Statut travailleur indépendant au Japon : guide complet pour freelances et auto-entrepreneurs

Profiter de la grande liberté accordée par le statut de freelance pendant son PVT Japon pour boucler ses fins de mois tout en voyageant, c’est un mode de vie adopté par de nombreux pvtistes. N’oubliez pas que l’objectif d’un visa Vacances-Travail est d’abord de découvrir le pays et non de travailler. Si vous indiquez sur votre programme de séjour que vous comptez travailler 35 heures par semaine à votre compte, vous serez orienté vers un autre type de visa.

Panorama du statut de freelance au Japon

Le travail indépendant au Japon, un secteur en pleine expansion, se révèle être un mélange fascinant de tradition et d’innovation. Alors que le pays est connu pour sa forte éthique de travail et ses entreprises solides, l’essor des freelances et des travailleurs autonomes commence à remettre en question le statu quo. Cependant, naviguer dans le cadre légal et administratif peut s’avérer complexe.

Au Japon, un freelance désigne une manière de travailler sans être employé par une organisation spécifique telle qu’une société ou une association, en utilisant ses propres expériences, connaissances et compétences pour obtenir un revenu par le biais de contrats de sous-traitance, etc. Pour cette raison, les entrepreneurs individuels ou PDG uniques peuvent être considérés comme des freelances selon les conditions.

Contrairement à de nombreux pays, il est difficile de définir le travail indépendant au Japon. En effet, le pays ne dispose pas d’une définition explicite du statut juridique du travailleur indépendant. Il n’existe actuellement aucun régime juridique qui encadre l’exercice d’une activité indépendante au Japon. Les entrepreneurs indépendants ne bénéficient d’aucune protection en matière d’emploi.

Obligations et réalités

Les freelances japonais doivent faire face à des obligations spécifiques en matière de déclarations fiscales et de sécurité sociale qui diffèrent sensiblement des normes occidentales.
Lorsqu’ils exercent une activité génératrice de revenus de manière continue au Japon, il est recommandé dans de nombreux cas de soumettre une déclaration d’activité en tant qu’entrepreneur individuel et de demander l’approbation de la déclaration d’impôt bleu (facultatif).
Étant donné qu’un entrepreneur indépendant n’est pas un salarié classique, il peut travailler pour le compte de plusieurs entreprises clientes et diversifier ses sources de revenu.
Étant donné qu’un entrepreneur indépendant n’est pas techniquement des « travailleurs » selon la loi japonaise (le Code Civil japonais et la Loi sur les Normes du Travail), ils ne peuvent pas bénéficier des avantages et des protections réservés aux salariés classiques tels que l’assurance maladie subventionnée par l’entreprise.

Structures juridiques : kojin jigyo et sociétés

Il existe également le concept d'entreprise individuelle (Kojin Jigyo), qui se distingue des structures ci-dessus par la responsabilité illimitée du propriétaire sur tous les aspects de l'entreprise. La Kojin Jigyo ne constitue pas une entité juridique distincte, mais une structure d'entreprise à petite échelle qui ne permet pas de partenariat ou de propriété partagée.

Conçue principalement pour les propriétaires de petites entreprises individuelles telles que les consultants, les restaurateurs, les écrivains et les freelances, la Kojin Jigyo offre plusieurs avantages, dont la simplicité de la création et de la gestion, ainsi qu'un régime fiscal avantageux permettant de déduire les dépenses professionnelles comme le ferait une entreprise classique.

Il existe quatre principaux types d'entités commerciales légales au Japon, à savoir : les sociétés par actions (Kabushiki Kaisha), les sociétés à responsabilité limitée (Godo Kaisha/LLC), les sociétés en nom collectif (Gomei Kaisha) et les sociétés en commandite (Goshi Kaisha). Les entreprises étrangères privilégient généralement la création d'une Kabushiki Kaisha (KK) ou d'une Godo Kaisha (GK), la KK étant l'option la plus plébiscitée.

Kojin Jigyo : démarches et obligations

Pour créer une entreprise individuelle au Japon, il faut soumettre des notifications spécifiques au bureau des impôts dans les deux mois qui suivent le début de vos activités ;
Remplir une déclaration fiscale une fois par an entre février et mars, pour les revenus de l'année précédente.
La procédure elle-même est généralement sans frais. Points clés : Bien que vous puissiez vous en sortir seul, il est parfois bon de consulter un spécialiste si vous avez des doutes.
Si vos activités commerciales relèvent des catégories qui nécessitent une licence commerciale, vous devez obtenir les autorisations requises auprès des autorités japonaises.

Visas et travail indépendant : ce qu’il faut savoir

Il n’existe pas de visa officiellement dédié aux freelances au Japon. Cette possibilité concerne généralement les renouvellements de visa et non les premières demandes. Le Japon propose également un visa Digital Nomad. Celui-ci permet de séjourner jusqu’à six mois dans le pays tout en travaillant à distance pour des entreprises ou des clients basés à l’étranger.

Il est tout à fait possible de travailler en freelance au Japon à plein temps en tant qu’étranger. Toutefois, sachez qu’il n’existe pas de catégorie de visa spécifique pour le freelance au Japon. Par exemple, de nombreux étrangers travaillant au Japon sont titulaires d’un visa “Specialist in humanities Visa”.

Si le travail en freelance que vous souhaitez effectuer ne relève pas du champ d’application de votre visa, vous devrez demander une « autorisation d’exercer une activité autre que celle autorisée par le statut de résidence précédemment accordé » (Shikakugaikatsudō no kyoka 資格外活動の許可).

Lire aussi: Changements de régime de TVA

Transition employé → freelance

Il y a essentiellement deux moyens de travailler à votre compte au Japon. Le plus simple est de venir avec un visa approprié, c’est-à-dire en ayant un employeur et un sponsor, puis faire une transition vers le statut de freelance, ou « propriétaire unique, » et vous enregistrer en tant qu’entreprise individuelle, 個人事業, (kojin jigyou). La deuxième solution est plus difficile, risquée et coûteuse : créer votre propre entreprise.

Lorsque vous venez au Japon pour la première fois pour y travailler, vous devez trouver un employeur et obtenir un visa de travail ordinaire. Le visa le plus courant pour les étrangers au Japon est le visa « ingénieur/spécialiste en sciences humaines/services internationaux. » Tant que vous continuez à faire un travail qui se maintient dans la catégorie de votre visa, devenir freelance ne change pas le statut de votre visa.

Travailler en tant que freelance au Japon peut être perçu comme « auto-sponsoriser » son propre visa. Mais les exigences démontrent que cela n’est pas vraiment le cas. Il est possible de travailler pour plusieurs employeurs et d’en changer comme bon vous semble, mais vous devez toujours avoir au moins une société de parrainage. Ce sponsor se chargera des formalités administratives nécessaires au renouvellement de votre visa.

Exigences pratiques pour l’immigration

Avoir un contrat de travail. (avoir plusieurs contrats ou plusieurs employeurs est possible) ;
La durée de votre contrat doit être d’au moins un an ;
Obtenir un contrat principal avec un employeur au Japon ;
Une preuve que vous disposerez d’un revenu stable d’au moins JPY 200,000 par mois en moyenne ;
Un travail correspondant à votre visa/statut de résident.

Renouvellement du visa et documents à fournir

La procédure de renouvellement du visa pour les freelances est similaire à celle d’un renouvellement de visa ordinaire, à ceci près que vous devez fournir beaucoup plus de documents. Présentez les documents suivants au bureau des services de l’immigration le plus proche :

Le formulaire de demande de prolongation de la durée de séjour dûment rempli ;
Votre carte de séjour et votre passeport ;
Une photographie de 40 mm x 30 mm ;
Les contrats avec tous vos employeurs qui indiquent la durée du contrat, votre revenu, le nombre d’heures de travail ;
Le certificat d’emploi ou les certificats de vos employeurs actuels ;
La notification d’ouverture/de cessation d’une entreprise individuelle, estampillé auprès de votre bureau des impôts local (kojin jigyou no kaigyou/haigyoutou todokedesho) ;
Un permis concernant les activités qui ne relèvent pas de votre catégorie de visa (si vous en avez demandé un).

N’oubliez pas de remplir et déposer ces documents avant de commencer à travailler en freelance et non quelques semaines ou quelques mois avant le renouvellement du visa.

Lire aussi: Régime simplifié et acompte de TVA

Étapes facultatives utiles

Facultatif selon les cas, le certificat d’emploi autorisé (就労資格証明書) peut être obtenu si vous n’êtes pas sûr qu’un emploi envisagé soit conforme au statut de votre visa. Permis de travail hors de la catégorie de votre visa : pour travailler en dehors de la catégorie permise par votre visa, il vous faut soumettre une « Application for Permission to Engage in Activity Other Than that Permitted under the Status of Residence Previously Granted. »

Fiscalité et obligations administratives

Lorsque vous devenez indépendant, vous êtes responsable de la déclaration d’impôts et des notifications auprès du bureau des impôts ainsi que d’autres procédures liées aux impôts et aux assurances. En tant qu’expatrié travaillant de manière indépendante au Japon, il est crucial de s’enregistrer auprès de l’administration fiscale locale, en vous assurant de déclarer tous les types de revenus, qu’ils proviennent de contrats locaux ou internationaux.

Les résidents autres que non-permanents sont imposés sur leurs revenus mondiaux, qu’ils soient d’origine japonaise ou étrangère. En revanche, les non-permanents (non-nationaux présents au Japon depuis cinq ans ou moins au cours des dix dernières années) sont, en principe, imposés uniquement sur les revenus de source japonaise et sur les revenus de source étrangère rapatriés.

La période de déclaration fiscale s’étend chaque année du 16 février au 15 mars. Durant cette période, il est nécessaire de préparer et de soumettre la déclaration d’impôt sur le revenu pour l’année précédente (du 1er janvier au 31 décembre) en utilisant les formulaires appropriés, tels que la Déclaration d’impôt B, au bureau des impôts compétent.

En ce qui concerne la taxe à la consommation, si le chiffre d’affaires soumis à l’impôt deux ans auparavant dépasse 10 millions de yens, vous devenez redevable de la taxe deux ans plus tard; en dessous de ce montant, vous êtes exempté, mais depuis l’introduction du système de facturation en octobre 2023, l’enregistrement pour l’émission de factures éligibles est souvent requis à des fins de gestion client.

Conseils pratiques pour la gestion fiscale

Conservez tous vos reçus lorsque vous faites des déjeuners d’affaire, les réunions, l’électricité, l’internet, etc.
En tant que freelance, la taxe sur le revenu et les cotisations sociales sont à votre charge ; il est souvent conseillé de faire appel à un comptable.
Pour les situations complexes, il est fortement conseillé de recourir à l’assistance de professionnels (experts-comptables / cabinets de comptabilité spécialisés / services de consultation mis en place par chaque municipalité).

Assurance maladie, retraite et protection sociale

Une fois que vous devenez indépendant, la première chose que vous devez organiser est l’assurance maladie. Dans de nombreuses entreprises, les travailleurs bénéficient d’une assurance maladie d’entreprise, mais dès que vous quittez votre emploi, vous ne serez plus couvert. Il faudra vous rendre à votre mairie pour vous inscrire au 国民健康保険 (kokumin kenkou hoken), le système national de soins de santé du Japon. L’adhésion signifie que le système public d’assurance maladie couvrira vos besoins médicaux.

En tant que propriétaire unique, vous avez la possibilité d’embaucher des employés à temps plein ou à temps partiel. Concernant la protection sociale, vous pouvez adhérer au régime national d'assurance maladie et de retraite en tant qu'entrepreneur individuel.

Modes de paiement, contrats et bonnes pratiques

Au Japon, un entrepreneur indépendant est engagé par le biais d’un contrat de travail explicite ou d’un contrat de prestation de services (gyomu itaku keiyaku). L’accord définit la nature du travail demandé, les échéances et la rémunération convenue. De manière générale, on vous recommande de toujours faire un contrat écrit même s’il n’existe aucune obligation légale pour cela.

Un contrat de prestation de services est conclu entre une entreprise cliente et un entrepreneur indépendant. En recrutant un entrepreneur indépendant de manière directe, l’entreprise cliente établit un contrat et rémunère ensuite l’entrepreneur conformément aux termes de cet accord. Les dépôts directs et les solutions d’externalisation de la paie sont conçus pour respecter la législation locale et faciliter les paiements.

Il est aujourd’hui plus facile que jamais de travailler en freelance ou à distance. On trouve aussi de nombreux espaces de coworking. Utilisation de divers services de crowdsourcing/sites de mise en relation (ex. Crowdworks, Lancers) est courante. Si vous décidez de vous lancer en tant que freelance avec des clients non japonais alors que vous êtes déjà parti en PVT, vous pouvez créer votre auto-entreprise française en ligne sur le site de l’URSSAF.

Créer une entreprise au Japon : raisons et étapes

Pourquoi créer une entreprise au Japon ? Le Japon est réputé pour son écosystème dynamique de startups, soutenu par des initiatives gouvernementales telles que J-Startup. Ce programme vise à faciliter l'enregistrement et l'accès au financement pour les jeunes entreprises. De plus, des visas spécifiques sont proposés aux entrepreneurs étrangers qui souhaitent lancer leur activité au Japon.

Avant de vous lancer dans la création d'une entreprise au Japon, il faut prendre du recul et vous poser les bonnes questions : Avez-vous l'intention d'immigrer au Japon ? S'agit-il d'un projet à long terme ? Parlez-vous japonais ou apprenez-vous cette langue ? Évaluez ensuite votre adéquation avec le marché japonais et le secteur d'activité visé.

Obligations légales pour lancer une entreprise

Louer ou acheter des bureaux : Votre entreprise a besoin de louer ou d'acheter un bureau physique. Le bureau virtuel n'est pas accepté.
Préparer un plan d'affaires solide rédigé en japonais.
Déposer le capital et trouver des financements ; justification de l'origine du capital est exigée.
Ouverture d'un compte bancaire : Avant de pouvoir ouvrir un compte bancaire, vous devez obtenir un visa.

Par ailleurs, si vous avez déjà une entreprise à l'étranger et que vous souhaitez étendre vos activités au Japon, trois options s'offrent à vous : la création d'un bureau de représentation, l'établissement d'une succursale ou la constitution d'une filiale.

Visas pour entrepreneurs

Il existe deux types de visas de travail au Japon pour les entrepreneurs : le visa de chef d'entreprise (Business Manager) et le visa de création d'entreprise. Le visa de chef d'entreprise (Business Manager) est destiné aux personnes qui souhaitent créer ou diriger une entreprise au Japon. Les conditions incluent disposer d'un capital d'investissement d'au moins 5 millions de yens et d'un bureau physique.

Le visa de création d'entreprise permet aux entrepreneurs étrangers de séjourner au Japon jusqu'à un an pour créer leur entreprise avant de remplir toutes les conditions requises pour le statut de résident « chef d'entreprise ». Introduit en 2020, ce visa s'inscrit dans une nouvelle initiative gouvernementale visant à stimuler l'innovation.

Conseils pratiques et ressources

Améliorez votre niveau de japonais en prenant directement des cours.
Si vous créez votre auto-entreprise pendant votre PVT, vous pouvez bénéficier de l’ACRE (Aide à la création ou à la reprise d’une entreprise) qui vous exonère partiellement de charges sociales.
Pour payer vos impôts, rendez-vous sur votre espace personnel sur le site de l’URSSAF si vous restez rattaché à la France, ou consultez le bureau des impôts local au Japon pour les démarches locales.
Comprendre les obligations fiscales peut être compliqué et nous recommandons vivement de consulter un comptable ou un avocat expérimenté pour confirmer vos obligations fiscales.
Si vous êtes au Japon et que vous venez de quitter votre emploi à plein temps pour vous mettre à votre compte, la première chose que vous devez organiser est l’assurance maladie.

De nombreuses mairies proposent désormais un support multilingue. La CCIFJ a mis en place un service qui a pour objectif de faciliter l’installation des nouveaux entrepreneurs et vous propose de présenter votre projet au comité entrepreneurs.

Freelance au Japon

Points de vigilance

La loi pour la rationalisation des transactions impliquant des entreprises de sous-traitance spécifiques (nouvelle loi sur le freelance) entrée en vigueur en novembre 2024 clarifie l’image du prestataire de services spécifique et améliore certaines protections.
Le Code du travail et d’autres lois liées au travail (salaire minimum, congés payés, etc.) ne s’appliquent généralement pas aux freelances ; toute la responsabilité incombe à soi-même.
La classification erronée d’un travailleur peut entraîner une amende pour l’entreprise cliente pouvant aller jusqu’à 300 000 JPY.
Si vous travaillez en freelance ou à distance pour des clients situés en dehors du Japon, nous vous recommandons de vérifier auprès de votre ambassade ce qui est possible et ce qui ne l’est pas.

En résumé (à garder en tête)

Le travail indépendant au Japon est possible, mais encadré par des démarches administratives et fiscales spécifiques.
Venir d’abord avec un visa salarié puis basculer vers l’indépendance est la voie la plus simple et la plus sûre.
Tenir une comptabilité rigoureuse, s’inscrire auprès du bureau des impôts et souscrire à l’assurance nationale sont des étapes indispensables.
Consultez des professionnels (avocat, expert-comptable, services municipaux) pour éviter les erreurs et garantir la conformité.

balises: