Association APE Birac : présentation détaillée des activités et du fonctionnement

Une association de parents d’élèves, parfois appelée APE, est un groupement de représentants légaux d’élèves bénévoles. Elle fait office d’intermédiaire entre les parents et les différentes parties prenantes de l’établissement scolaire. Son objectif principal est simple : défendre les intérêts des parents d’élèves.

Il s’agit à la fois de leurs intérêts moraux (sécurité des enfants, égalité de leur traitement au quotidien…) et de leurs intérêts matériels (coût des repas scolaires, entretien des locaux…). L’APE est bien plus qu’une simple association Loi 1901. Elle crée un véritable lien entre les parents, les enseignants, l’école et les enfants lors de l’organisation d’évènements.

Rôles et champs d’intervention d’une APE

Plus concrètement, une APE a plusieurs rôles à l’échelle d’une année scolaire. Ces moyens peuvent être mis à disposition par l’Education nationale et les établissements scolaires, ou encore financés par les cotisations des adhérents de l’association.

Représentation dans les instances

Tout d’abord, l’association de parents d’élèves est représentée dans les conseils de différentes instances : Au conseil d’école, à l’école maternelle et primaire, Au conseil d’administration, au collège et lycée, Aux conseils de classe, au collège et lycée, Au Conseil Supérieur de l’Education (CSE), Aux Conseils Académiques au niveau départemental, et au niveau de l'Éducation Nationale (CAEN).

Lors de ces conseils, la place des parents élus, qui représentent l’APE, est centrale. Ils sont la voix des parents, pour s’assurer que leurs intérêts sont défendus à tout moment.

Communication et affichage

D’autre part, les coordonnées et les noms des responsables de l’association de parents d’élèves doivent être affichés dans un lieu accessible au public, pour que les parents puissent y avoir aisément accès. Qui plus est, l’APE peut diffuser tout au long de l’année des documents à destination des parents. Elle remet ces documents au chef d’établissement, qui se charge ensuite de les distribuer.

Si un désaccord existe concernant le contenu de ces documents, ou leur mode de diffusion, l’association de parents d’élèves ou les chefs d’établissement peuvent saisir le recteur d’Académie.

Moyens matériels mis à disposition

Autre élément qui permet à une association de parents d’élèves de poursuivre ses objectifs : les moyens matériels mis à sa disposition dans l’espace de vie scolaire. Une APE dispose notamment de : Un panneau d’affichage, Une boîte aux lettres, Un local pour tenir les réunions d’information, mis à sa disposition de manière temporaire ou permanente, La liste des parents d’élèves, incluant leurs noms et coordonnées pour pouvoir les contacter.

L’association de parents d’élèves peut également bénéficier du matériel informatique qui n’est plus utilisé par l’établissement, s’il en fait la demande à l’Etat ou aux collectivités territoriales.

Assurances scolaires

Dernier moyen d’action phare d’une APE : le fait qu’elle soit la seule habilitée à proposer les assurances scolaires aux parents. Si la souscription à une assurance n’est pas nécessaire pour scolariser un enfant, celle-ci s’avère indispensable en cas d’activités et de sorties en dehors de l’école.

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Organisation interne et fonctionnement

Bien qu’il n’existe pas d’obligation en la matière, les associations de parents d’élèves sont souvent organisées de la même manière. Elles disposent ainsi d’un bureau, incluant un président, un secrétaire et un trésorier, puis de représentants, qui prennent part aux différents conseils d’école, de parents, ou administratifs. L’élection des représentants et du bureau s’effectue chaque année.

Définir un bureau pour une association est très important, cela permet de déterminer le champ d’action de chacun de ses membres. Il faudra élire un président, un trésorier, un secrétaire et d’autres membres pour former le bureau de l’APE.

Les statuts définissent les règles de fonctionnement de l’APE : objectifs, modalités d’adhésion, fonctionnement des assemblées générales, etc. Il est important de les rédiger avec clarté. Ils doivent également être signés par un minimum de 2 fondateurs.

Assemblées générales et comités

L’assemblée générale ou AG est le moyen de communication et d’interaction des gestionnaires de l’association avec les membres. Son fonctionnement est en général bien cadré et prévu lors de la rédaction des statuts. Il existe deux types d’assemblées générales : L’assemblée générale ordinaire et l’assemblée générale extraordinaire.

L’Assemblée Générale ordinaire est utilisée pour le fonctionnement normal de l’association. La présentation annuelle des comptes, la présentation de résultats d’actions ou l’organisation d’un vote prévu aux statuts par exemple (élection d’un bureau annuel, vote du budget etc.) ou même des points semestriels sur le fonctionnement. L’Assemblée Générale extraordinaire quant à elle, peut être convoquée n’importe quand pour des raisons exceptionnelles impactant l’association.

Un autre aspect à prendre en compte est la mise en place de comités de travail, chacun orienté vers un sujet spécifique, tel que l’organisation d’événements, la collecte de fonds, le matériel, etc.

Créer une APE : démarches et conseils

Pour créer une association de parents d’élèves, les démarches sont les mêmes que pour toute association loi 1901. Votre APE doit notamment disposer d’au moins deux membres fondateurs et déposer ses statuts en Préfecture, avant publication au JOAFE. Il existe des associations de parents d’élèves déjà bien établies, telles que la PEEP, l’APEL ou encore UNAAPE. Cependant, si vous souhaitez créer votre propre association pour défendre des intérêts spécifiques, c’est tout à fait possible.

Ainsi, vous devrez passer par différentes étapes : rédaction des statuts de l’association, dépôt de ces statuts à la préfecture de votre région, et publication au Journal Officiel. En cas de besoin, le réseau Guid'Asso, la Maison des Associations la plus proche (voire la Maison Départementale des Solidarités) pourra probablement vous assister dans vos démarches.

Enregistrer votre APE auprès du greffe des associations de votre département est une étape obligatoire lors de la création de votre association. Il faudra remplir un Cerfa de déclaration et l’envoyer par courriel ou l’apporter en main propre au greffe. L’association bénéficie de sa personnalité juridique (entité morale) à partir de sa déclaration au Journal Officiel des Associations et Fondations d’entreprise (JOAF).

Après avoir réalisé les démarches administratives, il est maintenant important d’organiser une réunion d’information pour présenter l’association aux parents, il faudra expliquer les objectifs de l’APE et inviter les parents à rejoindre l’aventure. Cette réunion est la première d’une longue série. Les réunions sont à réaliser régulièrement afin de montrer l’engagement de l’association et l’avancée de ses projets.

Planification, communication et outils

Tout d’abord, vous devez vous assurer qu’il y aura une communication efficace entre les membres de l’APE et le reste des familles, des élèves et du personnel de l’école. Il peut s’agir de services de messagerie instantanée, de courrier électronique, de réseaux sociaux, de réunions en face à face, etc. Edvoice, la plateforme de communication d’Additio, est un bon moyen d’y parvenir.

Ensuite, il est essentiel de préparer un plan d’action qui contribuera à la réalisation des objectifs et de la mission. Enfin, dans cette étape, il sera important de déterminer comment impliquer les familles et l’ensemble de la communauté éducative, en tenant compte de leurs opinions et de leurs points de vue.

Les partenariats : Collaborer avec d’autres associations, la Mairie, des entreprises locales… Les outils numériques : Outils en ligne pour faciliter la gestion des adhésions, de la comptabilité, l’organisation des événements, etc.

Obligations et limites

Quelles sont les obligations d’une association de parents d’élèves ? Si elle dispose de droits pour participer pleinement à la vie éducative, l’APE se voit aussi assigner des obligations. Une association de parents d’élèves doit notamment : Respecter le principe de laïcité de l'École républicaine, Respecter la vie privée des interlocuteurs, Accueillir tous les parents bénévoles, sans discrimination, Ne pas diffuser d’injure, de diffamation ou de propagande, Se soumettre à l’égalité de traitement des parents d’élèves et des élèves eux-mêmes.

Par ailleurs, si elle souhaite organiser des réunions ou des services qui sortent des objectifs éducatifs, l’APE doit au préalable en demander l’autorisation à la mairie. Dans le cadre de ces activités, sa responsabilité peut alors être engagée.

Exemple concret : l’APE du groupe scolaire de Birac

Au groupe scolaire de Birac, si enfants et enseignants ont désormais pris leur rythme de croisière dans leurs nouveaux locaux, les parents ont récemment effectué leur rentrée à l'occasion de l'assemblée générale de l'association des parents d'élèves. Après la présentation et l'adoption des rapports d'activité et financier pour l'année écoulée, le conseil d'administration a été élu pour l'année scolaire 2014-2015 : Julie Laporte présidente ; vice-présidente : Mélanie Mercadier; trésorière : Emilie Dausse; Trésorière adjointe : Amélie Mouly ; secrétaire : Julie Trinques-Ardouin ; secrétaire adjointe : Céline Combes ; membres actifs : Ingrid Boulard, Nathalie Desnautes, Virginie Longueville, Julien Capus.

L'association organisera cette année 4 manifestations : un loto ce samedi 15 novembre en soirée à la salle des fêtes d'Ardus ; un vide-grenier le dimanche 24 mai 2015 à l'école; le spectacle et la fête de fin d'année (avec repas et tombola) le jeudi 18 juin à la salle des fêtes du marché-gare ; la kermesse de fin d'année (avec jeux et auberge espagnole) le dimanche 28 juin à l'école. D'autre part, comme chaque année, l'association offrira le goûter de Noël aux enfants, avec la visite du Père Noël, le vendredi 19 décembre.

Données administratives et statut

Cette structure est inscrite dans la base Sirene tenue par l’Insee, depuis le 09/05/1997. Elle est inscrite au Répertoire National des Associations (RNA). L’association, immatriculée sous le siret 893 822 874 00010, est en activité. Il a été créé le 9 novembre 1994. C’est le siège social de l’association ASSOCIATION DES PARENTS D'ELEVES DE L'ECOLE DE BIRAC et son unique établissement. Son domaine d’activité est : activités de soutien à l’enseignement (85.60z).

Évaluation et implication des familles

Pour savoir si l’organisation d’une association de parents d’élèves (APE) a été réalisée avec succès, il convient d’évaluer la réalisation des objectifs et de la mission de l’APE. Mettre en place une association de parents d’élèves (APE) est un véritable défi, et si vous avez eu l’occasion de le faire, nous aimerions connaître votre expérience.

L’organisation d’une APE peut s’avérer compliquée. De la définition des objectifs à l’évaluation des résultats, en passant par le plan d’action, vous verrez dans cet article tous les éléments qui ne peuvent manquer dans l’organisation de l’APE. Un autre objectif important de l’APE est de créer un vrai groupe en mettant en place des rencontres entre parents, en partageant des expériences, en organisant des activités conviviales.

FAQ rapide

Comment fonctionne une association de parents d’élèves ? Une association de parents d’élèves (APE) regroupe des bénévoles qui représentent les parents des élèves d’un établissement. Elle est constituée d’un bureau et de parents qui assistent à divers conseils, où ils représentent l’APE.
Qui peut faire partie d’une APE ? Tous les parents peuvent techniquement faire partie d’une association de parents d’élèves. Chaque année, de nouvelles élections sont organisées pour nommer les parents représentants et le bureau de l’APE.
Comment créer une APE ? Pour créer une association de parents d’élèves, les démarches sont les mêmes que pour toute association loi 1901. Votre APE doit notamment disposer d’au moins deux membres fondateurs et déposer ses statuts en Préfecture, avant publication au JOAFE.

Tableau récapitulatif : étapes clés pour créer une APE

Étape	Description
Définir les objectifs	Établir 3 ou 4 objectifs généraux et la mission de l’association.
Constituer le bureau	Élection du président, trésorier, secrétaire et membres.
Rédiger les statuts	Définir règles de fonctionnement, adhésion, AG, signatures par 2 fondateurs.
Déclaration administrative	Dépôt en préfecture, Cerfa, publication au JOAFE, enregistrement au RNA/SIRENE.
Communication	Réunion d’information, outils numériques, panneaux et diffusion de documents.

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