Récupération de TVA sur les Repas des Salariés : Conditions et Modalités
Une entreprise est en principe assujettie à la TVA, ce qui signifie qu'elle doit la facturer à ses clients et la reverser à l'État français. Le fait d'être soumise à un régime réel de TVA lui permet également de pouvoir déduire la TVA qu'elle paye sur ses achats professionnels. Autrement dit, elle peut demander le remboursement de la TVA déductible qu'elle a payée à l'État. Nous vous présentons les règles concernant la déduction de TVA.
La question de la déduction de la TVA sur les repas est un sujet à part entière, car les règles de récupération peuvent être complexes. Cet article vise à éclaircir les conditions et les modalités de récupération de la TVA sur les frais de repas engagés par les salariés, en détaillant les règles générales, les exceptions, et les démarches à suivre.
Conditions Générales de Déduction de la TVA
Pour pouvoir déduire la TVA, les conditions suivantes doivent être respectées :
- L'entreprise doit être soumise à un régime réel de TVA (réel simplifié ou réel normal). Elle ne doit pas être exonérée de TVA ou être en franchise en base de TVA.
- La TVA à déduire doit concerner des achats de biens ou de services nécessaires à l'exploitation de l'entreprise. Si l'achat est réalisé aux fins personnelles du dirigeant, alors la TVA appliquée à cet achat ne peut pas être remboursée.
- L'entreprise doit pouvoir justifier les achats sur lesquels elle demande une déduction de TVA. On doit également pouvoir y lire le montant de la TVA qu'elle a versée et dont elle demande le remboursement. Le justificatif sera généralement une facture, mais il peut s'agir d'un autre document (ex : bon de commande).
Il faut faire très attention aux formalités administratives, notamment aux règles qui concernent la facturation (mentions obligatoires, délais de conservation, etc.). En cas de contrôle, l'administration peut demander le remboursement de la TVA déduite si les factures justificatives ne sont pas conformes.
La TVA peut être déduite uniquement à partir du moment où elle devient exigible. En effet, la notion d'exigibilité est importante car elle détermine la période au cours de laquelle vous allez devoir déclarer la TVA et par la même occasion la déduire.
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Selon le type de vente, la TVA n'est pas exigible au même moment :
- Vente de biens : la TVA est exigible au moment de la livraison (généralement en corrélation avec la date de la facture). Lorsqu'un acompte est versé, la TVA devient alors déductible dès le versement de l'acompte.
- Vente de prestations de services : la TVA est exigible au moment de l'encaissement du prix. Cependant l'entreprise peut opter pour le régime des débits. Dans ce cas, la TVA est exigible à la date de la facture.
L'entreprise doit déduire la TVA au moment de sa déclaration de TVA. Elle doit indiquer les opérations de vente ou d'achat qu'elle a réalisées et la TVA déductible aux lignes correspondantes.
Lorsque la TVA déductible est supérieure à la taxe collectée, on dit que l'entreprise a un crédit de TVA. Autrement dit, l'administration fiscale lui doit de la TVA.
L'entreprise a 2 options :
- Elle peut décider de reporter ce crédit d'impôt sur les périodes d'impositions suivantes, c'est-à-dire que la TVA déductible restante sera utilisée pour diminuer la TVA collectée du mois suivant.
- Elle peut demander le remboursement de la totalité ou d'une partie de son crédit de TVA.
Comment déduire la TVA sur les frais ?
En France, la TVA est déductible pour les professionnels à partir du moment où ces frais sont nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Mais dès lors qu'il y a une règle, il y a des exceptions... Par exemple les taux de TVA diffèrent selon la nature des biens et services, comme c’est le cas pour la TVA en restauration.
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Si une entreprise souhaite récupérer la TVA sur les notes de frais, les conditions suivantes doivent être réunies :
- Les dépenses réalisées doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise,
- Pour chaque dépense, une facture doit être présentée, qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée,
- La facture en question doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant,
- La TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer.
Lorsque la prestation est réglée, une note de frais doit toujours être soutenue par les factures originales, libellées au nom de l’entreprise, afin que celle-ci puisse enfin récupérer la TVA.
TVA et Frais de Repas : Ce Qui Est Déductible
Par défaut, les frais de repas font partie des dépenses ouvrant droit à récupération de la TVA pour les entreprises. La restauration n’est visée par aucune exclusion du Code général des impôts (CGI). Dans le cadre du déplacement professionnel d’un salarié ou dirigeant d’une entreprise, les dépenses de restauration sont éligibles à la récupération de la TVA, quel que soit le taux applicable.
Voici quelques situations où la TVA sur les frais de réception est généralement déductible :
- Invitation de clients ou de fournisseurs au restaurant : Ces repas peuvent être déduits s’ils sont justifiés par une relation d’affaires.
- Réunions professionnelles tenues au restaurant : Certaines entreprises organisent des réunions de travail ou des stages de formation au restaurant.
- Repas de fin d’année pour les salariés : Organiser un repas pour tous les salariés à l’occasion des fêtes de fin d’année peut être déduit à condition que l’intérêt pour l’entreprise soit démontré. Si ce repas se conjugue à un aspect plus professionnel telle une communication d’entreprise (discours du président avec présentation des objectifs et de la stratégie), la déduction pourrait être tolérée.
La déduction concerne les salariés en déplacement qui ne peuvent rentrer chez eux le midi compte tenu de l’éloignement. La récupération est également autorisée pour l’invitation de clients ou fournisseurs.
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Dans les 2 cas, il n’est pas interdit de déduire la TVA sur les alcools.
Pour justifier l’intérêt direct de l’exploitation dans le cadre d’un contrôle, il est vivement conseillé de mentionner le nom des participants au repas au dos de la facture (mention manuelle) ou dans le cadre d’un logiciel ou tableur répertoriant les notes de frais.
Pour les frais de restauration inférieurs à 150 €, un simple ticket de caisse est suffisant à condition qu'il indique le montant total, le montant de la TVA ainsi que le montant hors taxe et TTC.
En revanche, pour les frais de restaurant dépassant 150 €, les conditions habituelles s'appliquent. Les employés qui fréquentent le restaurant doivent demander une facture au nom de l'entreprise.
En cas d'établissement d'une facture (généralement pour les dépenses conséquentes), celle-ci doit être établie au nom de la compagnie et non à celui de salarié. Une décision du Conseil d’État précise d'ailleurs que si la facture est au nom personnel du salarié, la TVA ne peut pas être récupérée.
En général, si un salarié invite un tiers dans un cadre professionnel, il est recommandé de noter son nom et le contexte de l'invitation. Plus la note est élevée, plus elle peut être susceptible d'attirer l'attention des agents de l'administration en cas de contrôle. Il est donc important de justifier et documenter toutes les dépenses.
Exceptions et Restrictions
Certains types de dépenses ne permettent malheureusement pas de récupérer la TVA.
Voici quelques exemples de dépenses exclues du droit à déduction :
- Dépenses de logement faites au bénéfice des dirigeants ou des salariés de l'entreprise (sauf pour les logements fournis gratuitement aux personnels de sécurité, de gardiennage et de surveillance).
- Véhicules de transport de personnes qui sont inscrites à l'actif de l'entreprise (sauf pour les entreprises de transport de voyageurs, les loueurs de véhicules ou les auto-écoles).
- Biens cédés gratuitement ou à un prix inférieur à leur valeur normale (cadeaux), sauf quand il s'agit de biens de très faible valeur (valeur unitaire de 73 euros TTC, par objet et par an pour un même bénéficiaire).
- Services liés à des biens exclus du dispositif.
La prise en charge des frais de repas quotidien des salariés sur le lieu de travail n’entre pas dans l’intérêt direct de l’exploitation. En conséquence, la TVA sera non récupérable :
- Pour les frais de gestion des titres-restaurant
- Pour la facturation des prestataires assurant les repas (self, cantine d’entreprise), sauf pour la quote-part des repas fournis à des personnes externes (clients, fournisseurs, etc.).
En revanche, les immobilisations acquises pour le bien-être des salariés (tables, équipement et électroménager pour la cuisine) sont normalement déductibles.
En prenant l’exemple d’une machine à café acquise par l’entreprise au profit des salariés (consommation gratuite), l’analyse sera la suivante :
- TVA récupérable pour la machine à café
- TVA non-récupérable pour le grain ou les dosettes de la machine à café.
Pour les repas du midi, cette dépense est personnelle et ne peut donc être remboursable par la société. La TVA n’est pas récupérable.
Pour le dirigeant qui a le statut de salarié (président de SAS…) le repas du midi est couvert par la déduction forfaitaire de 10%. Elle n’est pas déductible sauf en cas de mission éloignée.
Taux de TVA Applicables aux Repas
Dans le secteur de la restauration, plusieurs taux de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) s’appliquent : 5,5 %, 10 % et 20 %. Les taux de TVA varient selon le type de produit et de vente concerné : à consommer immédiatement ou en différé.
En fonction du type de service, le taux de TVA repas diffère. Il peut être de 5,5 % ou de 10 %. Pour vous donner des exemples, les glaces vendues à l’unité (non conditionnées), les sandwiches, les plateaux de fruits de mer (coquillages ouverts), les pizzas, sushis sont taxés au taux de TVA repas de 10 %. La plupart des ventes à emporter des plats cuisinés par un traiteur sont soumises au taux de TVA repas réduit de 5,5 %. En revanche, le taux de TVA de 20 % s’applique sur les confiseries, produits composés de chocolat, caviar ou margarines.
Si un repas fait intervenir plusieurs taux de TVA, il est nécessaire d’appliquer à chaque produit le taux correspondant ou de « ventiler les recettes ». Si la ventilation n’est pas réalisée, l’intégralité de la facture du restaurant sera soumise au taux de TVA le plus haut, soit 20 %.
Si vous prenez donc une salade à manger sur place, une canette de soda, un verre de vin et une pâtisserie à emporter, la TVA du repas sera de 10% pour la salade, 20% pour le vin et 5,5% pour la pâtisserie et la canette de soda.
Formalités et Justificatifs
Pour rappel, pour pouvoir récupérer la TVA, la facture doit comprendre toutes les mentions obligatoires. La TVA notamment doit apparaître distinctement avec son montant et son taux.
Toute facture émise doit normalement comporter les mentions obligatoires énoncées par le CGI, notamment les éléments d’identification du client. Afin de tenir compte des spécificités pratiques du secteur de la restauration, il est admis depuis l’instruction fiscale du 10 avril 2006 (BO 3 - E-1-06) que ces derniers ne soient pas mentionnés par l’entreprise qui émet la facture, mais inscrits par le client lui-même dans un espace réservé sur le document remis. Cet assouplissement ne concerne pas les factures d’un montant total hors taxe supérieur à 150 euros.
La déduction de la TVA figurant sur le document remis au client est subordonnée, outre qu’il doit s’agir d’une dépense nécessaire à l’exploitation, à la mention par le client de son identification complète (raison sociale, adresse) sur la partie du document prévue à cet effet.
La facture ou le reçu doit clairement préciser la date, le lieu, le nombre de couverts, les détails des repas et la TVA.
Crédit de TVA et Remboursement
Lorsque la taxe déductible est supérieure à la taxe collectée, la somme excédentaire constitue dès lors un crédit de TVA.
Ce crédit de TVA peut être :
- Soit imputé sur les prochaines déclarations de TVA,
- Soit faire l'objet d'une demande de remboursement si l'imputation n'est pas possible, selon une périodicité et sous conditions de seuils qui dépendent du régime d'imposition de l'entreprise,
- Soit imputé sur l'échéance future d'un autre impôt professionnel.
Pour obtenir un remboursement de TVA, l'entreprise doit en faire la demande au service des impôts des entreprises (SIE) dont elle dépend au moment de sa déclaration de TVA sur laquelle le crédit de TVA est mis en évidence. Autrement dit, il s'agit de la déclaration sur laquelle la TVA collectée est inférieure à la TVA déductible.
Le remboursement peut être annuel, semestriel, trimestriel ou mensuel. De plus, selon le régime d'imposition à la TVA de l'entreprise, les modalités de remboursement de TVA ne sont pas les mêmes.
Régime réel simplifié de TVA
Selon le montant du crédit de TVA de l'entreprise, celle-ci peut faire une demande de remboursement annuel ou semestriel.
Remboursement annuel de TVA
Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 150 €.
La demande doit être faite au moment de la déclaration annuelle de TVA :
- Si l'exercice comptable de l'entreprise coïncide avec une année civile : au plus tard le 2e jour ouvré suivant le 1er mai.
- Si l'exercice comptable de l'entreprise ne coïncide pas avec une année civile : au plus tard 3 mois après la date de clôture de l'exercice.
La demande de remboursement doit être faite à l'aide du formulaire n° 3517-S.
Remboursement semestriel
Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €.
La demande doit être faite tous les 6 mois à partir de la date de clôture de l'exercice comptable de l'entreprise au moment de la déclaration de TVA qu'elle réalise ce mois-là.
La demande de doit être faite à l'aide du formulaire n° 3519. Elle doit également joindre à sa demande de remboursement les factures qui indiquent le montant de la TVA dont le remboursement est demandé.
Régime réel normal de TVA
Selon le montant du crédit de TVA de l'entreprise, celle-ci peut faire une demande de remboursement annuel, trimestriel ou mensuel.
Remboursement annuel de TVA
Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 150 €.
La demande doit être faite au moment de la déclaration de TVA de janvier correspondant à la TVA du mois de décembre ou du 4e trimestre.
La demande de remboursement doit être faite à l'aide du formulaire n° 3519.
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