Conseils pour l’achat d’écrans en entreprise et la récupération de la TVA

Si vous êtes assujetti redevable de la TVA, en contrepartie de votre obligation de collecter la TVA sur vos ventes ou vos prestations, vous pouvez déduire la TVA que vous payez sur vos achats professionnels. Attention : un professionnel relevant du régime de la franchise en base de TVA (micro‑entrepreneur par exemple) ne peut pas récupérer la TVA sur ses achats professionnels puisqu’il ne facture pas de TVA dans le cadre de son activité.

Règles générales applicables à l’achat d’un écran professionnel

Lors de l'achat d'un écran pour votre entreprise, la question de la TVA se pose. Si vous collectez la TVA sur vos ventes, vous pouvez la déduire de l’achat d’un écran professionnel. Plusieurs conditions doivent être respectées : la TVA déductible doit figurer sur un document justificatif (généralement une facture) ; l'écran acheté doit être nécessaire à l'exploitation de votre entreprise ; si l'écran est également utilisé à des fins personnelles, cette utilisation ne doit pas dépasser 10 % de l'utilisation totale.

Un ordinateur, un double écran, une souris et un clavier constituent le matériel de base pour un·e professionnel·le. Or, financer son matériel informatique n’est pas à la portée de tous. Si vous envisagez d'acheter un écran avec votre entreprise, différents éléments doivent être anticipés !

Justificatifs et mentions obligatoires

Pour pouvoir déduire la TVA, la déduction de la TVA impose l’existence d’une facture mentionnant la TVA. Cela signifie que la déduction ne peut pas être acceptée si un bon de commande ou un devis sont présentés par l’entreprise. Pour récupérer la TVA sur vos dépenses professionnelles, vous devez vous assurer que vos justificatifs d'achat, c'est à dire vos factures, respectent bien certaines conditions de forme. Ainsi, devront apparaître : le montant hors taxes (HT), les taux de TVA appliqués et les montants correspondants, le montant toutes taxes comprises (TTC). Par exemple, si votre facture mentionne uniquement le montant TTC, vous ne pouvez pas recalculer vous‑même le montant HT, car les taux de TVA varient selon les biens ou services fournis.

Mécanismes et conditions de la déduction

Les professionnels, assujettis redevables de la TVA, peuvent récupérer la TVA supportée lors des achats réalisés dans le cadre de leur activité. Vous ne pouvez déduire la TVA payée sur vos achats que dans le respect des conditions suivantes : votre TVA déductible doit être justifiée : vous devez être en possession d’un document justificatif (en général une facture) sur lequel figure la TVA que vous entendez déduire ; les biens et services acquis doivent être destinés à la réalisation d’une opération ouvrant droit à déduction de la TVA ; elle ne peut être déduite avant une certaine date : la TVA n’est déductible que lorsqu’elle est devenue exigible chez votre fournisseur.

Lire aussi: Guide TVA : Achat en Chine

Pour l’acquisition de biens, en cas de versement préalable d'un acompte, la TVA devient déductible au moment de son règlement à concurrence du montant encaissé si deux conditions sont réunies au moment du versement de l’acompte : la désignation précise des biens et le caractère certain de la réalisation de la livraison. Il est nécessaire que ces informations figurent sur la facture.

Exigibilité et moment de la déduction

La TVA n’est déductible que lorsqu’elle est devenue exigible chez votre fournisseur. En pratique, cela veut dire que la TVA ne peut être déduite qu’au titre du mois au cours duquel est intervenu soit l’acquisition pour les biens, soit le paiement pour les services. Pour les livraisons de biens, la date d’exigibilité de la TVA correspond à celle de la livraison ou celle de la facturation. Pour les prestations de services, la TVA est exigible au moment de l'encaissement du prix, sauf option pour le régime des débits.

Cas particuliers et exclusions du droit à déduction

Bien que répondant aux conditions générales de déduction, certains produits ou services en sont exclus par les textes. C’est le cas notamment des dépenses liées au logement fourni à titre gratuit aux dirigeants et au personnel de l’entreprise, à l'exception du personnel de gardiennage, de sécurité ou de surveillance ; véhicules conçus pour le transport de personnes ou à usage mixte qui sont inscrits à l’actif de l’entreprise (sauf exceptions) ; biens cédés gratuitement ou à un prix inférieur à leur valeur normale dont la valeur unitaire dépasse 65 € TTC par objet et par an pour un même bénéficiaire ; services liés à des biens eux‑mêmes exclus ; biens et services utilisés à plus de 90 % à des fins étrangères à l’entreprise.

La TVA sur les achats informatiques (écran, ordinateur) est en principe déductible si l’achat est nécessaire à l’exploitation et si vous disposez d’une facture au nom de l’entreprise. Si l'écran est utilisé à des fins mixtes, la part professionnelle doit être au moins de 10 % et la déduction sera proratisée.

Véhicules, carburant et dépenses connexes (rappel utile)

La déduction de la TVA sur le gazole et le super‑éthanol E85 s'applique exceptionnellement pour les véhicules n'ouvrant pas droit à déduction. Elle est limitée à 80 %. Pour l’essence, la TVA sur l’essence est déductible à hauteur de 80 % pour les véhicules de tourisme et à 100 % pour les véhicules utilitaires. La TVA est également déductible pour tous les frais d’entretien sur ces voitures de société (hors véhicules de tourisme).

Comment s’exerce la déduction sur vos déclarations ?

Les déductions de TVA sont mentionnées sur les déclarations que vous devez déposer selon votre régime d’imposition. La déduction de la TVA doit être imputée en priorité sur la TVA dont vous êtes redevable (TVA brute ou collectée). Lorsque votre taxe déductible est supérieure à votre taxe collectée, l'excédent constitue un crédit de TVA. TVA collectée - TVA récupérable = TVA à payer à l’administration fiscale. Le montant de la TVA à payer est négatif : l’entreprise bénéficie d’un crédit de TVA.

Remboursement ou report du crédit de TVA

Si vous devez récupérer plus de TVA que vous n’en avez collecté, il est possible de faire une demande de remboursement. Il suffit pour cela de se rendre sur le site impots.gouv.fr et de faire une demande de remboursement de crédit de TVA si celui‑ci dépasse 760 euros lorsque l’administration vous réclame un acompte trimestriel ou mensuel selon votre régime. Pour cela vous devrez remplir le formulaire Cerfa n°3519. Il existe toutefois une autre solution : le report de crédit de TVA. Cette fois, vous pouvez demander que ce crédit soit imputé sur un prochain solde de TVA à reverser.

Seuils et modalités selon le régime

Régime réel simplifié : remboursement annuel possible si le crédit de TVA atteint au moins 150 € ; remboursement semestriel si le crédit atteint au moins 760 € et concerne des immobilisations. Régime réel normal : remboursement mensuel, trimestriel ou annuel possible dès que le crédit atteint au moins 760 € pour les demandes périodiques, ou 150 € dans certaines conditions annuelles. Les demandes se font via les formulaires n°3517‑S ou n°3519 selon le cas et nécessitent souvent la fourniture des factures justificatives.

Optimiser l’achat d’écrans : bonnes pratiques comptables et fiscales

Demandez toujours une facture au nom de votre entreprise, avec votre SIRET et les mentions obligatoires, pour pouvoir récupérer la TVA.
Si l’écran est un bien immobilisable, pensez à l’immobiliser et à amortir le coût si son prix dépasse le seuil d’immobilisation. Un écran d’un tarif inférieur à 500 € HT peut être intégré directement en charges.
Déclarez la TVA au bon moment : vérifiez la date d’exigibilité (livraison, facturation ou encaissement d’un acompte) pour pouvoir déduire la TVA dans la période adéquate.
Pour les achats mixtes, conservez des preuves de l’usage professionnel (agenda, planning, documents de travail) afin de justifier le pourcentage d’utilisation professionnelle.
Conservez tous les justificatifs (factures, tickets de caisse pour les dépenses < 150 € lorsque cela est autorisé) et numérisez‑les pour faciliter la gestion et les contrôles.

Dépenses connexes et récupération de TVA : ce qui peut impacter votre achat

La TVA récupérable englobe une vaste catégorie de biens et services utilisés dans le cadre de l’activité professionnelle (achat de fourniture, matériel et équipements, prestations de services, loyers, abonnements…). Tant que ces dépenses sont engagées pour les besoins de l’entreprise et respectent les conditions légales alors la TVA correspondante pourra être récupérée. Attention : on parle bien de l'entreprise, et non du dirigeant.

La récupération de la TVA impose que le fournisseur soit lui‑même assujetti à la TVA. Si le fournisseur doit verser la TVA à l’État alors son client pourra la déduire. À noter qu’une TVA qui a été facturée à tort ne pourra pas être déduite.

Cas pratique synthétique

Exemple : vous achetez un écran 600 € HT (720 € TTC avec TVA à 20 % soit 120 € de TVA). Si l’écran est utilisé à 100 % pour l’activité de l’entreprise et que vous disposez d’une facture conforme, vous pouvez récupérer les 120 € de TVA en l’indiquant sur votre déclaration. Si l’utilisation professionnelle est de 60 %, vous ne pourrez déduire que 60 % de la TVA : 72 €.

Outils et solutions pour faciliter la récupération de la TVA

Gérer la TVA sur les notes de frais et les achats est un casse‑tête administratif. Pour automatiser ces tâches, des solutions de gestion des notes de frais et de comptabilité en ligne intègrent nativement les règles de déductibilité. N2F, Expensya, Dougs ou d’autres outils similaires aident à calculer automatiquement la TVA récupérable, tenir les justificatifs numériques et interfacer les écritures avec le logiciel comptable. Ces outils permettent d’éviter des erreurs humaines, de respecter la conformité et de préparer plus sereinement un contrôle fiscal.

COMPTABILISER UN ACHAT en deux étapes (en 5 minutes)

Points de vigilance et erreurs fréquentes

Ne pas réclamer une facture au nom de l’entreprise : sans facture conforme, la TVA n’est pas récupérable.
Mauvaise proportion d’usage professionnel pour les biens à usage mixte : ne pas documenter l’usage peut entraîner un rejet de la déduction en cas de contrôle.
Confondre TVA collectée et TVA déductible : la TVA à reverser est la différence entre les deux, et un crédit peut surgir si la TVA déductible est supérieure.
Oublier l’exigibilité : tenter de déduire la TVA avant qu’elle ne soit exigible chez le fournisseur (sauf acompte rempli de conditions) peut être refusé.

FAQ rapide liée à l’achat d’écrans et à la TVA

Peut‑on récupérer la TVA sur un écran si l’entreprise est en micro‑entreprise ? Non si la micro‑entreprise bénéficie de la franchise en base de TVA ; elle ne peut pas récupérer la TVA.
Que faire si la facture n’est pas au nom de la société ? Si possible, demandez une facture rectificative au fournisseur.
L’achat d’un écran doit‑il être immobilisé ? Si le coût dépasse le seuil d’immobilisation de votre entreprise, il doit être immobilisé et amorti ; en dessous d’un certain seuil il peut être passé en charges.
Peut‑on déduire la TVA sur un écran acheté avant livraison si un acompte a été versé ? Oui, depuis 2023 la TVA devient déductible au moment du règlement de l’acompte si la désignation précise des biens et le caractère certain de la réalisation de la livraison sont réunis.

En pratique : checklist avant d’acheter un écran en entreprise

Vérifiez que votre entreprise est redevable de la TVA (pas en franchise).
Demandez une facture au nom de l’entreprise avec mentions obligatoires et taux de TVA clairement indiqués.
Assurez‑vous que l’écran est nécessaire à l’activité et évaluez la part d’usage professionnel si usage mixte.
Si acompte : exigez la désignation précise du bien et les éléments prouvant la réalisation certaine de la livraison pour pouvoir déduire la TVA à l’encaissement.
Classez la facture dans votre logiciel comptable et calculez la TVA déductible en appliquant le coefficient éventuel.
Conservez les justificatifs numérisés et intégrez‑les dans votre solution de notes de frais ou comptabilité pour faciliter le contrôle.

Déduire la TVA comporte un intérêt financier puisque cela vous permet de récupérer la part que vous avez payée dans le cadre d’achats professionnels. Toutefois, les exceptions et cas particuliers sont nombreux. En cas de doute, n’hésitez pas à vous tourner vers votre expert‑comptable qui saura vous conseiller en la matière.

balises: #Tva #Entreprise