Conséquences de la non-inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)

L'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) est une obligation légale pour toute entreprise ou société commerciale exerçant en France. Cette règle est mentionnée dans le Code du commerce et rappelée fréquemment par le Tribunal du commerce. L’exécutif a par ailleurs prévu des sanctions en cas de non-immatriculation au RCS.

Cet enregistrement revêt un caractère personnel. De ce fait, vous ne pourrez pas vous inscrire plusieurs fois sur le même registre. Il sera par ailleurs facile de vérifier votre présence sur cette base de données.

Aujourd’hui, vous pouvez aisément télécharger le KBIS d’une entreprise. L’entité doit toutefois être immatriculée pour apparaître sur les plateformes dédiées. En principe, la démarche doit être effectuée dans les 15 jours maximum après le démarrage de votre activité.

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Qu'est-ce que l'extrait Kbis et à quoi sert-il ?

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

De plus, un certain nombre d'autres informations essentielles figure sur ce document, et notamment :

Le numéro d'immatriculation à 9 chiffres, autrefois nommé numéro siren. Ce numéro est le même, pendant toute la durée de vie de l'entreprise. Il permet ainsi de retrouver facilement l'entreprise, si elle change de dénomination commerciale ou si elle déménage.
Le greffe de rattachement. Cette information détermine le tribunal de commerce à saisir en cas de litige commercial entre professionnels.
La présence éventuelle d'une procédure collective (un redressement judiciaire, une liquidation judiciaire, une procédure de sauvegarde). Cette information, ainsi que le montant du capital social, donnent un indice sur la santé financière des entreprises.
La forme juridique de la société. Selon la forme choisie par le(s) entrepreneur(s), la responsabilité du dirigeant peut être illimitée ou limitée à son apport dans la société.

C'est pourquoi un extrait KBIS de moins de 3 mois est réclamé par de nombreux professionnels : fournisseurs, organismes financiers, assureurs, organismes publics lançant un appel d'offre...

Si elle est radiée du RCS, elle perd cette faculté et la date de radiation est alors mentionnée sur l'extrait.

Qui peut fournir un KBIS ?

Le KBIS peut être fourni par l'entreprise ou par la micro-entreprise (extrait K) elle-même. Elle a alors la faculté de le récupérer sur le site monidenum. Ce site n'est accessible qu'au représentant légal de la société, qui s'identifie en téléchargeant une pièce d'identité. Le site effectue alors un rapprochement avec le nom du représentant légal mentionné, lors de l'enregistrement au RCS. Une fois cette vérification effectuée, l'extrait KBIS est disponible gratuitement en version imprimable.

Le KBIS peut également être communiqué directement par le greffe du tribunal de commerce ou par le site de mise en commun des ressources de ces tribunaux, le site Infogreffe. S'agissant d'un document public, la demande peut se faire par le chef d'entreprise mais également par un tiers. Cette demande est, toutefois, payante.

Alternatives à l'inscription au RCS

Attention, une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

C'est le cas, notamment des artisans. En effet, ces derniers sont inscrits au Répertoire des Métiers (RM), par l'intermédiaire de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA). Cette dernière peut fournir un extrait D1 mentionnant des informations équivalentes à celles présentes dans l'extrait KBIS. Est considéré comme artisan, toute micro-entreprise et toute entreprise de moins de 10 salariés exerçant :

Une activité de création et de fabrication : ébéniste, créateur de bijoux, costumier, personne ayant le titre d'artisan d'art...
Une activité de prestation artisanale, comme les entreprises de bâtiment.

Les professions libérales (professions médicales, architecte, consultants, créatifs...) ont la possibilité de fournir un avis de situation SIRENE, à récupérer gratuitement sur le site de l'INSEE. Cet avis comporte, toutefois, moins d'informations que l'extrait KBIS. Par ailleurs, les professions libérales sont souvent des professions réglementées avec inscription à un ordre. La preuve de cette inscription leur est alors parfois demandée.

Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis. Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

Entreprise étrangère

Une entreprise étrangère peut avoir une filiale française ou un établissement français. Dans ce cas, l'entité présente sur le territoire nationale a un extrait KBIS ou un extrait D1 ou un avis de situation SIRENE.

En l'absence de représentant enregistré en France et s'il s'agit d'une entreprise commerciale basée dans l'Union Européenne, l'équivalent de son KBIS peut être récupéré à l'aide du site EBR ((European Business Register), auquel adhère Infogreffe.

Et, pour les entreprises hors Union Européenne, la société a éventuellement la possibilité de fournir un document authentifié par une autorité de son pays ou par une autorité française. Elle peut se renseigner auprès de l'ambassade ou du consulat français.‍

A noter : si une entreprise nationale a besoin de faire valider son KBIS pour travailler en dehors de l'Union Européenne, elle a la possibilité de faire légaliser ce document.

Sanctions en cas de non-immatriculation

L’astreinte financière figure parmi les principales sanctions en cas de non-immatriculation au RCS. Concrètement, vous devrez payer une pénalité par jour de retard à partir de la réception de l’injonction pour vous inscrire au RCS. Selon le cas, les autorités peuvent encadrer le montant de l’astreinte.

Vous risquez, en revanche, 4 500 euros d’amendes et 6 mois d’emprisonnement en cas de fausses déclarations au RCS. La fraude consiste notamment à fournir des informations fictives ou incomplètes pour l’immatriculation, la modification de statuts ou la radiation du registre.

Selon le Code du travail (art. L8221-3), ce délit expose à 45 000 euros d’amende pour un individu et 225 000 euros pour une société. Cette sanction financière peut aussi s’accompagner de 3 ans d’emprisonnement.

Enfin, le défaut d’inscription au RCS peut inciter le juge à prononcer des sanctions particulières pour le dirigeant.

Sanctions en cas de non-respect du code de commerce

Comment régulariser sa situation ?

L’inscription au registre représente le recours le plus simple contre les sanctions en cas de non-immatriculation au RCS. De plus, la procédure est facilitée grâce aux portails publics et aux plateformes comme Infogreffe. Le site des greffiers permet notamment d’effectuer diverses démarches en ligne.

Vous devrez réaliser rapidement l’inscription au registre afin de vous prémunir de l’astreinte, de l’amende ou de la peine d’emprisonnement.

L’enregistrement au RCS peut généralement être réalisé avec la déclaration de démarrage d’activité, pour les autoentrepreneurs.

Les frais d’immatriculation dépendront de la finalité et du statut juridique de votre entreprise. En tout cas, vous devrez payer le montant précisé à l’issue de votre demande. Le coût varie actuellement entre 25,34 euros et 70,39 euros.

L’immatriculation se matérialise par la délivrance de l’extrait d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés (extrait " Kbis "). Par la suite, tout événement modificatif intervenant dans l’entreprise devra obligatoirement faire l’objet d’une déclaration au registre du commerce et des sociétés dans un délai d’un mois.

Le greffier contrôle la régularité juridique du dossier d’immatriculation, le valide et adresse à la société un extrait du registre du commerce et des sociétés dans le délai franc d’un jour ouvrable (à compter du dépôt du dossier complet au greffe). L’immatriculation de la société est réalisée. Dans un délai allant de une à trois semaines, l’INSEE attribue à la société le numéro administratif d’identification de la personne. Ce numéro ne produit aucun effet juridique. Si le dossier est incomplet ou si les actes et les pièces justificatives ne sont pas conformes aux textes en vigueur, le greffe adresse à la société une lettre de notification de refus lui demandant de régulariser son dossier dans un délai de quinze jours.

Démarches administratives ne nécessitant plus l'extrait K ou Kbis

Il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Douanes, fiscalité
Déclarations, agréments et autorisations
Produits énergétiques
Urbanisme
Travaux d'intérêt général
Procédures collectives
Autorisations d'exploitation commerciale
Agriculture
Propriété industrielle
Transport

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