À quoi sert l'extrait Kbis pour une entreprise ?

L'extrait Kbis est un document essentiel pour toute entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il s'agit d'une véritable "carte d'identité" de l'entreprise, attestant de son existence juridique et de sa légalité. Mais à quoi sert-il réellement ? Quelles sont les entreprises concernées ? Découvrez dans cet article tout ce qu'il y a à savoir sur le sujet.

Qu'est-ce qu'un extrait Kbis ?

Tel que susmentionné, l'extrait de Kbis est un document attestant juridiquement et officiellement qu'une entreprise est enregistrée au Registre du commerce et des sociétés. L’extrait Kbis d’une entreprise peut être assimilé à sa carte d’identité : c’est un document officiel qui prouve la création d’une société en bonne et due forme.

Il est obligatoire pour exercer son activité commerciale, peu importe votre secteur professionnel. Le Kbis est un document délivré par le greffe du tribunal de commerce, une fois votre entreprise déclarée au Registre National des Entreprises (RNE). L'inscription au RNE est obligatoire pour pouvoir exercer une activité commerciale.

En somme, l'extrait Kbis se définit comme la véritable « carte d'identité » d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). L'extrait Kbis atteste l'inscription d'une entreprise au RCS et certifie l'exactitude de ses informations.

Et pour cause, une entreprise qui n'a pas d'immatriculation encourt le risque d'être accusée du délit de travail dissimulé. Elle devra alors en assumer les conséquences, parfois lourdes.

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À quoi sert l'extrait Kbis ?

L'extrait Kbis est nécessaire afin d'effectuer certaines démarches à caractère professionnel. Il est parfois obligatoire d'être en possession de la carte d'identité d'une entreprise pour travailler avec ses partenaires.

Voici les principales utilisations de ce document :

• Ouvrir un compte bancaire professionnel : L'extrait Kbis sera requis en guise de justificatif lors de certaines situations, notamment pour ouvrir un compte bancaire professionnel. Pour ouvrir un compte bancaire professionnel, activer votre compte et récupérer les fonds, ce document devra aussi être présenté.
• Acheter des produits et services professionnels : C'est le cas, par exemple, si la société souhaite acheter du matériel. Il est également exigé pour tout achat de matériel professionnel auprès de distributeurs.
• Candidater à un appel d'offres public : L'extrait d'immatriculation au RCS est indispensable à la candidature à un appel d'offres public. Si vous souhaitez répondre à des appels d’offres ou collaborer avec des institutions, un extrait Kbis à jour vous sera souvent demandé. Il prouvera que vous êtes bien en conformité avec les réglementations.
• Demander des aides financières : Ou encore demander des aides financières à Pôle emploi en vue de soutenir la reprise ou la création d'une compagnie. L’extrait Kbis est une pièce justificative requise pour accéder à un prêt ou à une aide qui développera votre activité. Les banques et organismes financiers y voient une preuve de la solidité et de la régularité de votre entreprise.
• Vérifier des informations sur une société : Par ailleurs, l'extrait peut s'utiliser pour vérifier des informations spécifiques relatives à une société. En effet, tout un chacun peut se voir délivrer l'extrait Kbis d'une société auprès du greffe concerné. Cela pourra ensuite servir, par exemple, pour authentifier qu'un client - ou prospect - est solvable ou qu'il ne fait pas l'objet d'une procédure collective.
• Connaître l'état de santé d'une société : L'extrait Kbis permet aussi aux fournisseurs, organismes et partenaires financiers de connaître l'état de santé de la société.
• Débloquer le capital social : Le Kbis est également nécessaire pour débloquer le capital social déposé pendant la phase de création d’entreprise.

L'extrait Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise. Par le biais de l'extrait Kbis, l'entreprise justifie son existence juridique et sa totale légalité.

Qui est concerné par l'extrait Kbis ?

Cet extrait se réfère à toute société immatriculée au Registre du commerce et des sociétés. En d'autres termes, il concerne les entreprises exerçant une activité de nature commerciale, mais également agricole.

On peut, par exemple, citer les :

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• Sociétés anonymes (SA)
• Sociétés à responsabilité limitée (SARL)
• Groupements d'intérêt économique (GIE)
• Sociétés en nom collectif (SNC)
• Groupements agricoles d'exploitation en commun (GAEC)
• Exploitations agricoles à responsabilité limitée (EARL)

À savoir : l'extrait Kbis ne concerne pas les artisans ni les professions libérales.

L'extrait Kbis concerne exclusivement les entreprises commerciales. Notons que l'extrait Kbis est dédié aux personnes morales, soit toutes les entreprises commerciales. L'extrait K, par contre, est destiné aux personnes physiques, dont les micro-entrepreneurs.

En revanche, l'immatriculation des artisans doit se faire au registre des métiers. Ils recevront, après cela, leur extrait D1 qui est l'équivalent de l'extrait Kbis pour la chambre des métiers.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

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Que contient un extrait Kbis ?

L'extrait Kbis comprend un ensemble d'informations concernant l'identité de l'entreprise. L'extrait d'immatriculation renseigne sur la raison sociale de l'entreprise, le numéro d'identification, le code NAF, le sigle et le nom du greffe où elle est immatriculée.

Plusieurs informations relatives à la société figurent sur l'extrait Kbis. Elles ont également été vérifiées par un greffier :

• Nom du greffe d'immatriculation
• Raison sociale, sigle, enseigne
• Certains numéros d'entreprise : numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et code NAF
• Forme juridique
• Montant du capital social
• Adresse du siège social
• Durée d'existence de la société
• Date de constitution
• Description de l'activité
• Nom de domaine du ou des sites internet de l'entreprise
• Données du dirigeant, des administrateurs et des commissaires aux comptes (nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse)
• Existence ou non d'une procédure collective engagée à l'encontre de la société
• Référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées

La forme juridique, l'activité détaillée, l'adresse du siège et des établissements secondaires ainsi que la durée et la date de constitution de la société y sont aussi mentionnées. Vous y trouverez également les informations concernant le dirigeant, les administrateurs et les commissaires aux comptes : nom, adresse, nationalité, etc.

Le Kbis d’une société regroupe tout ce que vous devez savoir sur l’identité et la création de l’entreprise. Ce document recense tous les actes qui sont intervenus en cours de vie sociale, mais aussi de nombreuses informations susceptibles d’intéresser les tiers (clients comme partenaires).

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Pour obtenir l'extrait à jour de son entreprise, il existe deux moyens :

1. En ligne via Infogreffe : En ayant recours au service en ligne mis en place par l'administration via le site officiel d'Infogreffe. Il est possible de consulter sa fiche en recherchant son entreprise et cliquer sur « extrait Kbis » pour obtenir une version. Dans les paramètres proposés, il est aussi envisageable d'établir une réception périodique du document. Cela permet d'avoir la dernière version à jour à un rythme défini au préalable.
2. Auprès du greffe du tribunal de commerce : En adressant sa demande d'extrait Kbis auprès du greffe du tribunal dont l'entreprise dépend. Le greffier fournira alors le document signé par ses soins.

Pour demander le document, il faut se rendre directement auprès du greffe du tribunal de commerce dont l'entreprise dépend. Il est également possible de faire la demande d'extrait Kbis en ligne sur le site officiel d'Infogreffe.

Tout individu a effectivement le droit de demander et d'obtenir l'extrait d'une entreprise auprès du greffe du tribunal de commerce concerné. En parallèle, le Registre du commerce et des sociétés partage au public les informations essentielles au sujet des entreprises. C'est la raison pour laquelle tout le monde peut accéder à l'extrait d'une société.

Les dirigeants d’entreprise peuvent toutefois obtenir un extrait Kbis gratuit de leur entreprise sur le site Monidenum, un service proposé par le Conseil National des Greffiers et Infogreffe. Un gérant de société peut trouver son extrait de Kbis en ligne sur le site Monideum, géré par les greffes des tribunaux de commerce.

Les personnes extérieures à l’entreprise peuvent :

• effectuer une demande d’extrait de Kbis sur le site infogreffe.fr.
• contacter le greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise.
• Dans le cadre de l’Alsace ou de la Moselle, il faut s’adresser à la chambre commerciale du tribunal d’instance ou de grande instance.

Enfin, il est possible de passer par un prestataire agréé qui se charge de faire la demande de votre extrait Kbis pour vous.

Cas particuliers des entreprises en Alsace et Moselle

Exceptionnellement pour les entreprises dont le siège social est établi en Alsace ou en Moselle, la demande de l'extrait Kbis se fait manuellement. Les chefs d'entreprise doivent se rendre directement auprès du tribunal d'instance ou de grande instance pour demander l'extrait Kbis.

Combien de temps pour obtenir un extrait Kbis ?

L'extrait Kbis s'obtient suite à la création et à l'immatriculation de l'entreprise au RCS. Pour une immatriculation, comptez une dizaine de jours ouvrés à compter de la date de dépôt de votre dossier au greffe pour l’avoir en votre possession. Le document vous sera délivré dans un délai de 3 à 7 jours ouvrables après le dépôt de dossier au greffe du tribunal de commerce.

Toutefois, ce délai peut être allongé si vous déposez votre dossier pendant les périodes de vacances ou les jours fériés. En effet, le greffe met du temps à traiter des dossiers relatifs à l'extrait Kbis durant ces périodes en raison des congés pris par le personnel.

Pour être sûrs d'avoir votre extrait Kbis au moment voulu, il convient de compter au moins 15 ouvrables avant les périodes de vacances et de fêtes pour effectuer la création de votre entreprise et votre inscription au RCS. Dans le cas où vous avez besoin d'un extrait Kbis en urgence, vous pouvez faire une demande d'extrait Kbis provisoire. Il sera délivré dans un délai de 48 heures au plus tard. Vous êtes pressé ? Il est possible de demander un Kbis provisoire au greffe. Ce document peut être obtenu dans les 48 heures qui suivent le dépôt de votre dossier de création.

Durée de validité de l'extrait Kbis

Le Kbis est un document adressé pour une durée illimitée. Concrètement, les extraits Kbis, K et D1 n'ont pas de durée de validité. En effet, une entreprise fait l'objet de nombreuses modifications au cours de sa vie. Ces changements peuvent être effectués à tout moment et requièrent la mise à jour des extraits d'immatriculation.

Cependant, on préfèrera généralement demander un extrait Kbis datant de moins de trois mois. Un extrait datant de moins de 90 jours constitue alors une garantie pour les partenaires et prestataires.

C'est notamment le cas pour :

• Ouvrir un compte bancaire professionnel
• Réaliser des démarches réglementaires pour sa société
• Ou louer un local commercial

Ainsi, tout extrait de Kbis datant de plus de 3 mois n'est pas reconnu comme une source fiable. Dans la pratique, la validité de ce document est souvent évoquée. En effet, la plupart des administrations, banques, clients et autres partenaires commerciaux exigent généralement un extrait Kbis datant de moins de 3 mois.

Cette règle est motivée par le besoin d'avoir une information à jour sur la situation de votre entreprise. Un extrait trop ancien ne reflète pas forcément la réalité juridique et financière de votre entreprise au moment de la demande. En fournissant un Kbis daté de moins de trois mois, vous assurez ainsi à vos interlocuteurs une transparence totale et montrez que votre établissement est en règle.

Pour mener à bien l'ensemble des démarches relatives à votre entreprise, il est donc utile de toujours avoir en sa possession un extrait Kbis de moins de 3 mois. Pour cela, le mieux est de choisir l'option « envoi périodique » de l'extrait Kbis sur le site d'Infogreffe. Ainsi, vous pourrez choisir la durée et la périodicité des envois. Les documents seront directement envoyés à votre adresse postale ou bien à l'adresse que vous aurez indiquée.

Mise à jour des informations du Kbis

L'extrait Kbis partage des données vérifiées, et donc fiables. Au moment de sa date de délivrance, toutes les décisions relatives à la sauvegarde, au redressement et à la liquidation judiciaires sont indiquées sur ledit document.

Ce document doit être mis à jour selon les événements que rencontre l'entreprise au cours de son parcours. Les déclarations reçues sont contrôlées par le greffier du tribunal de commerce auquel est affiliée la société. Ce dernier inscrit ensuite les modifications sur l'extrait.

De ce fait, s'il faut changer l'une des mentions y figurant (capital, dénomination, activité...), il faut impérativement formuler une déclaration modificative auprès du Greffe, et ce, dans le mois qui suit l'évènement dont il est question.

Changement de logo ou de dénomination sociale, modification de forme juridique, augmentation de capital, transfert de siège social, nouveau dirigeant, modification de date de clôture de l’exercice annuel, changement de l’objet social : de nombreux changements vous obligent à modifier votre Kbis.

Les démarches administratives simplifiées

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

• Candidature à un marché public
• Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
• Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
• Douanes, fiscalité : Demande d’agrément provisoire faite auprès du centre national du cinéma et de l’image animée (CNC) afin de bénéficier du crédit d’impôt pour dépenses de création de jeux vidéo
• Déclarations, agréments et autorisations : Obligation pour la société de participations financières de profession libérale de vétérinaires de faire connaître au conseil régional de l’ordre tout changement de la situation de la société
• Produits énergétiques : Demande adressée au ministre chargé de l’énergie par l’exploitant d’une installation de gaz une dérogation aux conditions d’accès à certaines infrastructures gazières
• Urbanisme: Candidature à un marché public
• Travaux d'intérêt général: Demande d’habilitation d’une personne morale de droit privé à mettre en œuvre des travaux d’intérêt général (TIG)
• Procédures collectives: Requête aux fins d’ouverture d’une procédure de conciliation adressée au président du tribunal
• Autorisations d’exploitation commerciale: Demande d’habilitation pour la réalisation des analyses d’impact des projets soumis à l’autorisation d’exploitation commerciale
• Agriculture: Demande d’agrément des groupements agricoles d’exploitation en commun (GAEC) : obligation faite au GAEC d’adresser au préfet un extrait justifiant de son immatriculation au registre du commerce et des sociétés postérieurement à son agrément
• Propriété industrielle: Demande d’inscription des actes modifiant la propriété d’un dépôt de dessin ou modèle : possibilité de produire, à la place de l’acte constatant la modification de la propriété ou de la jouissance, la copie d’un extrait du RCS à jour de la modification en cas de transfert par suite de fusion, scission ou absorption
• Transport: Demande d’agrément de centres de contrôle technique des véhicules dont le poids n’excède pas 3,5 tonnes

Tableau récapitulatif des informations clés de l'extrait Kbis

balises: #Kbis

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