Tableau de Suivi des Subventions : Un Modèle Essentiel pour les Associations
La production de données prend une place de plus en plus importante dans la vie des associations, notamment pour répondre aux demandes des parties prenantes comme les financeurs, administrateurs et banquiers. Disposer d’une vue d’ensemble des subventions de son association peut être parfois difficile, et chaque partenaire financeur a un calendrier et des modalités de paiement et de réalisation qui lui sont propres.
Face à cette difficulté, France Active publie une fiche pratique pour aider à la construction d'un tableau de suivi des subventions. Ce dernier répertorie les subventions d'exploitation (destinées aux activités courantes de l'association) et d'investissement (destinées aux biens utilisés à long terme) dont bénéficie l'association. Cette ressource a notamment pour objectif d'aider l'association à être plus efficace dans ses relations avec les financeurs.
Pourquoi un Tableau de Suivi des Subventions est-il Important ?
Le suivi des subventions est plus complexe qu’il n’y paraît car il y a souvent de nombreuses étapes entre l’identification de la ressource et son paiement effectif. Le délai entre le moment où une subvention est accordée et le moment où un premier acompte est versé peut être long. Il convient d’anticiper le besoin de trésorerie que cela peut générer pour trouver la bonne solution pour le couvrir. Dans certains cas, l’association ne pourra pas toucher la totalité du montant de subvention conventionné avec son partenaire financier.
Au-delà de répondre aux demandes des parties prenantes, ces données ne gagneraient-elles pas en pertinence si elles étaient au service du pilotage ? Le pilotage étant au service de la stratégie, il permet de s’assurer que les actions menées ont bien l’impact recherché.
Les Objectifs du Pilotage
La question des outils de pilotage induit nécessairement une réflexion autour de la stratégie de l’association :
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- Quelle est sa finalité ?
- Quels sont les buts qu’elle poursuit ?
L’objet social ou projet stratégique est dès lors décliné en objectifs, eux-mêmes déclinés en plan d’action opérationnel. Quelle que soit la taille de l’organisation, cette déclinaison est nécessaire et peut prendre des formes assez simples, qui varient en fonction de l’ancienneté de la structure, de sa situation, du nombre d’activités qu’elle développe, de ses parties prenantes… Le pilotage consistera à s’assurer de l’atteinte des objectifs et à prendre les bonnes décisions pour y parvenir.
Comment Mettre en Place un Tableau de Suivi des Subventions Efficace ?
Le tableau de suivi des subventions s’établit sur un exercice. Le tableau de suivi des subventions peut se présenter de différentes façons. La trame qui vous est proposée peut être adaptée.
Il est nécessaire de distinguer :
- Les subventions d’exploitation qui financent l’activité courante de l’association et auront un impact sur son équilibre économique.
- Les subventions d’investissement destinées aux biens utilisés à long terme.
Pour une gestion optimale, posez-vous les questions suivantes :
- Quels montants ont été demandés ?
- Quels montants ont été accordés, conventionnés, versés ?
Comment faire une demande de subvention qui fonctionne vraiment ? 💸
Exemple de Structure de Tableau de Suivi des Subventions
Voici un exemple simplifié de la structure que pourrait avoir votre tableau de suivi. Adaptez les colonnes en fonction de vos besoins spécifiques :
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| Financeur | Type de Subvention (Exploitation/Investissement) | Montant Demandé | Montant Accordé | Montant Conventionné | Montant Versé | Date de Demande | Date d'Accord | Date de Versement | Observations |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Conseil Régional | Exploitation | 15 000 € | 12 000 € | 12 000 € | 6 000 € | 01/01/2024 | 15/03/2024 | 30/04/2024 | Acompte de 50% versé. Solde à la fin de l'exercice. |
| Fondation X | Investissement | 20 000 € | 18 000 € | 18 000 € | 18 000 € | 10/02/2024 | 20/04/2024 | 15/05/2024 | Subvention pour l'acquisition de matériel informatique. |
Un suivi rigoureux de vos subventions vous permettra d'anticiper les besoins de trésorerie, d'optimiser vos relations avec les financeurs et de piloter efficacement votre association.
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