Comment annuler une transaction sur un terminal de paiement électronique (TPE)

Pour tous les professionnels effectuant des encaissements par carte bancaire, il est essentiel de savoir comment réaliser un remboursement CB sur son terminal de paiement (TPE). Que ce soit pour rectifier une erreur de facturation, gérer un retour de produit ou satisfaire un client insatisfait, la capacité à traiter rapidement et efficacement les remboursements renforce la confiance et la satisfaction de vos clients.

Pourquoi maîtriser l'annulation et le remboursement sur TPE

Rembourser vos clients rapidement et facilement est essentiel pour maintenir leur satisfaction. Une gestion professionnelle et transparente des remboursements contribue non seulement à la satisfaction des clients, mais également à la réputation positive de votre entreprise. Le remboursement par carte bancaire doit être effectué sur la même carte bancaire que celle utilisée lors du paiement d’origine. Le remboursement par carte bancaire doit être effectué sur la même carte bancaire que celle utilisée lors du paiement d’origine. Le commerçant est tenu de rembourser son client dans les cas suivants : - L’impossibilité de respecter le contrat établi, c’est-à-dire en cas d’un délai de livraison trop long ou d’indisponibilité du produit vendu. - La non-conformité du produit. - Le retrait du produit car considéré comme dangereux.

Remboursement : lois et réglementations

En France, les remboursements par carte bancaire sont régis par diverses lois et réglementations qui visent à protéger les consommateurs et à garantir des pratiques commerciales équitables. Le Code de la consommation, notamment les articles L211-1 et suivants, encadre les obligations des commerçants en matière de remboursements. En France, le délai de rétraction est de 14 jours et prend effet à l’achat en magasin et à la réception du produit pour les achats en ligne. Durant ces 14 jours, le client peut retourner l’article sans avoir de motif à fournir, tant que celui-ci est dans son emballage d’origine et que le client dispose de son ticket de caisse.

Les commerçants peuvent décider d’offrir des politiques de retour plus avantageuse que la loi l’exige, par exemple 30 jours pour les retours de produits en magasin. Dans tous les cas, le remboursement doit impérativement intervenir dans les 14 jours après le retour de l’article. De plus, la loi stipule que si un client a payé par carte bancaire, le remboursement doit être effectué par carte bancaire. Cela garantit la traçabilité et la sécurité des transactions.

Pour assurer la conformité avec les lois et réglementations en vigueur, il est obligatoire pour les commerçants d’informer clairement les clients de leur droit de rétraction ainsi que des modalités de retour et de remboursement. Celles-ci doivent être consultables dans le point de vente ou sur le site internet. Les commerçants doivent aussi conserver les enregistrements détaillés de l’ensemble des transactions et remboursements effectués, former leur collaborateur sur les procédures de remboursement et les exigences légales, et utiliser des terminaux de paiement (TPE) conformes aux normes de sécurité en vigueur, soit actuellement, la norme PCI-DSS. Enfin, ils doivent être à l’écoute des clients et réagir rapidement à leurs demandes de remboursement pour éviter la procédure de rétrofacturation (chargeback) et les frais associés.

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Préparer un remboursement : les informations indispensables

Afin de procéder à un remboursement CB via votre terminal de paiement, il est crucial de préparer correctement les informations nécessaires pour assurer une transaction fluide et sans erreur. Vous devez disposer du ticket de caisse de votre client. Il contient des informations comme la date d’achat, le montant du ou des produits ainsi que le numéro de transaction, indispensable pour localiser et vérifier la transaction d’origine dans le terminal de paiement (TPE). Une fois ces informations recueillies et justifiées par le ticket de caisse du client, vous pouvez procéder au remboursement par carte bancaire.

Annuler ou rembourser sur un TPE Ingenico

Pour réaliser un remboursement par carte bancaire via un terminal de paiement (TPE) Ingenico, deux manipulations sont possibles en fonction du modèle de votre appareil. Pour les TPE Ingenico de la gamme Telium, suivez les instructions suivantes : Sur l’écran principal de votre TPE Ingenico Telium, cliquez sur la touche jaune. Sélectionnez l’option “CREDIT” puis validez en appuyant sur la touche verte. Renseignez le montant à créditer puis validez. Insérez la carte bancaire du client dans le lecteur du TPE puis confirmez en appuyant sur la touche verte. Passez votre carte domiciliation dans le lecteur piste du terminal et confirmez à nouveau. Le ticket s’imprime. Validez une deuxième fois en appuyant sur la touche verte pour imprimer le deuxième ticket.

Pour les TPE Ingenico de la gamme Tetra, suivez la procédure ci-dessous : Sur l’écran d’accueil de votre TPE Ingenico Tetra, cliquez sur “PAIEMENT”. Tapez sur l’icône “CHARGER TRANSACTION” jusqu’à ce que votre TPE affiche “CREDIT 0,00EUR”. Renseignez le montant du remboursement à effectuer puis cliquez sur la touche verte pour valider. Insérez la carte bancaire du client dans le lecteur. Faites glisser votre carte de domiciliation bancaire dans le lecteur piste du TPE, situé à droite de l’appareil. Appuyez sur la touche verte pour valider le remboursement. Le ticket client s’imprime automatique. Validez ensuite l’impression du ticket commerçant.

Annuler paiement sur TPE traditionnel (exemple Tetra Move 5000)

La plupart des terminaux de paiement sont capables d'annuler des transactions, mais il est essentiel de connaître la procédure exacte ainsi que les conditions associées à cette annulation. Il est important de noter que pour annuler une transaction et procéder à un remboursement : La carte du client doit correspondre à celle utilisée lors du paiement initial. Le commerçant doit avoir sa carte de domiciliation bancaire à portée de main pour effectuer l'annulation.

Suivez ces étapes pour comprendre comment effectuer une annulation : Depuis l'écran d'accueil du terminal, appuyez sur le bouton "Paiement" pour démarrer la procédure. Appuyez plusieurs fois sur le bouton "Changer transaction" jusqu'à ce que l'écran affiche "Annulation 0,00 EUR". Attention ! À ce stade, vous êtes dans la procédure d'annulation, pas d'encaissement. Saisissez le montant correspondant à la transaction que vous souhaitez annuler pour rembourser votre client. Deux options se présentent ensuite : Paiement sans contact : le client doit approcher sa carte ou son téléphone du TPE. Paiement par contact : le client doit insérer sa carte directement dans le lecteur de carte à puces. Laissez la carte en place jusqu'à ce que la transaction soit terminée. Le commerçant doit passer sa carte de domiciliation bancaire dans le lecteur de carte à piste magnétique pour valider le remboursement. Le terminal identifie une transaction débit non annulée correspondant au montant et au numéro de carte lus. Vérifiez que ce numéro correspond bien à la carte du client. Appuyez sur la touche verte pour confirmer l'annulation de la transaction affichée. Appuyez sur la touche rouge pour abandonner la demande d'annulation. L'annulation de la transaction est réalisée et enregistrée dans vos transactions journalières. Vous avez la possibilité d'imprimer un reçu pour vous et votre client.

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Annuler paiement sur TPE Pax / Pax Technology

Pour un remboursement réussi sur un terminal de paiement du fabricant Pax Technology, suivez les étapes suivantes : Cliquez sur les trois petits points en haut à droite pour accéder au menu de paiement. Sélectionnez “Annulation”. Saisissez le montant à rembourser au client. Insérez la carte du client et saisissez votre code d’accès. Une fois le remboursement/l’annulation validé, retirez la carte bancaire du client.

Annuler paiement sur TPE Yavin (exemple Yavin X / Pax A920 pro)

La procédure d'annulation sur les terminaux de paiement traditionnels est complexe et peut être difficile à exécuter si la procédure n'est pas préalablement connue. Dans cette perspective, Yavin a élaboré un système de remboursement et d'annulation plus simple pour les commerçants.

Les conditions : Pour effectuer une annulation de paiement sur un terminal de paiement Yavin, il est nécessaire que : La carte du client utilisée pour l'annulation soit la même que celle utilisée précédemment pour le paiement. Le commerçant dispose du code d'annulation à six chiffres fourni par son conseiller Yavin.

Manipulations (Yavin X) : Accédez à la page de paiement en appuyant en haut à gauche de votre écran. Appuyez sur le bouton "Débit" en haut de votre écran et sélectionnez "Annulation" à la place. Entrez le montant à rembourser ou à annuler. Le client présente sa carte ou l'insère. Le commerçant saisit son code d'annulation personnel. Avec Yavin, les annulations et les remboursements sont simplifiés tout en restant hautement sécurisés.

Suivi et documentation après remboursement

Lorsque le remboursement par carte bancaire est effectué, il est primordial de bien assurer son suivi pour garantir une gestion efficace et éviter toute confusion. En premier lieu, vous devez archiver le ticket de remboursement édité suite à la réalisation de l’opération de crédit sur votre TPE. Vous devez également bien fournir à votre client son ticket CB attestant que le remboursement a été effectué. Ensuite, il est impératif de vérifier que le remboursement est bien enregistré dans votre système de comptabilité interne en y comprenant le montant remboursé, la date et le numéro de la transaction. Il est conseillé de vérifier après chaque remboursement que le montant indiqué sur le ticket et celui de votre relevé bancaire sont identiques pour éviter tout litige et problématique comptable.

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En suivant ces étapes, vous vous assurez que chaque remboursement est bien documenté, que votre comptabilité est à jour, et que vos clients sont bien informés, contribuant ainsi à une gestion efficace et à une expérience client positive. Parce qu’un remboursement CB ne devrait jamais être une source de stress, Sextant Monétique accompagne chacun de ses clients au quotidien avec un service client réactif et une assistance technique disponibles du lundi au samedi. Que vous rencontriez une erreur lors d’un remboursement, un blocage sur votre terminal ou une question liée à vos transactions, nos conseillers sont là pour vous guider rapidement.

Questions fréquentes

• Peut-on annuler un paiement sur un terminal bancaire ? Oui, la plupart des TPE permettent d'annuler une transaction, à condition d'utiliser la même carte pour le paiement initial.
• Quelle différence entre un remboursement en espèces et une annulation sur TPE ? Le remboursement en espèces crée des écarts de caisse. L'annulation sur TPE est sécurisée et enregistrée automatiquement.
• Comment annuler un paiement sur un TPE Ingenico ? Il faut accéder au menu "Changer transaction", sélectionner "Annulation", entrer le montant, puis insérer la carte du client et valider.
• Comment fonctionne l'annulation sur un TPE Yavin ? Depuis la page paiement, sélectionner "Annulation", entrer le montant, présenter la carte client et saisir le code d'annulation Yavin.
• Combien de temps pour voir le remboursement sur le compte du client ? En général, entre 24 et 72 heures, selon la banque du client.

Accompagnement et choix du matériel

Même si les causes varient d’une situation à l’autre, un matériel moderne et correctement paramétré réduit considérablement les interruptions. Chez Allo TPE, nous accompagnons chaque professionnel pour lui fournir un terminal réellement adapté à son environnement. Nous analysons votre réseau, votre rythme d’activité, vos habitudes d’encaissement et vos contraintes métier pour installer un matériel fiable dès le premier jour. Les “transactions annulées” sont souvent liées à des situations simples à comprendre et à corriger. Allo TPE vous accompagne à chaque étape : choix du matériel, installation, configuration et assistance.

Il peut arriver que, lors de la saisie du montant sur le TPE, une erreur se produise, conduisant à un montant incorrect et à un paiement déjà effectué par le client. Cette situation délicate nécessite alors un remboursement. Bien que de nombreux commerçants effectuent ce remboursement en espèces, cette pratique peut entraîner des erreurs de caisse à la fin de la journée, entraînant ainsi une perte de temps lors de la clôture de la caisse.

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