AGAPS location de voiture bilan non comptable fonctionnement

Une agence de location ou un gestionnaire de flotte automobile doit consacrer un traitement comptable particulier pour les besoins de son activité locative. La gestion de la comptabilité d’une location de voiture est en effet extrêmement importante dans le bon développement d’une entreprise de ce secteur.

Plan comptable et opérations courantes

Le plan comptable d’une location de véhicule se divise en plusieurs opérations de comptabilité.

Premièrement, comptabilisez les loyers et les redevances versés.
Enfin, lorsque l’échéance est payée, débitez le compte “fournisseur” (compte 401) pour créditer le compte “banque” (compte 512).
Le compte 401 « Fournisseurs » permet de comptabiliser les dettes de l’entreprise à l’égard des fournisseurs. Il doit être utilisé si l’entreprise a reçu la facture, mais ne l’a pas encore réglée.

Certaines autres opérations sont nécessaires pour comptabiliser une location de véhicule.

Ainsi, afin de comptabiliser les frais de carburant, le compte « fournitures non stockables” (compte 60611) doit être débité.
Les frais d’entretien et de réparation sont comptabilisés au débit du compte “entretiens et réparations sur biens mobiliers” (compte 6155).
La quittance d’assurance doit être débitée au compte “primes d’assurances” (compte 616) et la majorité des amendes et contraventions doivent, elles, être débitées au compte “pénalités, amendes fiscales et pénales” (compte 6712).

Cas du crédit-bail (leasing, LOA)

Crédit-bail, leasing et LOA sont des types de locations qui prévoient une option d’achat. Si vous payez, séparément, une assurance pour cette location il faut la comptabiliser dans le menu Paiement des dépenses avec le compte 616000.

Dans le cadre d’un traitement comptable d’une location de voiture disposant d’un crédit-bail, la racine du compte comptable de location de véhicule diffère. Lorsqu’il est pris en crédit-bail, la racine du compte diffère (il ne s’agit pas d’un compte 613 mais d’un compte 612).

La comptabilisation de la LOA en France repose sur la distinction entre location simple et acquisition future. Les loyers sont considérés comme des charges pour le locataire jusqu'à la levée de l'option, moment où l'actif est inscrit en immobilisation. En comptabilité française, la LOA est considérée essentiellement comme un contrat de location tant que l'option d'achat n'est pas exercée.

Lorsque le client souhaite lever l’option d’achat du contrat de location avec LOA, comment comptabiliser la levée d’option d’achat d’un véhicule dans votre compta de location de voiture ? Une fois cette option levée, l’utilisateur devient propriétaire du véhicule pour une valeur fixée contractuellement en amont. La comptabilité d’une acquisition de véhicule s’effectue alors très simplement.

Débitez le compte “matériel de transport” (compte 2182) pour créditer le compte “fournisseurs d’immobilisations” (compte 404).
Enfin, l’entreprise propriétaire doit pour conclure estimer la durée réelle d’utilisation du bien pour procéder à un amortissement du véhicule.
Dans ce but, débitez le compte “dotations aux amortissements et aux provisions sur immobilisations corporelles” (compte 68112) pour créditer le compte “amortissement du matériel de transport” (compte 28182).

Chez le locataire, pendant la durée du contrat, le locataire enregistre les loyers versés en charges locatives dans un compte de charges (compte 613 " Locations " ou 612 " Charges locatives "). Ces loyers sont comptabilisés en charges au fur et à mesure de leur paiement. Le bien loué n'est pas inscrit à l'actif du locataire tant que l'option d'achat n'est pas levée, car il ne détient pas la propriété du bien.

Le bailleur, propriétaire du bien pendant la durée de la location, conserve l'actif en immobilisation (compte 2xx). Les loyers reçus sont comptabilisés en produits dans un compte de produits d'exploitation. Lorsque le locataire exerce son option d'achat, le bailleur constate la vente du bien en créditant le compte de produits et sort le bien des immobilisations, enregistrant la plus-value ou moins-value éventuelle.

Location longue durée (LLD) : comptabilité et TVA

La location longue durée (LLD) est une opération qui permet aux professionnels de louer un ou plusieurs véhicules pour une durée généralement comprise entre 24 et 72 mois. Si en pratique la LLD a des similitudes avec le crédit-bail, ces deux types de contrats ne font pas l’objet du même traitement comptable.

Les loyers versés dans le cadre d’une LLD sont considérés comme une charge d’exploitation.

Le compte 6135 « Locations mobilières » permet d’enregistrer comptablement les loyers d’une location longue durée. Il s’agit d’un compte de charges, le montant du loyer est donc inscrit au débit du compte 6135.
Dans le cadre d’une location longue durée d’un véhicule de tourisme, le loyer doit être inscrit toutes charges comprises.
Les services annexes de ce contrat comme l’entretien, l’assurance et l’assistance sont également enregistrés au compte 6135 s’ils sont inclus dans le contrat de LLD.

L’entreprise ne peut pas récupérer la TVA sur les loyers de LLD si le véhicule est un véhicule de tourisme. En revanche, la TVA peut être récupérée s’il s’agit d’un véhicule utilitaire. La TVA peut être récupérée sur les carburants de la voiture de société louée par l’entreprise, que la voiture soit un véhicule de tourisme ou un utilitaire.

Le 30 avril 2025, l’administration fiscale a publié un rescrit ouvrant la possibilité de récupérer la TVA sur la mise à disposition d’un véhicule de tourisme, à condition qu’une contrepartie soit versée par le salarié. Si cette solution est confirmée, les entreprises pourraient récupérer la TVA sur les loyers de LLD si le salarié participe financièrement.

Export comptable et intégration logicielle

Le logiciel de comptabilité de voiture myrentcar est une solution cloud accessible sur ordinateur, tablette et smartphone qui assure la gestion de l’intégralité des cycles de location de tous types de véhicule. Myrentcar permet en effet de centraliser et synchroniser l’ensemble des informations de votre activité locative pour l’optimiser et réaliser des gains de temps et d’efficacité conséquents.

La web solution myrentcar est la référence en tant que logiciel de location de véhicule et comptabilité. Développée par hitechsoftware, la solution de comptabilité de location de véhicule myrentcar intègre une gestion complète de la location de voiture et sa compta en respectant les normes et lois en vigueur grâce à des mises à jour constantes. L’ERP myrentcar assure également un export comptable intégral, la comptabilité étant interfaçable et compatible avec de nombreux logiciels, progiciels et applications de comptabilité de location de voiture.

Règles fiscales et réintégration des loyers

Plusieurs règles et critères législatifs et administratifs sont à respecter dans la gestion de la comptabilité de location de voiture. Premièrement, il est recommandé de connaître les limites fiscales de la déduction des loyers des véhicules. En effet, l’administration fiscale impose dans certains cas une déduction des charges spécifiques aux véhicules dans la comptabilité d’une location automobile (réintégration des loyers excédentaires).

Les entreprises dont la voiture est nécessaire à leur activité en sont cependant exemptées et les véhicules doivent faire l’objet d’un crédit-bail ou d’une location de plus de trois mois (ou moins si contrat renouvelable). Les loyers excédentaires faisant l’objet d’une réintégration doivent être mentionnés.

La réintégration des loyers automobile correspond à l’amortissement pratiqué par le bailleur afférent à la fraction excédentaire du prix d’acquisition du véhicule augmenté de la TVA correspondante. L’entreprise qui loue un véhicule de tourisme doit réintégrer une fraction des loyers ou redevances qu’elle a versée à l’entreprise propriétaire. Cette réintégration est égale à la réintégration qu’est tenue d’opérer, au titre de l’amortissement excédentaire du véhicule de tourisme, une entreprise propriétaire d’un véhicule acquis à un prix identique.

En pratique, une entreprise locataire ne connaît pas le prix TTC versé par l’entreprise propriétaire pour acquérir le véhicule de tourisme, ni la durée sur laquelle il est amorti ou encore la date à laquelle elle l’a acheté. Il est de rigueur que le propriétaire de la voiture informe l’entreprise locataire de la part du loyer non déductible fiscalement.

Les loyers excédentaires qui donnent lieu à une réintégration fiscale seront à indiquer en fonction du type de l’entreprise locataire. Aussi, pour une entreprise qui relève des bénéfices industriels et commerciaux, elle indiquera les loyers excédentaires sur la ligne WF de l’imprimé n° 2058-A.

Taxe sur les Véhicules de Sociétés (TVS)

La Taxe sur les Véhicules de Sociétés ou TVS est une taxe que les sociétés doivent payer pour les véhicules personnels loués par les sociétés à but lucratif. Il s’agit de toutes les voitures particulières louées par les sociétés, quel que soit l’usage prévu à cet effet.

En ce qui concerne une voiture louée et utilisée par une entreprise, le véhicule n’apparaît pas dans l’actif immobilisé du bilan comptable de ladite entreprise. La charge locative est ainsi à imputer au compte de résultat, à chaque échéance de loyer du véhicule.

En vertu de l’article 1010-A du Code général des impôts, toute voiture de tourisme prise en location par une entreprise commerciale, et pour laquelle l’entreprise procède au remboursement des frais kilométriques est assujettie à la TVS. À noter que les voitures louées par l’entreprise et pour lesquelles elle est soumise à la TVS ne sont pas seulement les voitures particulières classiques. Sont également incluses dans cette imposition, les voitures de haut de gamme et les 4x4.

La TVS est due chaque année pour l’entreprise concernée par cette imposition. La période d’imposition va du 1er janvier N au 31 décembre N. La TVS est toujours due dans le cas où l’entreprise loue une voiture de tourisme au nom d’un associé. Pour le calcul de la TVS, il faut prendre en compte deux composantes principales : une composante reposant sur un tarif lié aux émissions de CO2 ou à la puissance fiscale, et une seconde composante considérée en fonction de l’année de mise en circulation et du type de carburant utilisé.

Par ailleurs, il existe un dispositif d’abattement sur la TVS. Aussi, un abattement qui s’élève à quelque 15.000 € s’applique sur le montant total de la taxe à payer par la société, pour la voiture qu’elle loue et pour laquelle un remboursement des frais kilométriques est prévu.

La TVS à payer pour la période d’imposition qui va du 1er octobre N au 30 septembre N+1 doit être due au plus tard pour le 30 novembre N+1 et doit faire l’objet d’une déclaration papier spécifique. À compter du 1er janvier 2018, la TVS devra faire l’objet d’une télédéclaration ainsi que d’un télépaiement, cette procédure devant en outre se faire en même temps que la TVA.

Toute entreprise avec son siège social ou un établissement en France qui loue une voiture est soumise à la Taxe sur les Véhicules de Société. Le calcul de cette taxe se fera par trimestre civil et sera effectué selon le nombre de voitures louées par l’entreprise pour une durée supérieure à 30 jours au cours du trimestre.

Pour une durée de location de moins de 30 jours consécutifs ou de moins d’un mois civil, une exonération à 100% de la TVS est prévue pour les voitures louées par les entreprises. Pour une durée de location qui va entre 1 mois et 3 mois consécutifs, la TVS concernera un seul trimestre, même pour des jours de location à cheval sur 2 trimestres. Pour une durée de location à cheval sur 3 trimestres, la TVS sera due pour 2 trimestres si la location ne va pas au-delà de 6 mois. Enfin, pour une durée de location à cheval sur 4 trimestres, la TVS est due pour 3 trimestres si la location ne va pas au-delà de 9 mois.

Aspects pratiques, aides et choix du statut

Opter pour la location d’une voiture présente bien des avantages pour une entreprise. Un véhicule récent, bien entretenu, en très bon état… contribue à entretenir une image confiante et professionnelle de l’entreprise pour, tant ses collaborateurs que ses clients. Par ailleurs, outre le prestige, la location d’une voiture présente aussi un avantage sur le plan fiscal.

Tout projet de création d'une entreprise suppose une étude préalable : Quels types de véhicules ? Quel financement ? Quel statut ? Quelle réglementation ? Autant de questions à se poser avant de se lancer, pour débuter votre activité en toute sérénité. La partie rédactionnelle d’un business plan doit contenir des informations précises sur le projet de création ou de reprise d'entreprise.

Le budget pour ouvrir une agence de location de voitures est très élevé. Son montant est fixé dans le business plan, qui précise les besoins de financement. Le porteur de projet peut avoir un financement personnel ou bien faire appel à un emprunt bancaire. Il a le choix entre l'achat des véhicules, ou bien la LLD (location longue durée ou crédit-bail).

La micro-entreprise n'est pas du tout adaptée à la location de véhicules. En revanche, la SARL (Société à responsabilité limitée) et la SAS (Société par actions simplifiées), seul ou entre associés, sont des formes juridiques envisageables. Elles permettent de séparer le patrimoine personnel de celui de l'entreprise.

Le loueur de voitures peut choisir d'être indépendant ou de rejoindre un réseau de franchisés. Les avantages des réseaux de franchises sont nombreux : savoir-faire et notoriété, tarifs préférentiels auprès des fournisseurs et facilités de financement, réseau de communication et publicité, accompagnement au début d'activité et tout au long de la vie de la société.

Bonnes pratiques opérationnelles et optimisation

Il existe une astuce clé pour vous aider à optimiser la gestion de la compta de location de véhicule. En effet, le principal conseil que vous recommandera tout bon loueur et gestionnaire de parc automobile est l’utilisation d’un logiciel de comptabilité de location de véhicule. La mise en place de ce type d’outil de gestion dans le système informatique de votre entreprise vous aidera ainsi grandement à simplifier, automatiser et optimiser la compatibilité d’une location automobile.

Grâce au logiciel de location de véhicule myrentcar, il n’a ainsi jamais été aussi simple de créer des réservations via un planning intuitif et d’éditer le devis, le contrat et le modèle de facture de location de voiture correspondant. L’ERP myrentcar assure également un export comptable intégral, la comptabilité étant interfaçable et compatible avec de nombreux logiciels.

Dadycar : Le Meilleur Logiciel de Gestion de Flotte Automobile 🚗

Cas particulier : usage par salarié ou associé

Dans le cas où vous êtes salarié et que vous bénéficiez d’un voiture louée par votre société (en location simple ou crédit-bail), vous payez le carburant avec votre carte bancaire personnelle. Vous faites donc des notes de frais en tant qu’employé, dans ZEFYR. Une partie des frais de carburant est soumise à la TVA à 20%. Cette part est de 60% pour l’essence et 80% pour le gazole. L’autre part n’est pas soumise à la TVA.

Lorsqu’un associé bénéficie d’un véhicule en location longue durée ou en crédit-bail, il est très probable qu’il utilise ce véhicule le week-end, pour ses déplacements personnels. Par exemple, si vous avez dépensé au total 18 000 € au total, sur l’année (incluant les loyers du crédit-bail, l’assurance et l’entretien), on estime que 2/7èmes de ce montant ne sont pas des charges déductibles pour votre société, car cela correspond à vos déplacements personnels.

Lorsqu’une entreprise loue un véhicule de tourisme en crédit-bail, il est possible qu’une partie des loyers (ou redevances) versés ne soit pas déductible fiscalement du bénéfice (imposable à l’IS). L’entité auprès de laquelle vous avez souscrit le crédit-bail doit vous communiquer le montant annuel des loyers qui n’est pas déductible fiscalement.

Réglementation, obligations et assurances

Il existe une réglementation spécifique à la location de véhicules. Ainsi, tout loueur professionnel se doit de rédiger des conditions générales de location, qu'il doit obligatoirement transmettre à ses clients. Elles comportent notamment des informations sur son offre, les prestations et leur prix, l’assurance et les responsabilités de chacun, etc... ; établir des devis avant toute prestation de location, que le client doit impérativement valider avant la signature du contrat de location.

Il faut vérifier l’état de la voiture louée, et établir un état des lieux au départ et au retour de chaque véhicule ; obtenir un dépôt de garantie pour chaque contrat de location signé ; s'assurer du paiement de la location par chaque client ; souscrire aux assurances responsabilités civiles obligatoires.

Depuis la loi Lemoine de 2022, vous bénéficiez d'une liberté totale pour choisir et changer d'assurance emprunteur à tout moment, sans frais ni pénalités. L’expertise et la renommée d’AXA ne sont plus à démontrer et le contrat avec Liberty Fleet vous garantit une excellente protection de vos collaborateurs en plus du véhicule mis à disposition et des dégâts éventuellement causés à autrui.

Conseils pratiques pour démarrer et gérer une activité de location

La location de voiture est à la mode. De nombreux consommateurs ne veulent plus acheter leur propre véhicule. Ils préfèrent se libérer des contraintes liées à son entretien, au stationnement dans les grandes villes… L'économie peut être substantielle, notamment dans les grandes villes où la population se déplace majoritairement en transports en commun.

La première étape de votre projet doit être l'étude de marché. Elle vous permet de vous assurer du bien-fondé de votre projet : en examinant la concurrence dans la zone géographique envisagée, vous pourrez confirmer votre choix, ou bien modifier votre lieu d'implantation. Elle vous aide à sécuriser votre projet, en vous assurant de l'existence d'une clientèle potentielle.

Le business plan qui accompagne l'étude de marché doit recenser tous les éléments financiers et les questions essentielles à la pérennité de votre agence de location de voitures : détails du projet, lieu d'implantation, financement de la flotte automobile, statut juridique. Vous ne devez absolument pas négliger cette étape, la rédaction de ce document est primordiale. C'est votre business plan qui vous ouvrira les portes des établissements bancaires pour le financement de votre entreprise.

Rechercher des financements pour devenir loueur de voitures : le créateur d'entreprise peut bénéficier d'aides à la création : allègement de charges sociales s'il est demandeur d'emploi ; crédit d’impôt ; subvention. Il a le choix entre l'achat des véhicules, ou bien la LLD (location longue durée ou crédit-bail).

Type de location	Traitement comptable	TVA récupérable
Location simple courte	Loyers en charge (compte 613)	Non pour véhicule tourisme
LLD	Loyers en charge (compte 6135)	Non pour tourisme, oui pour utilitaire
Crédit-bail / LOA	Comptes 612/6122 pour redevances ; immobilisation à la levée de l'option	Non pour tourisme (sauf cas spécifiques)

Le principal conseil : utilisez un logiciel adapté pour centraliser la facturation, le planning, la gestion des contrats, l’export comptable et la conformité fiscale afin de gagner du temps et limiter les erreurs. En pratique, une solution cloud dédiée à la location facilite la comptabilité et la conformité aux obligations fiscales et déclaratives.

balises: