Pourquoi mon extrait Kbis n'est pas délivré par Infogreffe

L’extrait Kbis représente la carte d’identité d’une entreprise car il regroupe et détaille toutes les informations liées à ses activités et sa création. S’agissant d’un document vital pour une entreprise commerciale, il est utilisé pour faire les démarches administratives ou pour effectuer des achats, en toute légalité. Face à un certain nombre de situations, on n’arrive parfois pas à retrouver l’extrait Kbis. Lorsque vous vous retrouvez dans cette situation, voici ce qu’il faut faire.

Qu’est‑ce que le Kbis et à qui s’adresse‑t‑il ?

Le Kbis est le document officiel qui atteste de l'existence légale d'une entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il concerne principalement les commerçants individuels et les sociétés commerciales (SARL, SAS, SA…). En France, l’extrait Kbis fonctionne comme un document d’identité pour l’entreprise. En effet, ce dernier reprend l’ensemble des éléments permettant de reconnaître l’entité qu’il identifie (identité du dirigeant, adresse du siège, forme juridique, etc.).

Pourquoi vous ne trouvez pas votre extrait Kbis sur Infogreffe

Après vérification, votre entreprise n'est pas immatriculée au RCS. Cela peut s'expliquer par votre forme juridique : micro‑entrepreneur, association, profession libérale, artisan… Ces structures relèvent d'autres registres et n'ont pas vocation à figurer sur Infogreffe. Il existe un grand nombre de sociétés commerciales. Il s’agit, selon l’article L110‑1, de toute sorte de société qui possède une forme juridique et exerçant dans le commerce. Ainsi, les banques, le transport, la vente, les artisans, les boulangers et bien d’autres, ont le devoir de prendre l’extrait Kbis.

Tant qu’une société exerce dans le domaine commercial, l’extrait Kbis est une obligation. Cependant, pour qu’une société puisse l’avoir, elle doit d’abord être inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le fait que l’extrait Kbis soit introuvable peut également être lié à un oubli d’inscription au RCS. En effet, l’inscription au RCS se fait auprès du greffe du tribunal de commerce, qui est habilité à fournir l’extrait Kbis, à travers le Centre de Formalités des Entreprises (CFE).

Il est impossible de trouver son extrait Kbis sur Infogreffe, si vous exercez une profession libérale. Pour toute profession relevant du domaine artisanal et libéral, les dirigeants n’ont pas accès au Registre du Commerce et des Sociétés. Il leur est alors impossible de retrouver leur extrait Kbis sur Infogreffe.

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Cas d’erreurs ou de procédures incomplètes

En cas d’omissions d’informations ou une procédure mal effectuée, il est possible que l’extrait Kbis soit introuvable. En cas d’extrait Kbis introuvable, il suffit de contacter le greffe ou encore le CFE, pour vérifier que votre enregistrement a été fait comme il se doit. En procédant ainsi, vous allez vous assurer que l’inscription est bien validée.

Lorsque l’inscription est rejetée, il est possible de reprendre la démarche, en envoyant une lettre au greffe du tribunal de commerce. En France, conformément aux articles R.123‑150 et R.123‑152 du Code de commerce, seuls les greffiers des tribunaux de commerce sont habilités à délivrer des extraits Kbis.

Délais, envois et problèmes techniques

Il convient de mentionner que la remise du premier extrait Kbis peut nécessiter plusieurs jours. En effet, il est parfois possible de devoir attendre jusqu’à 10 jours ouvrés pour le recevoir, une fois les démarches d’immatriculation accomplies. Cette question du délai de traitement revient lorsque la demande d’extrait Kbis est adressée au greffe du Tribunal de commerce. En effet, ce dernier nécessite un temps de traitement des demandes qui peut varier selon les périodes et les quantités de travail.

Une fois encore, il est tout à fait normal que la réception du document nécessite plusieurs jours, voire semaines. De même, il est possible que le courrier, lorsqu’il se fait par envoi postal, se perde ou qu’il mette plus de temps à arriver que le délai initialement annoncé. Enfin, lorsque l’envoi se fait au format numérique, il est tout à fait possible qu’une erreur de système, ou d’adresse électronique, ait empêché l’envoi du document. Il arrive en effet que le fournisseur (Infogreffre.fr, MonIdenum) rencontre un problème technique empêchant momentanément l’accès au service en ligne.

Que faire si je n’ai toujours pas mon Kbis ?

Si l’entreprise est déjà immatriculée et que l’entrepreneur ne parvient pas à télécharger un extrait Kbis sur MonIdenum ou un site spécialisé, il pourra alors se tourner vers d’autres moyens d’attester de l’existence de sa structure. Par exemple, un avis de situation SIRENE, au format numérique, reprend une partie des informations présentes sur l’extrait Kbis. Il permet notamment de prouver l’existence légale de l’entreprise. Pour obtenir ce document, il suffit de se rendre sur la page dédiée du site de l’INSEE. En renseignant le numéro Siren ou le numéro Siret de l’entreprise, il est possible d’accéder directement à sa fiche et de le télécharger gratuitement.

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Une autre solution consiste à télécharger un extrait RNE, au format numérique, qui atteste de l’immatriculation de l’entreprise au registre national des entreprises. Pour obtenir ce document en ligne, il suffit de se rendre sur le site internet de l’INPI et de renseigner le numéro Siren de l’entreprise. Il sera ensuite possible de le télécharger en ligne.

Exemples d’équivalents au Kbis selon l’activité

Pour mener à bien leurs activités, les professions artisanales et libérales ont la possibilité de présenter un équivalent au Kbis. L’artisan fournit alors l’extrait D1, qui lui est délivré par la Chambre des Métiers et de l’Artisanat (CMA). Mais avant d’obtenir ce document, il faut d’abord s’inscrire au Répertoire des Métiers. De même, les professionnels ayant le statut de micro‑entrepreneur reçoivent, pour leur part, un extrait K. La remise d’un extrait Kbis implique l’inscription de l’entreprise au RNE. Cette dernière entraîne l’immatriculation de la structure au RCS.

Alternatives temporaires lors de la création

Au moment de réaliser les procédures d’immatriculation de l’entreprise, il est possible que les délais d’obtention du Kbis soient plus longs. Dans ce cas, il est possible, pour un entrepreneur, d’obtenir un extrait Kbis provisoire. Ce dernier peut être demandé au moment de lancer la procédure d’immatriculation. À noter également : le récépissé reçu de la part du guichet unique, attestant que la société est en cours d’immatriculation, permet de réaliser plusieurs formalités.

Guichet unique et évolution des registres

Depuis le 1er janvier 2023, ce registre fait office d’interface unique pour les entrepreneurs. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, le guichet unique remplace le centre des formalités des entreprises (CFE). L’inscription au RNE se fait au moment de la procédure de création d’entreprise, via le Guichet unique des formalités des entreprises. Si le dossier de demande d’immatriculation est complet, l’entrepreneur reçoit un récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise, avant de recevoir une confirmation d’immatriculation définitive qui permet l’obtention de l’extrait Kbis.

Tarifs et prestataires intermédiaires

Les extraits Kbis délivrés directement par les greffes sont soumis à un tarif réglementé fixé par l'arrêté du 28 février 2024 relatif aux tarifs réglementés des greffiers des tribunaux de commerce. Ce tarif est de 3,85 € TTC pour un envoi par courrier et de 3,20 € TTC pour une transmission par voie électronique. Les greffes des tribunaux de commerce et autres organismes officiels sont seuls autorisés à délivrer les extraits Kbis et autres documents officiels en relation aux entreprises.

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Non affilié au gouvernement, le site Kbis.services propose aux utilisateurs un service d’intermédiaire avec les greffes des tribunaux de commerce et autres organismes officiels, permettant d’obtenir un extrait d'immatriculation (extrait K‑bis, extrait D1, extrait RNE, avis de situation SIRENE) sans se déplacer comprenant la vérification de la commande, sa transmission au greffe du tribunal de commerce concerné ou autres organismes officiels et sa livraison par voie numérique sous 24h ouvrées. Le tarif du service est de 49.90 euros.

À quoi sert (ou ne sert plus) le Kbis ?

Pour l’entreprise, il constitue la preuve légale de son existence et peut s’avérer nécessaire dans la réalisation de différentes démarches. Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur. En revanche, il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans la candidature à un marché public, dans la demande d'autorisation d'exploitation commerciale, ou dans la demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire, parmi d'autres procédures administratives et agréments listés par les administrations compétentes.

Points pratiques et recommandations

• Vérifiez d’abord la forme juridique de votre structure : micro‑entreprise, profession libérale, artisan, association, société commerciale.
• Contactez le greffe du tribunal de commerce ou le CFE / Guichet unique pour confirmer l’état de votre immatriculation.
• Si votre dossier est incomplet, fournissez rapidement les pièces manquantes indiquées par le guichet unique.
• En cas de délai, utilisez le récépissé, l’avis de situation SIRENE ou l’extrait RNE comme preuve provisoire.
• Si vous tenez à un envoi rapide, sachez que les greffes facturent l’envoi numérique 3,20 € TTC et l’envoi postal 3,85 € TTC.

Tableau récapitulatif des documents selon l’activité

La remise d’un extrait Kbis implique toujours l’immatriculation de l’entreprise au RNE et au RCS pour les sociétés commerciales. Impossibilité d’obtenir un extrait Kbis tant que l’immatriculation n’est pas effective. Il est difficile d’évaluer le temps que peuvent prendre les procédures d’immatriculation, car elles peuvent dépendre de nombreux facteurs. En revanche, il est certain qu’aucun entrepreneur ne peut recevoir d’extrait Kbis tant que ces procédures n’ont pas abouti.

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