Refacturation Entre Sociétés du Même Groupe TVA : Régime Fiscal et Comptabilisation

La refacturation entre sociétés d'un même groupe est une pratique courante qui soulève des enjeux fiscaux importants. Elle intervient lorsque deux entreprises appartenant à un même groupe se prêtent mutuellement des ressources, qu'il s'agisse de main-d'œuvre, de biens ou de services, dans le cadre de la réalisation d'un projet commun.

Bien que bénéfique d'un point de vue opérationnel, la refacturation entre sociétés peut susciter l'attention des autorités fiscales si elle n'est pas correctement encadrée.

Principes Généraux de la Refacturation

La refacturation entre filiales consiste à facturer des frais occasionnés par une filiale à une autre du même groupe ou sa maison mère, pour un service ou un achat. Encadrées par la réglementation fiscale, ces refacturations sont néanmoins soumises à des normes strictes.

Une entreprise peut être amenée à refacturer certains frais à des clients, par exemple des frais de missions. La refacturation de frais peut s’effectuer dans plusieurs cas. Par exemple, lors d’une mission effectuée auprès d’un client, celui-ci peut prendre à sa charge tout ou partie de vos dépenses.

Ces dernières sont engagées pour le client, mais la facture reste au nom de l’entreprise. Ces frais font alors l’objet de ce qu’on appelle une refacturation : ils sont récupérés auprès des clients via l’édition d’une facture qui récapitule toutes les dépenses engagées.

Distinction entre Refacturation et Débours

Avant d’entrer dans le détail, il est essentiel de bien distinguer la refacturation de frais des débours. La refacturation concerne des dépenses engagées par votre entreprise pour son propre compte, puis facturées au client avec application de la TVA. En revanche, les frais de débours sont des frais avancés au nom et pour le compte du client.

Les frais de débours ne sont pas considérés comme du chiffre d’affaires, mais comme un remboursement de frais engagés pour le client. En cas de non-paiement, la responsabilité incombe exclusivement au client. Par exemple, si vous payez un billet de train pour votre client, et que vous lui refacturez exactement ce montant sans ajouter de TVA, ces frais sont considérés comme des débours.

N’oubliez pas que ces frais ne sont pas à prendre en compte dans votre chiffre d’affaires et qu’il vous faudra garder une copie comme justificatif.

Traitement Comptable de la Refacturation

Pour comptabiliser des refacturations entre sociétés d'un même groupe, la société qui refacture doit enregistrer une vente en créditant un compte de produits (70x) et en débitant le compte client de la société sœur (411). La société qui reçoit la refacturation enregistre une charge en débitant le compte de charges concerné (60x) et en créditant le compte fournisseur (401).

Lorsque une société achète du matériel pour une société sœur, elle doit enregistrer l'achat dans ses comptes en débitant le compte d'immobilisation (2xx) et en créditant le compte fournisseur (401). Ensuite, elle refacture le matériel à la société sœur en créditant un compte de produits (70x) et en débitant le compte client (411). La société sœur enregistre l'achat en débitant le compte d'immobilisation et en créditant le compte fournisseur correspondant.

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Il est également possible de créer un compte de charge dédié aux frais refacturés pour effectuer plus simplement le rapprochement avec les refacturations. Il est important de mettre à jour votre comptabilité après toute opération.

TVA et Refacturation

Oui, les refacturations entre sociétés du même groupe sont soumises à la TVA, sauf en cas d'appartenance à un groupe de TVA tel que défini par la législation fiscale. A l’instar de la refacturation des frais professionnels entre une société et son client, la refacturation des frais entre filiales est soumise aux règles de TVA.

Dans la mesure où ce type de dépenses correspond à une charge, leur refacturation est soumise à la TVA. Vos collaborateurs effectuent une mission auprès d’un client, et ce dernier s’engage à pourvoir à leurs dépenses professionnelles réalisées dans le cadre de cette mission.

La TVA de la dépense est déductible : dans ce cas, vous devez refacturer le montant de la dépense HT et pouvez récupérer la TVA de la dépense selon la procédure habituelle. Dans certains cas, vous pouvez être amené à refacturer des frais sans TVA. C’est notamment le cas lorsque ces dépenses concernent des débours, où vous agissez uniquement en tant qu’intermédiaire en réglant une dépense au nom et pour le compte du client.

D’autres situations, comme certaines prestations exonérées ou des transactions intracommunautaires spécifiques, peuvent également permettre une refacturation sans TVA.

Sur le plan fiscal, la refacturation de frais entre sociétés est en principe soumise à la TVA. L’entreprise qui refacture les coûts doit donc émettre une facture avec TVA, que la société bénéficiaire devra régler dans les conditions habituelles. Lorsque les frais sont refacturés à un montant inférieur au prix de revient, l’opération est assimilée à un remboursement de débours.

Si la société bénéficiaire est établie à l’étranger et non assujettie à la TVA, la société française doit malgré tout facturer la TVA sur les montants refacturés. Il est donc essentiel, avant toute refacturation internationale, de vérifier le statut TVA du destinataire, la localisation de la prestation, ainsi que l’existence d’accords bilatéraux permettant une récupération de la taxe.

La refacturation exige un suivi rigoureux des dépenses et une documentation claire pour assurer leur conformité fiscale.

Lorsque la TVA est récupérable, la filiale concernée par le remboursement facture les frais engagés sur la base d’un montant HT. La TVA est déductible pour ces frais.

Exemple : Les sociétés A et B sont toutes les deux filiales d’un même groupe. Au cours d’une journée formation, la société B a payé un restaurant à deux personnes, l’une est un employé de la société A et l’autre, un employé de la société B. Le repas a coûté 60€ HT à part égale entre les deux. Pour les frais de repas, la TVA est récupérable.

A l’inverse, certains frais comme les transports ne donnent pas droit à la déduction de la TVA. Exemple : au cours d’un séminaire, la société B a payé un taxi pour l’un de ses employés et l’un des employés de la société A. Le taxi a coûté 55€ TTC.

La société qui a avancé les frais doit pouvoir le justifier de manière comptable.

L'optimisation fiscale à connaître avec plusieurs sociétés - Régime mère-fille et management fees

Exemple de Calcul de Refacturation

Exemple : Vous avez dépensé 220 € de frais de repas et 480 € de frais de transport au cours de votre activité professionnelle. Vous avez donc dépensé 700 € au total. Le prix HT du restaurant est de 200 € ; la TVA étant récupérable, vous allez seulement refacturer 200 € à votre client, soit le prix HT. En somme, il vous faudra refacturer 680 € à votre client.

Théoriquement, rien ne vous empêche de réaliser des marges en refacturant plus cher les frais à l’entreprise cliente. Une refacturation de frais doit être effectuée en toute transparence et conformément aux règles fiscales pour éviter tout risque de redressement.

Mentions Obligatoires sur la Facture

Le contenu d’une facture dématérialisée est similaire à celui d’une facture papier. Les mentions obligatoires à faire apparaître sont les mêmes. L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 prévoit de généraliser la facturation électronique dans les échanges entre sociétés assujetties à la TVA. Le déploiement de cette réglementation sera progressif. Il s’étalera de 2024 à 2026.

Taux normal (20 %) : Il s’applique à la majorité des frais refacturés, sauf mention contraire. Exemple : Des frais de transport ou de stationnement engagés lors d’une mission.

Les Risques et Comment les Gérer

Bien que la refacturation entre sociétés soit une pratique courante et légitime, elle comporte néanmoins certains risques qu'il convient de gérer avec précaution. Pour éviter ce risque, il est essentiel de respecter le principe de pleine concurrence, c'est-à-dire que les prix de transfert appliqués doivent refléter les conditions qui auraient prévalu entre des entreprises indépendantes opérant dans des conditions similaires.

Un autre risque à prendre en compte est celui de la double imposition. Lorsque les bénéfices sont transférés d'une société à une autre par le biais de la refacturation, il est possible que ces bénéfices soient imposés à deux reprises, une fois au niveau de la société prêteuse et une fois au niveau de la société bénéficiaire.

Pour faciliter la gestion de la refacturation entre sociétés et minimiser les risques associés, il peut être judicieux d'utiliser des outils logiciels spécialisés.

Outils et Solutions pour Simplifier la Refacturation

Processus fastidieux, la comptabilisation des refacturations - même lorsque celles-ci s’effectuent entre filiales - s’avère souvent difficile pour le service comptable de l’entreprise. Pour simplifier cette tâche et lui faire gagner un temps précieux, N2F a développé une solution de gestion de notes de frais et de refacturations.

Automatisation de la refacturation des frais, gestion facilitée de la TVA (déductible ou non déductible) et traitement optimisé des notes de frais grâce à un scan intelligent…N2F se positionne comme un véritable bras-droit du service comptable. Vous êtes convaincu ?

Le traitement de la refacturation s’avère être un processus lourd à gérer d’un point de vue comptable, et peut détériorer votre relation avec vos clients si des erreurs se produisent. L’idéal est de négocier avec votre client pour qu’il prenne en charge et paie en avance vos différents frais professionnels.

Mettre en place une solution innovante de gestion des notes de frais s’avère souvent être une bonne pratique. Le gain de temps peut aller jusqu’à plusieurs heures par mois, en fonction du nombre de notes de frais que vous refacturez à vos clients.

Le client est souvent vigilant sur les frais qui lui sont facturés, il faut les classer de manière rigoureuse, le client appréciera la transparence offerte par ces solutions, et traitera vos notes de frais d’autant plus rapidement.

Tableau Récapitulatif des Règles de TVA Applicables

Type de Frais	TVA Déductible	Base de Refacturation
Repas	Oui	Montant HT
Transport	Non	Montant TTC
Débours	N/A (pas de TVA)	Montant Exact

Conclusion

La maîtrise des règles de refacturation est devenue un enjeu majeur pour les entreprises. Les erreurs liées à la refacturation entre sociétés peuvent entraîner des redressements fiscaux, notamment en raison d'une mauvaise application de la TVA. La Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) insiste régulièrement sur l'importance du respect des obligations fiscales dans les transactions interentreprises.

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