Subventions en Ligne de la Région Sud : Conditions et Procédures

La Région Sud offre des subventions pour soutenir divers projets. Comprendre les conditions et les procédures est essentiel pour soumettre une demande réussie. Cet article détaille les étapes clés, de la soumission de votre demande à la réception des fonds.

Comment faire une demande de subvention qui fonctionne vraiment ? 💸

Étape 1 : Dépôt et Recevabilité Administrative de Votre Demande

Après le dépôt de votre demande, celle-ci va être étudiée par les services compétents de la Région. La première étape concerne la complétude administrative de votre dossier. Le service instructeur vérifie qu’aucune pièce ne manque au regard de la liste des pièces exigées par le règlement financier et le cadre d’intervention éventuel, ni aucune donnée obligatoire.

En cas d’incomplétude, de manques ou d’erreurs dans votre dossier déposé, une demande de modification ou de pièces vous sera adressée par courriel avec la liste précise des éléments attendus. Vous pouvez, directement depuis ce courriel, accéder aux parties du dossier à modifier ou compléter, en téléchargeant les pièces attendues. Vous disposez alors de 2 mois pour adresser les pièces manquantes ; après ce délai, la demande de subvention sera rejetée.

Étape 2 : Éligibilité de Votre Demande

Lorsque votre dossier est jugé recevable, le service concerné examine et vérifie que votre demande :

Relève d’une compétence de la Région et s’inscrit dans un cadre d’intervention régional, ou dans une réponse à un appel à projets.
Respecte le calendrier de dépôt prévu au Règlement budgétaire et financier ou au cadre d’intervention.

Étape 3 : Instruction de Votre Demande

Votre demande est alors instruite, de manière approfondie. Cette étape peut donner lieu à d’éventuelles demandes de compléments, par exemple techniques, permettant à l’instructeur de qualifier votre projet. Comme précédemment, ces demandes sont adressées par courriel contenant le lien direct vers les parties de la demande à modifier. Vous disposez de 2 mois pour y répondre. Votre demande fait alors l’objet d’un arbitrage technique et financier.

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Étape 4 : Décision sur Votre Demande

Une décision est prise sur votre dossier par l’Assemblée régionale et vous est notifiée par courriel et mise à disposition sur votre Espace usagers, sur le portail des subventions. Dans le cas où votre demande n’est pas retenue favorablement, une décision de rejet précise le motif de celui-ci.

Étape 5 : Notification d’une Décision Favorable

Lorsque votre demande est votée favorablement par l’Assemblée régionale, une notification vous est envoyée, accompagnée de l’arrêté ou de la convention fixant les conditions d’octroi, de paiement, les modalités de mise en œuvre et de contrôle de la subvention qui vous est attribuée.

Étape 6 : Versement de la Subvention

Selon le montant voté et le type de subvention, celle-ci est versée en une fois ou de manière échelonnée (sur présentation de justificatifs, dans le délai de validité de la subvention). Les modalités de versement sont précisées dans l’acte attributif de la subvention (arrêté ou convention). Dans le cas d’un versement échelonné, sur remise de pièces justificatives, la demande d’acompte ou de solde est instruite par les services régionaux.

Demande de Versement d’un Acompte ou d’un Solde de Subvention

Lorsque l’acte attributif de la subvention allouée prévoit un versement échelonné, l’usager peut effectuer, selon les cas, une ou plusieurs demandes d’acomptes puis une demande de solde finale. Ces demandes s’effectuent en fournissant à l’appui les justificatifs prévus de dépenses.

Procédure à partir du 1er octobre 2024 :

Si vous souhaitez déposer une demande d’acompte ou de solde sur une subvention sollicitée avant le 1er octobre 2024, votre déclaration et les pièces justificatives devront être déposés sur l’ancien portail des subventions.
Si vous souhaitez déposer une demande d’acompte ou de solde sur une subvention sollicitée à partir du 1er octobre 2024, votre déclaration et les pièces justificatives devront être déposés directement sur votre nouvel Espace usager : depuis votre Tableau de bord, sélectionnez parmi « mes demandes d’aides » la demande concernée, puis cliquez sur le bouton « Accéder aux demandes de paiement ». Remplissez alors la demande d’acompte ou de solde et joignez les documents attendus.

Étape 7 : Contrôle a posteriori

Un contrôle est réalisé par la Région sur présentation des pièces justifiant la réalisation du projet subventionné.

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Données Personnelles et Confidentialité

Les données personnelles sont recueillies sur la base de la mission d’intérêt public et nécessaires afin de pouvoir instruire les demandes.

Personnes Concernées et Collecte des Données

Les personnes concernées sont les demandeurs d'aides dont les données collectées sont les suivantes : données d'identités et de contacts professionnels, fonction dans l’organisme. Dans le cas des demandes de subventions des associations, les dates et lieu de naissance sont également collectées.

Destinataires des Données Personnelles

Les destinataires de vos données personnelles collectées sont les services de la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur et leurs sous-traitants. Les sous-traitants de la Région disposent d'un accès limité aux seules données personnelles strictement nécessaires à l'exécution des prestations concernées et à une obligation contractuelle de les utiliser en conformité avec la réglementation en vigueur en matière de données personnelles.

La Région s’engage à ne transmettre à aucun tiers vos données personnelles, autres que ses sous-traitants. En aucun cas, la Région ne commercialise, ne transfère ou n’échange à des tiers à des fins commerciales, vos données personnelles.

Durées de Conservation des Données Personnelles

Pour les demandes de subvention ayant fait l’objet d’un vote, vos données sont effacées dès la fin d’exécution de votre subvention. Au-delà, vos données peuvent être accessibles de manière restrictive notamment en cas de contrôle ou de contentieux, durant 10 ans à compter de la date du vote.

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Cette durée est prolongée dans les mêmes conditions lorsque le porteur de projet se réinscrit pour bénéficier à nouveau d’une subvention. Pour les dossiers ayant fait l’objet d’un refus, vos données sont effacées dès la fin de l’instruction. Au-delà, vos données peuvent être accessibles de manière restrictive notamment en cas de contrôle ou de contentieux, durant 2 ans à compter de la date de la décision de refus de l’administration.

Enfin, les données saisies sur le portail de dépôt en ligne des subventions, n’ayant pas fait l’objet in fine d’un dépôt effectif de subvention et identifiées comme des données de brouillon, sont automatiquement effacées au bout de 6 mois d’inactivité de la part du dépositaire de ces données.

Cette durée est prolongée dans les mêmes conditions lorsque le porteur de projet se réinscrit pour bénéficier à nouveau d’une subvention. A l’issue des durées de conservation strictement nécessaire à la finalité susmentionnée, la Région s’engage à détruire toutes vos données personnelles.

Sécurité de Vos Données

La Région met en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles en vue de garantir la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données à caractère personnel afin d’empêcher que celles-ci soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Autres Aides et Dispositifs

La mobilisation de cette aide de la Région Sud est étudiée après un refus de financement par l’AIF. Le CPF est conçu pour soutenir votre parcours professionnel tout au long de votre carrière. Vous pouvez utiliser vos droits à tout moment pour financer des formations reconnues, telles que celles menant à des certifications, bilans de compétences, accompagnement VAE, formations d’appui à la création d’entreprises, ou bien la préparation au permis de conduire.

Vous avez entre 16 à 25 ans ? Si vous avez entre 16 et 25 ans, vous pouvez étudier les aides financières à la formation avec la Mission locale proche de votre domicile.

Étape	Description	Délais
Recevabilité administrative	Vérification de la complétude du dossier.	2 mois pour fournir les pièces manquantes.
Éligibilité	Examen de la conformité de la demande avec les compétences et le calendrier de la Région.	Variable
Instruction	Analyse approfondie de la demande.	2 mois pour répondre aux demandes de compléments.
Décision	Décision prise par l'Assemblée régionale.	Variable
Versement	Versement de la subvention en une ou plusieurs fois.	Selon l'acte attributif.
Contrôle a posteriori	Vérification de la réalisation du projet subventionné.	Après réalisation du projet.

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