Le KBIS Association : Tout Ce Que Vous Devez Savoir

Les entreprises commerciales peuvent être identifiées grâce à un certain nombre d’éléments dont l’extrait Kbis, qui prouve notamment leur existence juridique. Il s’agit d’un document délivré aux créateurs d’entreprises lorsqu’ils procèdent à leur immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il reprend l’ensemble des informations figurant sur le RCS. Mais qu’en est-il des associations ? Existe-t-il aussi un Kbis association ? Comment procède-t-on pour l’avoir ?

Le KBIS association est un type d’extrait KBIS n’étant délivré qu’à certaines associations françaises. En effet, seules celles enregistrées exerçant une activité commerciale peuvent en obtenir un. Le Kbis, c’est un peu la carte d’identité des entreprises : un document officiel qui prouve son existence légale. Sur cet acte administratif, il est dévoilé tout ce qu’il faut savoir sur une société immatriculée au RNE (Registre National des Entreprises) et au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS): nom, adresse, numéro SIREN, dirigeants, activités… Il est indispensable pour des démarches telles que l’ouverture d’un compte bancaire ou la participation à un appel d’offres.

Contrairement aux entreprises, une association n’a pas pour but de faire du profit. Elle est créée pour mener des actions à caractère social, culturel ou encore sportif, et n’a donc, en principe, pas besoin de ce fameux Kbis. Cela signifie que la majorité des associations loi 1901 n’ont aucune raison de s’inscrire au RCS et, par conséquent, n’ont pas accès à cet extrait.

Voyons en détail ce qu'est le KBIS pour une association, son utilité, les associations concernées et comment l'obtenir.

Qu'est-ce que le KBIS pour une association ?

Le KBIS pour une association est avant tout un extrait KBIS et, en tant que tel, il atteste de l’existence légale de la structure auprès des tiers. Un extrait Kbis est un document officiel attestant de l'existence juridique d'une association. Il reprend les informations publiées au registre du commerce et des sociétés (RCS) et précise notamment le nom et l'adresse de l'association, les activités exercées, l'identité des dirigeants et les décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives dont l'association fait éventuellement l'objet (sauvegarde, redressement ou liquidation).

Il s'agit d'un document public, accessible à tous.

À l’instar d’un extrait KBIS délivré à une entreprise, le KBIS pour une association n’a pas de durée de validité : une entreprise ou une association conservera le même extrait KBIS pendant toute la durée de son existence. Pour autant, cela ne signifie pas que les informations qu’il contient resteront, elles aussi, inchangées toutes ces années.

Il est important de noter que le Kbis a une date limite de validité. Il doit être daté de moins de trois mois pour être recevable dans de nombreuses démarches. Les administrations et partenaires veulent s’assurer que les informations qu’il contient sont encore fraîches et à jour, car une association peut évoluer : changement de dirigeants, de siège social, ou de domaine d’activité.

Quelle association peut obtenir un Kbis ?

Seule une société à but commercial, et par conséquent inscrite au RCS, peut obtenir un Kbis. Les associations à but non lucratif, souvent appelées associations loi 1901, ne sont pas concernées hormis celles qui exercent des activités monétaires et financières. Elles doivent alors être inscrites au registre du commerce et peuvent par conséquent se voir délivrer un Kbis d’association. Comme nous venons de le voir, la majorité des 1,5 millions associations actives en France n'ont pas besoin d'un extrait Kbis (source Associatheque) car elles n'ont pas vocation à exercer une activité commercial à titre principal. Néanmoins, il existe quelques exceptions. En effet, certaines associations sont tenues de s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et donc, d’obtenir un extrait Kbis pour leur activité. Qui sont ces élus ?

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Les associations concernées sont celles qui réalisent des opérations de change manuel (échange immédiat de billets ou monnaies libellés en devises différentes). L’obligation d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) est donc limitée aux associations exerçant des activités monétaires et financières.

Il s’agit :

Des associations qui émettent des obligations et/ou des titres de créances (par exemple pour une collecte de fonds en faveur de projets dans les domaines de la santé, l’éducation, la recherche scientifique).
Des associations qui font régulièrement des opérations de change manuel avec des billets et des monnaies en devises différentes (par exemple des associations sportives ou humanitaires internationales qui œuvrent dans divers pays du monde).
Des associations qui jouent le rôle de gérant-mandataire d’un fonds de commerce (par exemple des associations de commerçants, de défense des consommateurs ou de gestion de centre-ville).

Une association peut s’associer à une société commerciale si ses activités lucratives deviennent trop importantes afin de ne pas être assimilée à un commerçant et rester exonérée d’impôts et de taxes.

Les associations qui émettent des obligations ou des titres de créance négociables

Premièrement, il y a les associations qui émettent des obligations ou des titres de créance négociables régies par les lois L.213-8 du Code monétaire et financier. Oui, vous avez bien lu, certaines associations émettent des obligations, un peu comme une société cotée en bourse ! Ce sont souvent des projets de grande envergure, dans des secteurs comme la santé ou la recherche scientifique, qui nécessitent ce type de levée de fonds.

Les associations qui effectuent des opérations de change manuel

Ensuite, nous avons les associations qui effectuent des opérations de change manuel régies par les articles L.524-1 du Code monétaire et financier comme La Croix Rouge française ou Médecins Sans frontières. Vous les imaginez, ces associations, en train d’échanger des devises comme de véritables cambistes ? Ce sont généralement des organisations à vocation internationale, œuvrant dans des domaines humanitaires ou sportifs, qui traitent régulièrement avec différentes monnaies.

Les associations qui endossent le rôle de gérant-mandataire d’un fonds de commerce

Enfin, mentionnons un dernier cas particulier : les associations qui endossent le rôle de gérant-mandataire d’un fonds de commerce. Ici, on parle d’associations un peu plus proches des réalités commerciales, comme les associations de commerçants ou celles qui gèrent des espaces commerciaux. Leur inscription au RCS et leur obtention du Kbis sont alors obligatoires.

Créer son association en 3 étapes !

Comment obtenir un Kbis d'association ?

Pour l'obtenir, l'association doit obligatoirement être immatriculée au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Le Kbis s'obtient à la suite de l'inscription de l'association au RCS. A la suite de son inscription, l'association se verra remettre un extrait Kbis. Un extrait peut également être commandé sur le site infogreffe.fr. Au terme de son inscription, l'association obtiendra un extrait d'immatriculation.

Il existe plusieurs manières de faire une demande d’extrait Kbis pour une association inscrite au RCS, toutes payantes :

Sur le site Infogreffe à partir du numéro de siret/siren (3,37 €*)
Directement sur place au greffe du tribunal de commerce (2,69 €*)
Faire la demande par courrier postal envoyé au greffe du tribunal de commerce (3,85 €*)

Là où Infonet met à disposition les extraits KBIS de l’ensemble des entreprises basées en France, les KBIS pour une association sont disponibles sur Infogreffe.fr. Obtenir ce document en ligne a un coût : 3,37 euros par exemplaire demandé (en 2024), ce tarif inclue également les diligences de transmission, ayant un montant de 0,68 euro.

Infogreffe propose également d’envoyer par voie postale les extraits KBIS souhaités selon une périodicité définie par le récipiendaire. Pour les associations dont le siège social se trouve en Alsace-Moselle, en Guadeloupe, en Guyane ou bien en Martinique, c’est à la chambre commerciale du tribunal judiciaire qu’il faut s’adresser. Pour les autres, c’est au greffe du tribunal des commerces dont dépend l’association qu’il faut se rendre.

Pour effectuer la recherche en ligne du Kbis, il faut connaître le nom de l’organisme, son numéro SIREN, le SIRET de l’association ou le nom de son représentant légal.

Les étapes pour l'immatriculation

La première étape consiste à procéder à la déclaration initiale d’une association. Depuis l’instauration du Guichet unique le 1er janvier 2023 et la substitution du Registre national du commerce et des sociétés (RCS) par le RNE, il n’est plus possible d’immatriculer une association sur papier libre. Désormais, cette procédure doit se faire en ligne. La complétion de cette procédure officialise la création de l’association via son inscription au répertoire national des associations. Le dirigeant obtient alors le numéro RNA, aussi appelé numéro de dossier.

Ensuite, le dirigeant de l’association doit réaliser une déclaration au greffe des associations. Concernant l’Alsace-Moselle, l’inscription se réalise auprès du Pôle Sirene Association de l’Insee.

Après l’immatriculation de l’association, le dirigeant obtient le numéro SIREN de son association.

Déclaration des bénéficiaires effectifs

Lorsqu’une association se trouve dans l’un de ces deux cas, ses dirigeants doivent en dehors de l’immatriculation, déclarer ses bénéficiaires effectifs. Il s’agit d’une obligation consacrée par l’article 139 de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016. La déclaration s’effectue à l’endroit du greffe du tribunal de commerce ; via un formulaire intitulé « Document relatif au bénéficiaire effectif d’un GIE ou d’une ASSOCIATION IMMATRICULÉE AU RCS. » Les créateurs d’association sont tenus de déposer ce document en même temps que leur demande d’immatriculation ; ou au plus tard quinze jours après dépôt du dossier d’immatriculation. Les associations constituées avant le 1er août 2017 avaient jusqu’au 1er avril 2018 pour se mettre en règle.

Comme la demande d’immatriculation, cette déclaration de bénéficiaires effectifs peut être effectuée en ligne. C’est donc après elle que vous recevez votre extrait Kbis association qui vous servira à attester de l’existence juridique de votre association. Le délai de cette formalité peut être calqué sur les délais d'immatriculation d'une société.

Utilité du Kbis pour une association

L’extrait Kbis d’une association n’est obligatoire que pour certaines d’entre elles. Carte d’identité de la structure, il permet de prouver l’existence de l’organisme. Seules les structures associatives inscrites au Registre du commerce et des sociétés (RCS) disposent d’un extrait Kbis. Il permet de prouver son existence.

Une association peut être obligée de présenter un extrait Kbis pour acheter du matériel professionnel ou ouvrir un compte en banque par exemple. L’extrait Kbis doit impérativement être daté de moins de trois mois pour être recevable.

La création d'un compte bancaire : Si vous souhaitez ouvrir un compte bancaire professionnel, ce précieux sésame vous sera demandé. La demande de subvention : Si votre association aspire à des subventions publiques ou veut répondre à des appels d’offres publics, le Kbis devient incontournable. Imaginez-vous candidatant à un projet sans cette preuve officielle d'existence ?

Les documents équivalents au Kbis pour une association non inscrite au RCS

La vraie “carte d’identité” d’une association est délivrée par la préfecture, juste après sa création officielle, lors de l’émission du récépissé de déclaration qui contient son numéro RNA (Répertoire National des Associations).

Une association loi 1901 doit être enregistrée auprès de la préfecture de son département pour être inscrite au Registre National des Associations (RNA). Les associations déclarées en Alsace Moselle ne sont pas concernées.

L’association figure alors au Journal officiel des Associations et Fondations d’Entreprise (JOAFE). Une fois inscrite, elle reçoit un récépissé de déclaration sur lequel figure son numéro RNA et un extrait de parution au Journal officiel. Ces documents sont donc les équivalents du Kbis.

Il est également possible pour une association de télécharger à tout moment un nouvel extrait de parution sur le site du JOAFE.

Les autres associations ne peuvent pas être immatriculées au RCS (cass. com. 15 novembre 1994, n° 93-10193). Pour apporter la preuve de leur existence, elles doivent utiliser l'extrait de parution au Journal Officiel. Un justificatif de publication gratuit est téléchargeable gratuitement sur le site du JOAFE.

Cas particulier : activité artisanale

Cas particulier : une association qui exerce une activité artisanale figurant sur la liste du décret 98-247 du 2 avril 1998 et qui emploie moins de 10 salariés doit s’inscrire au Registre Nationale des Entreprises depuis le 01/01/2023. Elle reçoit un extrait d’immatriculation avec un numéro SIREN. Par la suite, l’association qui dispose d’un numéro SIREN peut télécharger un avis de situation sur le site de l’INSEE.

Ne pas confondre Kbis et numéro RNA

Il ne faut pas confondre l’extrait Kbis et le numéro RNA : toute structure associative possède un numéro unique attribué lors de son immatriculation au registre national des associations (RNA). Certaines associations loi 1901 ont un numéro SIREN unique et un code APE délivré par l’INSEE, sans avoir l’obligation de s’inscrire au RCS.

Il ne faut pas confondre l’extrait KBIS pour une association et le numéro RNA. En premier lieu, toutes les associations disposent d’au moins un numéro SIRET alors que seulement certaines d’entre elles ont un extrait KBIS. De plus, le nombre de ces documents que peut posséder une entreprise est également différent. L’obtention de ces deux documents diffère également. Un extrait KBIS pour association ne s’obtient qu’après en avoir fait la demande auprès d’Infogreffe. Enfin, il est important de rappeler que l’extrait KBIS recense l’ensemble des informations définissant une entreprise ou une association.

Conclusion

En résumé, notons que toutes les associations ne disposent pas d’extraits Kbis. Celles qui en reçoivent sont uniquement celles qui s’inscrivent au registre de commerce et des sociétés. Si votre association ne mène pas d’activité l’obligeant à obtenir un numéro de siret elle ne recevra donc pas de Kbis association.

Document	Délivré par	Concerne
Extrait KBIS	Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)	Associations exerçant une activité commerciale et inscrites au RCS
Numéro RNA et extrait de parution au Journal Officiel	Préfecture et Journal Officiel des Associations et Fondations d'Entreprise (JOAFE)	Associations loi 1901 non inscrites au RCS

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