Niveau de Certification INPI : Signature Électronique et Formalités Simplifiées

Dans un monde de plus en plus digitalisé, la signature électronique est devenue un outil indispensable pour les formalités administratives. C'est particulièrement le cas pour l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), où elle joue un rôle crucial pour les démarches d'entreprise. Cet article a pour but de vous éclairer sur l'importance et l'utilisation de la signature électronique auprès de l'INPI.

Qu'est-ce que la Signature Électronique ?

La signature électronique est une méthode de validation de documents numériques, permettant de signer des fichiers électroniques de manière sécurisée et légale. Elle est un système permettant d'apposer sa signature sur des documents numériques en ligne.

Selon le règlement eIDAS, elle se décline en trois niveaux : simple, avancée et qualifiée. Elle sert à garantir l'intégrité et l'authenticité d'un document électronique grâce à des certificats associés.

Les signatures électroniques respectent les normes et les réglementations internationales, telles que le règlement eIDAS en Europe, offrant une reconnaissance juridique égale à celle des signatures manuscrites. La cryptographie utilisée rend les signatures électroniques extrêmement difficiles à falsifier, assurant l'intégrité des documents.

Dans le cas de l’INPI, c’est la signature électronique reposant sur un certificat qualifié qui va nous intéresser pour la création, cession ou modification d’une entreprise.

La signature avancée avec certificat qualifié est à mi-chemin entre la SEA (signature électronique avancée) et la SEQ (signature électronique qualifiée). Le certificat qualifié est délivré par un prestataire de services de confiance qualifié et celui-ci satisfait les exigences fixées à l’annexe I du règlement eIDAS.

Les signatures électroniques permettent de signer et de traiter des documents en quelques minutes, sans avoir besoin d'imprimer.

Signer ses formalités INPI avec la signature électronique Yousign

Le Rôle du Guichet Unique

Le Guichet Unique est une plateforme centralisée qui simplifie les démarches administratives pour les entreprises en regroupant l’ensemble des formalités nécessaires en un seul point d’accès. Son rôle est de faciliter la création, la modification, et la gestion des entreprises en permettant aux utilisateurs de soumettre leurs documents et leurs déclarations de manière plus efficace et sécurisée.

En intégrant des services comme la signature électronique avec Yousign, le Guichet Unique assure un traitement rapide et conforme des formalités, tout en réduisant la complexité et les délais administratifs.

Le Guichet Unique de l’INPI remplace un système complexe et obsolète, composé de 6 portails opérés par différents organismes (Chambres de Commerce et d’Industrie, Greffes, URSSAF…). Il met fin également à l’utilisation de plus de 50 formulaires Cerfa différents, utilisés pour les formalités papier. Demain, grâce à ce portail e-procédures unique faisant l’interface avec les administrations compétentes, les formalités d’entreprises seront plus simples à réaliser pour les déclarants.

Lors de sa première connexion au Guichet Unique (portail e-procédures), le déclarant doit commencer par créer un compte utilisateur. Une fois connecté, il peut procéder aux différentes formalités et procédures INPI, en suivant les étapes pas-à-pas.

En fin de parcours, le déclarant doit télécharger un récapitulatif au format PDF, le signer électroniquement avec le logiciel de son choix, puis l’importer en retour sur le portail du Guichet Unique.

Pour les formalités de création d’entreprise, le Guichet Unique de l’INPI n’exige qu’une signature « simple ». Pour toute formalité de modification ou de cessation d’activité, le portail e-procédures exige un niveau de signature plus élevé.

Niveaux de Signature Électronique Demandés pour les Documents de l'INPI avec le Guichet Unique

Il existe trois types de signatures électroniques sur le site de l’INPI : simple, avancée et qualifiée.

Signature Électronique Simple : Utilisée pour les documents ne nécessitant pas de niveau de sécurité élevé. Convient pour les formalités de base ou les documents internes sans implications légales importantes.
Signature Électronique Avancée : Utilise des techniques de cryptographie pour lier la signature au signataire de manière unique et vérifiable. La signature avancée est possible avec une connexion FranceConnect. ou en faisant appel à un tiers de confiance.
Signature Électronique Qualifiée : Obligatoire pour les formalités comme les actes de constitution, de modification ou de cessation d'activité d'une entreprise. Repose sur un certificat électronique qualifié. Assure une vérification rigoureuse de l’identité du signataire et offre le même statut juridique qu'une signature manuscrite.

Législations et Régulations Encadrant la Signature Électronique

En France, comme dans de nombreux pays européens, la signature électronique est encadrée par des textes de loi et des règlements précis. Le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) est la pierre angulaire de la réglementation de la signature électronique au sein de l'Union Européenne.

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Au niveau national, le Référentiel Général de Sécurité (RGS) apporte également son lot de normes pour encadrer l'utilisation de la signature électronique. Ces textes visent à assurer la confiance dans les transactions électroniques, tant pour les entreprises que pour les organismes officiels comme l'INPI et Infogreffe.

Évolutions du Règlement eIDAS 2025

Portefeuille d'identité numérique : La principale innovation du règlement eIDAS 2.0, est l'introduction du "European Digital Identity Wallet". Ce portefeuille numérique permettra aux citoyens de l'UE de stocker divers documents (carte d'identité, permis de conduire) et de les utiliser pour des services en ligne et hors ligne à travers l'Union.
Archivage électronique qualifié : eIDAS 2.0 inclut désormais l'archivage électronique qualifié comme un service de confiance. Les documents conservés dans ce cadre bénéficieront d'une présomption d'intégrité et de validité juridique dans toute l'UE.
Interopérabilité et standardisation : Le règlement renforce les standards de sécurité et d'interopérabilité pour garantir une utilisation harmonisée des services de confiance à travers l'UE, incluant des initiatives telles que eDelivery, eID, et eSignature.

Pour les entreprises, ces évolutions permettent une simplification des démarches administratives et une réduction des risques de fraude ! Le portefeuille d'identité numérique, par exemple, facilitera l'ouverture de comptes et l'inscription à des services en ligne.

Les prestataires de services de confiance devront se conformer aux nouvelles normes pour offrir des solutions sécurisées et interopérables dans toute l'UE.

FranceConnect et l'INPI : Simplification des Démarches et Sécurité Renforcée

FranceConnect est un dispositif mis en place par l'État français pour simplifier l'accès aux services publics en ligne. Il permet aux citoyens de se connecter à divers services en utilisant des identifiants qu'ils possèdent déjà, tels que ceux de l'assurance maladie (Ameli), des impôts (impots.gouv.fr) ou de La Poste.

Grâce à FranceConnect, les utilisateurs peuvent se connecter de manière sécurisée à leurs comptes sur le site de l'INPI. Cette intégration permet de simplifier des procédures comme le dépôt de marques, de brevets, et d'autres droits de propriété intellectuelle. La plateforme assure une authentification sécurisée, réduisant ainsi les risques de fraude et d'usurpation d'identité.

FranceConnect+ : La Sécurité Renforcée

FranceConnect+ est une extension de FranceConnect, destinée aux transactions nécessitant une authentification renforcée. Il offre une sécurité supérieure grâce à des méthodes d'authentification plus strictes, telles que l'utilisation de certificats numériques ou d'autres dispositifs de sécurité avancés.

Différences Entre FranceConnect et FranceConnect+

FranceConnect	FranceConnect+
Permet une authentification standard adaptée aux démarches administratives courantes.	Offre une authentification renforcée pour des transactions nécessitant une sécurité accrue.
Utilise des identifiants existants comme ceux d'Ameli ou des impôts.	Utilisé pour des démarches critiques comme la signature électronique qualifiée, équivalente à une signature manuscrite en termes de validité juridique.
Adapté pour des services publics de base sans nécessiter de sécurité renforcée.	Nécessite des méthodes d'authentification supplémentaires, assurant une haute sécurité.

Comment Obtenir et Utiliser une Signature Électronique avec l'INPI ?

Pour utiliser la signature électronique avec l'INPI, il faudra faire appel à un prestataire de signature électronique possédant un certificat qualifié. Une fois trouvé, signer électroniquement des formalités de modification, de cessation et de dépôt des comptes annuels devient simple et rapide. Cela contribue à une gestion efficace et sécurisée des dossiers d'entreprise.

La signature électronique pourra ainsi vous apporter :

Une plus grande simplification des démarches : La signature électronique permet de dématérialiser et de simplifier les démarches administratives. Vous n’aurez plus besoin de vous déplacer pour signer des documents.
Une sécurité accrue : Grâce à la signature électronique, l'authenticité et l'intégrité des documents sont garanties. A chaque signature, un dossier de preuve est créé.
La traçabilité de vos documents : Elle offre également une meilleure traçabilité des documents signés.

Les Étapes à Suivre pour Signer Vos Formalités INPI

Afin que la signature de vos formalités se passe pour le mieux, le signataire doit être une personne physique (le mandataire, l’entrepreneur ou le représentant légal de la société).

Authentification : Connectez-vous au Guichet Unique via FranceConnect ou INPIConnect pour effectuer votre formalité.
Signature : Téléchargez et vérifiez la synthèse PDF non modifiable de la formalité. Signez électroniquement la synthèse en utilisant un fournisseur de signature électronique avancée basé sur un certificat qualifié ou une signature électronique qualifiée comme Yousign. Effectuez votre signature via Yousign. Réimportez la synthèse signée sur le Guichet Unique.
Cliquez sur le bouton correspondant à votre démarche : « Signer la demande de modifications », « Signer la demande de cessation », « Signer les comptes annuels ».

Examen de Qualification Français (EQF)

Pour être inscrit sur la liste des personnes qualifiées en propriété industrielle, il est nécessaire de réussir un examen d’aptitude dans la mention de spécialisation souhaitée : brevets d'inventions ou marques, dessins & modèles.

Chaque examen, organisé par l’INPI, a pour but d'établir si le candidat possède les connaissances théoriques et pratiques nécessaires pour exercer à titre personnel - à titre de salarié ou à titre libéral - une mission d'assistance, de conseil et de représentation en matière de PI dans la spécialisation brevets d'inventions ou marques, dessins & modèles.

Ces examens de qualification français varient suivant l'expérience des candidats dans la spécialisation visée. Sous réserve d'en remplir les conditions.

Après 3 ans de pratique professionnelle, il est possible de candidater aux principales voies d'accès ;
Après 8 ans de pratique professionnelle, il est possible de candidater par la voie de la validation des acquis et de l’expérience.

L’examen de qualification français (EQF) se décline en deux spécialisations :

EQF mention brevets d’invention ;
EQF mention marques, dessins & modèles.

Pour s’inscrire à l’examen EQF, il est nécessaire d’être en possession d’un diplôme national de deuxième cycle juridique scientifique ou technique ainsi que d’un diplôme sanctionnant une formation dans la PI, et de justifier d’une pratique professionnelle de trois années au moins.

L’Académie INPI propose également des solutions d’autoformation gratuites comme :

Les MOOCs INPI permettant de comprendre pourquoi la PI est indispensable à la création et à l'innovation ;
Et l’application de mobile-learning Start INPI proposant des contenus en lien avec la propriété intellectuelle et les formalités d’entreprises sur le Guichet unique.

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