Transfert d'Entreprise et Formalités INPI : Guide Complet

Le changement d’adresse fait partie de la vie d’une entreprise. En fonction de ses besoins de développement, il est possible qu’à un moment donné, elle change de local pour installer son siège social. Ce changement demande également le respect et la prise en compte de quelques formalités administratives. Parmi les démarches nécessaires, vous devez faire la déclaration de modification d’adresse sur le site de l’INPI.

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. Ce « guichet unique » remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés. Il concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité.

L'utilisation de ce « guichet unique » dématérialisé est désormais obligatoire. Toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité, doivent utiliser le guichet unique des formalités des entreprises :

Entreprises individuelles (EI) ou sociétés exerçant une activité commerciale, artisanale, libérale ou agricole
Entreprises ayant un siège social, un établissement principal, un établissement secondaire ou une adresse en France
Entreprises étrangères souhaitant exercer une activité en France.

Seules les entreprises doivent réaliser leurs formalités sur le site du guichet des formalités. Les autres entités : associations, comités sociaux économiques d'entreprise, syndics de copropriété, syndicats de salariés, fondations ne sont donc pas concernées par le guichet des formalités. Un arrêté du 15 janvier 2025 fixe la liste de toutes les entités exclues.

Guichet Unique INPI

Fixation et Importance de l'Adresse de l'Entreprise

Le domicile d’une entreprise fait partie intégrante de son identité. Il s’agit de son adresse officielle où se font ses diverses opérations administratives. On appelle également cette adresse, le siège social de la société. Cette adresse doit ainsi figurer dans les statuts de l’entreprise. Elle doit également être présente et mentionnée dans toutes les lettres et les documents qu’elle envoie de manière officielle.

Notez qu’une société ne peut avoir qu’une seule adresse donc, un seul siège social. C’est celui qui sera mentionné dans l’extrait kbis qu’on lui remettra après la procédure d’immatriculation. Cette adresse est celle où se situe la direction de la société et où les différentes assemblées générales entre les associés vont se tenir.

Comment transférer le Siège Social de son Entreprise ?

Comment choisir l’adresse officielle de sa société ?

Pour le choix de l’adresse de son siège social, il faut prendre en compte quelques éléments :

La nationalité de l’entreprise,
Les règlementations applicables dans la ville ou le département où elle souhaite s’implanter,
Le tribunal compétent et où elle va présenter ses requêtes en cas de soucis,
Le CFE en charge de la société ou centre de formalité des entreprises.

À noter que changer d’adresse peut avoir des impacts sur la fiscalité de l’entreprise. En effet, pour une modification d’adresse d’une commune à l’autre, le montant des contributions peut être différent. Cela concerne entre autres les impôts locaux qui suivent :

La CVAE ou contribution sur la valeur ajoutée,
La CFE ou cotisation foncière des entreprises.

Raisons d'un Transfert de Siège Social

Il y a plusieurs raisons d’un transfert de siège social, notamment :

Le déménagement du dirigeant ou de l’entreprise dans un autre département, une région ou même à l'international.
Valoriser l’entreprise en choisissant un siège social plus prestigieux.

Une société peut se domicilier dans le centre de Paris pour augmenter sa valeur perçue auprès des clients ou la confiance qu’on lui attribue.

Profiter d’avantages fiscaux d’une autre adresse administrative.

Déménagement de siège social dans une zone franche urbaine-territoire entrepreneur (ZFU-TE).

Zones Franches Urbaines

Le siège social d’une entreprise peut se situer au domicile du représentant légal, être domicilié chez un tiers, dans un local commercial ou des locaux partagés par d’autres entreprises (pépinière, incubateur, etc.).

Les Étapes Clés pour Changer l'Adresse d'une Société

4 étapes sont à considérer pour réussir la modification de l’adresse du siège social d’une société, à savoir :

Lire aussi: Guide du transfert de siège social

Valider la modification d’adresse par vote, à l’assemblée générale des associés,
Changer le contenu des statuts de l’entreprise,
La diffusion d’une annonce légale concernant la nouvelle situation de l’entreprise,
Déclarer la situation sur le site de l’INPI. Il s’agit d’une démarche obligatoire comme pour la régularisation de l’URSSAF après cessation d’activité.

Valider la modification d’adresse par vote

La décision du changement d’adresse d’une entreprise ne se fait pas par prise de tête. Elle doit être murement réfléchie et engage tous les associés de l’entreprise. En effet, cette décision ouvre la voie sur la retouche du contenu des statuts de la société ainsi que de celui de l’extrait kbis. En d’autres termes, le changement d’adresse est un processus de modification statutaire.

Cependant, en fonction de la forme juridique de l’entreprise, les modalités de changement d’adresse peuvent être différentes :

Entreprise individuelle: déclaration du changement d’adresse sur le guichet unique de l’INPI. Aucun justificatif n’est demandé dans ce cas, ni diffusion d’une annonce légale.
SARL: si le changement d’adresse se fait dans le même département, les gérants peuvent prendre la décision du changement d'adresse. Cependant, une ratification de l’Assemblée générale est nécessaire. Si le changement d’adresse concerne un autre département, la décision est prise par les associés possédant plus de 50 % du capital social.
SAS : Les conditions de changement d’adresse sont stipulées dans les statuts de la société. Dans ce cas, il est possible que la décision soit prise par les associés, le président de la SAS, le comité de direction, etc.
SCI: Deux situations peuvent se présenter, si les statuts ne mentionnent aucune disposition, la décision revient unanimement aux associés. Si les statuts font mention du changement, on se référera sur les conditions statutaires avancées.

Certaines modalités du changement d’adresse varient selon le statut juridique de la société. Il implique dans tous les cas, une modification des statuts de la société et la décision doit être retranscrite dans un procès-verbal. La loi n’impose pas de règle spécifique concernant la prise de décision du transfert de siège social. Ce sont les statuts de la société qui mentionnent l’organe compétent pour prendre la décision, le nombre de voix nécessaire ou le quorum à atteindre.

Si les statuts ne précisent pas les règles d’un transfert de siège social, la décision doit être prise à l’unanimité des associés.

En société civile immobilière (SCI), la loi n’impose aucune règle spécifique non plus. Les statuts stipulent le mode de prise de décision et le quorum (nombre minimum de personnes présentes ou représentées pour valider la décision) : généralement le gérant ou les associés en AG.

Les règles de transfert de siège sont plus contraignantes pour une SARL, la loi impose que la décision découle :

D’un ou plusieurs associés représentant plus de 50 % des parts sociales ;
Du gérant seul, à condition qu’elle soit approuvée en assemblée générale extraordinaire (AGE), ensuite.

En société anonyme, le transfert peut avoir lieu si :

Au moins ⅔ des actionnaires réunis en AGE sont d’accord ;
Le conseil d'administration ou de surveillance approuve ensuite le transfert en assemblée générale ordinaire des actionnaires.

Mettre à jour les statuts de la société

La nouvelle adresse de l’entreprise doit être mise à jour dans les statuts de l’entreprise, mais également sur tous les autres documents administratifs, comptables, fiscaux (devis, facture, mentions légales, etc.). On doit obligatoirement mentionner l’adresse du siège social dans les statuts de la société. Et cela, quelle que soit sa forme juridique. De ce fait, en cas de changement d’adresse, il est logiquement nécessaire de modifier le contenu des statuts. Cela implique la convocation d’une assemblée générale étant donné que chaque associé doit signer les statuts modifiés pour qu’ils soient valides.

Le PV d’assemblée générale de transfert de siège social doit respecter un certain formalisme et faire figurer les informations suivantes :

La raison sociale de l’entreprise ;
Le statut juridique (SAS, SARL, etc.) ;
Le capital social ;
Le siège social actuel (ainsi que le SIREN) ;
L’identité des associés présents et du président ;
Le déroulement de l’assemblée générale et les décisions prises.

Notez que si le signataire n’est pas le représentant légal, il faut justifier d’une procuration signée par le représentant légal.

Diffuser une annonce légale

Une fois la décision de transfert actée, il faut publier le nouveau siège social dans un support d’annonces légales, dans un délai d’1 mois après la rédaction du procès-verbal. Dès lors que les statuts sont modifiés, on doit mettre à la connaissance des tiers le changement d’adresse de la société. Cette démarche s’effectue obligatoirement dans un journal d’annonce légale du département où est située l’entreprise. Si la société change de département, l’annonce est à faire à la fois au département de départ et au département de destination.

Notez que le support d’annonces légales dépend du département de votre siège social. Il peut s’agir d’un journal d'annonces légales (JAL) ou d’un service de presse en ligne (SPEL). La liste des supports habilités est disponible sur le site du service public.

La demande de parution doit faire apparaître certaines informations, notamment :

La raison sociale de l’entreprise ;
Le statut juridique ;
Le nom du dirigeant et des associés ;
Le montant du capital social ;
L’adresse du nouveau siège social et de l’ancien ;
Le registre d’immatriculation de la société (RCS, etc.).

Vous recevez une attestation de parution de la part du support habilité à publier une annonce légale (SHAL) , à la diffusion de l’annonce légale. Le transfert dans un autre département implique de publier une annonce légale dans l’ancien département ainsi que dans le nouveau département d’implantation du siège.

Les frais pour cette formalité sont donc doublés et vous recevez 2 attestations de parution (une pour chaque annonce).

En plus des mentions obligatoires, vous ajoutez à la demande de parution :

La mention RCS + le nom de la ville du greffe ayant immatriculé la société ;
La mention du RCS correspondant au nouveau siège social.

Il existe des modèles pour rédiger une annonce légale disponibles sur les sites des JAL.

La dernière étape pour déclarer le changement d’adresse de l’entreprise

La dernière étape pour déclarer le changement d’adresse de l’entreprise, est d’effectuer une déclaration sur le site internet du guichet unique des formalités des entreprises (le guichet unique de l’INPI) :

Rendez-vous sur le site du guichet unique, dans la section “Formalités d’entreprises” pour “Modifier sa société” ;
Vous devrez fournir les informations sur le nouveau siège social, ainsi que des pièces justificatives :
- Le PV d’assemblée générale avec la décision de transfert du siège social ;
- Les statuts de l’entreprise mis à jour ;
- L’attestation de parution dans un support d’annonce légale (ou les 2 attestations en cas de transfert dans un autre département) ;
- Un justificatif de jouissance des locaux (titre de propriété, bail, facture électrique, etc.) ;
- La liste des différents sièges successifs depuis la création de l’entreprise (signée par le représentant légal), en cas de plusieurs transferts.
- Le cas échéant, une déclaration de modification du registre des bénéficiaires effectifs de la société.

Cette déclaration est à effectuer dans un délai d’1 mois après la décision, sur le site du guichet unique. Les bénéficiaires effectifs détiennent 25 % ou plus des droits de vote ou du capital social (directement ou indirectement). Ils disposent également d’un certain pouvoir de contrôle sur la société. Pour les identifier, le site Infogreffe met un schéma à disposition.

À la suite de cette déclaration de transfert, vous recevrez un nouvel extrait Kbis avec votre nouveau siège social. Le transfert du siège social a forcément des conséquences administratives, fiscales et sociales.

Vous devrez transférer votre dossier fiscal. Si la mise à jour de vos informations fiscales est automatique, vérifiez bien vos documents fiscaux (déclaration de TVA ou d’IS) qu’il n’y a pas d’erreurs.

De plus, pensez à :

Notifier par écrit (et à l’avance) du changement d’adresse à tous vos partenaires, fournisseurs et clients ;
Avertir l’URSSAF et tout autre organisme social du changement de siège social ;
Le cas échéant, modifier les contrats de travail de vos salariés (notamment si vous changez de département) ;
Vérifier que le transfert n’a pas d’incidence sur les contrats et prestations en cours.

Checklist Transfert Siège Social

Coûts Liés au Changement d'Adresse

Les formalités de modification d’une société sont gratuites, mais des frais s’appliquent pour modifier certains registres ou lors de dépôts d’actes.

Toute inscription modificative sur le site de l’INPI (y compris transfert d’une société) : 5,90 €.
La diffusion au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC) : 70 € TTC pour une personne physique et 143 € TTC pour une personne morale.
Dépôt de la déclaration de transfert au registre du commerce et des sociétés (RCS) : 33,89 €.
Mise à jour des renseignements figurant dans les immatriculations, pour les sociétés : 26,40 €.
Tarif forfaitaire pour publication aux annonces légales : 106 € (et 132 € pour un transfert de siège social à La Réunion et Mayotte).

Au final, transférer son siège social coûte environ 250 €.

Les prix d’un transfert de siège social peuvent évoluer, ils sont consultables sur le site du service public, rubrique “tarifs des formalités”.

Enfin, il est possible de déléguer la rédaction des nouveaux statuts en vue de transférer le siège social à un avocat spécialisé. Cela coûte généralement plus de 1 000 €.

Transfert du Siège Social à l'Étranger

Transférer le siège social dans un autre pays de l’Union européenne s’effectue en 2 étapes :

Déposer le projet de transfert de siège social à l’étranger au Greffe du Tribunal de commerce. Il comporte : le PV d’AG actant la décision, un formulaire M2 et une attestation de parution dans un journal d’annonces légales.
Déposer la demande de radiation de la société du RCS comportant un justificatif d'immatriculation de la société à un registre public à l'étranger et le formulaire M4.

Transférer son siège social à l’étranger (hors UE) implique de dissoudre l’entreprise avant d’ouvrir une nouvelle entité dans l’autre pays. La dissolution d’une entreprise revient à radier l’entité des registres légaux et entraîne sa liquidation.

Guichet Unique : Qui Peut l'Utiliser ?

Le chef d'entreprise (dirigeant ou micro-entrepreneur) peut réaliser lui-même les formalités en ligne.

Il peut également demander à un salarié (appelé délégataire) de réaliser les formalités pour le compte de l'entreprise en rédigeant une délégation.

Il peut aussi donner cette mission à toute autre personne (appelée mandataire) en rédigeant un contrat de mandat. Un modèle de mandat est disponible sur le site.

Une copie de l'acte de délégation ou du mandat devra être transmise lors de la réalisation de la formalité sur le site.

Comment Fonctionne le Guichet des Formalités des Entreprises ?

Le déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur lors de sa première connexion. Ce compte utilisateur est personnel.

Les détenteurs d'un compte « e-procédures » à l'Inpi peuvent utiliser ce compte pour utiliser le site du guichet des formalités des entreprises.

Pour réaliser sa formalité, le déclarant saisit en ligne les informations et joint les pièces dématérialisées nécessaires.

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