La Signature Électronique INPI : Fonctionnement et Utilité pour Vos Démarches
Dans un monde de plus en plus digitalisé, la signature électronique est devenue un outil indispensable pour les formalités administratives. C'est particulièrement le cas pour l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), où elle joue un rôle crucial pour les démarches d'entreprise. Cet article a pour but de vous éclairer sur l'importance et l'utilisation de la signature électronique auprès de l'INPI.
Signer ses formalités INPI avec la signature électronique Yousign
Qu'est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un système permettant d'apposer sa signature sur des documents numériques en ligne. Selon le règlement eIDAS, elle se décline en trois niveaux : simple, avancée et qualifiée. Elle sert à garantir l'intégrité et l'authenticité d'un document électronique grâce à des certificats associés.
Dans le cas de l’INPI, c’est la signature électronique reposant sur un certificat qualifié qui va nous intéresser pour la création, cession ou modification d’une entreprise.
La signature électronique est une méthode de validation de documents numériques, permettant de signer des fichiers électroniques de manière sécurisée et légale. La cryptographie utilisée rend les signatures électroniques extrêmement difficiles à falsifier, assurant l'intégrité des documents INPI.
Les signatures électroniques respectent les normes et les réglementations internationales, telles que le règlement eIDAS en Europe, offrant une reconnaissance juridique égale à celle des signatures manuscrites. Les signatures électroniques permettent de signer et de traiter des documents en quelques minutes, sans avoir besoin d'imprimer.
Lire aussi: INPI : Guide complet Signature Électronique
Les trois niveaux de signature électronique
Il existe trois types de signatures électroniques sur le site de l’INPI : simple, avancée et qualifiée.
- Signature électronique simple : Utilisée pour les documents ne nécessitant pas de niveau de sécurité élevé. Convient pour les formalités de base ou les documents internes sans implications légales importantes.
- Signature électronique avancée : Utilise des techniques de cryptographie pour lier la signature au signataire de manière unique et vérifiable.
- Signature électronique qualifiée : Repose sur un certificat électronique qualifié. Assure une vérification rigoureuse de l’identité du signataire et offre le même statut juridique qu'une signature manuscrite. Obligatoire pour les formalités comme les actes de constitution, de modification ou de cessation d'activité d'une entreprise.
Bon à savoir : La signature avancée avec certificat qualifié est à mi-chemin entre la SEA (signature électronique avancée) et la SEQ (signature électronique qualifiée). Le certificat qualifié est délivré par un prestataire de services de confiance qualifié et celui-ci satisfait les exigences fixées à l’annexe I du règlement eIDAS.
Législations et régulations encadrant la signature électronique
En France, comme dans de nombreux pays européens, la signature électronique est encadrée par des textes de loi et des règlements précis. Le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) est la pierre angulaire de la réglementation de la signature électronique au sein de l'Union Européenne. Au niveau national, le Référentiel Général de Sécurité (RGS) apporte également son lot de normes pour encadrer l'utilisation de la signature électronique.
Ces textes visent à assurer la confiance dans les transactions électroniques, tant pour les entreprises que pour les organismes officiels comme l'INPI et Infogreffe.
Évolutions du règlement eIDAS 2025
- Portefeuille d'identité numérique : La principale innovation du règlement eIDAS 2.0, est l'introduction du "European Digital Identity Wallet". Ce portefeuille numérique permettra aux citoyens de l'UE de stocker divers documents (carte d'identité, permis de conduire) et de les utiliser pour des services en ligne et hors ligne à travers l'Union.
- Archivage électronique qualifié : eIDAS 2.0 inclut désormais l'archivage électronique qualifié comme un service de confiance. Les documents conservés dans ce cadre bénéficieront d'une présomption d'intégrité et de validité juridique dans toute l'UE.
- Interopérabilité et standardisation : Le règlement renforce les standards de sécurité et d'interopérabilité pour garantir une utilisation harmonisée des services de confiance à travers l'UE, incluant des initiatives telles que eDelivery, eID, et eSignature.
Pour les entreprises, ces évolutions permettent une simplification des démarches administratives et une réduction des risques de fraude ! Le portefeuille d'identité numérique, par exemple, facilitera l'ouverture de comptes et l'inscription à des services en ligne. Les prestataires de services de confiance devront se conformer aux nouvelles normes pour offrir des solutions sécurisées et interopérables dans toute l'UE.
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Le Guichet Unique de l'INPI
Mis en place par le gouvernement, le Guichet Unique remplace officiellement les centres de formalités des entreprises depuis le début de l’année 2023. Les formalités étant 100 % dématérialisées, les informations requises seront alors saisies en ligne.
Avant le passage à l’INPI et Guichet Unique, les démarches étaient au préalable exécutées via Infogreffe. Suite à une restructuration, vos formalités d’entreprises devront dorénavant passer via l’INPI. Ce dernier propose le Guichet Unique pour faciliter les formalités dématérialisées. La signature électronique y est centrale, permettant le dépôt des dossiers et la gestion des formalités en toute sécurité.
Le Guichet Unique est une plateforme centralisée qui simplifie les démarches administratives pour les entreprises en regroupant l’ensemble des formalités nécessaires en un seul point d’accès. Son rôle est de faciliter la création, la modification, et la gestion des entreprises en permettant aux utilisateurs de soumettre leurs documents et leurs déclarations de manière plus efficace et sécurisée.
En intégrant des services comme la signature électronique avec Yousign, le Guichet Unique assure un traitement rapide et conforme des formalités, tout en réduisant la complexité et les délais administratifs.
Le Guichet Unique de l’INPI remplace un système complexe et obsolète, composé de 6 portails opérés par différents organismes (Chambres de Commerce et d’Industrie, Greffes, URSSAF…). Il met fin également à l’utilisation de plus de 50 formulaires Cerfa différents, utilisés pour les formalités papier.
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Demain, grâce à ce portail e-procédures unique faisant l’interface avec les administrations compétentes, les formalités d’entreprises seront plus simples à réaliser pour les déclarants.
Comment signer une formalité sur le Guichet Unique de l’INPI ?
Il convient d’abord de savoir que la signature électronique sur l’INPI permet à chaque déclarant de s’authentifier et de garantir son identité.
Pour ce faire, il faut télécharger la synthèse non modifiable de la formalité sur le guichet unique et la signer en utilisant le logiciel de son choix. Après, il ne restera plus qu’à téléverser le document signé sur la plateforme numérique.
En fin de parcours, le déclarant doit télécharger un récapitulatif au format PDF, le signer électroniquement avec le logiciel de son choix, puis l’importer en retour sur le portail du Guichet Unique.
Une fois le paiement effectué, la signature d’une formalité d’entreprise permet de finaliser sa formalité sur le Guichet unique et de la transmettre auprès des destinataires chargés de la validation.
Niveaux de signature requis
Pour les formalités de création d’entreprise, le Guichet Unique de l’INPI n’exige qu’une signature « simple ».
Pour toute formalité de modification ou de cessation d’activité, le portail e-procédures exige un niveau de signature plus élevé. Ces formalités doivent ainsi être signées au moyen d’une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié, conformément aux exigences de la réglementation européenne (règlement eIDAs, n° 910/2014 du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur).
Contrairement à la déclaration d’activité qui n’exige qu’une signature électronique simple, les dépôts de comptes annuels requièrent également un certificat fourni par un organisme de certification qualifié.
A la fin de votre procédure, vous pourrez télécharger la synthèse PDF récapitulant votre formalité d’entreprise.
Assistance et accompagnement
Sur le guichet unique, le déclarant peut bénéficier d’une assistance gratuite que ce soit sur les aspects réglementaires ou techniques. Mais bien entendu, il a aussi le choix de faire appel au service d’un prestataire spécialisé s’il le souhaite.
Par ailleurs, si l’entrepreneur ne souhaite pas cesser l’activité, mais cherche tout simplement à modifier les statuts, il faudra aussi qu’il signe électroniquement la formalité de la même manière pour garantir son identité. Il convient de savoir que plusieurs événements peuvent être à l’origine de cette démarche. Outre la formalité à accomplir sur le guichet unique, il faut tout d’abord prendre la décision avec l’accord des associés, s’il s’agit d’une entreprise pluripersonnelle.
Comment obtenir et utiliser une signature électronique avec l'INPI ?
Pour utiliser la signature électronique avec l'INPI, il faudra faire appel à un prestataire de signature électronique possédant un certificat qualifié. Une fois trouvé, signer électroniquement des formalités de modification, de cessation et de dépôt des comptes annuels devient simple et rapide. Cela contribue à une gestion efficace et sécurisée des dossiers d'entreprise.
La signature électronique pourra ainsi vous apporter :
- Une plus grande simplification des démarches : La signature électronique permet de dématérialiser et de simplifier les démarches administratives. Vous n’aurez plus besoin de vous déplacer pour signer des documents.
- Une sécurité accrue : Grâce à la signature électronique, l'authenticité et l'intégrité des documents sont garanties. A chaque signature, un dossier de preuve est créé.
- La traçabilité de vos documents : Elle offre également une meilleure traçabilité des documents signés.
Organismes de certification qualifiés
Plusieurs organismes de certification qualifiés existent sur le marché. Pour vous aider à choisir un certificat qualifié, l'Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI), l’organe de contrôle en France est chargée de l’établissement, de la tenue à jour et de la publication de la liste nationale des organismes de confiance à laquelle se référer. L’agence aide les entrepreneurs à choisir un certificat qualifié en établissant la liste nationale des organismes fiables à laquelle ils peuvent se référer.
Ces listes de confiance comprennent ainsi des données concernant les prestataires de services qualifiés et contrôlés par la France.
Les certificats reconnus dans d'autres pays de l'Union européenne sont également acceptés.
FranceConnect et l'INPI : Simplification des démarches et sécurité renforcée
FranceConnect est un dispositif mis en place par l'État français pour simplifier l'accès aux services publics en ligne. Il permet aux citoyens de se connecter à divers services en utilisant des identifiants qu'ils possèdent déjà, tels que ceux de l'assurance maladie (Ameli), des impôts (impots.gouv.fr) ou de La Poste.
FranceConnect facilite les démarches administratives en ligne, y compris celles liées à l'INPI (Institut National de la Propriété Industrielle).
Accès simplifié aux services de l'INPI
Grâce à FranceConnect, les utilisateurs peuvent se connecter de manière sécurisée à leurs comptes sur le site de l'INPI. Cette intégration permet de simplifier des procédures comme le dépôt de marques, de brevets, et d'autres droits de propriété intellectuelle. La plateforme assure une authentification sécurisée, réduisant ainsi les risques de fraude et d'usurpation d'identité.
La signature électronique pour les démarches en ligne
La signature électronique joue un rôle crucial dans ces démarches en ligne. FranceConnect permet d'utiliser des signatures électroniques simples pour les transactions courantes, assurant ainsi l'intégrité et l'authenticité des documents soumis à l'INPI.
Pour les démarches nécessitant un niveau de sécurité plus élevé, FranceConnect+ entre en jeu.
FranceConnect+ : la sécurité renforcée
FranceConnect+ est une extension de FranceConnect, destinée aux transactions nécessitant une authentification renforcée. Il offre une sécurité supérieure grâce à des méthodes d'authentification plus strictes, telles que l'utilisation de certificats numériques ou d'autres dispositifs de sécurité avancés.
À noter : dans le cas où le déclarant ne disposerait pas d’un certificat de signature électronique avancée, il a toujours le choix de se connecter sur la plateforme à travers FranceConnect+, qui est un dispositif gratuit.
Pour obtenir une signature électronique INPI en autoentreprise, il suffit de vous connecter sur le site INPI avec FranceConnect+. Vous devez disposer d’une identité numérique La Poste pour signer électroniquement un document avec FranceConnect+. Si vous n’en avez pas, il est nécessaire d’en créer une.
Différences entre FranceConnect et FranceConnect+
| FranceConnect | FranceConnect+ |
|---|---|
| Permet une authentification standard adaptée aux démarches administratives courantes. | Offre une authentification renforcée pour des transactions nécessitant une sécurité accrue. |
| Utilise des identifiants existants comme ceux d'Ameli ou des impôts. | Utilisé pour des démarches critiques comme la signature électronique qualifiée, équivalente à une signature manuscrite en termes de validité juridique. |
| Adapté pour des services publics de base sans nécessiter de sécurité renforcée. | Nécessite des méthodes d'authentification supplémentaires, assurant une haute sécurité. |
Avantages pour les utilisateurs
En utilisant FranceConnect et FranceConnect+, les utilisateurs bénéficient d'un accès simplifié et sécurisé aux services de l'INPI. Ils peuvent effectuer des démarches importantes, comme le dépôt de brevets ou de marques, avec une assurance de sécurité et d'authenticité des transactions.
La signature électronique, qu'elle soit simple ou qualifiée, garantit que les documents sont juridiquement valides et protégés contre toute altération.
FranceConnect et FranceConnect+ représentent des outils essentiels pour moderniser et sécuriser les interactions avec l'INPI, facilitant ainsi les démarches administratives des citoyens et des entreprises en France.
Yousign, une solution pour vos formalités INPI
Yousign est reconnue en France et en Europe et est conforme aux normes européennes eIDAS, offrant une reconnaissance légale équivalente à celle des signatures manuscrites pour toutes vos déclarations à l'INPI.
En digitalisant vos processus de signature, vous optimisez la gestion de vos documents et réduisez les tâches administratives fastidieuses.
Pour signer les formalités du Guichet Unique, l'INPI exige l'utilisation d’un certificat électronique qualifié. Yousign fournit des solutions conformes à ces exigences.
Les étapes à suivre avec Yousign
- Authentification : Connectez-vous au Guichet Unique via FranceConnect ou INPIConnect pour effectuer votre formalité.
- Signature :
- Téléchargez et vérifiez la synthèse PDF non modifiable de la formalité.
- Signez électroniquement la synthèse en utilisant un fournisseur de signature électronique avancée basé sur un certificat qualifié ou une signature électronique qualifiée comme Yousign.
- Effectuez votre signature via Yousign.
- Réimportez la synthèse signée sur le Guichet Unique.
- Cliquez sur le bouton correspondant à votre démarche : « Signer la demande de modifications », « Signer la demande de cessation », « Signer les comptes annuels ».
Afin que la signature de vos formalités se passe pour le mieux, le signataire doit être une personne physique (le mandataire, l’entrepreneur ou le représentant légal de la société).
La valeur juridique d’une signature électronique
La valeur juridique d’une signature électronique est réelle. Cependant, toutes les signatures électroniques ne se valent pas, comme nous l’avons précisé : il existe des signatures simples, avancées et qualifiées. Ainsi, le niveau de sécurité juridique pour l’autoentrepreneur est plus sûr avec la signature qualifiée de l’INPI.
Ainsi, en cas de litige, plus la signature a un niveau de sécurité fort (de type 3 ou 4) plus il est compliqué de contester la validité du document.
En concluant un accord, les deux parties doivent s’entendre non seulement sur le contenu, mais aussi sur la forme du contrat. C’est la raison pour laquelle il n’est pas possible d’imposer à une personne de signer électroniquement un document si elle tient à apposer une signature manuscrite.
La signature électronique est un outil puissant qui facilite grandement les démarches administratives auprès de l'INPI et d'autres organismes. Bien que son adoption puisse présenter quelques défis, les avantages qu'elle procure en termes de simplification des procédures, de sécurité et de traçabilité sont considérables.
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