Comment tenir un livre de recettes en tant qu'auto-entrepreneur ?

Bien que bénéficiant d’obligations comptables allégées, l’auto-entrepreneur (ou micro-entrepreneur) est tenu de respecter quelques réglementations. Parmi elles, la tenue d’un livre de recettes permet de répertorier tous les encaissements enregistrés par la micro-entreprise. Suivez ce guide pour tout savoir sur la gestion efficace de votre livre des recettes !

Qu'est-ce que le livre de recettes ?

Le livre des recettes est un registre comptable permettant de répertorier, de manière chronologique, l’ensemble des recettes encaissées par un auto-entrepreneur sur une année civile. Il est important de noter qu'en tant qu'indépendant, il vous est interdit de modifier a posteriori les écrits comptables qui y figurent (numéro de facture, date d’achat, montants encaissés, etc.) !

Le livre de recette de l’auto-entrepreneur fait partie des documents comptables obligatoires pour les sociétés qui relèvent du régime de la micro-entreprise, au même titre que les factures de vente. Sa tenue ne présente aucune difficulté particulière, mais elle nécessite d’y consacrer du temps régulièrement. Le livre des recettes désigne un cahier dans lequel un auto-entrepreneur enregistre de façon chronologique toutes les recettes encaissées au cours d’une année comptable.

Les auto-entrepreneurs bénéficient d’obligations comptables allégées qui les exemptent de la tenue d’un journal de comptabilité. Afin de se conformer à ses obligations comptables, l’auto-entrepreneur doit se procurer un livre de recettes et y intégrer toutes les mentions indispensables.

Bien que la tenue du livre de recettes de l’auto-entrepreneur soit libre, elle doit répondre aux exigences fiscales en matière de formalisme.

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Objectifs du livre de recettes

Le livre de recettes de l'auto-entrepreneur a plusieurs objectifs :

• Limiter les fraudes ou la dissimulation d'encaissements : le livre des recettes sert de justificatif pour chaque paiement reçu en cas de contrôle de l’Urssaf. Ce cahier permet de comparer les entrées d’argent mentionnées (de vos ventes ou prestations) avec les déclarations fiscales et sociales effectuées.
• Avoir une gestion transparente de votre comptabilité : grâce au livre des recettes, vous avez une vision globale de la situation comptable de votre auto-entreprise. Il vous permet également de réaliser votre déclaration de chiffre d’affaires à l’Urssaf, tous les mois ou trois mois selon votre choix.
• Vérifier que vous respectez les plafonds de chiffre d’affaires, dont le montant varie selon de la nature de votre activité (188 700 € ou 77 700 €).

Qui doit tenir un livre de recettes ?

La réponse est simple : tous les auto-entrepreneurs doivent tenir un livre des recettes encaissées. Que vous soyez auto-entrepreneur artisan, commerçant ou en activité libérale, vous devez donc tenir ce document à jour à chaque paiement reçu.

Sanctions en cas de non-respect

En tant qu’auto-entrepreneur, il n’y a pas de sanction si vous ne tenez pas un livre de recettes ou un registre d’achat même si vous devez impérativement conserver les informations du livre de recette durant 10 ans à partir de la clôture de votre micro-entreprise. Toutefois, en cas de falsification du livre de recettes, vous risquez des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende.

Selon la gravité des infractions, des sanctions financières jusqu’à 75 000€ pourront être appliquées par l’administration fiscale en vertu de l’article L441-1 du Code de commerce.

L’auto-entrepreneur est exempt de préparation d’un bilan comptable et d’un compte de résultat, tout comme il n’a aucune obligation de transmettre une liasse fiscale aux impôts. Toutefois, la production d’un bilan s’avère nécessaire notamment pour l’obtention d’un crédit.

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Les obligations comptables d'un auto-entrepreneur se limitent à la tenue du livre des recettes et, pour certains auto-entrepreneurs, du registre des achats.

En cas de remise de plusieurs chèques simultanément, il est possible de n'inscrire sur le livre de recettes que le total du bordereau de remise. Afin d'éviter les erreurs et oublis, l'auto-entrepreneur doit tenir le livre des recettes le plus régulièrement possible. Dès qu'il encaisse l'argent d'une facture, il doit obligatoirement penser à reporter cet encaissement dans son livre des recettes.

Il est ainsi possible de télécharger un modèle sur internet et le remplir à la main, soit sur papier, soit sur un tableau Excel. Dans tous les cas, le livre des recettes ne doit comporter aucune rature.

La tenue du registre des achats n'est obligatoire que pour les auto-entrepreneurs dont l'activité principale est la vente des marchandises, d'objets, de fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou si l'auto-entrepreneur fournit des prestations hôtelières (hébergement). L'auto-entrepreneur doit lister dans le registre des achats tous les achats qu'il effectue à titre professionnel : fournitures, timbres, matières premières... S'il le souhaite, il peut les classer dans différentes catégories : outillages, matières premières..., ce que permettent de faire facilement les logiciels de comptabilité.

Dans cette optique, vous avez donc la possibilité de tenir une comptabilité allégée. Pour autant, les micro-entrepreneurs doivent tout même se conformer à certaines obligations administratives et fiscales. Parmi celles-ci, on retrouve la tenue d’un livre de recettes.

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Le livre de recettes auto-entrepreneur (ou micro-entrepreneur) est obligatoire quels que soient votre activité et votre chiffre d’affaires. Ce document comptable répertorie l’ensemble de vos encaissements par ordre chronologique. Il peut vous être demandé en cas de contrôle de l’Urssaf. Alors comment tenir un livre de recettes en auto-entreprise ? Quelles informations y noter ? Faut-il choisir un support papier ou préférer un outil de gestion en ligne ? On vous explique tout.

Le livre de recettes auto-entrepreneur a plusieurs utilités :

• Il permet au professionnel de suivre au jour le jour l’évolution de son chiffre d’affaires (CA) : il a ainsi une vision claire de ses encaissements, ce qui lui permet de contrôler le paiement de ses factures et vérifier la bonne santé de son activité.
• Il limite le risque de fraudes : en cas de contrôle fiscal de l’Urssaf ou des impôts, l’administration peut souhaiter vérifier que vous n’avez pas dissimulé d’encaissements.
• Il facilite vos déclarations de chiffre d’affaires auto-entrepreneur : un livre de recettes à jour vous fait gagner du temps. Il vous permet de voir rapidement le montant de votre CA encaissé sur un mois ou un trimestre donné.
• Le micro-entrepreneur a une vision globale de son CA depuis le début de l’année : il peut ainsi vérifier s’il est proche ou non des plafonds auto-entrepreneur.

À ce titre, le livre de recettes ne doit pas être confondu avec le registre des achats auto-entrepreneur qui lui est obligatoire uniquement si vous êtes commerçant ou fournisseur de prestations d’hébergement (article L123-28 du Code de commerce). Ce document ressemble au livre des recettes, mais il répertorie uniquement les dépenses que vous engagez pour votre micro-entreprise.

Bien que les contrôles fiscaux soient plutôt rares, vous devez être en mesure de fournir un livre de recettes à jour, si l’Urssaf vous en fait par exemple la demande. Si ce document comporte de fausses informations, vous risquez jusqu’à 45 000 € d’amende.

Information importante

L’article L123-22 du Code de commerce impose de conserver vos documents comptables pendant une durée de 10 ans. Un livre de recettes créé en 2025 doit donc être conservé jusqu'en 2035.

Informations obligatoires

Le livre de recettes se présente généralement sous la forme d’un tableau à 6 colonnes, dans lesquelles vous devrez mentionner les éléments suivants :

• La date d’encaissement des recettes, le livre des recettes en micro-entreprise doit être tenu de manière chronologique, la date correspond donc à la première colonne à remplir ;
• La référence, c'est-à-dire le numéro de facture ;
• L’identité du client particulier ou de l’entreprise ;
• La nature de la prestation ou la référence du produit ;
• Le montant encaissé sur votre compte bancaire ;
• Le mode de règlement (chèque, espèces, carte bancaire ou virement).

Si vous êtes en micro-entreprise et que vous êtes redevable de la TVA, nous vous recommandons de faire une colonne pour le montant HT et une autre pour le montant TTC. Notez également que vous devez calculer le total de vos recettes tous les 3 mois puis au 31 décembre. Il est recommandé d’éditer un livre par année.

Vos clients sont des particuliers et vous encaissez des petites sommes plusieurs fois par jour ? Le régime de la micro-entreprise prévoit quelques allègements pour vous. Ainsi, vous pouvez additionner ces montants et noter la totalité pour une journée sur une seule ligne, tant que le montant unitaire ne dépasse pas 76 euros.

Enfin, si vous remettez plusieurs chèques à votre banque en une seule fois, vous pouvez indiquer le montant total du bordereau dans votre registre. Ce bordereau fera office de justificatif. Conservez-le précieusement.

L'auto-entrepreneur doit lister dans le registre des achats tous les achats qu'il effectue à titre professionnel : fournitures, timbres, matières premières... S'il le souhaite, il peut les classez dans différentes catégories : outillages, matières premières..., ce que permettent de faire facilement les logiciel de comptabilité.

Tableau récapitulatif des informations obligatoires :

Formats conseillés

Tant que toutes les informations apparaissent, et que les écritures ne sont pas modifiables, le choix du format du livre des recettes est en théorie libre. Depuis le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019, il est d’ailleurs possible d’opter pour un livre des recettes dématérialisé. Numérique ou papier, c'est donc à vous de choisir !

Le format papier : une fausse bonne idée

En tant qu’auto-entrepreneur, vous avez le droit de tenir votre livre de recettes « à l’ancienne ». Vous êtes donc libre d’utiliser un cahier ou un livre comptable papier vendu dans le commerce. Vous pouvez de même télécharger un modèle sur internet et le remplir à la main, soit sur papier, soit sur un tableau Excel.

Bien qu’autorisée, cette solution reste toutefois déconseillée. La raison est simple : en plus de vous prendre du temps et de l’énergie, cette feuille de calcul est facilement modifiable. Elle ne garantit donc pas l’intégrité des données comptables en cas de contrôle.

Les modèles Excel, dont des modèles officiels proposés par l’administration, de livre journal sont disponibles pour faciliter la tenue du livre des recettes et dépenses pour les autoentrepreneurs.

Utiliser un logiciel de facturation en ligne

Utiliser un logiciel de facturation est la solution la plus pratique, sécurisée et simple à manipuler : il garantit en effet l’intégrité, l’authenticité et la mise à jour de vos écritures comptables en tant que micro-entrepreneur. De plus, se servir d'un format dématérialisé permet de suivre en temps réel, l’évolution de son chiffre d’affaires. En ayant en tête les plafonds de CA pour chaque année, vous prenez moins de risque de les dépasser.

Nos équipes ont d’ailleurs conçu un outil de gestion et de facturation complet et adapté aux besoins des auto-entrepreneurs. Ce logiciel vous permet notamment d'éditer automatiquement un livre de recettes 100 % conforme à la réglementation. Pour chaque facture, il vous suffira de renseigner les informations concernant votre client, la nature de la prestation, le montant à encaisser et le mode de règlement. Une fois votre facture notée comme payée, votre livre de recettes sera alors automatiquement mis à jour et vous pourrez télécharger votre livre sous format PDF ou Excel.

De plus, vous pourrez :

• Générer automatiquement vos devis et factures auto-entrepreneur ;
• Archiver l'ensemble de vos documents comptables dans votre espace personnel ;
• Être à jour sur vos déclarations obligatoires en consultant votre calendrier personnalisé ;
• Suivre la progression de votre chiffre d'affaires et savoir où vous en êtes par rapport aux plafonds de l’auto-entreprise et de la TVA ;
• Estimer le montant de vos cotisations sociales ;
• Avoir une vision d’ensemble sur votre comptabilité (facture non payée, moyenne de vos recettes, etc.).

Afin de vous lancer sans le moindre risque, le premier mois d’inscription est gratuit. Profitez-en !

Bon à savoir

L’utilisation d’un outil de comptabilité certifié est obligatoire uniquement pour les commerçants redevables de la TVA, utilisant un logiciel de caisse et dont les clients sont des particuliers. Un cas plutôt rare pour les auto-entrepreneurs ! Toutefois, avec le passage vers la facturation électronique tous les micro-entrepreneurs seront dans l’obligation d’utiliser une plateforme certifiée pour facturer leurs clients d’ici 2027.

Quelques conseils pour bien remplir votre livre des recettes

Vous l’avez compris : peu importe le format, la tenue du livre de recettes demande de l’organisation et de la rigueur. Si vous n’utilisez pas un logiciel de gestion, pensez à vérifier plusieurs fois vos calculs afin de limiter le risque d’erreurs. Voici quelques conseils pratiques pour remplir votre document :

• Idéalement, remplissez votre livre de recettes au jour le jour, à chacun de vos encaissements.
• Respectez la chronologie des encaissements : vous devez renseigner la recette au moment où vous recevez le paiement et non au moment où vous la facturez, d'où le terme de « recettes encaissées ».
• Ne modifiez pas votre livre des recettes : pas de ratures, de suppression de lignes, de saut de ligne ni de « blanc ».

Un logiciel de gestion et de facturation est à la fois un gain de temps mais également une garantie de respecter les obligations comptables. C'est une sécurité supplémentaire dans la gestion de votre micro-entreprise.

Information importante

Votre livre de recettes ne doit comporter aucune rature. Vous devez être totalement sûr de ce que vous y inscrivez. Vous ne devez pas non plus laisser de ligne ou de case vides.

Le registre des achats

En plus du livre des recettes, certains micro-entrepreneurs doivent tenir un registre des achats pour garder une trace de leurs dépenses. Selon l'article L123-28 du Code de commerce, un auto-entrepreneur est tenu de tenir un registre des achats s'il est :

• Commerçant vendant des marchandises, des objets, des fournitures ou des denrées ;
• Fournisseur de prestations d’hébergement.

Comme son nom l’indique, le registre des achats devra notamment récapituler le détail de chaque achat effectué pour votre micro-entreprise. En clair, si le livre de recettes reprend tous vos encaissements (provenant des ventes ou prestations), le registre des achats reprend toutes vos sorties d’argent (provenant de chaque achat professionnel).

Comme le livre de recettes, le livre des achats tout comme les pièces justificatives de paiement doivent être conservés durant 10 ans pour chaque année concernée. Le registre des achats n’est soumis à aucune sanction en cas de manquement.

En revanche, en cas de falsification du document, tous les auto-entrepreneurs s’exposent à une sanction pénale de maximum 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende.

Autres obligations comptables en micro-entreprise

En plus du livre des recettes (et éventuellement d’un registre récapitulant vos achats), vous devez simplement :

• Fournir des factures à vos clients pour chaque vente de produits ou prestation de services : elles indiqueront le montant à régler pour chaque client et devront comprendre des mentions obligatoires.
• Ouvrir un compte bancaire dédié si votre chiffre d’affaires dépasse 10 000 € deux années consécutives. Notez que vous n’êtes pas obligé d’ouvrir un compte bancaire professionnel. Un compte courant suffit.
• Déclarer votre chiffre d’affaires à l’Urssaf chaque mois ou chaque trimestre selon l’option choisie en début d’activité.

Bon à savoir

Pour continuer à bénéficier du régime de la micro-entreprise, votre chiffre d’affaires annuel ne doit pas excéder :

• 188 700 € pour les activités d’achat-revente
• 77 700 € pour les prestations de service artisanales ou commerciales
• 77 700 € pour les activités libérales
• 15 000 € pour les locations de meublé de tourisme non classé

Vous bénéficiez enfin de la franchise en base de TVA dès lors que vous ne dépassez pas les seuils de chiffre d’affaires annuels propres à votre activité (jusqu’à 85 000 € pour de la vente ou 37 500 € pour une activité de prestations de services).

FAQ

Qui doit tenir un livre de recettes ?

Tous les micro-entrepreneurs, qu'ils exercent une activité commerciale, artisanale ou libérale, sont tenus de tenir un livre de recettes.

À quelle fréquence doit-on mettre à jour le livre de recettes ?

Idéalement, le livre de recettes doit être mis à jour quotidiennement à chaque encaissement. À minima, vous devez mettre votre document à la page une fois par mois.

Que faire en cas d'erreur dans le livre de recettes ?

En cas d'erreur, il est préférable d'ajouter une note explicative plutôt que de raturer ou de supprimer des lignes. La transparence et la clarté des enregistrements sont essentielles.

Peut-on regrouper plusieurs encaissements dans une seule ligne ?

Oui, dans certains cas comme les ventes au détail ou les services à des particuliers, vous pouvez regrouper les encaissements de la journée en une seule ligne, à condition que la valeur unitaire ne dépasse pas 76 €.

Vous avez désormais toutes les informations pour tenir et mettre à jour votre livre des recettes. Grâce à un outil adapté, vous êtes certain d’être à jour dans vos comptes et évitez de perdre du temps avec la paperasse.

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