Comment déclarer un aide familial (stagiaire aide familial étranger ou jeune au pair) à l’URSSAF

Le travail « au pair » désigne un mode de collaboration fondé sur un échange entre des avantages en nature (logement, nourriture) et des services. Juridiquement, qu'est‑ce qu'un jeune au pair ? Le « jeune au pair » n'est pas un salarié. Le stagiaire aide familial étranger est un jeune étranger européen venu en France pour étudier. Le jeune au pair est un jeune étranger non européen venu en France pour approfondir ses compétences linguistiques et sa connaissance de la France.

Différences entre stagiaire aide familial étranger et jeune au pair

Le stagiaire aide familial étranger est un jeune étranger européen venu en France pour étudier. Il est hébergé par une famille d'accueil. En contrepartie, il accomplit des tâches à caractère familial ou ménager (garde d'enfants, petits travaux ménagers...).
Le jeune au pair est un jeune étranger non européen venu en France pour approfondir ses compétences linguistiques et sa connaissance de la France. Il est hébergé par une famille d'accueil pour laquelle il accomplit en contrepartie des tâches à caractère familial ou ménager (garde d'enfants, petits travaux ménagers par exemple).
Attention : ce dispositif ne doit pas être confondu avec celui du salarié au pair qui relève de la convention collective nationale des particuliers employeurs et de l’emploi à domicile.

Conditions pour accueillir un stagiaire aide familial étranger

Pour être stagiaire aide familial étranger, il faut remplir toutes les conditions suivantes : Être âgé de 17 à 30 ans, Être européen, Être inscrit à des cours de français spécialisés pour étrangers.
La période d'accueil est de 3 mois à 1 an. Elle peut être prolongée jusqu'à 2 ans maximum.
Le temps de travail du stagiaire est de 5 heures maximum par jour. Ses horaires de travail sont aménagés de façon à lui permettre de suivre au mieux les cours auxquels il est inscrit.
Le stagiaire bénéficie d'une journée complète de repos par semaine, dont au moins un dimanche par mois.
Il est d'usage que le stagiaire aide familial étranger soit logé et nourri. Il doit bénéficier d'une somme mensuelle d'argent de poche généralement comprise entre 326,25 € et 391,50 €.

Conditions pour accueillir un jeune au pair

Pour être jeune au pair, il faut remplir toutes les conditions suivantes : Être âgé de 18 à 30 ans, Être de nationalité étrangère hors Union européenne, Être d'une nationalité différente de la famille d'accueil (avec laquelle il ne possède aucun lien de parenté), Apporter la preuve qu'il a une connaissance de base de la langue française, ou qu'il possède un niveau d'instruction secondaire ou des qualifications professionnelles.
La période d'accueil est de 3 mois à 1 an. Elle peut être prolongée jusqu'à 2 ans maximum.
La durée maximale hebdomadaire consacrée aux tâches de la famille est de 25 heures par semaine.
Le jeune au pair doit avoir au minimum une journée complète de repos chaque semaine.
Le jeune au pair doit être logé et nourri. Il doit bénéficier d'une somme mensuelle minimum de 320 € d'argent de poche.

La convention ou l'accord à établir

L’accueil d’un stagiaire aide familial étranger ou d’un jeune au pair donne lieu à une convention entre le stagiaire/jeune au pair et la famille d’accueil établie au moyen d'un formulaire. Cette convention définit les points suivants : droits et obligations de chaque partie, notamment les conditions d'accueil du stagiaire ou du jeune au pair (chambre individuelle ou non par exemple), prestations dues, horaires de travail, conditions de rétribution. Elle doit être établie avant que le stagiaire ou le jeune au pair ait quitté son pays d'origine.

Pour le jeune au pair non européen, cette convention doit être adressée au consulat français à l'appui de sa demande de visa long séjour jeune au pair (VLS mention jeune au pair). Le visa de long séjour valant titre de séjour (VLS-TS) le dispense de demander une carte de séjour temporaire jeune au pair en préfecture dès son arrivée en France. Dans les 3 mois suivant son arrivée en France, il devra valider son VLS-TS et payer une taxe qui s'ajoute aux droits de visa.

Affiliation et cotisations sociales

Le stagiaire aide familial étranger et le jeune au pair sont affiliés au régime général de la Sécurité sociale (maladie, maternité, accidents du travail, retraite de base). Ils relèvent également de la caisse de retraite complémentaire des salariés du particulier employeur (Ircem). Seule la famille d'accueil est redevable des cotisations.

Les cotisations sont calculées sur une base forfaitaire : soit 13 fois le Smic horaire par semaine (160,03 €) soit 56 fois le Smic horaire par mois (689,36 €). Seules les cotisations patronales (maladie, maternité, accident du travail, vieillesse, et allocations familiales, retraite complémentaire dont CEG) sont dues.

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Modalités pratiques de déclaration à l'URSSAF

La famille qui accueille un stagiaire aide familial étranger ou un jeune au pair doit le déclarer au moyen d'un formulaire : Déclaration d'embauche d'un emploi familial.
La famille d'accueil doit adresser le formulaire à l'Urssaf de son domicile dans les 8 jours suivant l'accueil.
Si le stagiaire ou le jeune au pair n'a pas de numéro de sécurité sociale, il appartient à la famille d’accueil de faire la demande d’immatriculation.
Ensuite, chaque trimestre, l'Urssaf adresse à la famille d'accueil une déclaration nominative simplifiée (DNS) à compléter. Elle sert au calcul des cotisations. Au vu de cette déclaration, l'Urssaf adresse en retour un avis d'échéance des cotisations dues.
Pour bénéficier du calcul de vos cotisations, adressez à votre Urssaf votre DNS en respectant la date de retour indiquée sur celle-ci. Si vous retournez votre déclaration après la date limite, vous calculerez vous-même les cotisations à partir des taux en vigueur.
Votre déclaration doit être retournée impérativement accompagnée du règlement des cotisations, à la date limite de paiement. Vous recevrez ensuite un appel de cotisations sécurité sociale et retraite complémentaire.

Cochez la case « Employé au pair » ou « Stagiaire aide-familial étranger ». Dans le cadre d’un emploi au pair inscrivez la base forfaitaire trimestrielle servant au calcul des cotisations. Dans la case de droite, vous êtes invités à indiquer la "base forfaitaire servant au calcul des sommes dues". Mais contre toute attente, il ne faut pas indiquer la base forfaitaire mentionnée sur cette page de l'URSSAF ; il faut indiquer le nombre de semaines ou de mois de présence sur le trimestre.

Paiement et appels de cotisations

Les cotisations sont prélevées sur votre compte bancaire le mois suivant votre déclaration. Vous recevrez un avis d'échéance et vous devrez vous acquitter du paiement par le moyen précisé (il peut s'agir par exemple d'un chèque dans certains cas), pas toujours de paiement en ligne. En cas de retard, des majorations et des pénalités de retard vous seront appliquées. Si vous rencontrez une difficulté pour déclarer et/ou payer vos cotisations à l’échéance, l’accord de délais peut être demandé mais il ne vous dispensera pas des majorations de retard et de l’envoi d’une mise en demeure.

Aspects pratiques et droits du stagiaire / jeune au pair

Le stagiaire aide familial étranger a une durée de travail limitée à 5 heures par jour et doit pouvoir suivre ses cours. Le jeune au pair dispose d'une limite maximale de 25 heures par semaine et doit avoir le temps nécessaire pour assister à des cours.
Le stagiaire aide familial étranger et le jeune au pair doivent être logés et nourris par la famille d'accueil.
Le stagiaire aide familial étranger perçoit généralement entre 326,25 € et 391,50 € d'argent de poche par mois. Le jeune au pair perçoit au minimum 320 € par mois.
Le stagiaire aide familial étranger bénéficie d'une journée de repos par semaine, dont au moins un dimanche par mois ; le jeune au pair doit avoir au minimum une journée complète de repos chaque semaine.
En cas de litige entre le stagiaire/jeune au pair et la famille d'accueil, il faut saisir le tribunal.

Points pratiques complémentaires pour l'employeur

Lors de la déclaration vous devez fournir des informations essentielles telles que l'identité du salarié, la nature de son activité principale, la période d'emploi, le nombre d'heures travaillées et le salaire horaire net. Pour vous accompagner dans vos démarches l’Urssaf met à votre disposition des services simplifiés pour déclarer la rémunération de votre salarié à domicile, de votre garde d’enfant ou assistant maternel.

En votre qualité d’employeur d’un stagiaire aide-familial étranger ou d’un jeune au pair, vous devez établir une déclaration à l’Urssaf, tous les trimestres. En contrepartie de la nourriture et du logement, le stagiaire aide-familial étranger ou le jeune au pair fournit à la famille des prestations consistant en une participation aux tâches familiales courantes (petits travaux ménagers, garde d’enfants...).

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Aides fiscales et crédit d'impôt

Le versement de votre crédit d’impôt a lieu l’année qui suit votre déclaration de revenus. L’administration fiscale vous verse un acompte de crédit d’impôt égal à 60 % des montants engagés au mois de janvier. Si vous avez opté pour le Cesu Avance immédiate, votre crédit d’impôt de 50 % est déduit de vos dépenses mensuelles lors de votre déclaration.

Le montant de l’avance immédiate de crédit d’impôt perçu est automatiquement prérempli dans votre déclaration de revenus. Il vous appartient de le vérifier et de le corriger si nécessaire.

Quelques conseils pratiques tirés de l'expérience

Un accord écrit de placement au pair doit être établi, en principe avant que la personne candidate ait quitté le pays où elle réside.
Il est d'usage d'appliquer des précautions élémentaires de recrutement.
Sur le plan administratif, la procédure peut paraître lourde mais elle ne doit pas dissuader de recourir à cette formule d'aide familiale.
Environ 2.000 familles en France accueillent des jeunes étrangers venant apprendre le français en échange d'une aide familiale.

Tableau récapitulatif (points essentiels)

Élément	Stagiaire aide familial étranger	Jeune au pair
Nationalité	Union européenne	Hors Union européenne
Âge	17 à 30 ans	18 à 30 ans
Durée d'accueil	3 mois à 1 an (prolongeable jusqu'à 2 ans)	3 mois à 1 an (prolongeable jusqu'à 2 ans)
Temps de travail	5 h max/jour	25 h max/semaine
Argent de poche	≈ 326,25 € - 391,50 € / mois	min. 320 € / mois
Déclaration	Déclaration d'embauche à l'URSSAF dans les 8 jours	Déclaration d'embauche à l'URSSAF dans les 8 jours
Cotisations	Base forfaitaire (sem. ou mois) - cotisations patronales dues	Base forfaitaire (sem. ou mois) - cotisations patronales dues

Pour toute démarche administrative, pensez à conserver les copies des conventions et des échanges avec l'URSSAF, à répondre à la DNS trimestrielle et à régler les cotisations dans les délais pour éviter majorations et pénalités.

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