Obtenir un Extrait Kbis en Ligne : Procédure et Informations Essentielles

L'extrait Kbis est un document officiel qui atteste de l'existence juridique d'une entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il est souvent comparé à la carte d'identité d'une entreprise. Ce document est indispensable pour de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales. Voici un guide complet pour comprendre comment obtenir un extrait Kbis en ligne.

Qu'est-ce qu'un Extrait Kbis ?

L’extrait K-bis d’une société correspond à « sa carte d’identité », il s’agit d’un document officiel qui permet de prouver son immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS). Délivré à toutes les sociétés immatriculées au RCS, il sert à prouver la valeur légale des entreprises et autres entités juridiques. L’extrait Kbis est un document obligatoire dans les relations entre les entreprises et l’administration, mais également lors des échanges commerciaux entre professionnels.

Le rôle du Kbis vise à faciliter l’identification des entreprises. À ce titre, il récapitule l’ensemble des informations portées au registre du commerce et des sociétés. Parmi les renseignements fournis par le Kbis, se trouvent le statut juridique de l’entreprise, l’adresse de son siège social, le nom de son dirigeant ou encore le montant de son capital social.

L’ensemble des décisions du tribunal de commerce relatives à d’éventuelles procédures collectives sont également consignées dans ce document. Par conséquent, l’extrait Kbis sert à informer de la santé financière des entreprises en mentionnant les procédures de sauvegarde, les liquidations ou redressements judiciaires dont elles ont pu faire l’objet.

Le Kbis est très souvent demandé par les institutions pour prouver l’existence légale de l’entreprise. Il peut notamment vous être demandé par votre établissement bancaire au moment de la création d’un compte professionnel, mais aussi par certains fournisseurs. Véritable carte d’identité d’une entreprise, le Kbis est également nécessaire pour pouvoir candidater à des appels d’offre émanant d’un organisme public ou d’une entreprise privée.

Lire aussi: Fiche INSEE : le guide

Informations Indiquées sur un Kbis

Le KBIS contient des informations essentielles sur la société. Pour une société à responsabilité limitée, les informations suivantes sont présentes :

Le numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et le code NAF (Nomenclature d'Activité Française).
La raison sociale.
La forme juridique.
Le nom commercial.
L'adresse du siège.
L'activité détaillée.
Le montant du capital social.
La date de constitution de la société et sa durée de vie.
La référence des autorisations obligatoires pour une profession réglementée.
L'identité complète des principaux dirigeants et du commissaire aux comptes.
La présence d'une éventuelle procédure collective (procédure de sauvegarde, liquidation ou redressement judiciaire).

Pour les entreprises individuelles à visée commerciale, sont également mentionnés des renseignements sur le dirigeant :

Son nom et prénom.
Sa date de naissance.
Sa nationalité.
Son adresse.

Ces informations sont susceptibles d'évoluer au cours de la vie de l'entreprise commerciale. C'est pourquoi la date de validité d'un extrait KBIS est limitée à trois mois. De plus, pour être valable, le KBIS doit obligatoirement être signé par le greffier du tribunal compétent.

L’extrait K-bis

Qui Doit Avoir un Kbis ?

Le KBIS atteste, tout d'abord, que la société a une existence légale, qu'elle est régulièrement inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le RCS existe depuis 1919 et répertorie l'ensemble des entreprises françaises et des succursales d'une société étrangère ayant une activité commerciale, quelle que soit leur forme juridique : SARL, SA, SAS, association sans but lucratif ayant émis des obligations, Société Civile Professionnelle d'avocat (SCP d'avocats), Établissement Public Industriel et Commercial (EPIC) etc.

La seule exception concerne les agents commerciaux et les EIRL (Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée). En effet, ces derniers s’inscrivent au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC). Dans tous les autres cas, l'inscription au RCS est obligatoire y compris pour les personnes physiques (entreprise individuelle) ayant une activité commerciale.

Lire aussi: Procédures Kbis Alsace

Documents Équivalents pour les Entreprises Non Commerciales

Il arrive régulièrement qu'un KBIS soit demandé à des entreprises non commerciales. Elles ont alors la possibilité de fournir un document équivalent :

Extrait D1, pour les artisans inscrits au répertoire des métiers.
Le certificat d'inscription au répertoire des entreprises et des établissements (SIRENE) à télécharger sur la plateforme de l'INSEE, pour les professions libérales ayant une activité non-commerciale.

Comment Obtenir un Extrait Kbis en Ligne ?

Vous pouvez faire votre demande de Kbis en ligne sur le site d’Infogreffe ou Monidenum. La démarche est simple. Grâce à la dématérialisation des démarches administratives, les entreprises sont inscrites à la fois au RCS et au RNE.

Plateformes Disponibles

MonIdenum: Si vous êtes le dirigeant de l’entreprise pour laquelle vous demandez l’extrait, la demande est gratuite.
Infogreffe: Pour les tiers, la demande se fait sur Infogreffe, mais elle est payante.

Procédure pour Obtenir un Kbis Gratuitement via MonIdenum

Si vous êtes le dirigeant de l’entreprise, vous pouvez obtenir un extrait Kbis gratuit via la plateforme MonIdenum. Il suffit de créer un compte, de vérifier votre identité et d’accéder à votre document en ligne. Ce service est réservé aux représentants légaux et permet d’obtenir un Kbis à jour à tout moment.

En tant que dirigeant d’une entreprise ou d’une société, vous pouvez donc obtenir gratuitement et de manière illimitée votre Kbis numérique par le biais du téléservice MonIdenum. Ce service d’identification gratuit et sécurisé vous permet de vous authentifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétant.

Pour cela, il convient de se rendre sur le site monidenum.fr et de suivre les étapes suivantes :

Activez votre identité numérique en transmettant une copie de votre pièce d’identité au format numérique.
Une fois votre identité activée, vous pouvez vous authentifier auprès des services digitaux partenaires.
Le téléservice MonIdenum opère alors un rapprochement avec le registre du commerce et des sociétés, vous permettant d’obtenir gratuitement l’extrait Kbis numérique de votre entreprise.

Procédure Payante via Infogreffe

Si vous avez besoin d’obtenir l’extrait K-Bis d’une société autre que la vôtre, vous avez également la possibilité d’accéder au document. Cette demande vous permet de vérifier certaines informations au sujet d’une société, comme par exemple l’existence d’éventuelles procédures collectives, l’identité des dirigeants ou l’insuffisance de capitaux propres.

Pour cela, vous pouvez par exemple utiliser le service infogreffe.fr ou MonIdenum.fr, qui vous permet de visualiser l’extrait K-Bis d’une société, de le visualiser et de le télécharger. Le service est payant, le coût à prévoir est de 3,20 euros (transmission par voie électronique ou de 3,97 euros (envoi par courrier). En payant en ligne votre commande, vous aurez immédiatement accès aux informations.

Pour commander et obtenir un Kbis en ligne, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr. Il s’agit d’un portail internet qui regroupe l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce français. Accessible à toute personne intéressée, ce site officiel permet de rendre publiques les informations portées au registre du commerce et des sociétés.

La marche à suivre pour obtenir le Kbis d’une entreprise sur le site Infogreffe est la suivante :

Identifiez la société concernée dans la barre de recherche à l’aide de sa dénomination ou de son numéro Siren.
Suivez les instructions pour finaliser votre demande et effectuer le paiement.

Tarifs des Demandes de Kbis

Type de Demande	Tarif
En ligne via MonIdenum (pour le dirigeant)	Gratuit
En ligne via Infogreffe (transmission électronique)	3,20 €
En ligne via Infogreffe (envoi par courrier)	3,97 €
Retrait sur place au greffe	2,69 €
Envoi par courrier depuis le greffe	4,03 €

Comment Avoir un Kbis à Jour ?

Pour obtenir un Kbis à jour, vous devez faire une demande auprès du greffe du tribunal de commerce ou via des plateformes en ligne comme Infogreffe. Veillez à ce que les informations de votre entreprise soient correctement mises à jour en déclarant toute modification (changement d’adresse, de dirigeant, d’activité…).

Dans le cadre de vos démarches, vous constaterez en effet que l’on peut vous demander un extrait K-Bis de votre société de moins de 3 mois. Vous pourrez donc avez régulièrement besoin de procéder au téléchargement.

Notons que la validité de l'extrait Kbis est de moins de 3 mois. Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr. Vous trouverez cette option lors du processus de la commande.

Pour obtenir régulièrement votre extrait Kbis, vous devez cocher la case « courrier », la périodicité et la durée durant laquelle vous souhaitez recevoir le document. Cette durée ne doit pas excéder les 24 mois.

Envoi Périodique d'Extrait Kbis

C’est pourquoi il peut être intéressant de demander l’envoi périodique de votre extrait Kbis sur le site Infogreffe. Ce service est accessible à toute personne intéressée, qu’elle fasse partie ou non de l’entreprise.

Pour en bénéficier, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr, puis d’identifier la société concernée en suivant la même démarche que précédemment décrite. Vous devez alors effectuer une demande d’extrait Kbis par courrier postal, puis choisir la périodicité et la durée d’envoi du document, en sachant que la durée ne peut excéder 24 mois.

Après avoir validé et payé votre commande, vous recevrez un Kbis automatiquement aux dates et à l’adresse de votre choix. Comme pour la demande ponctuelle d’un extrait Kbis, la commande périodique est un service payant dont le coût varie en fonction du nombre d’envois.

Il s’agit pour ainsi dire d’un abonnement qui vous permet de bénéficier régulièrement d’un Kbis à jour sans avoir à effectuer de démarches supplémentaires.

À titre d'exemple, vous recevrez 8 plis incluant chacun un extrait Kbis pour l'option « recevoir tous les 3 mois pour une durée de 24 mois ». Les documents seront envoyés à l'adresse postale de votre profil, mais vous pouvez aussi spécifier une adresse différente. En outre, vous avez la possibilité de suivre et visualiser les spécificités des envois périodiques d'extraits Kbis : dates d'envoi prévu et effectué avec référence de la commande. De plus, vous pouvez avoir accès à la liste des sociétés sur lesquelles vous avez souscrit à un envoi périodique du Kbis et aux détails des envois.

Où Trouver un Kbis en Moins de 3 Mois ?

Vous pouvez obtenir un extrait Kbis de moins de 3 mois directement sur le site Infogreffe, auprès du greffe du tribunal de commerce ou via des plateformes spécialisées en ligne. Si vous êtes le dirigeant de l’entreprise, vous pouvez également l’obtenir gratuitement via MonIdenum. Assurez-vous de demander un Kbis récent, car il est souvent exigé pour des démarches administratives et commerciales.

Comment s'Immatriculer au RCS ?

L'inscription au RCS peut se faire au plus tôt un mois avant le début d'activité commerciale et au plus tard, dans les 15 jours, qui suivent. Pour s'inscrire, il existe deux possibilités :

Le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et de l'Industrie (CCI). La démarche peut être effectuée en ligne ou sur place.
Le greffe du tribunal de commerce. La demande d'immatriculation peut être envoyée par courrier au tribunal compétent, c'est-à-dire celui du siège social de l'entreprise. La demande peut également se faire directement sur le site infogreffe.fr

Le formulaire à compléter dépend de la forme juridique de la société. Si le dossier est complet, un extrait KBIS est alors délivré, dans un délai de 24 heures.

Sanctions en l'Absence de Kbis

L'absence d'inscription volontaire au registre du commerce et des sociétés est assimilée à un travail dissimulé. Cette infraction est généralement constatée, lors d'un contrôle de l'URSSAF. La peine encourue va jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 euros d'amende, pour une personne physique. Pour les personnes morales, l'amende peut s'élever à 225 000 euros et être accompagnée de sanctions administratives.

Par ailleurs, si une personne physique commerçant ou une société ne s'inscrit pas au RCS, une injonction de s'immatriculer assortie éventuellement d'une astreinte peut être prononcée par un juge. Ce juge peut se saisir d'office ou être saisi par le Procureur de la République ou par toute personne, qui y a un intérêt.

balises: #Kbis