Conditions d’assujettissement à la TVA et récupération de la TVA en entreprise

Si vous êtes assujetti redevable de la TVA, en contrepartie de votre obligation de collecter la TVA sur vos ventes ou vos prestations, vous pouvez déduire la TVA que vous payez sur vos achats professionnels. Attention : un professionnel relevant du régime de la franchise en base de TVA (micro-entrepreneur par exemple) ne peut pas récupérer la TVA sur ses achats professionnels puisqu’il ne facture pas de TVA dans le cadre de son activité.

Mécanismes et conditions de la déduction

Les professionnels, assujettis redevables de la TVA, peuvent récupérer la TVA supportée lors des achats réalisés dans le cadre de leur activité. Vous ne pouvez déduire la TVA payée sur vos achats que dans le respect des conditions suivantes :

votre TVA déductible doit être justifiée : vous devez être en possession d’un document justificatif (en général une facture) sur lequel figure la TVA que vous entendez déduire ;
les biens et services acquis doivent être destinés à la réalisation d’une opération ouvrant droit à déduction de la TVA ;
elle ne peut être déduite avant une certaine date : la TVA n’est déductible que lorsqu’elle est devenue exigible chez votre fournisseur. En pratique, cela veut dire que la TVA ne peut être déduite qu’au titre du mois au cours duquel est intervenu soit l’acquisition pour les biens, soit le paiement pour les services.

À noter : depuis le 1er janvier 2023 pour l’acquisition de biens, en cas de versement préalable d'un acompte, la TVA devient déductible au moment de son règlement à concurrence du montant encaissé. Il est nécessaire que deux conditions soient réunies au moment du versement de l’acompte : la désignation précise des biens et le caractère certain de la réalisation de la livraison.

Pour en savoir plus sur le fait générateur et l’exigibilité de la TVA en fonction de la nature des opérations réalisées, vous pouvez vous reporter au BOI-TVA-BASE-20. La taxe déductible relative à chaque bien ou service est déterminée en proportion de son “coefficient de déduction” (voir article 206 de l’annexe II du CGI), formule synthétique tenant compte à la fois de son degré d'utilisation pour des opérations ouvrant droit à déduction et des restrictions éventuelles prévues par la loi ou le règlement.

Exclusions du droit à déduction

Bien que répondant aux conditions générales de déduction, certains produits ou services en sont exclus par les textes. C’est le cas notamment des :

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dépenses liées au logement fourni à titre gratuit aux dirigeants et au personnel de l’entreprise, à l'exception du personnel de gardiennage, de sécurité ou de surveillance sur les chantiers ou dans les locaux de l'entreprise ;
véhicules conçus pour le transport de personnes ou à usage mixte qui sont inscrits à l’actif de l’entreprise (sauf pour les entreprises de transport de voyageurs, de location soumise à TVA de véhicules ou les auto-écoles) ;
biens cédés gratuitement ou à un prix inférieur à leur valeur normale dont la valeur unitaire dépasse 65 € TTC, par objet et par an pour un même bénéficiaire (article 28-00 A de l'annexe IV au CGI) ;
services liés à des biens, eux-mêmes exclus ;
biens et services utilisés à plus de 90 % à des fins étrangères à l’entreprise ;
produits pétroliers exclus partiellement du droit à déduction.

La déduction de la TVA sur le gazole et le super-éthanol E 85 s'applique exceptionnellement pour les véhicules n'ouvrant pas droit à déduction. Elle est limitée à 80 %. Depuis 2017, les règles de déduction de la TVA sur le gazole sont progressivement applicables à l'essence. Le tableau récapitule les parts de TVA déductible selon le type de véhicule/engin (à jour selon les règles en vigueur).

Comment s’exerce la déduction ?

Les déductions de TVA sont mentionnées sur les déclarations que vous devez déposer selon votre régime d’imposition. La déduction de la TVA doit être imputée en priorité sur la TVA dont vous êtes redevable. Lorsque votre taxe déductible est supérieure à votre taxe collectée, l'excédent constitue un crédit de TVA.

La TVA, ou taxe sur la valeur ajoutée, est un impôt indirect payé par les particuliers lors d’achat de biens ou de services. Garanti sans paperasserie, elle peut être récupérée sur de nombreux achats professionnels, y compris certains frais engagés par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle. Toutefois, les billets d’avion, de train ou de bus ne sont pas assujettis à la TVA et ne permettent pas de récupérer la taxe sur la valeur ajoutée.

La situation est la même pour les frais de parking et pour les indemnités kilométriques versées aux salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels. En revanche, les tickets de péage permettent de récupérer la TVA.

De manière générale, les frais de déplacement ne permettent pas de déduire la TVA. La TVA ne peut pas être récupérée par la société lorsqu’elle loue une voiture de tourisme. Lorsque l’entreprise engage des frais de carburant, le montant de la TVA est déductible. Les notes de frais de restauration permettent toujours de récupérer la TVA, quel que soit le statut du collaborateur. Les frais engagés à l'occasion d'un repas d’affaires avec un client ou d'un repas pris lors d’une réunion professionnelle ou d’un dîner de fin d’année permettent aussi de récupérer la TVA. La TVA sur l’alcool est également récupérable.

Pour être valable, la note de frais doit être accompagnée d’un justificatif. Avec Qonto, chaque collaborateur peut soumettre une note de frais en quelques clics depuis son ordinateur ou son portable en prenant une photo de ses justificatifs.

En principe, les dépenses d’hôtel ou de logement engagées par le dirigeant ou un collaborateur lors d’un voyage d’affaires ne permettent pas la récupération de la TVA. Il existe toutefois quelques subtilités: le montant de la taxe est récupérable lorsque la dépense d’hébergement est réalisée au profit d’un tiers de la société ou lorsque l’hébergement du personnel de gardiennage, de sécurité ou de surveillance est concerné.

Si la nuit d’hôtel n’est pas concernée par la récupération de la taxe, ce n’est pas le cas pour le petit-déjeuner ou le dîner qui figure sur la note. Récupérer la TVA sur ses achats est un privilège accordé uniquement aux entreprises qui y sont assujetties. La TVA peut aussi être récupérée sur les frais professionnels avancés par les salariés dans la mesure où l'entreprise les rembourse au réel.

Crédit de TVA et modalités de remboursement

Un crédit de TVA peut être remboursé en intégralité ou partiellement, tous les ans, tous les trimestres ou tous les mois. Selon l’option choisie, ces remboursements sont exigibles dans le mois qui suit la fin de l’année ou 1 à 3 mois après la période échue. Pour obtenir une réponse favorable lors d’une déclaration de TVA annuelle, il faut néanmoins que la somme à rembourser soit supérieure à 150 euros. Dans le cas d’une déclaration mensuelle ou trimestrielle, le remboursement doit être supérieur à 760 euros pour être accordé.

Cette solution est avantageuse pour restaurer la trésorerie à très court terme. L’entreprise peut aussi opter pour la conservation du crédit afin de l’imputer sur une future déclaration. Elle devra alors mentionner ce crédit de TVA, la TVA collectée et la TVA déductible lors du dépôt de sa déclaration CA12 ou CA3, et verser le solde au Trésor public. Elle peut aussi imputer l’excédent sur une prochaine échéance pour payer un autre impôt professionnel. L’imputation du crédit de TVA protège la trésorerie, mais à plus long terme.

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Si l’entreprise a droit à un crédit de TVA, sa récupération n’est pas automatique et dépend du mode de déclaration adopté. Si elle déclare sa TVA annuellement, elle doit demander la récupération dans un délai de 4 mois suivant la clôture de son exercice auprès du service des impôts des entreprises (SIE). Si elle déclare sa TVA mensuellement ou trimestriellement, la demande doit être envoyée au SIE dans le mois qui suit la période concernée. Pour bénéficier d’un remboursement de TVA, tous les frais professionnels donnant droit à une déduction doivent être justifiés, en présentant la facture ou le ticket de caisse correspondant, accompagnés d’une note de frais établie en bonne et due forme.

Régimes et seuils essentiels

Les régimes de TVA varient selon le chiffre d’affaires et l’activité :

Franchise en base de TVA: dispense de déclaration et de reversement de la TVA. Mention “TVA non applicable, art. 293 B du CGI” sur les factures. Seuils variables et non alignés avec les seuils de la micro-entreprise.
Régime réel simplifié: déclaration annuelle (CA12 ou 3517-S) et acomptes semestriels. Pour 2026, seuils et conditions d’accès indiqués pour les activités de vente de biens, restauration, hébergement, et autres activités. Possibilité d’option pour le régime réel normal.
Régime réel normal: déclaration et paiement mensuels via CA3 pour les prestations ou ventes dépassant les seuils, ou lorsque le volume l’exige.
Régime mini-réel: option pour passer au réel normal avec des modalités de déclaration différentes et des acomptes adaptés.

Autrement dit, la déduction et le remboursement de la TVA dépendent du statut de l’entreprise (assujetti, franchise, réel simplifié ou réel normal), du type d’opérations (biens, services, acquisitions intracommunautaires), et du respect des conditions strictes de facturation et de justification des dépenses.

Véhicules et TVA

La récupération de la TVA sur les véhicules dépend du type de véhicule et de son usage. Les véhicules utilitaires permettent généralement une déduction plus complète que les véhicules de tourisme. Jusqu’au 30 avril 2025, les véhicules de tourisme étaient exclus du droit à déduction, mais depuis, la récupération est possible sous conditions telles que la participation financière du salarié pour l’usage privé et les autres règles spécifiques (autres métiers bénéficiant du droit, location longue durée, etc.).

La TVA sur le carburant est récupérable partiellement ou totalement selon le type de carburant et le véhicule, et selon que le véhicule est affecté à une activité professionnelle. Dans tous les cas, les justificatifs doivent être conservés et clairement indiquer l’usage professionnel.

Cas particuliers et conseils pratiques

Pour les dépenses liées au logement des dirigeants ou du personnel, les règles d’exclusion s’appliquent. Pour les notes de frais, les repas d’affaires, les frais d’hôtel et les frais de restauration, la TVA peut souvent être récupérée, contrairement au logement gratuit et à certains frais liés à des clients ou à des tiers non remboursables.

En matière de gestion, l’appui d’un expert-comptable et l’utilisation d’outils de gestion des notes de frais facilitent grandement les déclarations et évitent les redressements. Des solutions en ligne existent pour automatiser la transmission des justificatifs et faciliter la tenue de compte et les déclarations TVA (mise en relation avec l’espace professionnel, rapprochement des justificatifs et détection du taux de TVA).

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Résumé opérationnel

Constitution et choix du régime TVA adaptés à l’activité et au volume de CA.
Collecte de la TVA sur les ventes et déduction de la TVA sur les achats professionnels, sous réserve des justificatifs et des règles d’exigibilité.
Gestion du crédit de TVA: imputation sur les périodes suivantes ou remboursement après vérification des conditions.
Comptabilisation et conservation des justificatifs (factures) pendant au moins 6 ans, avec attention aux exclusions et aux règles spécifiques selon le secteur et le véhicule.

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