Signature Électronique et Problèmes sur l'INPI : Guide et Solutions

La signature électronique sur l’INPI (Institut national de la propriété industrielle) est une étape essentielle pour les entrepreneurs lors de l’accomplissement de formalités administratives. Depuis le 1er janvier 2023, les entreprises sont tenues de présenter une signature électronique qualifiée pour plusieurs démarches. Cet article explore les problèmes rencontrés et propose des solutions pour les contourner.

Les exigences de l'INPI en matière de signature électronique

La signature électronique sur l’INPI permet à chaque déclarant de s’authentifier et de garantir son identité. La signature électronique qualifiée a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Elle doit reposer sur un certificat qualifié, conformément aux exigences de la réglementation européenne (règlement eIDAS n°910/2014). L’objectif est d’empêcher l’utilisation abusive ou l’altération de l’identité. Cette signature est reconnue juridiquement dans tous les états membres européens.

Types de signatures électroniques

Signature électronique simple : Suffisante pour la création d’une entreprise.
Signature électronique avancée avec certificat qualifié : Nécessaire pour la cessation d’activité et la modification des statuts.

Problèmes rencontrés

Plusieurs utilisateurs rencontrent des difficultés pour obtenir une signature électronique qualifiée, notamment :

L'impossibilité d'obtenir l'Identité Numérique La Poste en raison de la nationalité (par exemple, pour les citoyens belges ou espagnols).
Les exigences spécifiques de l'INPI qui ne sont pas toujours claires pour les utilisateurs étrangers.
La complexité des démarches pour obtenir un certificat qualifié auprès des prestataires de service de certification électronique.

Par exemple, des ressortissants européens rencontrent des difficultés car ils ne possèdent pas de carte d’identité française ou de titre de séjour valide de moins de 5 ans, ce qui les empêche d’obtenir la signature électronique avancée demandée.

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Solutions et alternatives

Face à ces problèmes, plusieurs solutions alternatives peuvent être envisagées :

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1. Utilisation de FranceConnect+

À noter : dans le cas où le déclarant ne disposerait pas d’un certificat de signature électronique avancée, il a toujours le choix de se connecter sur la plateforme à travers FranceConnect+, qui est un dispositif gratuit. En s'identifiant avec « FranceConnect+ », vous pouvez contourner le problème de la signature électronique qualifiée.

Vous pouvez le faire soit via votre identité numérique de La Poste, soit via votre compte INPIConnect que vous pouvez lier à FranceConnect+. L’identité numérique de La Poste peut être créée gratuitement. Il vous suffit de présenter une carte d’identité française ou un titre de séjour datant de moins de 5 ans.

Une fois votre identification validée, vous êtes désormais authentifiés et connectés sur FranceConnect+. Vous n’avez plus qu’à formuler votre requête, en l’occurrence : votre formalité de cessation d’activité, et à la signer. La signature simple qui sera ainsi effectuée depuis votre compte FranceConnect+ sera considérée comme équivalente à une signature qualifiée.

2. Autres méthodes de signature acceptées par l'INPI

L’INPI accepte plusieurs types de signatures électroniques alternatives à FranceConnect+ :

Signature avec un compte professionnel :
- Compte "Pro" sur impots.gouv.fr (si vous êtes auto-entrepreneur déclaré en France).
- Compte "Entreprise" sur infogreffe.fr (si vous avez une entreprise immatriculée).
Signature avec un certificat numérique : Achetez un certificat électronique (ex. : Certigna, DocuSign, Universign). Coût : ~20-50€ (valable 1 à 3 ans). Reconnu par l’INPI et l’UE (eIDAS).

3. Envoyer le formulaire signé manuellement

Si aucune solution électronique ne fonctionne :

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Téléchargez le formulaire depuis le Guichet Unique.
Imprimez, signez à la main, et scannez-le.
Contactez le support de l’INPI pour une solution.

4. Demander à un tiers de signer

Si vous avez un collègue, comptable ou conjoint éligible à FranceConnect+, il peut signer en votre nom (avec une lettre de procuration).

Comment se passe la signature d’une formalité sur le guichet unique de l’INPI ?

La signature électronique sur l’INPI permet à chaque déclarant de s’authentifier et de garantir son identité. Pour ce faire, il faut télécharger la synthèse non modifiable de la formalité sur le guichet unique et la signer en utilisant le logiciel de son choix. Après, il ne restera plus qu’à téléverser le document signé sur la plateforme numérique.

Organismes de certification qualifiés

Plusieurs organismes de certification qualifiés existent sur le marché. L’agence aide les entrepreneurs à choisir un certificat qualifié en établissant la liste nationale des organismes fiables à laquelle ils peuvent se référer. De telles listes permettent aux acteurs du marché électronique de se faire confiance. Les listes de confiance comprennent ainsi des données concernant les prestataires de services qualifiés et contrôlés par la France.

Voici quelques prestataires de service de certification électronique du marché :

ChamberSign
CertEurope - Tinexta InfoCert
Certinomis
Certigna

Tableau récapitulatif des solutions

Problème	Solution	Avantages	Inconvénients
Impossibilité d'utiliser FranceConnect+	Utiliser un certificat numérique (Certigna, DocuSign, Universign)	Reconnu par l'INPI et l'UE (eIDAS)	Coût (20-50€)
Difficulté à obtenir un certificat qualifié	Envoyer le formulaire signé manuellement	Pas de coût	Nécessite l'approbation du support de l'INPI
Blocage de la formalité	Demander à un tiers de signer via FranceConnect+	Rapide et simple	Nécessite un tiers de confiance éligible

Conseils supplémentaires

Vérifiez la validité de votre signature : Lors du téléversement sur procedures.inpi.fr, assurez-vous qu’aucun message d’erreur n’apparaît et que vous pouvez cliquer sur « Signer la demande ».
Assistance gratuite : Sur le guichet unique, le déclarant peut bénéficier d’une assistance gratuite que ce soit sur les aspects réglementaires ou techniques.
Signature de la synthèse finale : Seule la synthèse finale générée par l’INPI nécessite une signature électronique.

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