Comment obtenir un extrait Kbis : Guide complet
L'extrait Kbis est un document officiel indispensable au bon fonctionnement d'une société. Véritable pièce d'identité juridique d'une entreprise, il est indispensable à la réalisation de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales. Ce document permet de justifier l’inscription de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS). Le Kbis est très souvent demandé par les institutions pour prouver l’existence légale de l’entreprise. Alors, comment peut-on obtenir un extrait Kbis ? Est-il possible de faire une demande d'extrait Kbis sur internet ? Comment obtenir un extrait Kbis à jour ?
Découvrez toutes les options qui s’offrent à vous pour effectuer une demande de Kbis en ligne et ainsi faciliter le quotidien des entrepreneurs. Ce guide vous explique les démarches à suivre, les plateformes à utiliser et les alternatives pour les micro-entrepreneurs et artisans.
Comment télécharer un extrait Kbis gratuitement ?
Qu'est-ce qu'un extrait Kbis ?
Le Kbis en France est un extrait du registre du commerce et des sociétés (RCS). Délivré à toutes les sociétés immatriculées au RCS, il sert à prouver la valeur légale des entreprises et autres entités juridiques. À ce titre, il récapitule l’ensemble des informations portées au registre du commerce et des sociétés.
Parmi les renseignements fournis par le Kbis, se trouvent le statut juridique de l’entreprise, l’adresse de son siège social, le nom de son dirigeant ou encore le montant de son capital social. L’ensemble des décisions du tribunal de commerce relatives à d’éventuelles procédures collectives sont également consignées dans ce document.
Par conséquent, l’extrait Kbis sert à informer de la santé financière des entreprises en mentionnant les procédures de sauvegarde, les liquidations ou redressements judiciaires dont elles ont pu faire l’objet.
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L’extrait Kbis est un document obligatoire dans les relations entre les entreprises et l’administration, mais également lors des échanges commerciaux entre professionnels. Il peut notamment vous être demandé par votre établissement bancaire au moment de la création d’un compte professionnel, mais aussi par certains fournisseurs. Véritable carte d’identité d’une entreprise, le Kbis est également nécessaire pour pouvoir candidater à des appels d’offre émanant d’un organisme public ou d’une entreprise privée.
Qui doit avoir un KBIS ?
Le KBIS atteste, tout d'abord, que la société a une existence légale, qu'elle est régulièrement inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le RCS existe depuis 1919 et répertorie l'ensemble des entreprises françaises et des succursales d'une société étrangère ayant une activité commerciale, quelle que soit leur forme juridique : SARL, SA, SAS, association sans but lucratif ayant émis des obligations, Société Civile Professionnelle d'avocat (SCP d'avocats), Établissement Public Industriel et Commercial (EPIC) etc.
La seule exception concerne les agents commerciaux et les EIRL (Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée). En effet, ces derniers s’inscrivent au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC). Dans tous les autres cas, l'inscription au RCS est obligatoire y compris pour les personnes physique (entreprise individuelle) ayant une activité commerciale.
Qui demande généralement un extrait KBIS ?
L'extrait KBIS est généralement demandé par les établissements financiers, par les partenaires commerciaux, par les administrations lors d'un appel d'offre public (comme d'ailleurs le numéro de TVA intracommunautaire). Le KBIS est également réclamé par un grossiste, pour l'ouverture d'un compte au nom de la société.
Toute personne a la possibilité de demander un extrait KBIS, car il s'agit d'un document public. Elle doit simplement pouvoir indiquer la raison sociale ou le numéro d'immatriculation (ex SIREN ou SIRET).
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Comment commander un extrait KBIS en ligne ?
Pour commander et obtenir un Kbis en ligne, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr. Il s’agit d’un portail internet qui regroupe l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce français. Accessible à toute personne intéressée, ce site officiel permet de rendre publiques les informations portées au registre du commerce et des sociétés.
La marche à suivre pour obtenir le Kbis d’une entreprise sur le site Infogreffe est la suivante :
- Identifiez la société concernée dans la barre de recherche à l’aide de sa dénomination ou de son numéro Siren.
- Effectuez une demande d’extrait Kbis par courrier postal, puis choisissez la périodicité et la durée d’envoi du document, en sachant que la durée ne peut excéder 24 mois.
- Après avoir validé et payé votre commande, vous recevrez un Kbis automatiquement aux dates et à l’adresse de votre choix.
Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont mise en place un système d'identification en ligne qui permet aux chefs d'entreprise de se procurer leur extrait Kbis sans participation financière. En tant que dirigeant d’une entreprise ou d’une société, vous pouvez donc obtenir gratuitement et de manière illimitée votre Kbis numérique par le biais du téléservice MonIdenum. Ce service d’identification gratuit et sécurisé vous permet de vous authentifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétant.
Pour cela, il convient de se rendre sur le site monidenum.fr et de suivre les étapes suivantes :
- Activez votre identité numérique en transmettant une copie de votre pièce d’identité au format numérique.
- Une fois votre identité activée, vous pouvez vous authentifier auprès des services digitaux partenaires.
- Le téléservice MonIdenum opère alors un rapprochement avec le registre du commerce et des sociétés, vous permettant d’obtenir gratuitement l’extrait Kbis numérique de votre entreprise.
Il convient également de noter que, pour les personnes n’ayant pas accès à internet, il est possible de se procurer un extrait Kbis en se rendant directement au greffe du tribunal de commerce territorialement compétant.
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Comment demander un extrait Kbis à jour ?
Notons que la validité de l'extrait Kbis est de moins de 3 mois. Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr. Vous trouverez cette option lors du processus de la commande.
Pour obtenir régulièrement votre extrait Kbis, vous devez cocher la case « courrier », la périodicité et la durée durant laquelle vous souhaitez recevoir le document. Cette durée ne doit pas excéder les 24 mois.
À titre d'exemple, vous recevrez 8 plis incluant chacun un extrait Kbis pour l'option « recevoir tous les 3 mois pour une durée de 24 mois ». Les documents seront envoyés à l'adresse postale de votre profil, mais vous pouvez aussi spécifier une adresse différente. En outre, vous avez la possibilité de suivre et visualiser les spécificités des envois périodiques d'extraits Kbis : dates d'envoi prévu et effectué avec référence de la commande.
De plus, vous pouvez avoir accès à la liste des sociétés sur lesquelles vous avez souscrit à un envoi périodique du Kbis et aux détails des envois.
Comment s'immatriculer au RCS ?
L'inscription au RCS peut se faire au plus tôt un mois avant le début d'activité commerciale et au plus tard, dans les 15 jours, qui suivent.
Pour s'inscrire, il existe deux possibilités :
- Le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et de l'Industrie (CCI). La démarche peut être effectuée en ligne ou sur place.
- Le greffe du tribunal de commerce. La demande d'immatriculation peut être envoyée par courrier au tribunal compétent, c'est-à-dire celui du siège social de l'entreprise. Le formulaire à compléter dépend de la forme juridique de la société. La demande peut également se faire directement sur le site infogreffe.fr
Si le dossier est complet, un extrait KBIS est alors délivré, dans un délai de 24 heures.
Quelles informations sont indiquées sur un KBIS ?
Le KBIS contient des informations essentielles sur la société.
Pour une société à responsabilité limitée, les informations suivantes sont présentes :
- Le numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et le code NAF (Nomenclature d'Activité Française). Le code NAF constitué de 4 chiffres et 1 lettre est attribué par l'INSEE à des fins statistiques.
- La raison sociale.
- La forme juridique.
- Le nom commercial.
- L'adresse du siège.
- L'activité détaillée.
- Le montant du capital social. Ce capital sert à financer la société et de garantie pour les tiers débiteurs.
- La date de constitution de la société et sa durée de vie.
- La référence des autorisations obligatoires pour une profession réglementée (copie de l'autorisation préfectorale, pour une société de domiciliation, par exemple).
- L'identité complète des principaux dirigeants et du commissaire aux comptes.
- La présence d'une éventuelle procédure collective (procédure de sauvegarde, liquidation ou redressement judiciaire).
Pour les entreprises individuelles à visée commerciale sont également mentionnés des renseignement sur le dirigeant :
- Son nom et prénom.
- Sa date de naissance.
- Sa nationalité.
- Son adresse.
Ces informations sont susceptibles d'évoluer au cours de la vie de l'entreprise commerciale. C'est pourquoi la date de validité d'un extrait KBIS est limitée à trois mois. De plus, pour être valable, le KBIS doit obligatoirement être signé par le greffier du tribunal compétent.
Quelles sont les sanctions en l'absence de KBIS ?
L'absence d'inscription volontaire au registre du commerce et des sociétés est assimilée à un travail dissimulé. Cette infraction est généralement constatée, lors d'un contrôle de l'URSSAF. La peine encourue va jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 euros d'amende, pour une personne physique. Pour les personnes morales, l'amende peut s'élever à 225 000 euros et être accompagnée de sanctions administratives.
Par ailleurs, si une personne physique commerçant ou une société ne s'inscrit pas au RCS, une injonction de s'immatriculer assortie éventuellement d'une astreinte peut être prononcée par un juge. Ce juge peut se saisir d'office ou être saisi par le Procureur de la République ou par toute personne, qui y a un intérêt.
Comment obtenir un extrait Kbis lorsqu’on est auto-entrepreneur ?
Pour obtenir votre extrait Kbis, la carte d'identité d’une entreprise immatriculée au RCS, il vous suffit de vous rendre sur le site monidenum.fr. Ce site est administré par les greffes du tribunal de commerce. Vous devez vous créer un compte pour pouvoir faire la demande d’un extrait Kbis auto-entrepreneur.
Il est également possible de se rendre directement au greffe du tribunal de commerce pour obtenir son extrait Kbis.
Quelle différence entre l'extrait Kbis et l'extrait K pour un auto-entrepreneur ?
L’extrait Kbis ou l'extrait K est la carte d’identité d’une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Ce document officiel atteste de l’existence légale de l’entreprise et regroupe des informations actualisées la concernant. L'extrait Kbis et l’extrait K sont la même chose.
Tableau récapitulatif des registres d'immatriculation
Voici un tableau récapitulatif pour vous aider à y voir plus clair dans cette démarche d'immatriculation :
| Nature de l'activité | Registre d'immatriculation avant le 1er janvier 2023 | Registre d'immatriculation actuel |
|---|---|---|
| Artisanale | Répertoire des Métiers (RM) | Registre National des Entreprises (RNE) |
| Commerciale | Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) | RCS + RNE |
| Libérale/RNE | ||
| Agent commercial | Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC) | RSAC + RNE |
Avec la mise en place du Registre National des Entreprises (RNE) et du certificat d’inscription au RNE, le rôle de l’extrait Kbis devient moins important.
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