Comment tenir la comptabilité d’une SARL : obligations, méthodes et options de gestion

Une SARL est une société commerciale qui est tenue de respecter de nombreuses obligations en matière de comptabilité. Pour tenir cette comptabilité, vous devez produire plusieurs documents : le livre journal, le grand livre, le bilan, le compte de résultat, et l’annexe légale. La tenue de la comptabilité en SARL, appelée le plus souvent « tenue comptable » consiste à enregistrer toutes les pièces comptables de l’entreprise.

Les obligations comptables principales

Les principales obligations comptables d’une SARL sont la facturation, la tenue de la comptabilité et les comptes annuels. La facturation constitue la première obligation d’une SARL. Pour chaque vente ou prestation de services facturée à un client, l’établissement et la délivrance d’une facture est obligatoire. La facture est un document encadré par la loi, qui impose l’insertion de nombreuses informations obligatoires.

La SARL doit facturer toutes ses ventes, quel que soit leur montant et que le client soit un particulier ou un professionnel. Une facture non conforme peut entraîner une amende de 75 000 € pour une société (article L441-9 du Code de commerce). La SARL a également l'obligation de faire des factures en respectant les règles légales et les mentions légales obligatoires.

Tout au long de l’exercice comptable, il est nécessaire de tenir une comptabilité. Par principe, une SARL tient une comptabilité d'engagement complète, conformément à l'article L123-12 du Code de commerce. Elle enregistre chronologiquement toutes les opérations qui affectent son patrimoine, tient un livre-journal et un grand livre, puis établit des comptes annuels à chaque clôture.

Tenue des livres comptables

Le livre-journal comptabilise toutes les opérations comptables affectant l’entreprise de manière chronologique.
Le grand-livre reprend les écritures enregistrées dans le livre-journal mais ventilées selon le plan comptable.
Le livre d’inventaire recense les éléments d’actif et de passif de l’entreprise. Il n’est plus obligatoire depuis 2016, mais l’inventaire annuel reste nécessaire pour contrôler le passif et l’actif.

La loi impose aux SARL de tenir une comptabilité sincère et régulière. Elle doit enregistrer de façon chronologique tous les mouvements (achats, ventes…) de l’entreprise. L’article L123-12 du Code de commerce impose cette tenue régulière.

Comptabilité d’engagement vs comptabilité de trésorerie

La SARL au régime normal doit tenir une comptabilité d’engagement. En revanche, une SARL au régime simplifié d’imposition (RSI) bénéficie d’obligations comptables et déclaratives allégées. La SARL au régime réel simplifié pourra tenir une comptabilité de trésorerie. Elle doit alors noter les encaissements et les décaissements de l’entreprise.

La comptabilité d’engagement : vous enregistrez toutes les créances et les dettes, peu importe que les opérations aient été payées ou encaissées. C’est la comptabilité par défaut des entreprises. La comptabilité de trésorerie : vous enregistrez uniquement les encaissements et les décaissements. Cette comptabilité est plus rapide à tenir mais n’est possible que si la SARL est soumise au régime réel simplifié d’imposition (BIC) ou au régime de la déclaration contrôlée (BNC).

Le régime réel simplifié d’imposition est accessible aux SARL ne dépassant pas : 945 000 € de chiffre d’affaires HT pour l’achat-vente ou 286 000 € de chiffre d’affaires HT pour les prestations de services.

Établissement et dépôt des comptes annuels

Après la clôture de chaque exercice social, une SARL doit établir des comptes annuels. Les comptes annuels regroupent : le bilan, qui présente les actifs et les passifs de la SARL ; le compte de résultat, qui regroupe l’ensemble des produits et des charges d’un exercice social ; et l’annexe légale qui complète et aide à la compréhension du bilan et du compte de résultat.

Le bilan comptable comporte les éléments actifs et passifs de l’entreprise, il s’agit d’une photographie du patrimoine de l’entreprise à la clôture de l’exercice. Le compte de résultat représente l’ensemble des opérations ayant eu lieu sur une année et permet d’obtenir le résultat de l’exercice (bénéfice si positif, perte si négatif).

Chaque année, après la clôture de l’exercice, la SARL établit ses comptes annuels puis les fait approuver par les associés réunis en assemblée générale. L’assemblée générale doit se tenir dans les six mois suivant la clôture de l’exercice, sauf prorogation judiciaire. Une fois les comptes approuvés, la société dispose d’un mois pour les déposer auprès du greffe du tribunal de commerce (L232-22). Ce délai passe à deux mois en cas de dépôt par voie électronique.

Les comptes annuels doivent ensuite être communiqués aux associés de la SARL en vue de leur approbation lors d’une assemblée générale.

Conservation des documents et sanctions

La SARL conserve l’ensemble de ses documents comptables pendant au moins dix ans à compter de la clôture de l’exercice. Elle doit conserver tous les documents comptables (factures, devis…) et pièces justificatives (notes de frais, factures…) pendant au moins 10 ans. La loi impose la conservation des documents comptables et tout document justificatif pendant une durée de 10 ans.

En cas d’absence ou d’erreurs graves, vous risquez des sanctions : taxation d’office si la comptabilité est absente ou rejetée ; pour dissimulation volontaire, l’amende peut atteindre 500 000 € et 5 ans de prison (article 1741 du Code général des impôts) ; une comptabilité fictive peut entraîner jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 375 000 € d’amende. En cas de non-dépôt des comptes annuels, la SARL s’expose à une amende de 1.500 euros, et jusqu’à 3.000 euros en cas de récidive.

Comptabilité et obligations annexes

Ouvrir un compte bancaire professionnel : toutes les sociétés commerciales ont l'obligation d'avoir un compte professionnel. L'ouverture de ce compte est obligatoire pour déposer le capital social de la SARL.
Réaliser l'inventaire annuel : pour contrôler le passif et l'actif.
Établir la liasse fiscale : la tenue d’une comptabilité doit permettre la production de la liasse fiscale pour le calcul de l’impôt sur les sociétés.

Comptes spécifiques et enregistrements

La SARL intègre aussi dans son plan comptable les comptes propres à son statut, notamment le compte 455 « Associés - Comptes courants », le compte 457 « Associés - Dividendes à payer » ou encore le compte 641 110 « Rémunération gérance ». Les bulletins de paie alimentent chaque mois les écritures de salaires et les charges sociales.

La SARL est tenue de payer des charges d’ordre varié. Sont déductibles les charges engagées dans l’intérêt de l’activité : loyers, abonnements, fournitures, honoraires (y compris d’expert-comptable), salaires et charges sociales, amortissements, assurances, frais bancaires, petits outillages, coûts de prestation de services externes, etc.

Amortissements et TVA : deux opérations clés

Vous devez amortir vos biens pour étaler leur coût dans le temps. L’amortissement correspond à la partie du prix d’un bien que vous passez en charge chaque année. Vous amortissez les immobilisations de votre SARL, comme : un véhicule ; du matériel informatique ; du mobilier. Chaque bien suit une durée d’amortissement précise.

La déclaration de TVA dépend de votre activité et de votre niveau de chiffre d’affaires : vous pouvez déclarer la TVA chaque mois, chaque trimestre ou chaque année. Vous pouvez aussi choisir la franchise en base de TVA : ce régime vous permet de ne pas facturer de TVA à vos clients et de ne pas récupérer la TVA sur vos achats.

Qui peut gérer la comptabilité de la SARL ? Options et coûts

Le gérant d’une SARL dispose de plusieurs options pour la gestion de la comptabilité de sa société. Des travaux peuvent être gérés en interne et d’autres peuvent être externalisés auprès d’un expert-comptable. Tout dépend des compétences et des souhaits du gérant de la SARL. La tenue de la comptabilité peut être effectuée en interne par les dirigeants de la SARL ou externalisée auprès d’un expert-comptable (en cabinet traditionnel ou via comptabilité en ligne).

Non, il n’est pas obligatoire d’avoir un comptable pour traiter la comptabilité de la SARL. Néanmoins, il est fortement recommandé d’en avoir un, pour s’assurer de la bonne tenue des comptes et des livres comptables. Le gérant peut tenir lui-même la comptabilité, embaucher un salarié comptable en interne, faire appel à un cabinet de proximité, ou passer par un expert-comptable en ligne.

L’expert-comptable est le seul professionnel qui est habilité à tenir la comptabilité d’une société et à établir ses comptes annuels. Si la comptabilité de la SARL n’est pas gérée en interne, il faut donc obligatoirement passer par un cabinet d’expertise comptable. Au-delà de ces travaux, l’expert-comptable conseille aussi le gérant d’une SARL sur des aspects juridiques, financiers, fiscaux et sociaux.

Prix et formules

Chaque professionnel est libre de fixer ses tarifs. Les honoraires d'un comptable pour une SARL débutent autour de 950 euros par an pour un expert-comptable en ligne et à partir de 1 600 euros pour un cabinet de proximité. Ces montants augmentent avec les prestations supplémentaires. Un cabinet traditionnel peut facturer plusieurs milliers d’euros par an. Le tarif dépend de votre activité, du volume d'opérations à traiter et des missions confiées.

Pour réduire les coûts, vous pouvez vous tourner vers un comptable en ligne. La comptabilité en ligne désigne le recours à un outil de gestion comptable en mode SaaS. Elle intègre généralement le paramétrage du plan comptable général, la création des journaux, la saisie des écritures, le suivi de la trésorerie, l'automatisation du rapprochement bancaire et la gestion de la facturation.

Les prix moyens constatés débutent autour de 950 euros par an pour un accompagnement en ligne, et 1.600 euros s’il s’agit d’un cabinet physique. Ces montants augmentent avec les prestations supplémentaires. Trois options s’offrent au gérant : embaucher un salarié comptable en interne, faire appel à un cabinet de proximité, ou passer par un expert-comptable en ligne.

Commissaire aux comptes : quand le nommer ?

Dans les SARL qui atteignent une certaine taille, la désignation d’un commissaire aux comptes est obligatoire. Sa mission consistera à vérifier la sincérité et la régularité des comptes annuels de la SARL. La nomination est obligatoire lorsque la SARL dépasse deux des trois seuils suivants : 5 millions d'euros de bilan, 10 millions d'euros de chiffre d’affaires hors taxes et 50 salariés.

Au titre de chaque exercice, il rédige un rapport qu’il remet aux dirigeants de la société. Ces derniers devront ensuite le communiquer à chaque associé. Les associés minoritaires qui représentent au moins un tiers des parts sociales peuvent aussi demander la nomination d’un commissaire aux comptes, à condition de motiver leur demande.

Bonnes pratiques pour une comptabilité sereine

Organiser la collecte des pièces et la saisie régulière des écritures : les écritures doivent être saisies en continu et sans retard.
Choisir une date de clôture adaptée à l’activité : la date du 31/12 n’est pas impérativement fixée et peut être adaptée à votre cycle d’exploitation.
Utiliser des outils en ligne ou un expert pour sécuriser la TVA, la paie et les amortissements.
Veiller à la conservation des documents pendant dix ans et au respect des délais de dépôt des comptes au greffe.
Se faire accompagner pour éviter les erreurs et le risque de redressement fiscal.

La tenue rigoureuse (engagement ou trésorerie), des livres à jour, des comptes annuels déposés dans les délais et un pilotage financier clair sont les clés d’une entreprise sereine et conforme. Faire appel à un expert-comptable pour une SARL n’a rien d’obligatoire, mais cela vous fait souvent gagner du temps et limite les erreurs.

Clôture Comptable & Dépôt des Comptes Annuels pour SASU, SAS, EURL, SARL – Guide COMPLET INPI

FAQ rapide

Faut-il ouvrir un compte bancaire professionnel pour une SARL ? Oui, l'ouverture de ce compte est obligatoire pour déposer le capital social et faciliter la gestion.
Est-il obligatoire d'avoir un expert-comptable ? Non, la loi n'impose pas d'expert-comptable, mais son aide sécurise votre gestion.
Quand nommer un commissaire aux comptes ? Si la SARL dépasse 2 des 3 seuils : 5 M€ de bilan, 10 M€ de CA HT, 50 salariés.
Combien coûte la comptabilité ? Les tarifs débutent autour de 950 € par an pour un expert-comptable en ligne et 1 600 € pour un cabinet de proximité, selon les prestations.

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