Boutique | Visibilité cohérente pour les Donateurs |
| Compte de paiement | Vérifier cohérence avec la nouvelle dénomination | Conformité des flux financiers |
| API et Partenaires | Tester les appels API et la visibilité des données | Continuité des intégrations |
En résumé, modifier la raison sociale sur HelloAsso passe par une mise à jour dans l’Espace Administrateur, avec une vérification de la cohérence des informations publiques et des données liées au Compte de paiement et à l’API. Une communication claire envers les Donateurs et les partenaires est recommandée pour maintenir la confiance et la transparence.
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