Comment Recevoir un Extrait Kbis par Mail : Guide Complet des Démarches

Document essentiel à de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales, l’extrait Kbis est indispensable au bon fonctionnement des entreprises. Véritable pièce d'identité juridique d'une entreprise, il est indispensable à la réalisation de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales. Comment peut-on obtenir un extrait Kbis ? Est-il possible de faire une demande d'extrait Kbis sur internet ? Comment obtenir un extrait Kbis à jour ?

Vous êtes dirigeant d'une entreprise, vous venez de vous installer comme auto-entrepreneur, ou vous exercez une activité libérale dans le domaine commercial ? Régulièrement, de nombreux organismes publics ou privés vous réclament un Kbis. Pour répondre au mieux à ces sollicitations, découvrez dans ce guide les réponses à vos questions.

L'Extrait Kbis : Rôle et Contenu

Le Kbis en France est un extrait du registre du commerce et des sociétés (RCS). Délivré à toutes les sociétés immatriculées au RCS, il sert à prouver la valeur légale des entreprises et autres entités juridiques. L’extrait Kbis est un document obligatoire dans les relations entre les entreprises et l’administration, mais également lors des échanges commerciaux entre professionnels. Il peut notamment vous être demandé par votre établissement bancaire au moment de la création d’un compte professionnel, mais aussi par certains fournisseurs.

Véritable carte d’identité d’une entreprise, le Kbis est également nécessaire pour pouvoir candidater à des appels d’offre émanant d’un organisme public ou d’une entreprise privée. Le rôle du Kbis vise à faciliter l’identification des entreprises. À ce titre, il récapitule l’ensemble des informations portées au registre du commerce et des sociétés.

Parmi les renseignements fournis par le Kbis, se trouvent le statut juridique de l’entreprise, l’adresse de son siège social, le nom de son dirigeant ou encore le montant de son capital social. L’ensemble des décisions du tribunal de commerce relatives à d’éventuelles procédures collectives sont également consignées dans ce document. Par conséquent, l’extrait Kbis sert à informer de la santé financière des entreprises en mentionnant les procédures de sauvegarde, les liquidations ou redressements judiciaires dont elles ont pu faire l’objet.

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Qui Doit Avoir un Kbis ?

Le KBIS atteste, tout d'abord, que la société a une existence légale, qu'elle est régulièrement inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le RCS existe depuis 1919 et répertorie l'ensemble des entreprises françaises et des succursales d'une société étrangère ayant une activité commerciale, quelle que soit leur forme juridique : SARL, SA, SAS, association sans but lucratif ayant émis des obligations, Société Civile Professionnelle d'avocat (SCP d'avocats), Établissement Public Industriel et Commercial (EPIC) etc. La seule exception concerne les agents commerciaux et les EIRL (Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée). En effet, ces derniers s’inscrivent au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC). Dans tous les autres cas, l'inscription au RCS est obligatoire y compris pour les personnes physique (entreprise individuelle) ayant une activité commerciale.

L'extrait KBIS fait, en quelque sorte, office de carte d'identité pour ces sociétés. Il arrive régulièrement qu'un KBIS soit demandé par les établissements financiers, par les partenaires commerciaux, par les administrations lors d'un appel d'offre public (comme d'ailleurs le numéro de TVA intracommunautaire). Le KBIS est également réclamé par un grossiste, pour l'ouverture d'un compte au nom de la société.

Il arrive régulièrement qu'un KBIS soit demandé à des entreprises non commerciales. Elles ont alors la possibilité de fournir un document équivalent :

• Extrait D1, pour les artisans inscrits au répertoire des métiers.
• Le certificat d'inscription au répertoire des entreprises et des établissements (SIRENE) à télécharger sur la plateforme de l'INSEE, pour les professions libérales ayant une activité non-commerciale.

Comment S'immatriculer au RCS ?

L'inscription au RCS peut se faire au plus tôt un mois avant le début d'activité commerciale et au plus tard, dans les 15 jours, qui suivent.

Pour s'inscrire, il existe deux possibilités :

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• Le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et de l'Industrie (CCI). La démarche peut être effectuée en ligne ou sur place.
• Le greffe du tribunal de commerce. La demande d'immatriculation peut être envoyée par courrier au tribunal compétent, c'est-à-dire celui du siège social de l'entreprise. Le formulaire à compléter dépend de la forme juridique de la société. La demande peut également se faire directement sur le site infogreffe.fr

Si le dossier est complet, un extrait KBIS est alors délivré, dans un délai de 24 heures.

Informations Indiquées sur un Extrait Kbis

Le KBIS contient des informations essentielles sur la société. C'est pourquoi la date de validité d'un extrait KBIS est limitée à trois mois. De plus, pour être valable, le KBIS doit obligatoirement être signé par le greffier du tribunal compétent.

Pour une société à responsabilité limitée, les informations suivantes sont présentes :

• Le numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et le code NAF (Nomenclature d'Activité Française). Le code NAF constitué de 4 chiffres et 1 lettre est attribué par l'INSEE à des fins statistiques.
• La raison sociale.
• La forme juridique.
• Le nom commercial.
• L'adresse du siège.
• L'activité détaillée.
• Le montant du capital social. Ce capital sert à financer la société et de garantie pour les tiers débiteurs.
• La date de constitution de la société et sa durée de vie.
• La référence des autorisations obligatoires pour une profession réglementée (copie de l'autorisation préfectorale, pour une société de domiciliation, par exemple).
• L'identité complète des principaux dirigeants et du commissaire aux comptes.
• La présence d'une éventuelle procédure collective (procédure de sauvegarde, liquidation ou redressement judiciaire).

Pour les entreprises individuelles à visée commerciale sont également mentionnés des renseignement sur le dirigeant :

• Son nom et prénom.
• Sa date de naissance.
• Sa nationalité.
• Son adresse.

Ces informations sont susceptibles d'évoluer au cours de la vie de l'entreprise commerciale.

Sanctions en l'Absence de Kbis

L'absence d'inscription volontaire au registre du commerce et des sociétés est assimilée à un travail dissimulé. Cette infraction est généralement constatée, lors d'un contrôle de l'URSSAF. La peine encourue va jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 euros d'amende, pour une personne physique. Pour les personnes morales, l'amende peut s'élever à 225 000 euros et être accompagnée de sanctions administratives.

Par ailleurs, si une personne physique commerçant ou une société ne s'inscrit pas au RCS, une injonction de s'immatriculer assortie éventuellement d'une astreinte peut être prononcée par un juge. Ce juge peut se saisir d'office ou être saisi par le Procureur de la République ou par toute personne, qui y a un intérêt.

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Comment Obtenir un Extrait Kbis par Internet ?

Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont mis en place un système d'identification en ligne permettant aux chefs d'entreprises d'obtenir leur extrait Kbis. Désormais, il est donc possible de se procurer le document officiel en version numérique et de manière illimitée sur le site MonIdenum. Il s'agit d'un service d'authentification sécurisé qui permet aux chefs d'entreprise de s'identifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.

Plusieurs étapes sont à suivre pour ce faire. Tout d'abord, il faut envoyer une copie de votre pièce d'identité numérique sur le site pour l'activation de votre identité numérique. Cela va vous permettre de vous authentifier auprès des services digitaux partenaires. Opérant un rapprochement avec le RCS, MonIdenum va, par la suite, vous envoyer votre extrait Kbis.

Voici les étapes à suivre pour obtenir un Kbis numérique via MonIdenum :

1. Accéder à la plateforme : Rendez-vous sur le site Monidenum et choisissez l’option « Se connecter avec FranceConnect ».
2. Inscription et validation de l’identité : Si vous vous connectez pour la première fois, suivez la procédure d’inscription. L’utilisation de FranceConnect garantit une vérification stricte de votre identité, essentielle pour accéder aux documents sensibles de l’entreprise. Après avoir choisi votre identifiant FranceConnect, validez votre identité en suivant les instructions affichées.
3. Accès à l’espace personnel : Une fois votre identité confirmée, vous accédez à votre espace personnel Monidenum.
4. Téléchargement gratuit du Kbis : Depuis votre espace personnel, cliquez sur l’onglet « Extrait Kbis » pour accéder à votre document. Le téléchargement est gratuit pour le dirigeant de l’entreprise et s’effectue au format PDF.

Il convient également de noter que, pour les personnes n’ayant pas accès à internet, il est possible de se procurer un extrait Kbis en se rendant directement au greffe du tribunal de commerce territorialement compétent.

Pour commander et obtenir un Kbis en ligne, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr. Il s’agit d’un portail internet qui regroupe l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce français. Accessible à toute personne intéressée, ce site officiel permet de rendre publiques les informations portées au registre du commerce et des sociétés. La marche à suivre pour obtenir le Kbis d’une entreprise sur le site Infogreffe est la suivante :

1. Identifiez la société concernée dans la barre de recherche à l’aide de sa dénomination ou de son numéro Siren.
2. Accéder au site : Rendez-vous sur Infogreffe.fr, site officiel pour les démarches légales des entreprises.
3. Création de compte ou connexion : Pour obtenir un Kbis, il est nécessaire d’avoir un compte sur Infogreffe. La création de compte est gratuite et demande vos informations personnelles ainsi que celles de votre entreprise, comme le numéro SIREN (9 chiffres).
4. Recherche de votre entreprise : Une fois connecté, accédez à la barre de recherche et entrez le nom de votre entreprise ou votre numéro SIREN.
5. Paiement et téléchargement : Le Kbis numérique sur Infogreffe est généralement payant pour les utilisateurs externes. Le coût actuel pour un extrait numérique est de 3,37 € TTC, à régler directement en ligne par carte bancaire.

Il peut être intéressant de demander l’envoi périodique de votre extrait Kbis sur le site Infogreffe. Ce service est accessible à toute personne intéressée, qu’elle fasse partie ou non de l’entreprise. Pour en bénéficier, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr, puis d’identifier la société concernée en suivant la même démarche que précédemment décrite. Vous devez alors effectuer une demande d’extrait Kbis par courrier postal, puis choisir la périodicité et la durée d’envoi du document, en sachant que la durée ne peut excéder 24 mois. Après avoir validé et payé votre commande, vous recevrez un Kbis automatiquement aux dates et à l’adresse de votre choix.

Comme pour la demande ponctuelle d’un extrait Kbis, la commande périodique est un service payant dont le coût varie en fonction du nombre d’envois. Il s’agit pour ainsi dire d’un abonnement qui vous permet de bénéficier régulièrement d’un Kbis à jour sans avoir à effectuer de démarches supplémentaires.

Demande d'Extrait Kbis : Auto-entrepreneurs et Artisans

Pour les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale, l'obtention de l'extrait Kbis est conditionnée par l'inscription au RCS. Pour cela, il faut s'adresser au Centre de Formalités des Entreprises géré par la CCI. Une fois votre auto-entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés, vous pouvez faire une demande d'extrait Kbis au Greffe du Tribunal de Commerce dont vous dépendez ou bien sur le portail numérique infogreffe.fr.

Ceux dont l'activité est artisanale devront, par contre, s'inscrire au Répertoire des Métiers du CFE de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat. Il s'agira, ici, d'un extrait D qui est l'équivalent de l'extrait Kbis. En revanche, l'immatriculation au RM et au RCS est obligatoire pour les artisans dont les activités comportent une partie commerciale et qui souhaitent obtenir un extrait Kbis.

Demander un Extrait Kbis à Jour

Notons que la validité de l'extrait Kbis est de moins de 3 mois. Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr. Vous trouverez cette option lors du processus de la commande. Pour obtenir régulièrement votre extrait Kbis, vous devez cocher la case « courrier », la périodicité et la durée durant laquelle vous souhaitez recevoir le document. Cette durée ne doit pas excéder les 24 mois.

À titre d'exemple, vous recevrez 8 plis incluant chacun un extrait Kbis pour l'option « recevoir tous les 3 mois pour une durée de 24 mois ». Les documents seront envoyés à l'adresse postale de votre profil, mais vous pouvez aussi spécifier une adresse différente. En outre, vous avez la possibilité de suivre et visualiser les spécificités des envois périodiques d'extraits Kbis : dates d'envoi prévu et effectué avec référence de la commande. De plus, vous pouvez avoir accès à la liste des sociétés sur lesquelles vous avez souscrit à un envoi périodique du Kbis et aux détails des envois.

Envoi Périodique d'Extrait Kbis : Pour Quelles Entreprises ?

La souscription à un envoi périodique d'extrait Kbis pour les sociétés, GIE et sociétés civiles et les commerçants immatriculés au RCS est possible. Par contre, vous ne pouvez pas demander l'envoi régulier d'extrait Kbis des entreprises radiées, non reprises en informatique et en procédure de liquidation judiciaire. Dans le cas où vous avez demandé l'envoi régulier de l'extrait Kbis d'une société, les envois seront automatiquement interrompus si celle-ci fait l'objet d'une radiation ou d'une liquidation judiciaire.

La souscription à un envoi périodique de l'extrait Kbis des sociétés ayant déposé leurs statuts mais non immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés est également impossible.

Obtenir un Extrait Kbis de Radiation

L'obtention d'un extrait Kbis de radiation se fait exclusivement auprès du greffier du Tribunal du commerce. Les démarches sont les mêmes que celles d'une demande d'extrait Kbis classique sauf que le Kbis de radiation s'obtient strictement après la fermeture officielle de l'auto-entreprise. La demande d'extrait Kbis de radiation peut se faire en ligne sur le site d'Infogreffe ou bien directement auprès du guichet du greffe du Tribunal du commerce. Cependant, il est à noter que ce document doit strictement être délivré et signé par un greffier pour être valable.

Aussi, sa validité ne dure que pendant 3 mois. Dans le cas contraire, le document n'aura aucune valeur.

Tableau Récapitulatif des Coûts et Démarches

Considéré comme la carte d'identité juridique d'une société, l'extrait Kbis est un document indispensable pour attester votre immatriculation RCS. Il vous permet également de prouver votre sérieux auprès de vos partenaires et investisseurs. Vous pouvez obtenir votre extrait Kbis par de nombreuses façons.

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