Registre des Assemblées Générales SARL : Obligations et Procédures en France

Toutes les sociétés (SNC, SCS, SARL, SA, SCI, etc.) sont tenues de tenir un registre d’assemblée générale. Ce registre a pour but de conserver l’ensemble des procès-verbaux des délibérations des assemblées. L’objectif du registre des assemblées générales est de suivre la vie d’une entreprise au fil du temps.

Le registre d’assemblée générale est un dossier qui conserve l’ensemble des procès-verbaux (PV) des assemblées générales. Il possède une utilité probatoire, mais sert également de classification administrative en facilitant la transparence et la traçabilité. En effet, le registre permet de conserver la chronologie de toutes les décisions et les informations statutaires prises par la société ou l’association au cours de sa vie.

Le registre des assemblées générales a pour but de suivre la vie d’une entreprise dans le temps, en gardant la trace des procès-verbaux des délibérations. Toutes les sociétés doivent tenir un tel registre pour y lister les décisions relatives aux modifications statutaires ou à l’approbation des comptes, par exemple. Vous vous demandez comment constituer et conserver ce registre ?

Le registre d’assemblée générale est obligatoire. Le registre d’assemblée générale doit être tenu par toutes les sociétés, qu’elles soient civiles ou commerciales. Cette obligation s’applique indistinctement à une SARL, SNC, SA, SCI, SAS, EURL, SASU, etc.

☝️ Bon à savoir : on parle de registre de décision de l’associé unique dans le cadre des EURL et des SASU. En revanche, les associations n’ont pas l’obligation de tenir un registre d’assemblée générale.

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Fonction Principale du Registre des Assemblées Générales

La fonction principale du registre des assemblées générales consiste à garder tous les procès-verbaux d’une société. Ce registre est obligatoire pour toutes les sociétés commerciales ou civiles. Que ce soit pour les SARL, SAS, EURL ou SASU, les sociétés ne sont pas tenues d’avoir un registre spécial des assemblées générales afin de conserver l’ensemble des procès-verbaux.

Toutes les sociétés doivent tenir un registre des assemblées générales, dont les SCI. Vous désirez en savoir plus sur l’assemblée générale en SCI ? Une assemblée générale des associés (AG) doit être obligatoirement tenue et un procès verbal établi tous les ans.

Constitution et Conservation du Registre

Le registre d’assemblée générale est conservé au siège de l’entreprise. Il est consultable par les associés, les actionnaires, l’administration fiscale, le tribunal de commerce et les organismes sociaux.

Le registre d’assemblée générale est conservé au siège de l’entreprise.

Support du Registre

Le registre peut être tenu :

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• D’un support physique, que ce soit un classeur ou un cahier spécial. Ces éléments sont disponibles en ligne ou dans des papeteries spécialisées. Les procès-verbaux sont alors établis sur des feuilles, numérotés, paraphés, et ils contiennent le sceau de l’autorité qui les a signés (comme le maire, le juge du tribunal judiciaire ou le greffe du Tribunal de commerce).
• D’un support dématérialisé.

📝 À noter : il est possible d’utiliser des feuilles mobiles, tant qu’elles respectent les règles de conformité.

La plupart des sociétés utilisent un classeur comportant des feuilles mobiles pour dresser leurs procès-verbaux. Il est aussi possible d'utiliser des feuilles mobiles, à condition qu'elles soient numérotées sans discontinuité, signées dans les mêmes conditions que celles du registre des procès-verbaux et revêtues du sceau de l'autorité. Ces feuilles peuvent être conservées en liasse, insérées dans un classeur, reliées ou collées sur un registre. Dès qu'une feuille a été remplie, même partiellement, elle doit être jointe à celles précédemment utilisées. En revanche, il est interdit de coller un procès-verbal qui aurait été imprimé sur une feuille vierge. Cette possibilité concerne les SARL, les EURL, les SASU, les SA, les SNC ainsi que les sociétés civiles.

Cote et Paraphe

Avant d’utiliser le registre, il faut le faire coter auprès d’une autorité administrative. Il peut s’agir d’un maire ou d’un adjoint au maire, du greffier du tribunal de commerce ou du juge du tribunal judiciaire.

Avant d’être complété, le registre doit être à la fois numéroté, paraphé et coté. Il est ensuite complété après chaque assemblée. Tout nouveau PV doit être signé par l’autorité compétente.

La côte et le paraphe sont deux éléments essentiels du registre. Ils garantissent la bonne conformité du document et limitent tout risque de falsification.

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Comment coter un registre des assemblées générales ? Afin de faire coter et parapher vos registres, vous pouvez le déposer au greffe du Tribunal de commerce, au tribunal d'instance, ou encore en mairie (bien qu’elles ne proposent pas toutes ce système).

Comment parapher un registre des assemblées générales ? Vous devez pour cela vous adresser au Tribunal de commerce le plus proche de chez vous.

📝 À noter : la cote en mairie est gratuite en mairie et payante auprès d’un tribunal. Le coût est alors de 3 euros (hors frais d’envoi).

En matière de remplissage du registre, quelques règles de bonne gestion s’imposent. Tout d’abord, les feuillets doivent contenir les signatures et paraphes originaux. Les photocopies de procès-verbaux et collages de PV non cotés ni paraphés sont, en pratique, interdits. De plus, lorsqu’un document n’occupe pas l’intégralité du feuillet, la partie non utilisée doit être barrée afin qu’aucun ajout ne puisse être effectué ultérieurement. Les pages doivent se suivre dans la numérotation.

La tenue du registre des assemblées générales peut s’effectuer sous deux formes : au format papier ou au format électronique (depuis le 1er janvier 2020). En ce qui concerne le format papier, il suffit d’acheter un classeur vendu dans les papeteries spécialisées et de le faire coter et parapher comme indiqué ci-dessus. La tenue au format électronique est toujours possible, sauf pour les SAS : il faut que les statuts la prévoient expressément. Les procès-verbaux sont horodatés et signés électroniquement.

Contenu du Procès-Verbal

📝 À noter : un procès-verbal est généralement rédigé par les organes de direction compétents, comme un gérant ou un président, par un rédacteur désigné (tel qu’un secrétaire de séance de l'assemblée), par un professionnel du droit (comme un avocat), et parfois par un officier public ministériel (tel qu’un notaire). Le document est ensuite signé par les associés ou par les organes compétents désignés dans les statuts.

☝️ Bon à savoir : pour rappel, un procès-verbal dressé dans le registre doit comporter le lieu et la date de l’Assemblée générale, les noms et prénoms des associés présents ou représentés, le résumé des débats, le texte comportant les résolutions prises au cours de l’Assemblée générale, ainsi que le résultat des votes. Le document est ensuite signé par les organes compétents.

Durée de Conservation

Le registre doit être conservé au siège social de la société pendant au moins 6 ans à compter du dernier procès-verbal, conformément aux règles relatives au droit à la communication de l’administration fiscale. Le dossier peut être requis en cas de contrôle.

Erreurs et Corrections

Laisser des pages blanches entre les procès-verbaux constitue une mauvaise gestion du registre, puisque des procès-verbaux précédents peuvent être placés sur ces pages blanches. Cela modifierait ainsi l’ordre chronologique du registre. S’il y a une erreur de transcription, il ne faut pas jeter la page sur laquelle l’erreur figure, mais plutôt la placer à la fin du registre.

Assemblées Générales en SARL

La SARL, comme toute autre société, implique la réunion des intérêts de différents associés. De manière générale, les dirigeants de la SARL sont tenus de convoquer chaque année une assemblée générale ordinaire (AGO) suivant une procédure réglementée. Quel que soit le type d’assemblée générale, les dirigeants de la SARL doivent respecter certaines formalités, notamment en matière de convocation et de domiciliation, et fournir les documents nécessaires permettant aux associés d’être informés de la gestion de la société.

Une SARL est tenue d’organiser annuellement une assemblée générale (AG). S’il est capital de tenir une assemblée générale de SARL, il est tout aussi primordial de se conformer aux modalités de sa convocation. Au cours d’une assemblée générale, des décisions sont prises. Certaines régissent la vie de l’entreprise, d’autres en modifient les statuts. C’est pour cette raison qu’il est capital d’adresser une convocation aux associés. Elle leur permet d’exercer leur droit d’information.

L’AG est une réunion qu’organise toute entreprise, quel que soit son statut juridique, pour la prise de décisions. En fonction du type d’AG, les sujets à discuter varient.

Quand doit se tenir l’assemblée générale annuelle d’une SARL ? Elle doit se tenir dans les six mois suivant la clôture de l’exercice social, pour approuver les comptes annuels et affecter le résultat.

Qui convoque l’assemblée générale dans une SARL ? La convocation est généralement faite par le gérant, par lettre recommandée avec accusé de réception ou tout autre moyen prévu par les statuts.

Les décisions prises en assemblée générale doivent-elles être formalisées ? Oui, elles doivent être consignées dans un procès-verbal signé et conservé dans un registre spécial, et certaines doivent être déclarées au greffe.

Convocation à l'Assemblée Générale

🔎 Zoom : Vous souhaitez créer une SARL ? Les formalités administratives peuvent sembler insurmontables. La convocation est une invitation à l’assemblée générale de SARL. Elle doit être adressée aux associés au moins 15 jours avant la date de la réunion. Cependant, chaque société peut prolonger ce délai. Quoi qu’il en soit, la convocation doit être rédigée et transmise en main propre : soit par lettre recommandée, soit contre une décharge.

Selon la loi, seul le représentant légal de la SARL peut convoquer les associés à l’AG. En cas de cogérance, ce pouvoir est accordé soit au collège d’associés, soit à chacun des associés. Tout dépend des statuts de la SARL. Sous un autre angle, en cas d’incapacité de gérance, cette responsabilité incombe au commissaire aux comptes de la SARL, s’il y en a un. Pour avoir une valeur probante, la convocation à l’AG doit remplir certaines conditions. Ce sont les statuts qui définissent le lieu de l’AG. Il s’agit le plus souvent du siège social. Mais un autre espace peut être prévu.

Documents Essentiels pour l'Assemblée Générale

La création de ces documents est capitale. Ces documents assurent le bon déroulement de l’assemblée générale de SARL. Légalement, la feuille ou le registre de présence pour l’assemblée générale de SARL n’est pas obligatoire. Mais parce qu’il sert de preuve, il est conseillé d’en établir.

En principe, les statuts de la société désignent le président de séance de l’AG. Mais si rien n’est prévu à cet effet, c’est l’assemblée générale elle-même qui choisit son président de séance. Celui-ci peut être accompagné dans sa tâche par un secrétaire et des scrutateurs pour vérifier la légalité de la procédure de vote.

Le quorum désigne le nombre minimum d’associés requis ou représentés pour la tenue de l’assemblée générale de SARL. Il peut être défini par les statuts ou fixé par l’assemblée. Les sujets prévus pour l’assemblée générale doivent être débattus avant les délibérations.

Procès-Verbal de l'Assemblée Générale

Pour enregistrer les décisions prises lors de l’AG de SARL, un procès-verbal d’assemblée générale de SARL doit être établi et conservé. Le procès-verbal exerce deux fonctions. Premièrement, il résume les débats tenus lors de l’AG.

Eu égard aux diverses fonctions du PV d’une assemblée générale de SARL, il doit être établi pendant la séance. Pour cela, il est recommandé de prendre des notes pendant la réunion, puis de les compiler en fin de séance sur un support papier. Ce support constitue le PV de l’assemblée générale. La rédaction de PV de l’AG incombe au président de séance lorsqu’il est un associé. Dans le cas contraire, cette tâche relève des compétences de l’associé président.

Le PV d’une AG de SARL doit comporter certaines mentions obligatoires. Pour rédiger le PV d’une assemblée générale de SARL, il est possible de se baser sur des modèles d’assemblée générale de SARL.

Publication des Décisions

Toutes les décisions prises en AG ne sont pas à publier. Seules celles relatives à la modification des statuts de la SARL, au changement de la composition de la direction de la société, etc., le sont. Quoi qu’il en soit, après la tenue de l’assemblée générale de SARL, elles doivent être publiées auprès du greffe du tribunal.

Sanctions et Non-Conformité

Bien que la tenue d’un registre des Assemblées générales soit obligatoire, aucune sanction n’est spécifiquement mentionnée, à l’exception des sociétés anonymes qui risquent des amendes.

Le représentant légal d’une société qui ne tient pas correctement le registre des assemblées commet une faute de gestion. Cette dernière peut, dans certains cas, faire l’objet de sanctions.

En cas de mauvaise tenue du registre (par exemple, il manque une page), les décisions prises par l'associé unique peuvent être annulées à la demande d'une personne directement concernée par ces décisions.

En revanche, en cas de faux ou d'usage de faux, la société s'expose à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 225 000 € d'amende.

En cas de faux ou d'usage de faux (par exemple, ajouter des informations fausses sur les documents), une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende peut être prononcée.

En cas de faux ou d'usage de faux par exemple, mentionner la présence d'un administrateur absent), vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.

Autres Registres Obligatoires pour les Sociétés

En tant qu'employeur, une société doit mettre en place un certain nombre de registres obligatoires. Il s'agit d'une liste non-exhaustive.

Registre unique du personnel : Lorsqu'une société emploie des salariés, elle doit tenir un registre unique du personnel. Chaque salarié doit y être inscrit au moment de son embauche à l'encre indélébile. Il faut y inscrire les informations complémentaires suivantes pour chaque salarié :

• Nom
• Prénoms
• Nationalité
• Date de naissance
• Sexe
• Emploi
• Qualification
• Dates d'entrée et de sortie de l'établissement
• Type de contrat

Si une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou la date de demande d'autorisation. Pour les salariés étrangers, type et numéro d'ordre du titre valant...

Voici un tableau récapitulatif des registres et livres comptables obligatoires pour les entreprises :

☝️ Bon à savoir : Legalstart vous accompagne à chaque étape de votre parcours entrepreneurial. Nos experts répondent à vos questions et vous aident à gérer toutes vos formalités administratives.

🔎 Zoom : Les différentes formalités de création d’entreprise étant particulièrement lourdes, vous pouvez faire appel à nos experts afin de leur confier la gestion de votre dossier de création d’entreprise, de la rédaction des statuts jusqu’à l’immatriculation de votre société. Pour ce faire, il vous suffit de remplir un rapide formulaire en ligne, et d’y joindre les pièces justificatives demandées. Ensuite, la signature est effectuée en apposant le timbre du professionnel.

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