Qu'est-ce que le Kbis : Définition et Importance

L’extrait Kbis est le seul document officiel attestant de l’existence juridique d’une entreprise commerciale immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Ce document juridique atteste de l’existence d’une entreprise française. L'extrait Kbis est un document délivré par le greffe du tribunal de commerce, une fois votre entreprise déclarée au Registre National des Entreprises (RNE). L'inscription au RNE est obligatoire pour pouvoir exercer une activité commerciale.

Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Le Kbis représente la carte d’identité de votre entreprise. L'extrait Kbis d’une entreprise peut être assimilé à sa carte d’identité : c’est un document officiel qui prouve la création d’une société en bonne et due forme. Il est obligatoire pour exercer son activité commerciale, peu importe votre secteur professionnel.

Diplômée d'un Master II en Droit des affaires de l'Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, Sofia a travaillé en cabinet d'avocats et en Maison d'édition juridique. Après avoir développé sa plume et ses compétences en édito, elle rejoint une agence de production de contenus parisienne en tant que Content manager senior, puis Account manager director.

Le Kbis, appelé aussi extrait Kbis, est un document officiel qui valide l’existence juridique d’une société et qui donne les informations relatives à sa personnalité morale (capital social, forme juridique, noms des dirigeants, adresse du siège...). Le Kbis est un acte authentique, signé puis délivré par le greffier du tribunal de commerce dont relève la société.

Délivré par le greffier du tribunal de commerce, le Kbis certifie qu’une entreprise est bien inscrite au registre, qu’elle exerce une activité commerciale, et qu’elle respecte les obligations prévues par le code de commerce. Le Kbis est un acte authentique, signé par le greffier du tribunal de commerce dont relève la société.

L’objectif du Registre du Commerce et des Sociétés avec le Kbis, c’est que chacun puisse prendre connaissance des informations qui y figurent. Il est obligatoire pour réaliser de nombreuses démarches, le KBIS doit généralement dater de moins de 3 mois pour être valide.

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Rôle Clé et Justificatif d'Immatriculation

Lorsqu’on vous demande un extrait Kbis, ce n’est jamais pour « faire joli ». Ce document officiel joue un rôle clé dans la vie d’une entreprise. Pour commencer, vous en avez besoin pour réaliser des transactions avec vos partenaires commerciaux, notamment pour émettre des factures juridiquement valables.

Ce document est aussi demandé pour de nombreuses formalités administratives, comme obtenir une subvention ou encore participer à un appel d’offres public. Vous en aurez aussi besoin pour l’ouverture d’un compte bancaire au nom et pour le bénéfice de votre entreprise. Pour ouvrir un compte bancaire professionnel, activer votre compte et récupérer les fonds, ce document devra aussi être présenté.

L’extrait Kbis est avant tout un justificatif d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés. En d’autres termes, il prouve l’existence juridique d’une entreprise, qu’il s’agisse d’une société commerciale, d’une entreprise individuelle ou d’une personne morale. Ce niveau de transparence est essentiel dans un environnement professionnel où la confiance doit être établie dès le départ.

Entreprises Concernées par l'Extrait Kbis

Tous les statuts ne donnent pas lieu à la délivrance d’un extrait Kbis. Ce document ne s’adresse qu’à certaines formes d’entreprises bien définies, généralement immatriculées au registre du commerce et des sociétés. Le Kbis ne concerne que les sociétés qui exercent une activité commerciale.

L’extrait Kbis concerne avant tout les sociétés commerciales, qu’il s’agisse de personnes morales ou de certaines formes d’entreprise individuelle. Ce sont des structures soumises aux règles du code de commerce, disposant d’un statut juridique reconnu, d’un capital social déclaré, et d’un représentant légal désigné.

L’immatriculation au RCS (registre du commerce et des sociétés) est la condition incontournable pour qu’un Kbis soit émis. Le document est délivré par le greffier du tribunal de commerce dès que cette immatriculation est enregistrée.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Notez que les auto-entrepreneurs ne sont pas concernés par le Kbis. On parle d’extrait K, soit un avis de situation de l’entreprise qui n’est pas signé par le greffier du tribunal de commerce.

Les micro-entrepreneurs ne reçoivent pas d’extrait Kbis, sauf exception. Lorsqu’ils exercent une activité non commerciale (libérale ou artisanale), ils dépendent d’autres registres comme la chambre des métiers ou l’URSSAF, et non du registre du commerce.

En revanche, s’ils développent une activité commerciale réelle, une immatriculation volontaire au RCS peut être effectuée. Les professions libérales (architectes, consultants, avocats, thérapeutes…) et certains statuts hybrides sont, eux, totalement exclus du dispositif.

Informations Contenues dans l'Extrait Kbis

L’extrait Kbis est un concentré de données essentielles sur l’identité et la situation d’une entreprise. Il permet de vérifier en un coup d’œil sa régularité, sa structure et son activité réelle. Chaque ligne du Kbis joue un rôle de filtre de fiabilité. En tant que carte d’identité d’une entreprise, le Kbis vous donne accès à une vision complète et à jour de sa situation.

Le Kbis d’une société regroupe tout ce que vous devez savoir sur l’identité et la création de l’entreprise. Ce document recense tous les actes qui sont intervenus en cours de vie sociale, mais aussi de nombreuses informations susceptibles d’intéresser les tiers (clients comme partenaires).

En plus de prouver l’existence juridique de l’entreprise, le Kbis est un document complet qui mentionne les informations essentielles, telles que :

Le greffe dont relève l’entreprise
La date de délivrance du Kbis
Le numéro SIREN et le numéro SIRET
Le code APE et l’objet social détaillé
La raison sociale, le sigle, l’enseigne, l'activité
L’adresse du siège et l’adresse des différents établissements
La date de création de la société
La forme juridique (entreprise individuelle, EURL/SARL, SASU/SAS...)
Le capital social
La durée de vie
Le nom de domaine, le cas échéant (adresse Web de l’entreprise)
Les noms, prénom, date et commune de naissance, nationalité et adresse du ou des dirigeant(s)

L’extrait Kbis mentionne lorsque l’entreprise est sous le coup d’une procédure collective.

L’extrait Kbis contient plusieurs informations essentielles au sujet d’une entreprise.

Le numéro SIREN (numéro à 9 chiffres permettant d’identifier l’entreprise.
La date d’immatriculation de l’entreprise au greffe indiqué sur l’extrait Kbis.
La forme juridique de l’entreprise (pour les personnes morales).

Informations Contenues dans l'Extrait Kbis

Comment et Où Obtenir un Extrait Kbis

Demander un Kbis est une démarche simple et rapide, que vous soyez dirigeant, partenaire ou futur acquéreur souhaitant consulter un dossier. Le document est délivré par le greffier du tribunal, seul habilité à certifier l’inscription au registre du commerce et des sociétés. Il n’est pas nécessaire d’être dirigeant ou partenaire pour consulter un Kbis. Il est également possible de faire une demande de KBIS par la suite, que ce soit pour l’entreprise dont vous êtes le représentant légal ou pour une entreprise tierce.

La plupart des extraits sont disponibles immédiatement en téléchargement. Oui, tout le monde peut consulter ou télécharger le Kbis d’une entreprise tierce, à condition qu’elle soit inscrite au registre du commerce. Ces données sont consultables sur le site infogreffe, les plateformes administratives en ligne ou via des services spécialisés reliés aux tribunaux de commerce.

En tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez demander un extrait Kbis si l’entreprise est domiciliée en France. Dans ce cas, il faut vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège de l’établissement ou faire une demande en ligne sur infogreffe.fr.

L’extrait Kbis d’une société peut être demandé par tout intéressé auprès du greffe du tribunal de commerce concerné, sur simple demande (sur place, par voie postale ou via le site Internet du greffe).

Une création d'entreprise en ligne facilite l'obtention rapide de votre extrait Kbis, attestant de la légalité de votre société.

MonIdenum : à condition d’avoir activé son identité numérique officielle sur cette plateforme, le représentant légal de l’entreprise - dont le nom figure au RCS - peut obtenir gratuitement le KBIS de sa propre société au format numérique sur MonIdenum.
Le greffe : il est également possible de demander l’extrait KBIS d’une entreprise au greffe du Tribunal de commerce dont celle-ci dépend.
Infogreffe.fr : sur Infogreffe.fr, vous pouvez également vous abonner à un service d’envoi périodique de l’extrait KBIS par courrier.

Validité et Actualisation du Kbis

Quand on vous demande un extrait Kbis pour finaliser un projet, la mention « daté de moins de 3 mois » revient presque systématiquement. L’extrait Kbis n’a pas de date de péremption officielle. En théorie, il reste valable tant qu’aucune modification n’est effectuée sur l’entreprise.

Pourquoi ? Parce qu’il s’agit d’un instantané de l’entreprise au moment de sa dernière édition. Trois mois est donc devenu un standard administratif, reconnu par les tribunaux de commerce, les plateformes en ligne et les acteurs du financement.

Bien que le Kbis ne mentionne aucune durée de validité, les organismes officiels sollicitent généralement un extrait daté de moins de 3 mois que sa version soit une version papier ou numérique. La date de validité reconnue par les demandeurs de ce document, démarre à la date de l'émission de son extrait.

Dans le cadre d’un projet immobilier, d’une ouverture de compte professionnel ou d’un appel d’offres, un Kbis à jour rassure. Un Kbis trop ancien peut être refusé par l’administration ou bloquer une procédure d’obtention de prêt. Conseil pratique : gardez toujours une version PDF à jour dans vos dossiers numériques. Les destinataires du Kbis vous demandent que ce document ait moins de trois mois afin d’être sûrs que la situation de votre établissement est réelle.

Dans certains projets, surtout lorsqu’ils concernent une entreprise ou une structure indépendante, un Kbis peut être demandé pour compléter un dossier de financement. Vous êtes freelance, en CDD, dirigeant non salarié, gérant d’une sci ou même expatrié ? Ces profils sortent souvent des grilles classiques des banques et administrations.

Sachez que pour que votre Kbis soit à jour, vous avez la possibilité d’opter pour un envoi périodique proposé lors de votre demande d’extrait de Kbis. Vous pourrez demander la périodicité en nombre de mois pendant laquelle vous désirez recevoir ce document.

Le Kbis fait état de toutes les modifications qui interviennent en cours de vie sociale.

En cas de modification d’une information figurant sur son extrait KBIS, l’entreprise a l’obligation de mettre sa situation à jour auprès du RCS.

Coût d'un Extrait Kbis

Un extrait Kbis est envoyé d’office au dirigeant suite à l’immatriculation de sa société. Ce premier extrait est gratuit dans le sens où l’envoi n’est pas facturé, mais le dirigeant aura tout de même versé, en amont, des frais d’immatriculation auprès du Centre de Formalité des Entreprises (CFE). Or, les frais d’immatriculation comprennent les honoraires pour le greffe du tribunal de commerce.

Les envois d’extraits Kbis suivants ne sont pas gratuits. Ils sont facturés au dirigeant :

2,69€ pour une demande de Kbis directement au greffe
4,18€ pour un envoi du Kbis par courrier
3,37€ pour un envoi électronique (dont 2,69 € + 0,68 € de diligences de transmission)

(Tarifs pour l'année 2022 et susceptibles d’évoluer)

Pour disposer d’un Kbis à jour en permanence, le dirigeant peut prévoir un envoi périodique et automatique via le site du greffe du tribunal de commerce.

En 2022, il est possible d’obtenir un Kbis de moins de trois mois gratuitement, et ce, depuis 2019. Il existe une condition : être le représentant légal de l’entreprise concernée.

Il faut donc que vous soyez inscrit au RCS après du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise. Si vous n’êtes pas mandataire de l’entreprise, vous pouvez télécharger un Kbis gratuitement et en illimité en vous servant de www.pappers.fr.

Voici un tableau récapitulatif des coûts d'un extrait Kbis :

Mode de Demande	Coût
Directement au greffe	2,69€
Envoi par courrier	4,18€
Envoi électronique	3,37€

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Délai d'Obtention et Actualisation

Tout dépend de la charge de travail de ce service, mais en général, vous le recevez entre 4 et 8 jours à partir du dépôt de votre demande. Votre extrait Kbis d’entreprise vous sera généralement envoyé dans un délai de 3 à 7 jours ouvrés après la date de dépôt de votre dossier au greffe. Vous êtes pressé ? Il est possible de demander un Kbis provisoire au greffe. Ce document peut être obtenu dans les 48 heures qui suivent le dépôt de votre dossier de création.

Si vous êtes le dirigeant d’une société commerciale et qu’il faut apporter des modifications sur le Kbis de votre entreprise, vous devez alors vous adresser au greffe du Tribunal de commerce ou au CFE qui est le centre de formalité des entreprises. Le greffe du Tribunal de commerce ou le centre de formalité des entreprises doivent être situés dans la juridiction de l’adresse du siège de votre société.

Changement de logo ou de dénomination sociale, modification de forme juridique, augmentation de capital, transfert de siège social, nouveau dirigeant, modification de date de clôture de l’exercice annuel, changement de l’objet social : de nombreux changements vous obligent à modifier votre Kbis.

Kbis pour les Associations

Un extrait Kbis est un document qui vient attester de l’existence juridique d’une entreprise ou d’une société auprès d’une personne tierce. Les associations loi 1901 n’ont pas un but commercial et ne sont donc pas inscrites au RCS. Dans ce cas, elles ne peuvent pas obtenir de Kbis association, et ce, même si elles exercent une activité économique.

Il existe une exception pour certaines associations qui peuvent être immatriculées au RCS et donc avoir le Kbis association. Dans ce cas, pour avoir un Kbis association, elles doivent être une :

Association émettant des obligations ou des titres associatifs après deux années d’existence d’une activité économique
Association réalisant régulièrement du change manuel immédiat de monnaies et billets

L’extrait Kbis association, dans ce cas, peut être demandé de la même façon que pour les sociétés sur le site en ligne infogreffe.fr

Attention aux Faux Kbis

Attention aux faux Kbis. Des sociétés se font voler leur identité par des personnes qui déposent de faux documents auprès du greffe du tribunal. Elles obtiennent ainsi de « vrais faux Kbis » pour obtenir, en général un crédit.

Cette méthode est de plus en plus fréquente et les prêts obtenus avec un faux Kbis ne sont jamais remboursés.

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