Comment créer un organigramme avec des freelances et organiser son activité IT grâce aux outils en ligne

Quelles outils en ligne utiliser pour mieux organiser son activité en tant que freelance IT ? Il y a tellement d’outils d’organisation sur le marché qu’on n’arrive pas à les dénombrer ! Pour vous faire gagner du temps, nous avons sélectionné pour vous 14 solutions adaptées aux problématiques des travailleurs indépendants dans le secteur de la tech. Nous avons classés ces outils web par type d’utilisation : Outils de gestion de projet, Outils de gestion du temps, Outils de gestion des contacts, Outils de communication, Outils d’automatisation des tâches et Outils de gestion client et facturation. Le choix des outils d’organisation dépend de vos besoins, de vos affinités et de votre budget. Tous ces outils possèdent une version basique gratuite, ainsi que des offres payantes avec des fonctionnalités plus avancées ou moins limitées.

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Outils de gestion de projet

Ces outils de gestion de projet « tout-en-un » aident les freelances à piloter leurs projets IT. Ils proposent des fonctionnalités pour créer des tâches et suivre leur réalisation dans le temps, mais aussi partager des informations, communiquer en équipe, etc.

Asana : une gestion des tâches intuitive

Fonctionnalités : Asana est un outil de gestion de projet qui sert à identifier les tâches à accomplir, leur priorité et la marche à suivre pour les mener à bien. Il permet de créer des listes de tâches, des tableaux Kanban pour la gestion de projet Agile, des calendriers, etc.

Notre avis : l’interface simple et épurée est idéale pour une gestion des tâches efficace et intuitive. Un outil d’une grande flexibilité, avec des fonctionnalités avancées et de nombreuses intégrations possibles.

ClickUp : des fonctionnalités complètes

Fonctionnalités : ClickUp permet de gérer tout votre travail en un seul endroit : liste de tâches, documents, chat, objectifs, gestion du temps, automatisations, etc. Cet outil propose des fonctionnalités complètes pour la gestion de projet.

Notre avis : c’est un outil très flexible. L’interface nécessite un peu de prise en main pour les nouveaux utilisateurs en raison du grand nombre de fonctionnalités.

Notion : une base de connaissances partagée

Fonctionnalités : Notion est un outil tout-en-un alliant gestion de projet et prise de notes. Il propose des blocs de contenu, des bases de données, des tableaux Kanban, des calendriers, etc.

Notre avis : Notion est l’outil collaboratif le plus adapté pour structurer et partager de l’information avec d’autres utilisateurs autour d’un projet. Il est très personnalisable, mais peut devenir complexe lorsqu’on utilise de nombreuses fonctionnalités.

Todoist : des listes de tâches par projet

Fonctionnalités : Todoist est utilisé par 25 millions de personnes et d'équipes pour gérer leur organisation et leurs projets, avec des listes de tâches, des rappels, des niveaux de priorité, etc.

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Notre avis : L’interface est simple et épurée, mais il manque des fonctionnalités avancées pour les projets d'équipe. Parfait pour une gestion personnelle des tâches, mais moins adapté si vous avez de nombreux partenaires sur certains projets.

Outils de gestion du temps

Beaucoup de projets IT sont facturés au temps passé. Il faut donc mesurer le temps passé sur chaque projet et générer des rapports pour les clients exigeants.

Toggl : une pointeuse en ligne

Fonctionnalités : Toggl Track est un outil de suivi du temps qui permet de savoir combien de temps on a travaillé sur un projet donné. Il peut être utilisé en complément d’autres logiciels de gestion de projet ou de facturation.

Notre avis : très pratique pour facturer son temps, mais il nécessite d’être déclenché manuellement au début et à la fin de chaque tâche, un peu comme une pointeuse.

Outils de gestion des contacts clients

Les freelances doivent gérer de nombreux contacts (prospects, clients, partenaires, fournisseurs). Un bon outil permet de structurer la prospection et les rappels.

Folk.app : organisation des prospects

Notre avis : efficace pour structurer sa prospection commerciale et gagner du temps dans la gestion de ses contacts.

Outils de communication

La communication centralisée avec les clients et partenaires est clef. Slack est une messagerie instantanée qui permet de centraliser les échanges par sujet dans différents canaux.

Slack : canaux de communication en équipe

Fonctionnalités : Slack permet des conversations organisées par sujets et s’intègre à de nombreux outils de gestion de projet pour une collaboration améliorée.

Notre avis : idéal pour les échanges en équipe et avec les clients, facilitant la coordination entre toutes les parties.

Outils d’automatisation des tâches

Les outils d’automatisation aident à décharger les tâches répétitives et à gagner du temps pour la production facturable.

Make : automatisation sans code

Fonctionnalités : Make permet de créer des workflows interconnectant plusieurs outils et d’automatiser des actions entre eux, par exemple relier Asana et Trello ou exécuter des tâches répétitives.

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Outils de gestion client et facturation

Pour gérer les devis, les factures et le suivi des paiements, des outils dédiés existent. Free-Work MyBusiness est présenté comme une solution tout-en-un pour les freelances IT.

DocuSign : la signature électronique

Notre avis : ces outils facilitent la gestion administrative et la conformité juridique des documents.

Notions sur les organigrammes et leur lien avec le travail en freelance

Un organigramme représente la hiérarchie ou la structure d’une entreprise et peut être utilisé par les freelances pour visualiser leur propre organisation et les relations entre les partenaires, clients et fournisseurs. Il existe plusieurs types d’organigrammes (hiérarchique, matriciel, horizontal, par équipe) et différents usages (recrutement, communication interne, planification des ressources). Pour créer des organigrammes professionnels, des outils comme Canva, Visio ou des créateurs en ligne permettent de démarrer rapidement grâce à des modèles prédéfinis.

Pour déployer un organigramme efficace en freelance, il est utile de définir le périmètre, collecter les informations à jour, choisir le bon outil, et prévoir des mises à jour régulières lorsque l’organisation évolue. Un organigramme peut aussi servir de trombinoscope et d’annuaire interne à l’équipe, facilitant les interactions et la compréhension des rôles.

Étapes pratiques pour mettre en place votre organigramme

Définir le périmètre et les objectifs de l’organigramme (qui y figure, quelles rôles, quelles relations).
Collecter les informations actuelles auprès des parties prenantes et vérifier leur actualité.
Choisir un outil adapté (Canva, Visio, Lucidchart, etc.) et démarrer avec un modèle.
Construire les zones de texte et les flèches pour représenter les relations hiérarchiques et fonctionnelles.
Ajouter des portraits, des liens et des descriptions si nécessaire (pour un trombinoscope).
Partager l’organigramme avec l’équipe et le mettre à jour régulièrement en fonction des changements.

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