Comment ajouter une valeur à une liste dans Excel

Les listes déroulantes dans Excel sont un outil indispensable pour simplifier la saisie dans vos feuilles de calcul. Elles permettent d’éviter la saisie répétitive des mêmes données, de prévenir les fautes de frappe et d’uniformiser les libellés, facilitant ainsi le traitement ultérieur des données comme les cumuls. Dans cet article, nous détaillons les méthodes pour créer, adapter et enrichir vos listes déroulantes, notamment comment ajouter une valeur à une liste dans Excel, tout en garantissant leur cohérence et leur évolution automatique.

Pourquoi utiliser une liste déroulante dans Excel ?

Le principe d’une liste déroulante consiste à proposer des choix prêts à l’emploi dans un menu déroulant. Vous préparez les options à proposer, définissez quelques règles et laissez Excel vous faciliter la vie via cet outil simple mais puissant.

Ces listes présentent plusieurs avantages :

Éviter de saisir sans cesse les mêmes données ;
Prévenir les fautes de frappe ;
Uniformiser la saisie pour des analyses plus fiables ;
Rendre les feuilles de calcul plus dynamiques et efficaces ;
Faciliter le choix entre plusieurs valeurs pré-définies pour une cellule donnée.

Méthode simple : la saisie semi-automatique dans Excel 365

Si vous utilisez la version Microsoft 365, Excel propose une fonctionnalité automatique très utile. Dès que vous tapez quelques lettres dans une cellule d’une colonne qui comporte déjà des données, Excel vous suggère les valeurs déjà saisies dans cette colonne.

Si la liste ne s’affiche pas automatiquement, le raccourci Alt + Flèche vers le bas permet de faire apparaître manuellement ce menu déroulant. Cette fonctionnalité est toutefois limitée :

Elle ne fonctionne qu’avec du texte, pas avec des nombres ou des dates ;
Elle nécessite que les données soient en colonne (pas en ligne) ;
Des cellules vides dans la colonne au-dessus de la cellule active peuvent empêcher l’affichage complet de la liste.

Cependant, cette méthode ne montre pas visuellement la présence d’une liste déroulante dans la cellule. De plus, Excel est sensible à la casse : il considère les majuscules et minuscules et peut rejeter une saisie qui ne correspond pas exactement à un élément de la liste.

Créer une liste déroulante avec validation des données

La méthode la plus classique pour ajouter une liste déroulante consiste à utiliser la fonctionnalité de validation des données :

Sélectionnez une plage de cellules qui contiendra la liste source ou créez une liste de valeurs fixes ;
Dans l’onglet Données, cliquez sur Validation des données ;
Dans la zone Autoriser, sélectionnez Liste ;
Dans la zone Source, indiquez la plage des cellules contenant vos valeurs ou saisissez directement les valeurs séparées par des points-virgules.

Cette méthode offre plus de contrôle : vous pouvez choisir si la saisie libre est acceptée ou non, et paramétrer différentes alertes d’erreur.

Ajouter une nouvelle valeur à votre liste déroulante

Pour enrichir ultérieurement votre liste déroulante :

Si la liste provient d’une plage de cellules, insérez une nouvelle ligne dans cette plage en cliquant avec le bouton droit sur une cellule de la liste, puis en choisissant Insérer > Décaler les cellules vers le bas et ajoutez votre nouvelle valeur ;
Si la plage a été nommée, vous pouvez modifier sa référence à tout moment via le gestionnaire de noms : dans l’onglet Formules, cliquez sur Gestionnaire de noms, sélectionnez le nom et ajustez la plage référencée ;
Si vous travaillez avec une liste à valeurs fixes tapées directement dans la source de validation, il faudra modifier la source manuellement pour ajouter la nouvelle valeur.

Pour éviter de devoir modifier les listes déroulantes quand vous ajoutez des valeurs, il est préférable de prévoir une plage un peu plus grande que nécessaire, avec des cellules vides en fin de plage qui pourront être remplies ultérieurement sans modifier la configuration.

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Utiliser des tableaux Excel pour des listes dynamiques

Depuis Excel 2007, il est possible d’utiliser la fonctionnalité Mettre sous forme de tableau pour créer des listes source qui s’adaptent automatiquement lorsque vous ajoutez ou supprimez des valeurs.

Sélectionnez la plage de données ;
Cliquez sur l’onglet Accueil > Mettre sous forme de tableau ;
Vérifiez que la case Mon tableau comporte des en-têtes est cochée ;
Excel crée un tableau nommé automatiquement (ex. Tableau1) que vous pouvez renommer pour plus de lisibilité.

Chaque ajout à la fin du tableau s’intègre automatiquement dans la liste source. Il suffit ensuite de référencer ce tableau dans la source de votre validation des données, par exemple :

=Tableau1[Articles]

Dans Excel 365, il est important d’ajouter le symbole # après la référence à la cellule contenant la formule ou à la plage pour indiquer qu’il faut prendre en compte toute la plage dynamique retournée par cette formule.

Supprimer les doublons avec la fonction UNIQUE

Si votre liste de départ contient des doublons, la fonction UNIQUE d’Excel 365/2021 permet d’extraire une liste épurée utilisée comme source :

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=UNIQUE(Tableau1[Articles])

Cette fonction renvoie automatiquement la liste des valeurs uniques, ce qui évite la prolifération de doublons dans votre liste déroulante. Dès lors, votre liste devient plus propre et plus simple à utiliser.

Cas pratique : relier une liste déroulante à une valeur associée

Vous souhaitez que le fait de sélectionner un élément dans la liste déroulante fasse apparaître automatiquement une valeur associée - par exemple affichage du pays en fonction de la ville choisie. Pour cela, la fonction RECHERCHEX est idéale et spécifique à Microsoft 365.

Exemple d’usage :

=RECHERCHEX(valeur_cherchée;table_matrice;colonne_résultat;0)

valeur_cherchée : la valeur choisie dans la liste déroulante (ex. "Madrid") ;
table_matrice : plage contenant la liste des villes et des pays associés ;
colonne_résultat : colonne où se trouvent les pays ;
0 pour indiquer une recherche de valeur exacte.

Le paramètre 0 est crucial : il garantit que la fonction ne renvoie que la valeur exacte correspondante, sinon elle pourrait renvoyer une valeur voisine. Dans ce cas, en sélectionnant "Madrid", le pays "Espagne" apparaîtra automatiquement dans la cellule adjacente.

Gestion des cellules vides dans les listes déroulantes

Si votre liste source comporte des cellules vides, elles peuvent apparaître comme choix vides dans la liste déroulante, ce qui peut nuire à la qualité des données saisies. Pour éviter cela :

Insérez un espace dans les cellules vides (mais attention à l’impact sur les fonctions de comptage comme NBVAL) ;
Utilisez un tableau Excel, qui gère plus efficacement les plages dynamiques ;
Veillez à ce que les lignes vides n’aient ni données, ni formatage afin qu’Excel ne les considère pas dans la liste.

Renommer et gérer les plages nommées

Pour une meilleure organisation, il est conseillé de nommer vos plages de données source :

Sélectionnez la plage de cellules concernée ;
Dans la zone de nom située à gauche de la barre de formule, tapez le nom choisi (ex. : "Auteurs") ;
Une autre méthode consiste, si la première cellule contient un titre, à sélectionner les cellules avec le titre et à utiliser l’option Depuis une sélection dans l’onglet Formules, en cochant uniquement la ligne du haut.

Le nom de la plage pourra ensuite être utilisé directement dans la source de validation des données, et vous pourrez la modifier ensuite via le gestionnaire de noms, sans modifier manuellement chaque validation.

Conseils pratiques supplémentaires

Si vous souhaitez empêcher les saisies hors liste, utilisez une alerte d’erreur de type Stop dans la validation des données ;
Les alertes de style Avertissement ou Informations permettent de prévenir l’utilisateur sans bloquer la saisie ;
Pour sélectionner rapidement toutes les cellules similaires avec la même liste déroulante, cliquez sur une cellule concernée puis utilisez Rechercher et sélectionner > Validation des données > Identiques ;
Si vous utilisez une version antérieure à Excel 365, privilégiez les méthodes avec plages nommées ou tableaux, car la saisie semi-automatique est moins performante ;
Enfin, pour maîtriser pleinement Excel, suivez une formation spécialisée pour approfondir fonctions, formules et outils avancés.

Listes Déroulantes Excel - Tutoriel Complet Débutant

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