Obtenir un numéro de TVA intracommunautaire pour une entreprise en Angleterre: guide pratique et démarches

La règlementation britannique en matière de TVA est contenue dans le Value Added Tax Act de 1994. Suite au référendum britannique du 26 juin 2016, le Royaume Uni (Angleterre, Ecosse, Pays de Galles et Irlande du Nord) a officiellement quitté l’Union européenne au 1er janvier 2021, suite à de longues négociations. Trois des nations constituant la Grande Bretagne (Angleterre, Écosse et Pays de Galles) sont considérées comme des pays tiers à l’Union européenne au regard de la TVA. Que vous soyez une société européenne ou non européenne, le développement de certaines activités au Royaume-Uni (sauf Irlande du Nord) peut nécessiter une immatriculation TVA.

Vous effectuez des ventes ou des achats au Royaume-Uni ? En principe, une entreprise non résidente au Royaume-Uni peut récupérer tout ou partie de la TVA encourue sur ses dépenses. L’entreprise est déjà immatriculée à la TVA au Royaume-Uni, ou a l’obligation de s’immatriculer à la TVA au Royaume-Uni (qu’elle soit établie au sein de l’Union européenne ou non). L’entreprise n’est pas immatriculée à la TVA au Royaume-Uni et n’a pas l’obligation de le faire (qu’elle soit établie au sein de l’Union européenne ou non).

Une entreprise étrangère qui réalise au Royaume-Uni (sauf Irlande du Nord) des opérations soumises à TVA britannique, a dans certains cas, l’obligation de désigner un représentant fiscal. Lorsque la désignation d’un représentant fiscal n’est pas obligatoire, une entreprise peut confier la gestion de ses obligations TVA à un mandataire fiscal. La réglementation intra-communautaire et britannique en matière de TVA est complexe, et soumise à de fréquents changements. Les obligations déclaratives sont récurrentes selon des périodicités variables, et les pénalités de défaut ou de retard, comme les erreurs d’évaluation des flux, peuvent vite s’avérer lourdes financièrement.

Cas où l’immatriculation à la TVA UK peut être nécessaire

Vous pouvez avoir besoin d’un numéro de TVA au Royaume-Uni (sauf Irlande du Nord) pour remplir vos obligations fiscales dans ce pays. En effet, certaines activités telles que les opérations de ventes, d’achats, de sous-traitance peuvent rendre obligatoire une identification TVA. Le non-respect des délais imposés par l’administration britannique pour le dépôt et le paiement de la TVA entraîne le paiement de pénalités à charge de l’entreprise.

Dans quels cas devez-vous obtenir un numéro de TVA au Royaume-Uni ? Vous stockez des marchandises au Royaume-Uni (cas le plus fréquent). Si vous détenez des stocks de marchandises sur le territoire britannique, vous devez vous enregistrer à la TVA britannique dès votre première vente, sans aucun seuil de chiffre d'affaires. Cette obligation s'applique notamment si vous utilisez un entrepôt Amazon FBA au Royaume-Uni, stockez vos produits dans un entrepôt britannique tiers, vendez en DDP au Royaume-Uni avec du stock local, importez au UK des marchandises dont vous êtes propriétaire pour les revendre depuis le UK, ou vos ventes à distance dépassent 90 000 GBP par an. Vous vendez depuis la France directement à des clients britanniques sans détenir de stock au UK, vous devez vous enregistrer une fois que vos ventes dépassent 90 000 GBP sur une période de 12 mois glissants : le calcul se fait sur les 12 derniers mois (pas sur l'année civile). Une fois le seuil dépassé, vous avez 30 jours pour vous enregistrer auprès du HMRC.

Vos marchandises sont expédiées depuis votre pays vers les clients britanniques et vous ne détenez aucun stock physique au Royaume-Uni, ou vous importez des marchandises au UK pour les revendre. Lorsque vous importez des marchandises au Royaume-Uni et que vous êtes propriétaire des biens au moment de leur entrée sur le territoire britannique, l'enregistrement à la TVA UK devient nécessaire pour déclarer et payer la TVA à l'importation, récupérer la TVA déductible sur vos achats professionnels, et bénéficier du système PVA (Postponed VAT Accounting) qui améliore votre trésorerie. Vous vendez des produits soumis à accises. Pour certains produits spécifiques soumis à accises, l'enregistrement est obligatoire dès la première vente, sans aucun seuil : alcools et boissons alcoolisées, produits du tabac, produits pétroliers et carburants.

Cas particuliers : les vendeurs Amazon et marketplaces. Si vous activez le programme Pan-Européen d'Amazon avec du stock britannique, vous devez obtenir un numéro de TVA UK avant d'utiliser les entrepôts FBA britanniques. Sans ce numéro, Amazon peut suspendre votre compte vendeur sur la plateforme UK.

Procédure complète pour obtenir votre numéro de TVA britannique

L'obtention d’un numéro de TVA britannique pour une entreprise étrangère prend entre 8 et 12 semaines. Voici les quatre étapes clés de la procédure.

Étape 1 - Rassemblez vos documents

Le HMRC exige un dossier complet. Prévoyez 2 à 3 jours pour le constituer avec les éléments suivants :

Justificatif d'immatriculation : extrait Kbis (France) ou équivalent dans votre pays
Attestation d'assujettissement à la TVA : document officiel de votre administration fiscale
Pièce d'identité du dirigeant : passeport ou carte d'identité en cours de validité
Preuves d'activité commerciale au Royaume-Uni : contrats avec transporteurs britanniques, factures fournisseurs UK, page vendeur active sur Amazon UK, contrat de location d'entrepôt
Numéro d'identification fiscale : votre numéro de TVA intracommunautaire en vigueur

Étape 2 - Choisissez votre méthode d'enregistrement

Méthode 1 - Enregistrement en ligne (recommandée) : rendez-vous sur www.gov.uk, créez un compte Government Gateway, accédez au service « Register for VAT », remplissez le formulaire et uploadez vos documents. Délai moyen : 6 à 10 semaines.
Méthode 2 - Formulaire papier VAT1 : à utiliser en cas de situation juridique complexe, de problèmes techniques persistants ou si le HMRC l’exige. Contactez la ligne d’assistance VAT du HMRC pour recevoir le formulaire par courrier. Délai moyen : 5 à 7 semaines.

Étape 3 - Suivez votre demande et répondez aux demandes HMRC

Après soumission, le HMRC peut solliciter des informations complémentaires : preuves supplémentaires d'activité au UK, clarifications sur votre modèle commercial, prévisions de chiffre d'affaires. Vous devez répondre dans les 7 jours ouvrables. Un délai de réponse dépassé peut entraîner le rejet de votre dossier.

Étape 4 - Recevez votre certificat d'enregistrement TVA

Une fois la demande approuvée, le HMRC envoie un certificat contenant votre numéro de TVA britannique au format GB123456789, la date effective d'enregistrement, la périodicité de déclaration (généralement trimestrielle) et les instructions pour créer votre compte TVA en ligne. Activez immédiatement votre compte Government Gateway pour accéder au service VAT en ligne.

Pourquoi faire appel à un représentant fiscal au Royaume-Uni ?

Bien que non légalement obligatoire pour les entreprises européennes, faire appel à un représentant fiscal au Royaume-Uni présente des avantages substantiels :

Barrière de la langue : toute la procédure est en anglais, le représentant gère les échanges avec le HMRC
Gain de temps : le dossier est préparé et soumis par un expert, réduisant les allers-retours avec l'administration
Taux de réussite supérieur : les dossiers complets dès le départ évitent les demandes complémentaires
Expertise post-Brexit : maîtrise des changements réglementaires introduits depuis 2021

Un représentant fiscal peut également gérer l'ensemble de vos obligations post-enregistrement: déclarations trimestrielles, conformité Making Tax Digital (MTD), conseils et paiements TVA.

Vos obligations après l'obtention du numéro de TVA

Facturer la TVA britannique sur vos ventes : Dès votre enregistrement effectif, appliquez la TVA britannique sur toutes les ventes taxables au UK. Les taux en vigueur sont 20% (standard), 5% (réduit), 0% (zéro). Vos factures doivent obligatoirement mentionner votre numéro de TVA GB, le numéro EORI GB, l’Incoterm DDP si applicable, le montant HT, le taux et montant TVA, le montant TTC, et les montants en livres sterling.
Déclarer votre TVA chaque trimestre : La déclaration de TVA (VAT Return) doit être soumise à la fin de chaque trimestre fiscal, dans un délai d’1 mois et 7 jours après la fin du trimestre. Elle comprend 9 cases couvrant la TVA collectée, la TVA payée sur les achats, le montant net à payer ou à récupérer, et la valeur totale des ventes et achats.
Respecter Making Tax Digital (MTD) : Obligatoire pour tous les assujettis TVA au Royaume-Uni. Utiliser un logiciel de comptabilité approuvé par le HMRC, conserver les enregistrements numériquement et soumettre les déclarations via l’API HMRC. Le coût d’un logiciel MTD compatible est généralement entre 15 et 50 £ par mois.
Conserver ses registres pendant 6 ans minimum : Numériques et accessibles. Factures de vente et d’achat, déclarations TVA, preuves de paiement, registres d’importation et d’exportation, notes de crédit, documents justificatifs.
Payer la TVA due au HMRC : Paiement électronique dans le même délai que la soumission (1 mois + 7 jours). Méthodes acceptées : Direct Debit, virement bancaire ou paiement par carte.

La demande n’est pas automatique et il est impératif de fournir un dossier aux autorités. Cette requête peut prendre plusieurs semaines, voire même des mois, c’est pourquoi il est vivement conseillé de procéder aux démarches le plus rapidement possible. Demande auprès de l’HMC d’obtention d’un numéro de TVA. Dépôt et mise en conformité du dossier. Nous pouvons obtenir un numéro de TVA pour votre société uniquement dans la mesure où nous traitons votre comptabilité, ou que vous ayez déjà un comptable qualifié en Grande Bretagne. Pour des sociétés avec le directeur étranger, il est essentiel que nous soyons nommés agent TVA de votre société. En outre, il peut y avoir plusieurs documents requis par le HMRC dans le cadre du processus d’enregistrement. Veuillez compter un délai entre trois à six mois. Malheureusement, nous n’avons aucune influence sur les délais d’HMRC. Cependant, notre expérience nous a montré dans le passé que les entreprises qui sont déjà en activité reçoivent habituellement leurs numéros de TVA plus rapidement.

Tableau récapitulatif des délais et des documents

Étape	Détails
Éléments de dossier	Immatriculation, attestation TVA, pièce d’identité, preuves d’activité UK, numéro TVA intracommunautaire
Méthodes d’enregistrement	En ligne (recommandée) 6-10 semaines ; VAT1 par courrier 5-7 semaines
Délai HMRC après soumission	Jusqu’à plusieurs semaines; réponse possible sous 7 jours ouvrables après demande d’informations
Certificat obtenu	Numéro GB123456789, date d’enregistrement, périodicité TVA, instructions activation compte TVA
Obligations post-enregistrement	Facturation TVA GB, déclarations trimestrielles, MTD, tenue registres 6 ans, paiements électroniques

Différences avec un agent TVA et un représentant fiscal

Comparaison rapide :

Rôle	Ce qu’il peut faire	Responsabilité
Agent de TVA	Peut communiquer avec le HMRC, traiter des données, effectuer des activités couvertes par l’autorisation	La désignation d’un mandataire n’entraîne pas le transfert de la responsabilité fiscale
Représentant fiscal	Gère les registres et effectue le règlement de la TVA britannique pour le compte d’une société non basée au Royaume-Uni	Solidairement responsable des dettes de TVA

Le choix dépend de votre organisation, de votre volume d’opérations, et du degré de communication souhaité avec HMRC. Le représentant fiscal offre une couverture plus large que le simple mandataire, mais n’est pas toujours obligatoire.

Bonnes pratiques et conseils pour accélérer la procédure

Préparez des notes précises décrivant le circuit des marchandises et le lieu de livraison pour éviter les incohérences.
Assurez-vous que votre site web ou plateforme de vente est opérationnel et cohérent avec les documents fournis au HMRC.
Évitez de lancer le processus en périodes de pointe; planifiez à l’avance et réunissez les documents à l’avance.
Veillez à ce que les documents d’entreprise et les informations sur les partenaires logistiques soient alignés et à jour.

Est-il nécessaire de s'enregistrer à la TVA au Royaume-Uni ?

Glossaire rapide et documents à réunir

Documents de base à préparer pour l’enregistrement au Royaume-Uni :

Statuts d’organisation ou extrait d’entreprise
Justificatif de domicile du directeur
Passeport ou pièce d’identité
Contrats avec transporteurs et fournisseurs UK
Preuves d’activité au Royaume-Uni (entrepôt, page vendeur Amazon UK, etc.)
Numéro d’identification fiscale - TVA intracommunautaire en vigueur

En complément, attendez-vous à fournir des documents supplémentaires selon votre situation et selon les exigences HMRC lors de l’instruction du dossier. Le processus peut nécessiter une coordination avec des partenaires logistiques et un administrateur HMRC expérimenté pour éviter des retards.

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