Attestation de déplacement professionnel et frais de déplacement pour auto-entrepreneur
En tant qu'auto-entrepreneur, vous êtes souvent amené à vous déplacer pour rencontrer des clients, effectuer des missions ou vous rendre sur votre lieu de travail, et il est essentiel de comprendre ce qu'autorise la réglementation concernant l'attestation de déplacement professionnel et la facturation ou le remboursement des frais engagés.
Peut-on déduire les frais de déplacement en micro-entreprise ?
En micro-entreprise, les frais professionnels auto-entrepreneur ne sont pas déductibles du chiffre d’affaires.
Concrètement, cela signifie que vous ne pouvez pas "déduire" vos frais de déplacement de votre chiffre d'affaires.
En tant que micro-entreprise, tu ne peux pas déduire tes charges puisque selon ton régime, tu as droit à un abattement fiscal ou bien une réduction de ton taux d’imposition.
Pour simplifier les obligations comptables pour les auto-entrepreneurs, les frais professionnels font l’objet d’un abattement forfaitaire.
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Cette spécificité signifie que vous ne pouvez pas déduire directement vos frais kilométriques comme le ferait une entreprise classique.
Qu'est-ce que l'attestation de déplacement professionnel ?
L’attestation de déplacement professionnel permet de justifier qu’un salarié ou un travailleur indépendant se déplace pour des raisons liées à son activité.
L’attestation de déplacement professionnel est-elle obligatoire ? Oui, dès lors qu’un salarié doit se déplacer pour une mission en dehors de son lieu habituel de travail dans un cadre réglementé.
Pouvons‑nous l’utiliser en tant qu’indépendant ? Oui, à condition de la rédiger soi‑même et d’indiquer l’objet du déplacement professionnel.
Elle peut couvrir une période définie (ex : hebdomadaire ou mensuelle), sauf mention contraire des autorités.
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Comment facturer les frais de déplacement en micro‑entreprise ?
La seule manière de ne pas payer ces frais de votre poche est de les faire payer par votre client; ce processus s'appelle la refacturation.
Il existe deux méthodes pour refacturer vos frais à un client.
Vous pouvez donc utiliser les frais kilométriques, par exemple pour calculer au plus juste, et les inclure dans votre devis pour que le client puisse accepter votre offre et ainsi lui facturer.
La 2ème solution consiste à obtenir l’accord de votre client pour qu’il paye le coût réel du déplacement.
Il faudra alors faire établir les factures au nom de votre client pour que celui-ci puisse les déduire de ses charges.
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La dernière solution pour que vous puissiez vous faire rembourser vos frais de déplacement est que le client paye lui-même votre déplacement.
Dans le cas où votre client choisi de payer votre déplacement, vous devrez bien entendu le négocier avec lui.
Les frais de débours : définition et utilisation
Les frais de débours correspondent à tous les frais engagés pour le compte d’un client.
Les factures doivent alors être au nom du client.
Vous devez obtenir un accord écrit de la part de votre client pour engager des frais à son nom.
Le budget alloué doit alors être précisé.
Toute facture que vous allez obtenir doit être libellée au nom du client.
Demander le remboursement à la fin de votre mission des frais de débours auprès de votre client.
Il est important de se faire rembourser le montant exact, vous n’avez pas le droit de réaliser une marge sur les frais de débours.
En fait, vous pouvez y inclure tout ce qui est justifiable.
Les frais avancés pour un client peuvent être refacturés sous forme de débours, à condition d’obtenir un accord préalable, d’établir les factures au nom du client et de conserver tous les justificatifs.
Les débours sont des frais avancés au nom du client. Ils ne sont pas pris en compte dans votre CA et sont exonérés de cotisations sociales.
Les frais de déplacement auto-entrepreneur en font partie.
Cependant, la déduction des frais de déplacement en auto-entrepreneur au titre des frais de débours n’est pas possible.
Le barème kilométrique et son usage
Les frais kilométriques sont une compensation financière pour l’utilisation d’un véhicule (voiture ou moto) dans le cadre d’activités professionnelles.
Le barème kilométrique est donc utile pour que les salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour l’entreprise se fassent rembourser leurs frais professionnels.
Les frais kilométriques ont aussi l’avantage de prendre en compte plusieurs paramètres pour calculer le coût d’utilisation d’une voiture : le carburant, le coût d’usure de la voiture (pneus, entretien, perte de valeur) ainsi que la prime d’assurance.
Pour calculer les frais kilométriques, il faudra utiliser la puissance administrative de la voiture, estimée en Chevaux Fiscaux (CV).
Bon à savoir : si vous utilisez un véhicule électrique, les frais kilométriques sont majorés de 20%.
Le barème kilométrique est fixé chaque année par l’administration fiscale et peut être retrouvé sur leur site internet ou des sites spécialisés en comptabilité.
Il y a tout de même un problème : ce barème est valable pour l’année N-1.
Intégrer les frais dans vos tarifs : forfaits et devis
Une autre alternative consiste à inclure les frais de déplacement directement dans vos tarifs.
En intégrant ces coûts de manière forfaitaire à vos prestations, vous évitez d’avoir à les supporter financièrement.
Pour éviter les calculs complexes, vous pouvez opter pour un forfait déplacement : définir un tarif fixe selon des zones géographiques.
Vous aurez d’ailleurs 2 choix : soit vous ajoutez une ligne supplémentaire à votre facture pour faire apparaître les frais, soit vous incluez les frais dans votre prestation globale.
D’un côté vous serez transparent mais le client pourrait être tenté de négocier.
La somme que vous allez encaisser va augmenter votre chiffre d’affaires, vous devrez donc payer sur cette somme des cotisations sociales mais également de l’impôt.
Régimes fiscaux et impact sur les frais
Le régime micro-fiscal est possible en deçà de 176 200 € de CA annuel pour les activités de commerce et 72 600 € pour les activités de prestations de service.
Si vous avez opté pour le versement libératoire, l’impôt sur le revenu correspond à un pourcentage de votre chiffre d’affaires.
Si vous relevez du régime micro-BIC ou micro-BNC, des abattements forfaitaires sont appliqués selon le type d’activité exercée.
Votre activité génère des charges supérieures au taux d’abattement appliqué par l’administration fiscale ? Dans ce cas, vous pouvez envisager l’option pour le régime réel simplifié.
Le régime réel simplifié permet de déduire les charges effectivement supportées par votre entreprise et de récupérer la TVA sur vos frais de déplacement et achats.
Pour être prises en compte, les dépenses doivent avoir un montant réel et justifié : frais de location de matériel, d’automobile, frais de stationnement, frais de repas, frais d’entretien, achat de fournitures, etc.
Avec le régime réel simplifié, vous pouvez déduire facilement vos frais de déplacement des impôts.
Vous exercez une activité non commerciale (BNC) ? Vous pouvez opter pour le régime de la déclaration contrôlée, obligatoire au-delà de 70 000 € de CA.
Pratiques et conseils opérationnels
Pour facturer simplement avec des frais de débours, utilisez des outils qui permettent d’attacher les justificatifs aux transactions.
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