Dépôt des comptes annuels pour les SARL : Obligations, Procédures et Sanctions

Le dépôt des comptes annuels d’une société est une démarche obligatoire qui vise à présenter une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat comptable de l'activité d’une société. L’article L. 232-22 du Code de commerce énonce les modalités de dépôt des comptes annuels pour les gérants de SARL auprès du greffe du Tribunal de commerce.

Après la clôture de l’exercice et l’approbation des comptes par les associés ou l'associé unique, la dernière formalité juridique à accomplir est le dépôt de vos comptes annuels au greffe du tribunal des activités économiques. Il s’agit d’une obligation légale pour les sociétés commerciales.

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Qui est concerné par l'obligation de dépôt des comptes annuels ?

Le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce est une obligation légale qui ne concerne que certains statuts juridiques d’entreprise. Ce sont essentiellement les sociétés commerciales qui sont visées (SAS, SARL, SA, SA, SNC…). Cela dit, certaines autres formes sont également visées (les sociétés d’exercice libéral par exemple). Pour les autres (sociétés civiles et entreprises individuelles), il n’y a pas d’obligation de dépôt.

Toutes les sociétés commerciales doivent obligatoirement procéder au dépôt de leurs comptes, chaque année :

Toutes les sociétés par actions : sociétés anonymes (SA), sociétés européennes (SE), sociétés par actions simplifiées (SAS) y compris celles à associé unique (SASU), sociétés en commandite par actions (SCA) ;
Les sociétés à responsabilité limitée à plusieurs associés (SARL) et également les SARL unipersonnelles (plus connues sous l’appellation EURL) ;
Les sociétés en nom collectif (SNC) dont les associés sont des sociétés tenues de déposer leurs comptes (sociétés par actions ou sociétés à responsabilité limitée).

L’obligation de dépôt des comptes annuels concerne également certaines formes de sociétés assimilées à des sociétés commerciales. C’est notamment le cas des sociétés d’exercice libéral (SEL).

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Les sociétés d’exercice libéral à forme anonyme (SELAFA),
Les sociétés d’exercice libéral à responsabilité limitée (SELARL) y compris unipersonnelles (SELURL),
Et les sociétés d’exercice libéral par actions simplifiées (SELAS) y compris unipersonnelles (SELASU).

Les SEL permettent aux professionnels libéraux exerçant une activité réglementées de bénéficier des règles prévues pour les sociétés commerciales. La loi les assimile respectivement à des SA, SARL, EURL, SAS et SASU. Il existe également la SELCA (société d’exercice libéral en commandite par actions) moins rencontrée en pratique et assimilée à une SCA.

Contrairement aux idées reçues, les sociétés civiles (SCI, SCP, SCM…) n’ont pas l’obligation de déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Attention, cela ne signifie pas qu’elles ne doivent pas les faire approuver par les associés. En effet, la délibération des associés est obligatoire et le gérant qui ne les convoque pas (ou ne les consulte pas) s’expose à de lourdes sanctions.

Enfin, les entreprises individuelles, y compris celles qui optent pour le régime micro ne sont pas concernées par l’obligation.

Le dépôt des comptes ne peut s’effectuer qu’après leur approbation. En effet, le dirigeant de la société doit arrêter les comptes et établir des comptes annuels. Puis il doit réunir les associés afin qu’ils se prononcent sur ces derniers.

Une assemblée générale pour approuver les comptes doit être tenue dans les 6 mois à compter de la date de clôture de l’exercice social. A compter de la date de la tenue de cette assemblée, vous disposez d’un délai d’un mois pour déposer vos comptes annuels au greffe.

Documents à fournir lors du dépôt des comptes annuels

Les documents à fournir lors du dépôt des comptes annuels sont différents selon la nationalité de la société.

Pour une société française, les documents varient selon la taille de l'entreprise :

Micro-entreprise (si elle remplit 2 des 3 critères suivants : Bilan total ≤ 450 000 €, Chiffre d'affaires net ≤ 900 000 €, Nombre de salariés ≤ 10) :
- Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe)
- Procès-verbal de l'assemblée avec la proposition d'affectation et la résolution votée
- Le cas échéant, rapport du commissaire aux comptes (CAC)
- Éventuellement, déclaration de confidentialité pour ne pas publier les comptes
Petite entreprise (si elle remplit 2 des 3 critères suivants : Bilan total ≤ 7 500 000 €, Chiffre d'affaires net ≤ 15 000 000 €, Nombre de salariés ≤ 50) :
- Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe)
- Procès-verbal de l'assemblée avec la proposition d'affectation et la résolution votée
- Le cas échéant, rapport du commissaire aux comptes (CAC)
- Éventuellement, déclaration de confidentialité pour ne pas publier le compte de résultat
- Le cas échéant, comptes consolidés, rapport sur la gestion du groupe et rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés (si la société fait partie d'un groupe)
Moyenne entreprise (si elle remplit 2 des 3 critères suivants : Bilan total ≤ 25 000 000 €, Chiffre d'affaires net ≤ 50 000 000 €, Nombre de salariés ≤ 250) :
- Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe)
- Rapport de gestion
- Procès-verbal de l'assemblée avec la proposition d'affectation et la résolution votée
- Le cas échéant, rapport du commissaire aux comptes
- Éventuellement, demande de présentation simplifiée du bilan et de l'annexe
- Le cas échéant, comptes consolidés, rapport sur la gestion du groupe et rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés (si la société fait partie d'un groupe)

Pour une société étrangère, le représentant légal doit produire un exemplaire des documents comptables établis lorsqu'ils ont été contrôlés et publiés dans l’État où le siège de la société est situé.

Il est important de noter que le rapport de gestion n’a pas à être déposé au greffe. Une copie de ce rapport doit simplement être délivrée, au siège social, à toute personne qui en fait la demande.

Dans l’hypothèse où l’assemblée générale ordinaire annuelle refuse l’approbation des comptes, il convient de déposer non pas les documents ci-dessus mais une copie de la délibération de l’assemblée ayant refusé d’approuver les comptes.

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Quand et où déposer les comptes annuels ?

Les comptes annuels doivent être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce à l'une des échéances suivantes :

Dans le mois suivant l'approbation des comptes par l'assemblée ordinaire des actionnaires ou de l'actionnaire unique
Dans les 2 mois suivant l'approbation des comptes par l'assemblée ordinaire des actionnaires ou de l’actionnaire unique lorsque le dépôt est fait par voie électronique

Le délai de dépôt des comptes annuels est de 1 mois. Il commence à courir à partir de la date d’approbation par les associés ou par l’associé unique. Un délai supplémentaire d’un mois s’applique en cas de dépôt en ligne (il passe donc globalement à 2 mois).

Il existe plusieurs façons de déposer les comptes annuels :

En ligne : Le dépôt des comptes annuels en ligne se fait à l'aide du Guichet des formalités des entreprises. Les documents doivent être déposés par le dirigeant ou un mandataire (expert-comptable, avocat, etc.). Ils sont transmis sous format PDF et chaque fichier ne doit pas dépasser la taille de 10 Mo.
Sur place : Le tribunal compétent dépend du lieu du siège social de l'entreprise.
Par courrier : L'adresse postale pour déposer les comptes annuels dépend également du lieu du siège social de l'entreprise.

Depuis le 1er janvier 2023, le dépôt des comptes annuels s’effectue, en ligne, sur le Guichet unique. Les comptes annuels sont transmis automatiquement au greffe du tribunal de commerce dont l’entreprise dépend.

Après validation par le greffe compétent, l’information est transmise au Registre national des entreprises (RNE) et publiée sur DATA INPI. Le greffe publie d’office l’information au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc).

Confidentialité des comptes

Le dépôt des comptes annuels est une obligation pour certaines sociétés. Mais, cela ne signifie pas pour autant que ces derniers fassent systématiquement l’objet d’une publication par le greffier. En effet, les « micro » entreprises et les « petites » entreprises peuvent bénéficier de mesure de confidentialité.

La confidentialité des comptes annuels doit être demandée lors du dépôt des comptes au greffe ; elle ne peut plus l'être après le dépôt.

Ainsi, les micro-entreprises bénéficient d’une confidentialité totale des comptes annuels qu’elles ont déposés (bilan, compte de résultat et annexe). Pour les petites entreprises, la dispense est limitée au compte de résultat.

Conditions pour bénéficier de la confidentialité

Les seuils de chiffre d’affaires et de bilan définissant les catégories d’entreprises ont été relevés pour les comptes et rapports afférents aux exercices ouverts à compter du 1er janvier 2024.

Micro-entreprises : Les micro-entreprises, à l’exception de celles mentionnées à l’article L. 123-16-2 du code de commerce et de celles dont l’activité consiste à gérer des titres de participation et de valeurs mobilières, peuvent demander au greffe que les comptes qu’elles déposent ne soient pas rendus publics. Dans ce cas, seules les autorités judiciaires et administratives, la Banque de France ainsi que certains organismes de prêt et de financement y auront accès. La SARL est considérée comme une micro-entreprise lorsqu’elle ne dépasse pas, au titre du dernier exercice clos et sur une base annuelle, 2 des 3 seuils suivants : 450 000€ de total de bilan, 900 000€ de chiffre d’affaires net, 10 salariés employés en moyenne sur l’exercice.
Petites entreprises : Les petites entreprises, à l’exception de celles mentionnées à l’article L. 123-16-2 du code de commerce et de celles appartenant à un groupe publiant des comptes consolidés, peuvent demander au greffe que le compte de résultat (et seulement lui) ne soit pas rendu public. Sont concernées les SARL qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants : 7,5 M€ de total de bilan, 15 M€ de chiffre d’affaires net, 50 salariés employés en moyenne sur l’exercice.
Moyennes entreprises : Les moyennes entreprises, à l’exception de celles mentionnées à l’article L. 123-16-2 du code de commerce et de celles appartenant à un groupe publiant des comptes consolidés, peuvent demander au greffe que ne soit rendue publique qu’une présentation simplifiée de leur bilan et de leur annexe. Sont concernées les SARL qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants : 25 M€ de total de bilan, 50 M€ de chiffre d’affaires net, 250 salariés employés en moyenne sur l’exercice.

Lorsqu’une micro-entreprise ou une PME garde ses comptes confidentiels, le rapport des CAC n’est pas rendu public. En revanche, les comptes des PME doivent comporter une mention indiquant si les CAC ont certifié les comptes avec ou sans réserves, s’ils ont refusé de les certifier, s’ils en ont été incapables ou si leur rapport fait référence à quelque question que ce soit sur laquelle ils ont spécialement attiré l’attention sans pour autant assortir la certification de réserves.

Sanctions en cas de non-dépôt des comptes annuels

En cas de non-dépôt des comptes, le dirigeant de la société s'expose à une amende pénale de 1 500 €. En cas de récidive, l'amende passe à 3 000 €.

L'infraction pénale de non-dépôt des comptes peut être poursuivie pendant un délai de 1 an à compter de la date à laquelle les comptes auraient dû être déposés.

En cas de retard dans le dépôt des comptes, le président du tribunal de commerce peut adresser au dirigeant une injonction de les déposer dans le délai d'un mois. Toute personne intéressée (un salarié ou un ancien salarié) et le ministère public peuvent demander au tribunal de prononcer cette injonction.

Souvent, le président du tribunal de commerce fixe une astreinte pour chaque jour de retard.

En l'absence de dépôt des comptes, le président du tribunal oblige la société à payer l'astreinte (on dit qu'il liquide l'astreinte).

Le président du tribunal peut aussi mener une enquête sur la situation économique et financière de l'entreprise. En effet, il est investi d’une mission de prévention des difficultés des entreprises. L'absence de dépôt des comptes annuels peut être un signal révélateur de difficultés financières. Dans ce cadre, le président du tribunal peut convoquer le chef d'entreprise à un entretien.

Le gérant qui omet de déposer les comptes annuels et consolidés et les rapports présentés aux associés encourt une amende de 1 500€ portée à 3 000€ en cas de récidive.

Tout intéressé ou le ministère public peut demander au président du tribunal de commerce d’enjoindre sous astreinte au gérant de procéder au dépôt des comptes et des autres documents ou de désigner un mandataire chargé d’effectuer cette formalité.

Par ailleurs, le greffier qui constate le défaut de dépôt des comptes doit en informer le président du tribunal de commerce et le préfet. Sur la base des informations communiquées par le greffier, le président du tribunal de commerce peut, de sa propre initiative, adresser au gérant une injonction de procéder à bref délai au dépôt des comptes, sous astreinte. En cas de non-respect de l’injonction dans le délai d’un mois à compter de la notification ou de la signification de l’ordonnance, le président peut obtenir communication des renseignements de nature à lui donner une exacte information sur la situation économique et financière de la SARL de la part des commissaires aux comptes, des membres et représentants du personnel, des administrations publiques, des organismes de sécurité et de prévoyance sociales ainsi que des services chargés de la centralisation des risques bancaires et des incidents de paiement.

Les greffes des tribunaux de commerce adressent de plus en plus fréquemment des courriers de relance aux entreprises retardataires. Cependant, les sanctions restent peu appliquées. Dans de rares cas, l’entreprise peut également être contrainte à publier ses comptes si une procédure de référé est lancée, accompagnée d’une astreinte par jour de retard. La demande en justice peut être exercée par toute personne démontrant un préjudice lié au manquement à l’obligation de publication.

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