Comment utiliser la signature électronique pour un marché public sur Infogreffe

Pour les entreprises comme pour les autorités administratives, les marchés publics revêtent une dimension stratégique et doivent donc faire l’objet de processus toujours plus souples et sécurisés. Dans un monde de plus en plus digitalisé, la transition vers des méthodes de travail dématérialisées s’impose comme une nécessité, notamment dans le secteur des marchés publics. Dès la dématérialisation des marchés publics, la signature électronique est devenue incontournable pour répondre à un appel d’offres.

Qu’est-ce qu’une signature électronique pour les marchés publics ?

La signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite pour un document dématérialisé qui peut avoir différents formats (pdf, xml, jpg, etc.). Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. Elle garantit l’identité du signataire ainsi que l’authenticité et l’intégrité des documents échangés (encore plus lorsqu’elle est adossée à un certificat électronique comme le prévoit le règlement eIDAS pour les signatures avancées et qualifiées).

Cadre légal et niveaux de sécurité exigés

La loi impose, en effet, l’utilisation d’une signature numérique avancée reposant sur un certificat qualifié. Il faut comprendre que l’utilisation de la signature électronique pour un marché public n’est pas une obligation, dès lors que l’acheteur public ne l’impose pas. La signature électronique n’a pas été encore rendue obligatoire par la réglementation au stade de la réponse à la consultation : en principe, seule l’offre finale doit être signée. La réponse électronique est néanmoins obligatoire depuis le 1er janvier 2020 pour tous les marchés publics d’un montant supérieur ou égal à 40 000 € HT.

L’ensemble des opérations se déroule sur la plateforme PLACE dédiée aux marchés publics, via un profil acheteur propre à l’organisme concerné et qui sert à la publication des données essentielles. Ce profil acheteur fonctionne comme une « salle des marchés » virtuelle qui centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de passation et à la préparation des candidatures aux appels d’offres.

Signature qualifiée (QES) et signatures avancées

La signature électronique qualifiée ou QES représente le niveau de signature électronique le plus élevé. L’utilisation d’un certificat électronique qualifié répondant à une norme au moins équivalente à celle du RGS (Référentiel Général de Sécurité) et délivré par une Autorité de Certification après vérification physique de l’identité du demandeur est exigée lorsque la signature électronique devient nécessaire pour signer des documents échangés dans le cadre d’un marché public. Dès que la signature électronique devient nécessaire pour signer des documents échangés dans le cadre d’un marché public, les dispositions prévues par l’arrêté du 22 mars 2019 doivent être appliquées.

Lire aussi: INPI : Guide complet Signature Électronique

Certificats électroniques : rôle et obtention

Le certificat de signature électronique est une attestation électronique qui permet, notamment, d’associer les données de validation d’une signature électronique à une personne physique. Le certificat de signature électronique est lié à l’identité d’une personne physique. 1 certificat = 1 personne !

Un certificat s’obtient auprès d’une autorité de certification dont le métier consiste à vérifier l’identité du demandeur (votre nom, votre fonction, le nom de votre société ou de votre organisme…) avant de lui délivrer deux éléments complémentaires : une carte à puce ou une clef USB contenant une clef privée, qui est propre au porteur et qui ne peut jamais être vue d’un tiers ; un certificat contenant la clef publique correspondant à la clef privée, ainsi que des informations d’identité sur le porteur et des dates de validité.

Il faut compter un délai de 8 à 15 jours pour obtenir un certificat de signature. Certaines autorités affichent un délai de 48h. L'entreprise est donc invitée à anticiper cette acquisition. Choisissez un prestataire de confiance accrédité par l’ANSSI pour délivrer votre certificat (ChamberSign, CertEurope, etc.).

Supports et formats de signature

La signature électronique se présente en général sous la forme d’un support type « clé USB » ou « carte à puce » sur laquelle est implanté le certificat de signature. Le certificat et la signature électronique associée se présentent sous forme de clé USB, de carte à puce ou sous forme de logiciel.

Seul le format PAdES permet de rendre la signature visible dans le document PDF comportant la signature avec des données concernant le signataire. Sur la plateforme achatpublic.com, le format de signature PAdES est proposé automatiquement lors de la signature de vos documents PDF de moins de 15 Mo (si le document PDF est supérieur à 15 Mo, seul le format CAdES est possible). Les fichiers au format PDF seront reconnus automatiquement par l'outil de signature et seront signés en PAdES.

Lire aussi: Signature électronique qualifiée : un atout pour l'INPI

Procédure pratique pour signer une offre sur une plateforme de marchés publics (Infogreffe / PLACE / achatpublic.com)

1. Repérez dans la liste des consultations celle à laquelle vous souhaitez répondre.
2. Prendre connaissance des exigences relatives à la signature électronique du marché public, établies par l’acheteur public qui a lancé l’appel d’offres. L’information est disponible sur le profil d’acheteur qui sert à la publication des données essentielles concernant le marché.
3. Disposer de la technologie nécessaire : installer votre certificat sur un support sécurisé (clé USB en général) et installer la chaîne de confiance de l’autorité de certification (ou certificat racine).
4. Téléversez (upload) l’ensemble des fichiers composant votre réponse. Téléchargez et organisez vos documents (acte d’engagement, pièces administratives, offres techniques et financières).
5. Vérifiez si les documents de consultation exigent une signature électronique de votre réponse. Vérifiez les indications contenues dans le Règlement de Consultation concernant les documents qui doivent être signés.
6. Sélectionnez le certificat électronique qualifié à utiliser parmi ceux présents sur votre poste. Si vous disposez d’un certificat de signature délivré sur un support physique, vous pourrez apposer votre signature depuis le bouton ‘signer’ de l’application.
7. Renseignez le code PIN associé à votre certificat pour déclencher la signature. Puis suivez les instructions indiquées pour apposer la signature.
8. Conservez l’accusé de réception ainsi qu’une copie de votre dossier déposé. L'entreprise est invitée à anticiper la phase de signature électronique en testant la compatibilité de votre certificat avec la plateforme.

Il vous est demandé si vous souhaitez faire apparaître, soit votre signature manuscrite certifiée soit un poinçon (code). La seule signature du dossier zip n’est pas valable et est un motif de rejet pour cause d’irrégularité. Si la signature est obligatoire, un message vous indiquera lors du dépôt de vos offres si les documents sont non-signés ou mal signés.

Bonnes pratiques et vérifications essentielles

• Anticiper l’obtention du certificat : prévoyez un délai de 8 à 15 jours minimum.
• Installer la chaîne de confiance de l’autorité de certification pour que la plateforme puisse vérifier correctement votre certificat.
• Tester la compatibilité du certificat et du support (clé USB, carte à puce) avec la plateforme en amont.
• Ne pas se contenter de signer un fichier ZIP : la signature doit s’appliquer aux fichiers précis exigés (acte d’engagement, etc.).
• Conserver l’accusé de réception et une copie horodatée de votre dépôt.
• S’assurer que le titulaire du certificat peut engager la société (le certificat est lié à une personne physique habilitée).
• Choisir un prestataire de services de confiance et vérifier l’assistance fournie en cas de problème d’installation.

Risques et conséquences d’une signature électronique non conforme

Une signature électronique invalide rend l'offre irrégulière. Lors d'un dépôt dématérialisé d'une offre sur une plateforme de dématérialisation, il incombe aux candidats de vérifier la complétude de leur offre. Si l'acte d'engagement comporte une signature numérisée (image) et non une signature électronique au format exigé (PAdES), l'offre peut être rejetée comme irrégulière.

Dans l'hypothèse où la passation d’un marché public est signée électroniquement par une partie et manuscritement par l’autre, seul le contrat signé électroniquement a valeur originale, l’autre étant une copie. Aucun cocontractant n’a donc un document signé par les 2 parties. Des décisions de justice ont confirmé que l'absence de signature électronique conforme aux exigences du règlement de la consultation rend l'offre irrégulière (CAA BORDEAUX, 3 décembre 2020 ; TA Caen, 29 juill. 2022).

Fournisseurs et services de confiance

Les certificats Eiducio (signature avancée) et Eiducio+ (signature qualifiée) de ChamberSign sont conformes à la réglementation eIDAS. ChamberSign, autorité de certification, tiers de confiance, est un fournisseur d’identité numérique. Nos produits, permettent de répondre à leurs besoins. Les certificats électroniques personnes physiques et morales ChamberSign sont des couteaux suisses multi-usage : signer électroniquement, vous connecter en utilisant une authentification forte, sécuriser vos échanges et sceller vos données.

CertEurope facilite la transition vers des solutions 100% digitales pour les entreprises, les collectivités et l’administration publique. En étant accompagnés par CertEurope vous assurez la conformité de vos documents et processus avec les exigences règlementaires imposées par l’Etat. Pour des informations complètes et actualisées, vous pouvez consulter le site officiel des marchés publics PLACE (Plate-forme des Achats de l’Etat) ou le site du Ministère de l’Économie et des Finances.

Lire aussi: La signature électronique INPI

Cas pratiques et points d’attention

• Vérifiez si la plateforme propose automatiquement le format PAdES pour les PDFs et si elle bascule en CAdES pour les fichiers volumineux (>15 Mo).
• Repérez précisément les documents qui doivent être signés : le règlement de la consultation peut imposer la signature de l’acte d’engagement et/ou d’autres pièces.
• Anticipez la compatibilité des navigateurs et des plugins : certains prestataires imposent des prérequis techniques.
• Sachez que l’absence de signature électronique de l'offre telle qu'exigée au règlement de la consultation peut rendre l'offre irrégulière au sens de l'article L2152-2 du code de la commande publique.

Tableau récapitulatif : obligations, formats et délais

Conseil final pratique

N’hésitez pas à bien anticiper la phase de signature électronique en testant la compatibilité de votre certificat avec la plateforme, pour éviter toute difficulté de dernière minute. La maîtrise de la signature électronique est devenue un élément essentiel pour les entreprises souhaitant participer aux marchés publics dématérialisés. N’hésitez pas à vous faire accompagner dans cette démarche par un prestataire spécialisé.

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