Comment fonctionne le registre du commerce et des sociétés (RCS) en France

L’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) constitue une étape essentielle de la création d’une société. Elle marque la naissance juridique de la société en tant que personne morale et se concrétise par la délivrance de son extrait Kbis, document d’identité de l’entreprise.

Quelles entités sont soumises à l’immatriculation au RCS ?

L'immatriculation au RCS constitue une obligation pour de nombreuses entités, notamment les suivantes :

• Entreprise individuelle commerciale ;
• SARL et EURL ;
• SNC ;
• SCA et SCS ;
• SA, SAS et SASU ;
• GIE et GEIE ;
• Société civile et SCP d’avocats ;
• SE ;
• SPPICAV ;
• Succursale d’une société étrangère ;
• Association sans but lucratif ayant émis des obligations ;
• EPIC.

À savoir : les agents commerciaux personnes physiques ne sont pas soumis à l’obligation d’immatriculation au RCS, dans la mesure où ils relèvent du registre spécial des agents commerciaux (RSAC). En revanche, si l’activité d’agent commercial est exercée via la création d’une société, l’immatriculation au RCS devient obligatoire et s’inscrit en complément de celle du RSAC.

Dans le cas d’une société ou entreprise individuelle composée de plusieurs établissements, chacun de ces derniers est distinctement soumis à l’obligation d’immatriculation au RCS. De telles sociétés ou entreprises individuelles sont alors enregistrées au RCS à plusieurs titres :

1. l’immatriculation de l’établissement principal : elle correspond le plus souvent au lieu du siège social de la société, ou au lieu du siège administratif de l’entreprise individuelle ;
2. les immatriculations des établissements secondaires : il s’agit des immatriculations distinctes de chaque établissement de la société.

À savoir : lorsqu’un nouvel établissement est implanté dans le ressort d’un greffe auprès duquel est déjà immatriculé l’établissement principal ou un établissement secondaire, il fait l’objet d’une inscription au RCS dite “complémentaire”.

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Les formalités d’immatriculation

Les formalités d’immatriculation au RCS impliquent de connaître les centres de formalité des entreprises habilités à traiter les demandes d’immatriculation, les étapes du traitement de la demande, les obligations de publicité qui lui sont attachées ainsi que le coût de l’immatriculation d’une société au RCS.

À savoir : Depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique remplace les différents centres de formalités des Entreprises (CFE). Cette plateforme centralise les démarches de création, de modification et de cessation d’entreprise.

Le dépôt et le traitement de la demande

La demande d’immatriculation peut être effectuée en ligne sur la plateforme du guichet unique ou directement auprès du greffe. Il convient de souligner que l'organisme qui réceptionne la demande ne procède qu'à un contrôle formel des documents présentés. Le dépôt du dossier de demande d’immatriculation conduit à la délivrance d'un récépissé de création d'entreprise. Ce dernier demeure valable jusqu'à la notification de l'immatriculation de l'entreprise, sans toutefois dépasser le délai d’un mois à compter de sa délivrance.

L’examen de la validité de la constitution de la société relève des organismes qui sont destinataires de la demande, à savoir :

• l’INSEE ;
• l’INPI ;
• les organismes sociaux ;
• le service des impôts des entreprises (SIE) ;
• les greffiers des tribunaux de commerce.

Si le dossier est complet, le greffe procède à l'inscription dans le délai franc d'un jour ouvrable après réception de la demande. Si le dossier est incomplet, ce dernier est tenu, dans ce même délai, de réclamer les éléments manquants. Ils devront lui être adressés dans un délai de quinze jours. À réception, un nouveau délai de quinze jours commence à courir, au cours duquel le greffe doit procéder à l’immatriculation.

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À savoir : en cas de dossier incomplet malgré la relance, ou en cas de demande non conforme, le refus d’immatriculation est adressé à l’intéressé dans un délai franc d’un jour ouvrable par la voie postale (LRAR) ou par une remise contre récépissé. La décision de refus est impérativement motivée et mentionne les voies de recours à disposition du destinataire.

Pièces et démarches selon la nature de l’entreprise

Avant de demander l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), l’entrepreneur doit accomplir plusieurs formalités pour constituer sa société. Publication d’un avis de constitution : Cet avis doit être publié dans un support habilité à recevoir des annonces légales (SHAL) et/ou un journal d’annonces légales (JAL) afin d’informer les tiers de la création de la société.

La demande d'immatriculation doit comprendre des pièces justificatives telles que les statuts de la société, une attestation de domiciliation et une déclaration de non-condamnation pour les dirigeants. Pour immatriculer une société, il convient notamment de rédiger des statuts, de libérer les apports formant le capital social et de publier une annonce légale. Ici, il faut remplir un formulaire M0, établir une déclaration des bénéficiaires effectifs (formulaire M’BE), fournir de nombreux justificatifs (siège social, dirigeant) et établir plusieurs attestations (non-condamnation, filiation…).

L’immatriculation d’un entrepreneur individuel est très simple. Il suffit de remplir une déclaration de début d’activité (P0 ou P0 micro-entrepreneur), de réunir certains justificatifs (d’identité notamment) et de transmettre l’ensemble par voie dématérialisée, sur le site Internet du Guichet Unique.

Pour s'inscrire au RCS, les entreprises doivent demander leur immatriculation à ce registre. La demande d’immatriculation doit être réalisée sur le site internet du guichet des formalités des entreprises, au plus tôt 1 mois avant le début d'activité ou au plus tard dans les 15 jours qui suivent la date de début d'activité.

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Si la personne qui réalise la formalité d'immatriculation n'est pas l'entrepreneur, elle doit joindre à la demande un exemplaire du pouvoir (acte authentique ou acte sous signature privée) l'autorisant à effectuer des démarches au nom de l'entrepreneur.

Coûts et publications obligatoires

Le coût de l'immatriculation au RCS comprend les émoluments du greffe (incluant les frais d'expédition des extraits Kbis et la TVA applicable à ces émoluments), les frais de publication au Bodacc et les frais appliqués par l’INPI. Dans certains cas, des frais supplémentaires peuvent être facturés lors de l'immatriculation, notamment pour les événements suivants : achat de fonds de commerce ; prise en location gérance de fonds de commerce ; apport de fonds de commerce ; gérance mandat.

Le coût de l’immatriculation d’une entreprise au RCS varie en fonction de sa forme juridique et des actes accomplis. L’ensemble des tarifs applicables est disponible sur infogreffe.fr. Le montant peut aussi varier selon le type d’activité : par exemple, le coût d’immatriculation d’une entreprise individuelle exerçant une activité commerciale est de 21,74 € ; pour une activité artisanale, le coût est de 45 € (et réduit à 15 € si l’entreprise individuelle est déjà inscrite au RCS) ; l’immatriculation d’une entreprise individuelle exerçant une activité libérale est gratuite ; l’immatriculation d’une entreprise individuelle exerçant une activité agricole est gratuite ; l’immatriculation d’une entreprise individuelle exerçant une activité d’agent commercial nécessite obligatoirement une inscription au RSAC et coûte 23,21 €.

L’immatriculation au RCS fait en principe l'objet d'un avis publié au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc) sous la responsabilité du greffe du Tribunal de commerce. La nature des informations publiées dépend de la nature de la structure immatriculée :

• Concernant un entrepreneur individuel, l'avis mentionne le numéro SIREN, le nom, nom d'usage, pseudonyme et prénom de la personne immatriculée, le nom commercial, la ou les activités exercées, le lieu d'exercice et la date du début de l'exploitation.
• Concernant les sociétés, l’avis mentionne le numéro SIREN, la dénomination sociale ou la raison sociale, le montant du capital social et pour les sociétés à capital variable, le montant au-dessous duquel le capital ne peut être réduit, l’adresse du siège social, les activités exercées et la date de début d'activité, les nom et prénom des associés indéfiniment et solidairement responsables des dettes sociales, les nom et prénom des gérants, administrateurs, président du conseil d'administration, directeur général, membre du directoire, membre du conseil de surveillance ou commissaire aux comptes, les nom et prénom des autres personnes ayant le pouvoir d'engager à titre habituel la société envers les tiers.

À savoir : la publication au Bodacc n'est pas requise pour les EURL et les SASU dont l'associé unique personne physique assure la gérance ou la présidence.

Conséquences juridiques et administratives de l’immatriculation

L’immatriculation au RCS engendre la délivrance d’un extrait Kbis, établi en plusieurs exemplaires, par le greffe du Tribunal de commerce. L’immatriculation au RCS marque l’avènement de la personnalité juridique de la société en tant que personne morale. En outre, l'immatriculation emporte, sous réserve de certaines conditions, la reprise des actes accomplis pour le compte de la société en formation.

Concernant l’entreprise individuelle, l'immatriculation au RCS constitue une présomption de l’existence du fonds de commerce de l'activité immatriculée. Elle emporte dans le même temps la reconnaissance de la qualité de commerçant à l’entrepreneur.

À savoir : l’immatriculation au RCS (et la publicité qui en découle) rend opposable aux tiers les éléments inscrits au RCS. Le numéro délivré à la suite de l’immatriculation de l’entreprise doit figurer sur tous ses documents (factures, bons de commandes…) et courriers administratifs. En général, la mention apposée est la suivante : numéro SIREN de l’entreprise + « RCS » + Ville dans laquelle se trouve le greffe compétent.

Numéros et répertoires : SIREN, RCS, RNE

Le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) est une base de données publique qui regroupe des informations sur les entreprises commerciales et civiles. Lorsqu’une entreprise est créée, elle reçoit un numéro unique, le SIREN, qui permet de l’identifier. Le numéro de SIREN ou numéro unique d’attribution est composé de 9 chiffres, propre à chaque entreprise.

L’immatriculation au RCS d’une entreprise se caractérise par l’attribution du numéro de SIREN délivré par l'INSEE, du numéro RCS et par la délivrance de l'extrait Kbis par le greffe du Tribunal de commerce. Le numéro RCS se compose d’une mention RCS + lieu d’immatriculation + lettre (A pour commerçant et B pour société) + numéro SIREN.

Le registre national des entreprises (RNE) est directement alimenté par le Guichet unique des formalités d’entreprises, également opéré par l’INPI. Tous les RCS français sont mentionnés au registre national du commerce et des sociétés (RNCS), tenu par l’INPI. Modalités d’alimentation et de consultation : le Registre national des entreprises est directement alimenté par le Guichet unique des formalités d’entreprises, également opéré par l’INPI, auprès duquel toutes les entreprises sont tenues de déclarer les événements les concernant : création, modifications, cessation.

Les données renseignées par les déclarants, créateurs et chefs d’entreprises, lors de la réalisation de leurs formalités sont automatiquement transmises au RNE. Dès cette même date, les informations du RNE sont diffusées gratuitement sur DATA INPI.

Accès public, transparence et protection de certaines données

Le registre du commerce et des sociétés est un répertoire qui recense de nombreuses informations sur les entreprises commerciales, tenu par le greffe du tribunal de commerce. Ces informations y ont un caractère public. Elles se trouvent donc à la disposition de toute personne qui en fait la demande. Le public peut accéder à ces données, notamment via l’extrait Kbis, disponible sur demande auprès des greffes concernés (payant).

Les données contenues dans le RCS sont, en principe, publiques. Cela signifie que toute personne intéressée peut les consulter. La plupart sont accessibles gratuitement, tandis que d’autres sont payantes. Toutefois, certaines informations peuvent bénéficier d’une mesure de confidentialité. Cela permet de ne pas les rendre publiques.

Délais, récépissé et documents délivrés

Une fois le dossier déposé sur le site internet du guichet des formalités des entreprises, l'entreprise reçoit un récépissé de dépôt de dossier de création d'entreprise (RDDCE) comportant la mention « En attente d'immatriculation ». Ce récépissé est important car il permet d'accomplir toutes les démarches utiles auprès des organismes publics et privés. Par exemple, elle va pouvoir souscrire les assurances obligatoires et complémentaires nécessaires aux besoins de son activité.

Le récépissé est valable jusqu'à ce qu'elle ait reçu la notification du guichet des formalités des entreprises confirmant l'immatriculation de l'entreprise. La durée de validité maximale du récépissé est de 1 mois.

Une fois l'immatriculation effectuée, la micro-entreprise reçoit un justificatif (ou attestation) d'immatriculation contenant ses numéros d'identification (Siren, code APE., etc.).

Sanctions et obligations de l’immatriculation

Ne pas s’immatriculer au RCS, lorsqu’on y est soumis, peut entraîner des sanctions lourdes. Cela inclut des amendes, des poursuites judiciaires, voire l’impossibilité de faire valoir ses droits en tant qu’entreprise. La loi impose à certaines entreprises, en raison de leur forme juridique ou de l’activité qu’elles exercent, de s’inscrire au registre du commerce et des sociétés. De plus, les entrepreneurs exerçant leur activité en nom propre (entreprise individuelle, micro-entreprise et entreprise individuelle à responsabilité limitée) doivent également s’y inscrire s’ils exercent une activité commerciale.

Historique et dimension européenne

Le registre du commerce et des sociétés est créé après la Première Guerre mondiale : à la fin de la première guerre mondiale, en 1918, la France récupère l’Alsace et la Lorraine de l’Allemagne. Le droit allemand y avait instauré un répertoire des entreprises. Fonctionnant bien, le système est appliqué à toute la France en 1919. Le registre du commerce et des sociétés est créé, il répertorie les entreprises marchandes françaises.

Des révisions successives ont ensuite modifié les contrôles et procédures : le RCS demande des pièces justificatives en 1920 ; les contrôles sont renforcés et les procédures sont plus strictes en 1953 ; des sanctions pénales sont instaurées en 1958 ; le RCS est informatisé en 1973.

Un registre regroupe les entreprises européennes des 27 pays de l’Union : l’European Business Register (EBR). L’EBR enregistre les entreprises des registres nationaux des 27 pays de l’Union Européenne.

FAQ synthétique

• Combien coûte l'immatriculation d'une entreprise au RCS ? Le coût d'immatriculation d'une entreprise au RCS varie en fonction de la forme juridique de l'entreprise.
• Qu'est-ce que le numéro RCS ? Le RCS répertorie toutes les entreprises commerciales en France; l’entreprise obtient un numéro RCS composé du lieu d'immatriculation, de la lettre A pour les commerçants, B pour les sociétés et du numéro SIREN à 9 chiffres.
• Quand s'immatriculer ? L'immatriculation au RCS doit être faite entre le mois qui précède le début d'activité et les 15 jours qui suivent le début de l'activité.
• Qui tient le RCS ? Le RCS est tenu par le greffe du tribunal de commerce auprès duquel on immatricule les sociétés à leur création.

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