Qu'est-ce que le Numéro de Gestion Kbis ? Définition et Utilité

Le numéro de gestion Kbis est un élément essentiel pour toute entreprise commerciale en France. Il est souvent confondu avec d'autres identifiants comme le SIREN et le SIRET, mais il a une signification et une utilité spécifiques. Cet article vous explique en détail ce qu'est le numéro de gestion Kbis, à quoi il sert, comment l'obtenir et les informations qu'il contient.

Définition du Kbis

L'extrait Kbis est un document officiel qui prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). L’extrait Kbis d’une entreprise peut être assimilé à sa carte d’identité : c’est un document officiel qui prouve la création d’une société en bonne et due forme. Il est obligatoirement produit pour toute personne physique ou morale exerçant une activité commerciale dans l’hexagone.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Le Kbis est un document juridique à part entière attestant l’existence d’une société commerciale dans le RCS. Véritable carte d’identité de l’entreprise, sur ce justificatif figure le numéro SIRET, juste après le SIREN. Il est bon de noter que le KBIS ne prend en compte que le NIC ou les 5 derniers chiffres du SIRET. En effet, seules ces informations seront exigées dans les documents commerciaux d’une entreprise.

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Le Kbis fait état de toutes les modifications qui interviennent en cours de vie sociale. Le Kbis est un document public. Ainsi, tout un chacun peut en demander un exemplaire.

L'extrait Kbis est un document délivré par le greffe du tribunal de commerce, une fois votre entreprise déclarée au Registre National des Entreprises (RNE). L'inscription au RNE est obligatoire pour pouvoir exercer une activité commerciale. Le Kbis ne concerne que les sociétés qui exercent une activité commerciale.

Lorsque vous créez votre structure, vous recevez un certificat de constitution KBIS. Celui-ci peut être électronique ou vous pouvez choisir d'en faire imprimer un original officiel que vous pourrez encadrer et accrocher dans vos locaux. Ce certificat d'incorporation est un justificatif juridique qui montre que vous avez formé et enregistré votre société anonyme auprès du registre du commerce. Ceci est conforme à la loi sur les établissements commerciaux. Il indique le nom de votre entité, son numéro d'enregistrement et la date à laquelle elle a été constituée.

Chaque société commerciale doit fournir un extrait de K ou Kbis pour toute démarche administrative. Ce document vous permet de prouver que votre inscription au registre du commerce (RCS) est valable et de certifier votre identité légale. C’est la carte de la structure, elle représente l'état civil à jour de l'activité.

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Utilité du Kbis

Le Kbis joue un rôle majeur dans la vie de votre entreprise : il ne sert pas qu’à prouver votre existence légale. Pour commencer, vous en avez besoin pour réaliser des transactions avec vos partenaires commerciaux, notamment pour émettre des factures juridiquement valables. Ce document est aussi demandé pour de nombreuses formalités administratives, comme obtenir une subvention ou encore participer à un appel d’offres public. Vous en aurez aussi besoin pour l’ouverture d’un compte bancaire au nom et pour le bénéfice de votre entreprise. Le Kbis est également nécessaire pour débloquer le capital social déposé pendant la phase de création d’entreprise.

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Lorsque vous ouvrez un compte bancaire professionnel, votre Kbis est l'un des justificatifs importants que vous devez emporter avec vous. Il atteste que votre entreprise a été créée correctement.

Aux yeux de la loi, vous n’avez alors pas le droit d’exercer votre activité commerciale : ce serait du travail dissimulé. Sans lui, impossible d’émettre des factures valables ou de répondre à des appels d’offres.

Il existe aussi d'autres situations où l’acte authentique est demandé. L'impression d'un extrait Kbis est souvent nécessaire dans le cadre de la gestion administrative d'une entreprise. Justificatif d'existence légale : le Kbis est un document officiel qui atteste l'immatriculation d'une activité professionnelle. Il contient des informations essentielles telles que la dénomination sociale, l'adresse du siège social, le numéro d'identification, la forme juridique, etc.

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Pour ouvrir un compte bancaire professionnel, activer votre compte et récupérer les fonds, ce document devra aussi être présenté.

Différence entre Kbis, SIREN et SIRET

Numéro SIREN et numéro SIRET sont souvent confondus. Le numéro SIREN est le Système d'Identification du Répertoire des Entreprises. Il s'agit d'un numéro à 9 chiffres attribué par l'INSEE à une entreprise. Ce numéro va rester le même, pendant toute la durée de vie de ladite entreprise c'est-à-dire jusqu'à la dissolution de la société ou la cession définitive d'activité de l'entrepreneur individuel. Le numéro SIRET, quant à lui, est le Système d'Identification du Répertoire des Etablissements. Il se compose des 9 chiffres du SIREN et du Numéro Interne de Classement (NIC) à 5 chiffres. Une entreprise a un SIREN, un SIRET principal pour son siège social et autant de SIRET secondaires que d'établissements secondaires.

Le Kbis et le SIRET servent des intérêts différents. Même si ces deux documents prouvent l’existence d’une entreprise ou d’une activité, l’un ne remplace effectivement pas forcément l’autre dans le cadre de formalités particulières. Ces éléments sont souvent sur les lèvres des chefs d’entreprise et des travailleurs indépendants. Et pour cause, ils figurent parmi les indispensables pour qu’ils puissent évoluer librement dans leur secteur d’activité.

Par ailleurs, parce qu’il sert à collecter des données statistiques sur tous les acteurs économiques en France, le numéro SIRET est utile à pratiquement tous les professionnels et les entreprises.

Où figurent les numéros SIRET et Kbis ?

Le KBIS est un document juridique à part entière attestant l’existence d’une société commerciale dans le RCS. Véritable carte d’identité de l’entreprise, sur ce justificatif figure le numéro SIRET, juste après le SIREN. Il est bon de noter que le KBIS ne prend en compte que le NIC ou les 5 derniers chiffres du SIRET. En effet, seules ces informations seront exigées dans les documents commerciaux d’une entreprise.

Il doit aussi impérativement apparaître sur les fiches de paie du personnel afin de déterminer le lieu du travail.

Les numéros SIRET et Kbis peuvent-ils être modifiés ? Selon le cas, certaines procédures requièrent la décision de l’AGE. Parfois, une simple décision du président fondateur suffit pour modifier les numéros SIRET ou KBIS.

Tableau récapitulatif : Kbis, SIREN, SIRET

Comment Obtenir un Extrait Kbis ?

Quant à savoir comment obtenir un Kbis, c’est assez simple : vous en obtiendrez plusieurs exemplaires après la création de votre société. Mais si vous avez besoin de plus de copies, pas d’inquiétude ! Vous pouvez aussi déposer une demande de Kbis auprès du tribunal (en physique ou par courrier) ou bien sur le site Infogreffe. Cette méthode vous permet de l’obtenir immédiatement, sans délai de réponse, mais elle est payante. Les dirigeants d’entreprise peuvent toutefois obtenir un extrait Kbis gratuit de leur entreprise sur le site Monidenum, un service proposé par le Conseil National des Greffiers et Infogreffe.

La demande d'un extrait Kbis peut être faite en ligne via le site Infogreffe ou directement auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.

Vous pouvez vous adresser au greffier du tribunal de commerce pour recevoir un extrait Kbis. Leur site est disponible en ligne sur www.infogreffe.fr. Vous devez renseigner la dénomination ou le Siren/Siret pour sélectionner l’entreprise recherchée. Vous pouvez recevoir le document par voie électronique ou par courrier.

Pour obtenir un extrait Kbis, il est nécessaire d'immatriculer sa société auprès du greffe du tribunal de commerce correspondant à sa domiciliation. Cependant, depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont introduit un portail sécurisé 100% en ligne appelé MonIdenum pour faciliter les démarches des entrepreneurs auprès du tribunal de commerce et soutenir leur activité économique.

Des extraits de K ou Kbis peuvent être obtenus gratuitement auprès de l'administrateur de la société ou payés par le tribunal de commerce.

L’obtention des numéros SIRET et Kbis est-elle gratuite ? Le SIRET est délivré gratuitement par l’INSEE lors des démarches de constitution d’une entreprise. Ce numéro est l’identifiant de l’auto-entreprise au répertoire SIRENE. Il est obtenu en même temps que le SIREN. Ces informations sont affichées dans le Kbis obtenu après l’immatriculation de la société. La délivrance de ce document est gratuite. Dans les mois à venir, le dirigeant peut encore effectuer une demande d’extrait Kbis. La démarche est payante au tribunal de commerce, mais gratuite en ligne.

Pour une immatriculation, comptez une dizaine de jours ouvrés à compter de la date de dépôt de votre dossier au greffe pour l’avoir en votre possession. Si vous êtes pressé, vous pouvez également demander un Kbis provisoire au greffe.

Votre extrait Kbis d’entreprise vous sera généralement envoyé dans un délai de 3 à 7 jours ouvrés après la date de dépôt de votre dossier au greffe. Vous êtes pressé ? Il est possible de demander un Kbis provisoire au greffe. Ce document peut être obtenu dans les 48 heures qui suivent le dépôt de votre dossier de création.

Il n’y a pas de durée de validité pour un Kbis. Cependant, dans la majorité des cas, il est exigé de fournir un exemplaire de moins de 3 mois.

Informations Contenues dans un Extrait Kbis

Le Kbis d’une société regroupe tout ce que vous devez savoir sur l’identité et la création de l’entreprise. Ce document recense tous les actes qui sont intervenus en cours de vie sociale, mais aussi de nombreuses informations susceptibles d’intéresser les tiers (clients comme partenaires). Le Kbis possède une durée de validité relativement courte (3 mois) puisque de nombreux évènements peuvent impacter la vie de l’entreprise. Une augmentation de capital social ou un changement de dirigeant suffisent à le rendre caduc !

Il contient des informations essentielles telles que la dénomination sociale, l'adresse du siège social, le numéro d'identification, la forme juridique, etc.

Numéro de SIREN

Le SIREN a été créée en 1973. Il s'agit d'un identifiant attribué aux :‍Sociétés françaises, sociétés commerciales, sociétés civiles, sociétés d'exercice libéral ou encore aux sociétés agricoles,‍Entrepreneurs individuels,‍Collectivités locales et établissements publics (à partir de 1983),Succursales de sociétés étrangères,Associations employant des salariés, demandant des subventions publiques ou soumises à l'impôt sur les sociétés et au paiement de la TVA,Agriculteurs à leur compte. A noter : les organismes concernés créés avant 1973 ont également reçu un numéro de SIREN.

‍Le SIREN est envoyé par courrier au siège social par l'INSEE dans un délai d'environ 15 jours, après l'immatriculation de l'entreprise :au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) tenu par les greffes des tribunaux de commerce pour les sociétés et les commerçants personnes physiques,au Répertoire des Métiers (RM) tenu par les chambres de métier et de l'artisanat pour les artisans,à l'URSSAF, pour les professions libérales.‍Un entrepreneur multi-activités comme un auto-entrepreneur installateur d'alarme (artisan) vendant également du matériel de protection (commerçant) doit s'enregistrer auprès de tous les organismes, dont il dépend. Cependant, il ne reçoit qu'un seul numéro SIREN.

Le numéro SIREN permet, tout d'abord, d'identifier son entreprise auprès de l'administration. De plus, ce numéro prouve que l'entreprise a une existence légale et ne se rend donc pas coupable de travail dissimulé, un délit punissable de 3 ans d'emprisonnement et 45000 € d'amendes. Et pour prouver aux tiers que l'immatriculation a bien été effectuée, le numéro de SIREN doit apparaitre sur tous les documents et contrats commerciaux : devis, factures, lettres à en-tête, mentions légales du site internet, contrats de travail etc.

Enfin, le numéro SIREN offre la possibilité de distinguer les établissements des filiales. Un établissement est une unité de production de services ou de biens distincts géographiquement du siège social mais à la différence d'une filiale, il n'a pas de personnalité juridique. Aussi, tous les établissements d'une entreprise ont le même numéro SIREN alors que les filiales ont chacune leur propre SIREN.

Connaitre le SIREN permet d'interroger la base SIRENE, un registre informatisé tenu par l'INSEE. Cette base donne accès à des informations, comme la raison sociale (pouvant être différente du nom commercial), le secteur d'activité et la forme juridique. Il faut, cependant, savoir que les entrepreneurs individuels ont le droit de refuser la diffusion des renseignements les concernant.

Par ailleurs, le SIREN est le moyen le plus sûr pour accéder à des documents en ligne sur les entreprises. En effet, il évite les risques de confusion entre des sociétés ou des micro-entrepreneurs ayant des noms proches. La recherche par SIREN est le moyen idéal pour obtenir la carte d'identité officielle de l'acteur économique, c'est-à-dire :‍l'extrait KBIS pour les sociétés pouvant notamment être demandé sur Infogreffe,l'extrait K pour les commerçants personnes physiques disponible également sur Infogreffe, l'extrait D1 pour les artisans à réclamer en ligne sur le site des chambres des métiers et de l'artisanat.

Comme l'avis de situation au répertoire SIRENE, ces documents donnent des informations officielles sur les entreprises : nom du représentant légal, adresse du siège social, date de création, présence d'éventuelles procédures collectives (redressement judiciaire, liquidation judiciaire, procédure de sauvegarde) etc.

Dispense de Fournir un Extrait K ou Kbis

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

• Candidature à un marché public
• Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
• Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
• Douanes, fiscalité
• Déclarations, agréments et autorisations
• Produits énergétiques
• Urbanisme
• Travaux d'intérêt général
• Procédures collectives
• Autorisations d'exploitation commerciale
• Agriculture
• Propriété industrielle
• Transport

Ces simplifications administratives visent à faciliter la vie des entreprises en réduisant les formalités et les coûts associés.

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