Comment fonctionne la signature individuelle au registre du commerce

La question de la signature individuelle au registre du commerce renvoie à la fois à des règles de droit formel et à des choix de gouvernance interne qui déterminent qui peut engager une entreprise vis‑à‑vis des tiers. Le registre du commerce joue un rôle de publicité légale : il permet au public intéressé de prendre connaissance des personnes habilitées à représenter une entité juridique et des modalités de signature reconnues officiellement.

Rôle et limites du registre du commerce

La fonction de publicité du registre du commerce veille entre autres à ce que le public intéressé puisse prendre connaissance de la représentation par les organes et des représentations standardisées au sein d'une entreprise. Le registre du commerce a pour but d'enregistrer et de publier des faits juridiquement pertinents (cf. art. 1 ORC). L'organisation interne et individuelle d'une entité juridique ne constitue pas un fait juridiquement pertinent qui doit être publié au registre du commerce.

Il s'ensuit que ce dernier ne reflète pas à 100 pour cent la constellation de représentations effectives d'une société, même si l'on part du principe que toutes les personnes dont le pouvoir de signature peut être inscrit au registre du commerce doivent l'être également. Dans ce contexte, il convient toutefois de rappeler que l'inscription d'autres pouvoirs d'action selon l'art. 462 CO n'est pas autorisée selon la doctrine dominante et la pratique constante du registre du commerce.

Qui peut être inscrit comme signataire ?

Dans le cadre de l'action et de la représentation des organes, il convient de noter que seules des personnes physiques peuvent être inscrites au registre du commerce en tant que personnes autorisées à signer au sein d'une entité juridique (ATF 108 II 129, ainsi que Zihler/Krähenbühl, op. cit., p. 55). Selon la définition légale de l'art. 458 al. 1 CO, un fondé de pouvoir est un gérant qui exerce le commerce pour le compte de son maître.

La personne désirant s'immatriculer en nom propre au registre du commerce et des sociétés doit satisfaire au préalable aux conditions exigées par la loi pour être commerçant. L'entrepreneur individuel est une personne majeure âgée d'au moins dix-huit ans, à moins que celle-ci ne soit émancipée. Par ailleurs, certains majeurs n'ont pas la capacité requise pour effectuer des actes de commerce, tel est le cas du majeur sous tutelle ou sous curatelle.

Sauf dérogation particulière, la personne de nationalité étrangère désirant s'immatriculer en nom propre au registre du commerce doit être titulaire d'une autorisation administrative d'exercer une profession commerciale. Néanmoins, il existe des professions dites réglementées soumises à des conditions strictes de nationalité ne permettant pas à certains ressortissants étrangers d'exercer l'activité souhaitée.

Signature individuelle : définition et portée

Une signature individuelle confère à une seule personne autorisée le pouvoir de représenter l’entreprise de manière indépendante. Cela permet de prendre des décisions plus rapidement, mais exige également un haut niveau de confiance dans le jugement de la personne. Cette autorisation est généralement réservée aux propriétaires, actionnaires ou cadres supérieurs, leur donnant de larges pouvoirs pour traiter à la fois les affaires courantes et les transactions extraordinaires.

Avec une procuration individuelle, une personne peut agir de manière indépendante au nom de l’entreprise, mais dans le cadre des objectifs commerciaux de l’entreprise. Comme pour la procuration collective, la vente ou l’engagement de biens immobiliers nécessite une autorisation spéciale.

Différence entre signature et procuration

La procuration est une forme spécifique de pouvoir d’agir dans le monde des affaires; elle peut être individuelle ou collective.
La procuration individuelle permet à une personne d’agir seule au nom de l’entreprise dans le cadre des activités commerciales courantes.
La procuration collective permet à deux ou plusieurs représentants autorisés d’agir ensemble au nom de l’entreprise; elle a une portée similaire à la signature collective mais reste limitée pour certains actes (vente d’immeubles, etc.).
Selon l’article 458 du Code des obligations suisse, la procuration doit être inscrite au registre du commerce, mais les actes du mandataire sont juridiquement contraignants même avant cette inscription officielle.

Limitations susceptibles d'être inscrites

Seules les restrictions spécifiquement énumérées par la loi peuvent être inscrites au registre du commerce, à savoir le droit de signature collective et la limitation au siège principal ou à une succursale. Ne peuvent donc pas être inscrites, par exemple, les limitations de montant ou les limitations matérielles à certains types d'actes juridiques.

Un droit de signature collective présuppose l'intervention de plusieurs personnes autorisées à signer, la pratique prévoyant le plus souvent la "signature collective" ou la "procuration collective à deux", d'où il résulte que deux personnes autorisées à signer doivent agir ensemble. Cette pratique a été confirmée par l'arrêt du TF 4A_536/2015 du 3 mars 2016.

Exemples de formules de signature collective

Signature collective à deux : deux personnes doivent signer ensemble.
Signature collective à trois : trois personnes validées approuvent chaque engagement.
Combinaisons possibles : A avec B; A avec B ou C; A avec B et exclusion d'une personne déterminée, etc.

Pratique d'inscription des fonctions et problèmes recensés

Alors que l'on trouve dans le registre du commerce de nombreuses fonctions dont la désignation est logique (président, vice-président, assesseur, caissier, secrétaire, chef d'entreprise, gérant, directeur général), s'y ajoutent de très nombreuses fonctions spéciales que la pratique du registre du commerce a jusqu'à présent autorisées à inscrire, comme notamment commodore, trésorier, secrétaire, gardien de port, directeur de foyer, etc.

Zihler/Krähenbühl (op. cit., p. 64 ss.) attirent l'attention sur la pratique problématique en matière d'inscription, en avançant différents arguments :

La majorité de ces fonctions n'est prévue ni par la loi ni par l'ordonnance sur le registre du commerce. Par conséquent, les tâches, les compétences et les obligations liées à ces fonctions ne sont pas non plus réglées juridiquement.
Les entités juridiques font inscrire des fonctions qui sonnent bien, comme celle de vice-directeur, bien que les personnes concernées ne fassent partie ni de la direction restreinte ni de la direction élargie.
Lorsque des fonctions sont inscrites au registre du commerce, la traduction équivalente dans une autre langue nationale n'est souvent pas garantie.
Cette pratique libérale nuit à la lisibilité des inscriptions au registre du commerce et à la comparabilité intercantonale, de sorte que l'interdiction d'induire en erreur ou le principe de clarté sont touchés.
Plus le nombre de fonctions non normées juridiquement inscrites au registre du commerce est élevé, plus il est difficile pour les autorités du registre du commerce de rejeter les demandes d'inscription de telles fonctions.

Identification des personnes et régime tarifaire (Suisse : changements récents)

Depuis le 1er janvier 2021, les autorités du registre du commerce utilisent systématiquement le numéro d'assuré AVS pour identifier les personnes physiques (art. 928c CO en relation avec l'art. 10 ORC). Elles ne communiquent le numéro d'assuré AVS qu'aux autres services et institutions qui en ont besoin pour accomplir leurs tâches légales en relation avec le registre du commerce et qui sont autorisés à utiliser ce numéro de manière systématique.

En outre, le principe de couverture des coûts et d'équivalence s'appliquera sans restriction au registre du commerce à partir du 1er janvier 2021. Celui-ci prescrit que le montant total des taxes perçues ne doit pas dépasser, ou tout au plus légèrement, les coûts totaux de la collectivité pour la branche administrative ou l'institution concernée. Afin de respecter ces prescriptions, les taxes sont réduites d'environ un tiers. Le Conseil fédéral a approuvé la modification correspondante de l'ordonnance sur les émoluments en matière de registre du commerce et a fixé son entrée en vigueur au 1er janvier 2021. Cette modification profitera notamment à l'économie, qui verra ses charges diminuer d'environ 14 millions de francs par an.

Bonnes pratiques pour définir une signature individuelle

Commencez par un état des lieux précis. Identifiez les rôles clés dans la société : qui gère les relations bancaires ? Qui négocie avec les fournisseurs stratégiques ? Qui est amené à signer des contrats avec des partenaires ou des prestataires ?
Une fois vos besoins identifiés, formalisez-les noir sur blanc. Un tel document sert de référence pour tous les membres de l’entreprise.
Assurez-vous que chaque collaborateur connaisse les règles. Un simple rappel lors d’une réunion d’équipe, couplé à un accès facile au règlement interne, peut suffire.
Revenez régulièrement sur la configuration. Les besoins d’une entreprise évoluent avec le temps : prenez l’habitude de réexaminer la configuration une fois par an, ou dès qu’un événement majeur survient (arrivée d’un nouveau cadre, changement de direction, nouveau financement, etc.).

Exemple : Dans une SARL fondée par deux associés complémentaires, l’un s’occupe de la partie commerciale, l’autre de la partie financière. Leur donner à tous deux un droit de signature collectif à deux garantit que chaque décision financière ou contractuelle importante soit validée par les deux parties.

Lire aussi: La signature électronique INPI

Un modèle Sign de A à Z

Conséquences pratiques pour les partenaires externes

Face aux partenaires externes, la clarté des droits de signature rassure. Les banques, par exemple, veulent savoir précisément qui peut engager l’entreprise. Que votre entreprise opte pour des signatures collectives ou individuelles, ou pour des procurations collectives ou individuelles, l’important est de veiller à ce que la structure choisie corresponde aux besoins de votre entreprise et aux obligations légales.

Cas particulier de l'immatriculation et des effets de la publicité

L’immatriculation au registre du commerce constitue une étape essentielle pour la reconnaissance formelle de certains pouvoirs et pour la publicité vis‑à‑vis des tiers. L’immatriculation au RCS marque l’avènement de la personnalité juridique de la société en tant que personne morale et rend opposables aux tiers les éléments inscrits au RCS.

Aspect	Effet pratique
Inscription d'un signataire individuel	Permet à une seule personne d'engager la société vis‑à‑vis des tiers
Inscription d'une signature collective	Exige l'action conjointe de plusieurs personnes (souvent à deux)
Limitation inscrite (siège/succursale)	Peut restreindre le lieu d'exercice du pouvoir d'engager
Restrictions non inscrites (montant)	Non opposables aux tiers via le registre

Attention et recommandations

Un entrepreneur avisé ne négligera pas ce volet. Définir les droits de signature dans une SARL ou une SA en Suisse est une étape incontournable pour qui souhaite construire une gouvernance solide, rassurer ses partenaires et protéger son entreprise. Clarté de la gouvernance : un droit de signature bien défini évite la confusion.

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