Les Obligations Comptables d'une SARL en France

Comme pour toute société (EURL, SASU, SAS...), la gestion d'une SARL passe par certaines obligations comptables auxquelles vous devez vous soustraire. Alors comment assurer la tenue d'une comptabilité en tant que dirigeant de SARL ? Quels sont les frais de comptabilité à envisager à la création de votre entreprise ? Qu'apporte un expert-comptable ou un logiciel de comptabilité en ligne dans cette situation ? Quel est le meilleur choix à faire pour votre comptabilité ? Voyons comment gérer la comptabilité d'une SARL.

Optimiser les charges de SARL et payer moins d'impôts

Obligations Générales en Matière de Comptabilité pour une SARL

La SARL (société à responsabilité limitée) est une société comprenant au moins 2 associés, qui peuvent être des personnes physiques ou morales (d’autres sociétés). Elle a l’obligation de tenir une comptabilité, ainsi que d’autres obligations déclaratives. La comptabilité doit être régulière et sincère.

Elle doit être régulière :

Les mouvements de capitaux impactant le patrimoine doivent être enregistrés chronologiquement ;
Les éléments actifs et passifs doivent être contrôlés, au moyen d’un inventaire au moins une fois tous les douze mois
Il faudra établir et éditer les comptes annuels (bilan, compte de résultat et liasse fiscale) à chaque clôture d’exercice
Conserver tous les justificatifs/documents pendant 10 ans.

NB : au niveau juridique, une assemblée générale annuelle des associés devra être tenue après la clôture des comptes annuels. Les comptes annuels devront être déposés chaque année auprès du greffe du tribunal de commerce.

Documents Comptables Obligatoires pour une SARL

En matière de comptabilité (compta de trésorerie ou engagement) en SARL, plusieurs documents sont à établir :

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Tenir un livre journal : il s’agit des écritures comptables comptabilisées chronologiquement pour chaque livre (achats, ventes, banque, opérations diverses…etc). Il faudra ressortir du livre journal le fichier FEC (fichier des écritures comptables) impératif en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Le grand livre : il s’agit des écritures comptables regroupées en chacun des comptes selon le plan comptable de l’entreprise.

Chaque livre reçoit un numéro d'identification répertorié par un greffier. Ils doivent également être cotés et paraphés.

Tout enregistrement comptable doit préciser l'origine, le contenu et l'affectation à un compte de chaque donnée, et les références de la pièce justificative qui l'appuie.

Les livres peuvent être tenus de manière électronique avec un logiciel informatique ou manuellement sans blanc ni altération. Ils doivent être datés et enregistrés dès le moment ou le commerçant les établis pour garantir leur contenu.

La société doit établir les documents comptables suivants :

Livre-journal : livre dans lequel tous les mouvements qui affectent le patrimoine de la société sont enregistrés. Seuls les encaissements et les paiements sont enregistrés tous les jours, opération par opération. Les dettes et les créances ne sont constatées qu'à la fin de l'exercice comptable. En revanche les frais généraux doivent être enregistrés à échéance régulière tous les ans au maximum. La centralisation des écritures comptables peut se faire tous les 3 mois.
Grand-livre : livre qui rassemble tous les comptes. Il reprend les informations du livre-journal en les classant par compte et dans l'ordre de numéro prévu par le plan comptable général (PCG). Les opérations sont classées par ordre chronologique.
Manuel des procédures comptables : document qui décrit les procédures et l'organisation comptable pour comprendre le système de traitement et la réalisation des contrôles

La société est tenue d'établir des factures pour toutes ses ventes.

Toutes les informations importantes concernant la facturation sont décrites dans la fiche « Tout savoir sur la facturation ».

Attention Tout manquement aux règles de facturation est passible d'une amende pouvant aller jusqu'à 375 000 €. En cas de récidive cette amende peut être portée à 750 000 €.

Attention En cas d'omission volontaire dans votre facturation (écritures inexactes ou fictives), la personne qui a commis l'omission risque une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à 5 ans et 500 000 € d'amende.

Sanctions en Cas d'Absence de Comptabilité

Il est obligatoire de tenir la comptabilité de votre SARL, qu'elle soit réalisée par un cabinet expert-comptable ou un associé. C'est non seulement nécessaire pour le bon fonctionnement de l'entreprise en termes de gestion, mais aussi une obligation légale. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des sanctions de la part de l’administration fiscale.

Si la comptabilité est absente de la SARL, plusieurs sanctions peuvent être encourus :

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L’absence de comptabilité entraîne la même sanction que si l’administration fiscale rejetait les écritures : l’entreprise s’expose à une taxation d’office.
La condamnation pour dissimulation volontaire de sommes assujettis à l’impôt (impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés selon la situation) ou autres manœuvres de recouvrement aux impôts, ou l’omission de déclaration dans les délais prescrits est punie de 500 000 € d’amende et cinq ans d’emprisonnement (article 1741 du CGI)
La tenue d’une comptabilité fictive peut également entraîner une peine de prison de 5 ans une amende de 375 000 €.

La comptabilité de la SARL fournit de précieuses informations financières au gérant de la SARL pour le bon fonctionnement de l’entreprise et la prise de décisions. Par conséquent, elle requiert toute son attention. De plus, pour se conformer à la législation, la société est tenue d’établir, dès sa création, une comptabilité régulière et sincère. À l’instar des autres sociétés commerciales, les SARL et les EURL sont soumises à des obligations comptables strictement encadrées par la législation.

Audit Comptable et Commissaire aux Comptes

Réalisé très souvent par un auditeur externe à la société, l’audit comptable de la SARL permet de vérifier et inspecter les comptes pour détecter d’éventuelles anomalies ou failles. L’auditeur mettra également en avant les risques pris par l’entreprise en termes financiers.

L’audit comptable n’est pas obligatoire en dessous de certains seuils, s’il a lieu il sera réalisé par le CAC (commissaire aux comptes).

La nomination d'un commissaire aux comptes pour votre SARL est obligatoire quand celle-ci dépasse 2 des 3 seuils suivants :

5 000 000 € de total bilan
10 000 000 € de chiffre d’affaires HT
50 salariés

Ainsi, si votre société est dans ce cas, un commissaire aux comptes doit être désigné lors de l’assemblée générale ordinaire.

La désignation d’un commissaire aux comptes est exigée dès que l’entreprise dépasse au moins deux des trois critères suivants :

un total de bilan supérieur à 5 000 000 €
un chiffre d’affaires hors taxes au-delà de 10 000 000 €
ou un effectif d’au moins 50 salariés.

Si les seuils imposant la nomination d’un CAC sont franchis, la désignation n’a pas à intervenir pour l’exercice en cours : elle devient obligatoire uniquement à partir de l’exercice suivant. À l’inverse, lorsqu’une société repasse sous les seuils, elle peut se dispenser de renouveler le mandat du commissaire aux comptes, à condition de ne plus remplir ces critères pendant deux exercices consécutifs précédant la fin du mandat.

Ne pas procéder à une nomination de CAC lorsque celle-ci est légalement obligatoire expose les dirigeants à des sanctions pénales, pouvant aller jusqu’à deux ans d’emprisonnement et 30 000 € d’amende.

Comptes Annuels : Documents Essentiels

Après la clôture de chaque exercice social, une SARL doit établir des comptes annuels. Ces comptes annuels doivent être validés et certifiés par un Expert-comptable, seul professionnel habilité à réaliser l’approbation des comptes. Ces comptes annuels sont composés d'un bilan, d'un compte de résultat et d'une annexe.

Les comptes annuels sont composés d'un bilan, d'un compte de résultat et d'une annexe.

Le bilan
Le compte de résultat
L’annexe comptable

Ces documents sont établis à partir de la comptabilité de la SARL (livre journal, grand livre, inventaire). Ils doivent être mis à disposition de l'administration en cas de contrôle fiscal.

Le document des comptes annuels représente les actifs que possède la société, ce qu’elle détient et aussi son passif, ce qu’elle doit (dettes fournisseurs, clients, sociales...).

Le bilan présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise, et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres.

Le compte de résultat rassemble les produits (ventes, intérêts de capitaux placés, etc.) et charges (achats, salaires, impôts, etc.), et fait apparaître le bénéfice ou la perte de l'exercice (après déduction des amortissements et des provisions).

Le rapport de gestion expose la situation de la société durant l'exercice écoulé, son évolution prévisible, les événements importants survenus entre la date de la clôture de l'exercice et la date à laquelle il est établi, ses activités en matière de recherche et de développement.

L'annexe commente et complète le bilan et le compte de résultat.

Ces comptes annuels doivent ensuite être communiqués aux associés de la SARL en vue de leur approbation lors d’une assemblée générale.

La SARL bénéficie d’un allègement comptable, grâce à un régime d’imposition simplifié.

Tableau Récapitulatif des Seuils pour les Différentes Tailles d'Entreprise

Type d'entreprise	Bilan total	Chiffre d'affaires HT	Nombre de salariés
Micro-entreprise	≤ 450 000 €	≤ 900 000 €	≤ 10
Petite entreprise	≤ 7 500 000 €	≤ 15 000 000 €	≤ 50
Moyenne entreprise	≤ 25 000 000 €	≤ 50 000 000 €	≤ 250

Options pour la Gestion Comptable d'une SARL

Le gérant d’une SARL dispose de plusieurs options pour la gestion de la comptabilité de sa société. Des travaux peuvent être gérés en interne et d’autres peuvent être externalisés auprès d’un expert-comptable. Tout dépend des compétences et des souhaits du gérant de la SARL. Les prestations externalisées concernent principalement la tenue de la comptabilité et les comptes annuels. La facturation, pour des raisons pratiques, doit être gérée en interne.

Il n’est pas obligatoire de passer par un expert-comptable pour établir la comptabilité de votre SARL. Mais cela peut être nécessaire car le professionnel de la comptabilité pourra conseiller le dirigeant dans sa stratégie et il aura les compétences nécessaires pour établir les documents comptables obligatoires (GL, balance, bilan, compte de résultat, liasse fiscale). De plus, si vous gérez vous-même votre comptabilité en SARL, le risque d'erreurs est grand et les conséquences peuvent être graves pour votre entreprise en cas de contrôle fiscal. Attention, il est interdit de confier la comptabilité d'une entreprise à un indépendant non expert-comptable, dans cette situation l’exercice est illégal et vous n’aurez pas de couverture en cas de sinistre.

La société peut tenir elle-même sa comptabilité. En revanche, lorsqu'elle décide de la confier à un professionnel, elle doit obligatoirement s'adresser à un expert-comptable inscrit au tableau de l'ordre :

Où s’adresser ?

La société commerciale peut également adhérer à un organisme de gestion agréé qui peut l'aider dans sa gestion (fiscalité, comptabilité, etc.). Dans ce cas, elle doit communiquer ses comptes annuels à l'organisme de gestion agréé auquel elle adhère chaque année.

Expert-Comptable : Interne ou Externe ?

Vous avez le choix entre soit faire appel à un expert-comptable, soit un comptable en interne

Tout dépend de ce que le dirigeant souhaite dans sa lettre de mission : avec ou sans les déclarations fiscales (TVA, IS, CFE, etc.). Cela dépend du niveau d’accompagnement souhaité et du niveau de chiffre d’affaires de la société. En effet, une petite structure avec 100 000 € de chiffre d’affaires avec peu d'opérations sera moins gourmandes en honoraires comptables qu’une société à 1 000 000 € de chiffre d’affaires car elle doit répondre à beaucoup plus obligations comptables.

Avantages d'un Expert-Comptable en Ligne

Faire appel à un expert-comptable en ligne vous offre de nombreux avantages :

flexibilité des horaires
transmission de vos documents sans vous déplacer
coûts moins chers qu'un cabinet traditionnel

Coût de la Comptabilité en SARL

En SARL, choisir un cabinet expert-comptable classique peut coûter plusieurs milliers d'euros par an. Les tarifs d'expert-comptable diffèrent selon votre localisation, la demande.

Comptabilité Simplifiée pour SARL

Une société commerciale doit tenir une comptabilité. En revanche, lorsqu'elle est soumise (de plein droit ou sur option) à un régime réel simplifié d'imposition, elle peut tenir une comptabilité simplifiée.

Une comptabilité simplifiée entraine les conséquences suivantes :

Enregistrement sur les livres de trésorerie des opérations comptables à leur date de paiement ou d'encaissement
Regroupement des informations des livres de trésorerie dans le livre-journal tous les 3 mois à la place de tous les mois
Enregistrement non obligatoire les frais généraux accessoires réglés en espèce et représentant moins de 1 pour 1000 du chiffre d'affaires hors taxes
Régularisation non obligatoire des charges de frais généraux récurrents sur une période inférieure à 1 mois
Enregistrement des créances et des dettes à la clôture de l'exercice comptable
Possibilité d'évaluer les stocks de manière simplifiée (évaluation forfaitaire, application d'un abattement correspondant à la marge pour chaque catégorie de biens...)
Possibilité d'établir un bilan simplifié, un compte de résultat simplifié et une annexe simplifiée

Elle doit enregistrer de manière chronologique les mouvements (achats, ventes, emprunt...) qui affectent son patrimoine . Elle doit également contrôler la valeur de ses actifs et passifs au maximum tous les 12 mois par le biais d'un inventaire.

Lorsqu’elles sont soumises au régime simplifié d’imposition (RSI), les sociétés à responsabilité limitée profitent d’obligations comptables allégées. Dès qu’elle dépasse ces plafonds, la société bascule au régime réel normal.

Pour les petites SARL et EURL, c’est l’intégralité des comptes annuels qu’elles peuvent élaborer sur une base simplifiée.

Si l’EURL relève du régime de la micro-entreprise, elle bénéficie d’une exemption pour l’établissement de l’annexe. En lieu et place, elle fournit une courte note qu’elle annexe à son bilan simplifié et son compte de résultat simplifié.

Attention Lorsque la société appartient à un groupe de sociétés, elle ne peut pas bénéficier de la tenue d'une comptabilité simplifiée. Elle doit enregistrer tous les mouvements qui affectent son patrimoine tous les jours (encaissement, paiement, dette, frais...). De plus, elle doit centraliser ses écritures comptables dans le livre-journal tous les mois.

Spécificités de la TVA pour une SARL

Une SARL ayant une activité par défaut soumise à TVA devra établir des déclarations de TVA à établir chaque mois, chaque trimestre ou chaque année en fonction de l’option qu’elle aura choisie, ou par rapport à son niveau de chiffre d’affaires.

Il est aussi possible d’opter pour le régime de la franchise en base de TVA qui exemptera la SARL de facturer la TVA à ses clients jusqu’à un certain seuil de chiffre d’affaires (mais pas de possibilité de récupérer la TVA non plus sur ces factures fournisseurs). Ainsi, avec cette option, il n’y aura pas de déclaration de TVA à faire.

Pour plus d'information, consultez notre dossier sur comment choisir son régime de TVA.

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