Comment ajouter des comptes dans BNC Express

BNC Express est un logiciel de comptabilité libérale qui facilite la gestion comptable des entreprises, notamment pour les professions libérales. Ce guide complet vous explique en détail comment ajouter des comptes dans BNC Express, en s’appuyant sur les différentes fonctionnalités du logiciel.

Création et paramétrage initial du dossier dans BNC Express

La création du dossier est la première étape essentielle dans BNC Express pour démarrer votre comptabilité. Une fois que le dossier est créé, vous devez configurer ses paramètres généraux, choisir un plan comptable adapté et paramétrer les comptes de trésorerie.

Le logiciel propose un paramétrage express permettant d'initialiser rapidement les paramètres comptables d’un nouveau dossier. Ce parcours est unique et une fois terminé ou abandonné, il ne peut plus être repris, sauf si le dossier est rouvert en mode "en cours".

Reprendre ou abandonner un paramétrage en cours

Reprendre : Lorsqu’un paramétrage n’a pas été finalisé, un message s’affiche à la réouverture. Sur cet écran, vous pouvez cliquer sur "Reprendre le paramétrage" pour continuer.
Abandonner : Cette action est définitive et bloque l'accès au paramétrage express pour ce dossier.

Choix du plan comptable et ajout de comptes

Modes d'initialisation du plan comptable

Au démarrage du paramétrage, vous pouvez choisir entre trois sources pour initialiser le plan comptable :

Import du plan comptable : Préparez un fichier Excel (.xls ou .xlsx) avec deux colonnes : numéros de compte (15 caractères max) et désignation (60 caractères max). Le fichier ne doit pas dépasser 500 Ko et 3 000 lignes.
Import du FEC (Fichier des Écritures Comptables) : Importez un fichier au format .txt ou .fec d'une taille maximale de 15 Mo. Le logiciel détecte automatiquement certaines informations.
Recopie de dossier : Permet de réutiliser la configuration complète d’un dossier existant, très utile pour appliquer des standards de cabinet.

Ajout et modification de comptes dans l’interface

Une fois le plan comptable importé ou créé, BNC Express vous permet de gérer vos comptes facilement :

Modifier un compte : Cliquez sur le numéro du compte, apportez vos modifications via le formulaire d’édition, puis enregistrez.
Ajouter un compte : Cliquez sur "Créer un compte", renseignez le numéro et la désignation, et validez.
Supprimer un compte : Sélectionnez le compte à retirer, cliquez sur l’icône de suppression et confirmez.

Il est important de noter que certains comptes sont exclus de la création automatique lors de l’import (notamment les numéros commençant par 10 sauf 101 et 108, les comptes 11 à 15, ainsi que d’autres codes spécifiques). Ces comptes peuvent être ajoutés manuellement si besoin.

Utiliser un modèle de plan comptable

Si vous ne possédez pas de plan comptable, BNC Express propose des modèles adaptés aux régimes fiscaux BIC ou BNC, disponibles directement dans le logiciel. Il suffit de charger le modèle correspondant pour débuter facilement.

Gestion des paramètres comptables et TVA

Pour une comptabilité fiable, BNC Express intègre la gestion automatique de la TVA. Lors de l’import d’un FEC, le logiciel suggère les comptes comptables concernés par la TVA si le dossier est assujetti. Vous pouvez sélectionner, ajouter, ou supprimer des comptes de TVA dans la liste dédiée. La gestion des régimes intracommunautaires et du bâtiment se fait via des options spécifiques.

Une fois ce paramétrage terminé, vous pouvez enregistrer et passer à l’étape suivante, notamment la mise en place des comptes auxiliaires (Clients et Fournisseurs) et leur codification selon trois types disponibles.

Recopie de dossier : gain de temps pour la configuration comptable

La recopie de dossier est une fonction avancée qui permet d'initialiser un nouveau dossier à partir d’un dossier source existant. Cela garantit l’application de standards et facilite la configuration.

Les critères d’éligibilité pour la recopie incluent :

Critère	Règle de compatibilité
Type de comptabilité	Trésorerie ↔ Trésorerie / Engagement ↔ Engagement
Régime de TVA	Franchise ↔ Franchise / Réel ↔ Réel
Droits d’accès	L'utilisateur doit avoir accès au dossier source (sauf dossier type)

Un dossier type est un dossier standard identifié pour servir de référence dans un cabinet, accessible par tous collaborateurs du site et sous-sites même sans droits de consultation.

La recopie permet notamment de transférer les paramètres généraux et les comptes des modules (Achats, Banque, Note de Frais, Facturation, etc.). Les comptes de journaux comme celui de la Banque ne sont pas recopiés, la valeur par défaut étant conservée.

Gestion des utilisateurs et droits d’accès

Dans BNC Express, la gestion des utilisateurs et leurs permissions est essentielle. Lorsqu’un utilisateur logiciel est créé dans les services bancaires en ligne, une notification confirme la demande en attente d’approbation. L'utilisateur doit se connecter au moins une fois pour modifier son mot de passe et choisir sa question secrète.

Pour assurer la bonne mise à jour des données comptables, il est important de maintenir à jour les droits d’accès. Par exemple, la création d’un nouveau compte ne le transfère pas automatiquement aux utilisateurs existants : ceux-ci doivent se voir attribuer les droits nécessaires.

La gestion des permissions inclut la possibilité de :

Attribuer ou retirer des groupes de comptes à un utilisateur
Modifier les rôles et permissions relatifs aux transactions
Retirer un administrateur du service

Si la connexion avec le logiciel comptable est interrompue, il est conseillé de reconnecter en actualisant les identifiants. En cas de difficultés persistantes, contacter le service client du logiciel est conseillé.

Fonctionnalités complémentaires de BNC Express

BNC Express offre également d’autres fonctionnalités pratiques :

Gestion des immobilisations pour suivre les actifs de l’entreprise
État de rapprochement bancaire rapide et simplifié
Comptabilité intuitive avec simples clics pour générer des états comptables

Le logiciel est disponible pour Windows (y compris Windows 10 et versions antérieures) et peut aussi fonctionner sous Mac OS via un émulateur Windows. Malgré une ergonomie perfectible (pas de défilement à la molette ni clavier), il reste très efficace pour une utilisation ponctuelle.

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