La Signature Électronique pour les Formalités INPI : Guide Complet
Dans un monde de plus en plus digitalisé, la signature électronique est devenue un outil indispensable pour les formalités administratives. C'est particulièrement le cas pour l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), où elle joue un rôle crucial pour les démarches d'entreprise. Cet article a pour but de vous éclairer sur l'importance et l'utilisation de la signature électronique auprès de l'INPI.
Qu'est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un système permettant d'apposer sa signature sur des documents numériques en ligne. Selon le règlement eIDAS, elle se décline en trois niveaux : simple, avancée et qualifiée. Elle sert à garantir l'intégrité et l'authenticité d'un document électronique grâce à des certificats associés. Dans le cas de l’INPI, c’est la signature électronique reposant sur un certificat qualifié qui va nous intéresser pour la création, cession ou modification d’une entreprise.
Les 3 niveaux de signature électronique
Il existe trois types de signatures électroniques sur le site de l’INPI : simple, avancée et qualifiée.
- Signature simple : Utilisée pour les documents ne nécessitant pas de niveau de sécurité élevé. Convient pour les formalités de base ou les documents internes sans implications légales importantes.
- Signature avancée : Utilise des techniques de cryptographie pour lier la signature au signataire de manière unique et vérifiable. La signature avancée est possible avec une connexion FranceConnect ou en faisant appel à un tiers de confiance.
- Signature qualifiée : Obligatoire pour les formalités comme les actes de constitution, de modification ou de cessation d'activité d'une entreprise. Repose sur un certificat électronique qualifié. Assure une vérification rigoureuse de l’identité du signataire et offre le même statut juridique qu'une signature manuscrite.
La signature électronique INPI est un mode de signature numérique, réalisé en ligne. Ainsi, pour une création d’autoentreprise, il suffit au déclarant de cocher une case de signature et de déclaration sur l’honneur.
La valeur juridique d’une signature électronique est réelle. Cependant, toutes les signatures électroniques ne se valent pas, comme nous l’avons précisé : il existe des signatures simples, avancées et qualifiées. Ainsi, le niveau de sécurité juridique pour l’autoentrepreneur est plus sûr avec la signature qualifiée de l’INPI.
Lire aussi: INPI : Guide complet Signature Électronique
Ainsi, en cas de litige, plus la signature a un niveau de sécurité fort (de type 3 ou 4) plus il est compliqué de contester la validité du document.
Signer ses formalités INPI avec la signature électronique Yousign
Législations et régulations encadrant la signature électronique
En France, comme dans de nombreux pays européens, la signature électronique est encadrée par des textes de loi et des règlements précis. Le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) est la pierre angulaire de la réglementation de la signature électronique au sein de l'Union Européenne.
Au niveau national, le Référentiel Général de Sécurité (RGS) apporte également son lot de normes pour encadrer l'utilisation de la signature électronique. Ces textes visent à assurer la confiance dans les transactions électroniques, tant pour les entreprises que pour les organismes officiels comme l'INPI et Infogreffe.
Évolutions du règlement eIDAS 2025
La principale innovation du règlement eIDAS 2.0, est l'introduction du "European Digital Identity Wallet". Ce portefeuille numérique permettra aux citoyens de l'UE de stocker divers documents (carte d'identité, permis de conduire) et de les utiliser pour des services en ligne et hors ligne à travers l'Union.
eIDAS 2.0 inclut désormais l'archivage électronique qualifié comme un service de confiance. Les documents conservés dans ce cadre bénéficieront d'une présomption d'intégrité et de validité juridique dans toute l'UE.
Lire aussi: Signature électronique qualifiée : un atout pour l'INPI
Le règlement renforce les standards de sécurité et d'interopérabilité pour garantir une utilisation harmonisée des services de confiance à travers l'UE, incluant des initiatives telles que eDelivery, eID, et eSignature.
Pour les entreprises, ces évolutions permettent une simplification des démarches administratives et une réduction des risques de fraude ! Le portefeuille d'identité numérique, par exemple, facilitera l'ouverture de comptes et l'inscription à des services en ligne.
Les prestataires de services de confiance devront se conformer aux nouvelles normes pour offrir des solutions sécurisées et interopérables dans toute l'UE.
Le Guichet Unique de l’INPI
Avant le passage à l’INPI et Guichet Unique, les démarches étaient au préalable exécutées via Infogreffe. Suite à une restructuration, vos formalités d’entreprises devront dorénavant passer via l’INPI. Ce dernier propose le Guichet Unique pour faciliter les formalités dématérialisées. La signature électronique y est centrale, permettant le dépôt des dossiers et la gestion des formalités en toute sécurité.
Au 1er janvier 2023, les CFE et Infogreffe arrêtent de fonctionner au profit du Guichet unique de l’INPI. Le Guichet Unique remplace désormais les six Centres de Formalités des Entreprises (CFE), les quatre sites internet et les sept registres, dont notamment le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et le Répertoire des Métiers (RM).
Lire aussi: La signature électronique INPI
Le Guichet unique est un portail internet sécurisé auprès duquel toutes les entreprises (ou leurs mandataires) doivent déclarer les créations, modifications ou cessations d’activité. En effet, dans le but de simplifier les démarches administratives, l’État français a décidé de la mise en place d’un unique canal pour effectuer les formalités d’entreprises. Il permet de déclarer les formalités de création, de modification ou de cessation d’activité.
L’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) a été mentionné dans la loi PACTE, publiée le 22 mai 2019, pour gérer ce Guichet unique (art.1 de la loi). Il a également pour mission la tenue du Registre Nationale des Entreprises (RNE) (art.2 de la loi).
Le Guichet unique est ouvert pour accomplir toutes les formalités des entreprises sous toutes formes juridiques, quelle que soit leur activité sur le territoire français.
Une fois les données saisies et les pièces justificatives déposées, le Guichet unique se charge de télétransmettre aux organismes valideurs ainsi qu’à l’INSEE et à l’URSAAF, toutes les informations.
Les avantages du Guichet unique
Le Guichet unique permet la simplification des formalités des entreprises. En effet, le portail vous permet :
- D’accéder facilement et au même endroit à toutes les formalités de création, modification et cessation d’activité, et ce, quels que soient la forme juridique et le secteur d’activité de l’entreprise.
- De créer des tableaux de bord afin de suivre et administrer toutes les formalités.
- De compléter rapidement et simplement le dossier suite à des demandes d’informations ou de pièces complémentaires effectuées par les différentes administrations (INSEE, greffe, CCI, CMA, URSAAF…)
- D’avoir une visibilité sur l’état d’avancement du traitement des demandes.
Comment obtenir et utiliser une signature électronique avec l'INPI ?
Pour utiliser la signature électronique avec l'INPI, il faudra faire appel à un prestataire de signature électronique possédant un certificat qualifié. Une fois trouvé, signer électroniquement des formalités de modification, de cessation et de dépôt des comptes annuels devient simple et rapide. Cela contribue à une gestion efficace et sécurisée des dossiers d'entreprise.
Elle offre également une meilleure traçabilité des documents signés.
Important : pour utiliser le Guichet unique, la création d’un compte utilisateur est nécessaire lors de la première connexion au portail de l’INPI. Une fois connecté, vous pouvez effectuer vos formalités étape par étape.
4 étapes pour procéder à la signature électronique des formalités de modification et de cessation d’activité sur le Guichet unique
- Téléchargez la synthèse de votre formalité au format PDF non modifiable
- Ouvrez votre outil de signature électronique (exemple : Adobe Reader, logiciel gratuit)
- Apposez votre signature électronique à l’aide de votre certificat électronique qualifié
- Téléversez votre document PDF signé électroniquement dans votre espace Guichet unique
À noter : lors des formalités de création d’entreprise, une signature simple suffit. Elle consiste en une coche de validation permettant au déclarant de certifier sur l’honneur l’exactitude des informations fournies.
FranceConnect et l'INPI
FranceConnect est un dispositif mis en place par l'État français pour simplifier l'accès aux services publics en ligne. Il permet aux citoyens de se connecter à divers services en utilisant des identifiants qu'ils possèdent déjà, tels que ceux de l'assurance maladie (Ameli), des impôts (impots.gouv.fr) ou de La Poste.
Grâce à FranceConnect, les utilisateurs peuvent se connecter de manière sécurisée à leurs comptes sur le site de l'INPI. Cette intégration permet de simplifier des procédures comme le dépôt de marques, de brevets, et d'autres droits de propriété intellectuelle.
Pour les démarches nécessitant un niveau de sécurité plus élevé, FranceConnect+ entre en jeu.
Différences entre FranceConnect et FranceConnect+
| FranceConnect | FranceConnect+ |
|---|---|
| Permet une authentification standard adaptée aux démarches administratives courantes. | Offre une authentification renforcée pour des transactions nécessitant une sécurité accrue. |
| Utilise des identifiants existants comme ceux d'Ameli ou des impôts. | Utilisé pour des démarches critiques comme la signature électronique qualifiée, équivalente à une signature manuscrite en termes de validité juridique. |
| Adapté pour des services publics de base sans nécessiter de sécurité renforcée. | Nécessite des méthodes d'authentification supplémentaires, assurant une haute sécurité. |
En utilisant FranceConnect et FranceConnect+, les utilisateurs bénéficient d'un accès simplifié et sécurisé aux services de l'INPI. Ils peuvent effectuer des démarches importantes, comme le dépôt de brevets ou de marques, avec une assurance de sécurité et d'authenticité des transactions.
FranceConnect et FranceConnect+ représentent des outils essentiels pour moderniser et sécuriser les interactions avec l'INPI, facilitant ainsi les démarches administratives des citoyens et des entreprises en France.
Yousign : Une solution pour vos formalités avec l’INPI
Afin que la signature de vos formalités se passe pour le mieux, le signataire doit être une personne physique (le mandataire, l’entrepreneur ou le représentant légal de la société).
Les étapes à suivre avec Yousign
- Authentification: Connectez-vous au Guichet Unique via FranceConnect ou INPIConnect pour effectuer votre formalité.
- Signature: Téléchargez et vérifiez la synthèse PDF non modifiable de la formalité. Signez électroniquement la synthèse en utilisant un fournisseur de signature électronique avancée basé sur un certificat qualifié ou une signature électronique qualifiée comme Yousign. Effectuez votre signature via Yousign. Réimportez la synthèse signée sur le Guichet Unique.
- Cliquez sur le bouton correspondant à votre démarche : « Signer la demande de modifications », « Signer la demande de cessation », « Signer les comptes annuels »
La signature électronique avancée reposant sur certificat qualifié et la signature électronique qualifiée ont un niveau de sécurité plus élevé que la signature électronique simple. La vérification de l’identité est cette fois en face-à-face. Celle-ci fait l’objet de vérification par un tiers indépendant et compétent donnant lieu à une décision de qualification par l’organe de contrôle.
Le Guichet Unique est une plateforme centralisée qui simplifie les démarches administratives pour les entreprises en regroupant l’ensemble des formalités nécessaires en un seul point d’accès. Son rôle est de faciliter la création, la modification, et la gestion des entreprises en permettant aux utilisateurs de soumettre leurs documents et leurs déclarations de manière plus efficace et sécurisée.
En intégrant des services comme la signature électronique avec Yousign, le Guichet Unique assure un traitement rapide et conforme des formalités, tout en réduisant la complexité et les délais administratifs.
Pourquoi utiliser la signature électronique Yousign pour l'INPI ?
- Conformité légale: Yousign est conforme aux normes européennes eIDAS, offrant une reconnaissance légale équivalente à celle des signatures manuscrites pour toutes vos déclarations à l'INPI.
- Gain de temps: Permet de signer et d'envoyer des documents en quelques clics, processus de validation accélérés, permettant de finaliser vos démarches en un temps record.
- Sécurité renforcée: Nos signatures électroniques Yousign utilisent des technologies de cryptographie avancées, garantissant l'authenticité et l'intégrité de vos documents.
- Efficacité et productivité: En digitalisant vos processus de signature, vous optimisez la gestion de vos documents et réduisez les tâches administratives fastidieuses.
La signature électronique est un outil puissant qui facilite grandement les démarches administratives auprès de l'INPI et d'autres organismes. Bien que son adoption puisse présenter quelques défis, les avantages qu'elle procure en termes de simplification des procédures, de sécurité et de traçabilité sont considérables.
balises: #Inpi