Quels équipements pour un auto-entrepreneur ? Guide complet

Pour devenir micro-entrepreneur, l'acquisition de matériel est souvent indispensable. Voici un guide détaillé pour vous aider à vous équiper efficacement et à gérer vos dépenses.

Équipements indispensables pour démarrer

La liste de vos différents frais dépend directement de votre activité. Voici quelques exemples d’achats fréquents :

Matériel de bureau : ordinateur, souris, fournitures de bureau, logiciels…
Frais de communication : cartes de visite avec votre nom commercial, site internet, identité visuelle…
Frais de transport : l’achat d’un véhicule…
Matières premières et équipements pour votre activité : du bois et des outils si vous êtes ébéniste, des produits capillaires et des ciseaux si vous êtes coiffeur, etc.
Aménagement des locaux : si vous en avez, etc.

Certains de ces achats seront tout simplement incontournables pour votre activité. La première chose à faire si votre budget est serré est donc de faire une liste des équipements indispensables et de ceux qui peuvent attendre. Vous pourrez ensuite investir petit à petit en constituant une trésorerie dédiée !

Où acheter son matériel ?

Vous pouvez acheter votre matériel un peu partout, en magasin ou en ligne. Assurez-vous que les produits que vous achetez sont sans risque pour la santé et la sécurité de vos clients. Privilégiez des vendeurs français ou européens reconnus pour être sûr qu’ils respectent les normes de sécurité.

De façon générale, n’hésitez pas à investir dans des équipements de qualité car vous serez amené à les utiliser fréquemment. Si votre budget vous le permet, c’est évidemment le mieux 😉 ! Pour faire des économies au démarrage de votre activité, vous pouvez vous tourner vers du matériel d’occasion. Le marché de l’occasion a explosé ces dernières années et il est donc possible de trouver de nombreux outils, des machines d’occasion ou encore des véhicules.

Acheter d’occasion n’est pas toujours recommandé selon votre secteur d’activité. Enfin, vous pouvez aussi vous pencher sur la location de matériel professionnel. Elle peut être utile pour des besoins ponctuels et des équipements que vous n’utilisez pas tous les jours. Seul bémol, louer son matériel peut être chronophage.

5 erreurs qui coûtent cher en micro-entreprise

Déduction des frais de matériel en micro-entreprise

Vous ne pouvez pas déduire de votre chiffre d’affaires vos charges en micro-entreprise. Aucun des frais engagés pour votre activité n’est déductible : cotisations sociales, achat de marchandises, d’outils, assurances auto-entrepreneurs, etc.

À la place, vous avez le droit à un abattement forfaitaire sur votre chiffre d’affaires qui représente une estimation calculée par l’État de vos frais. L’abattement dépend de la nature de votre activité :

71 % du CA pour les activités d’achat-revente ou de fourniture de logement ;
50 % du CA pour les artisans et commerçants relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ;
34 % du CA pour les activités libérales relevant des bénéfices non commerciaux (BNC).

Si vous optez pour le versement libératoire de l’impôt sur le revenu, l’abattement forfaitaire ne s’applique pas. À la place, vous payez un pourcentage d’impôt adapté :

1 % du CA pour l’achat-vente de marchandises ;
1,7 % du CA pour les prestations de services ;
2,2 % du CA pour les professions libérales.

C’est LA grande différence du régime de la micro-entreprise avec d’autres statuts juridiques où vous pouvez déduire vos charges au réel comme les sociétés (SASU, EURL, SAS, SARL…) ou l’entreprise individuelle classique.

Récupération de la TVA sur vos achats

L’exonération de TVA en micro-entreprise

En micro-entreprise, vous êtes soumis par défaut au régime de la franchise en base de TVA (taxe sur la valeur ajoutée). Cela signifie que vous n’êtes pas redevable de la TVA en auto-entrepreneur :

vous ne payez pas la TVA ;
vous ne pouvez pas la récupérer sur vos achats.

La franchise de TVA est applicable jusqu’à certains seuils de chiffre d’affaires. Pour en bénéficier, vous devez réaliser moins de :

91 900 € de chiffre d’affaires pour l’achat-vente de marchandises ;
36 800 € de chiffre d’affaires pour les prestations de services.

Il existe également des seuils de tolérance, c’est-à-dire des seuils maximums que vous ne pouvez pas dépasser :

101 000 € de chiffre d’affaires pour l’achat-vente de marchandises ;
39 100 € de chiffre d’affaires pour les prestations de services.

Le dépassement du seuil normal de TVA sans dépasser le seuil de tolérance est possible pendant 2 ans maximum. Dès que vous dépassez le seuil majoré, vous devez automatiquement facturer la TVA.

En clair, tant que vous restez en dessous de ces plafonds en micro-entreprise et que vous dépendez du régime de la franchise de TVA, vous ne pourrez pas récupérer la TVA sur vos achats.

La possibilité de payer et récupérer la TVA

Il existe une exception : il est possible de demander à payer volontairement la TVA en optant pour un régime de TVA (régime réel normal ou régime réel simplifié). De cette façon, vous pourrez déduire la TVA sur vos achats. Et bonne nouvelle : c’est possible même si votre chiffre d’affaires est inférieur aux plafonds de TVA !

Dans ce cas, vous devrez intégrer la TVA sur vos devis en micro-entrepreneur et vos factures en micro-entrepreneur. Petit bémol : cela aura pour effet d’augmenter vos prix si vous travaillez avec des clients particuliers. En revanche, cela n’aura pas d’importance si vous travaillez avec des entreprises.

Vous pouvez faire votre demande directement au service des impôts des entreprises dont vous dépendez.

Choisir de payer la TVA peut être intéressant si votre activité entraîne beaucoup d’achats.

Facturer l’achat de matériel : les débours

Le fonctionnement des débours

Les débours constituent une exception intéressante pour limiter la charge financière que représentent les achats professionnels. Ils permettent de facturer au client les frais nécessaires à la réalisation de la prestation.

Le système est simple :

vous avancez des frais pour votre client ;
vous demandez au fournisseur ou prestataire une facture au nom de vos clients (la facture ne doit pas être à votre nom) ;
le client vous rembourse le montant exact des frais.

Checklist

Seuls certains frais sont facturables en débours : achat de matières premières et marchandises, frais de port et frais de déplacement.
Il faut facturer le montant de l’achat à l’euro près : vous ne pouvez faire aucune marge dessus.
Vous devez faire signer à votre client un mandat de débours : c’est un contrat qui permet de vous mettre d’accord avec lui en amont.

Pensez à garder tous les justificatifs dans votre comptabilité en auto-entreprise et à bien remplir votre livre des recettes !

Les avantages des débours

Les débours ont un grand avantage : les frais d’auto-entrepreneur facturés ne rentrent pas dans le calcul du chiffre d’affaires. De cette façon, vous n’augmentez pas votre chiffre d’affaires et vous pouvez respecter les plafonds de chiffre d’affaires maximum en micro-entreprise. Vous ne payez pas non plus de cotisations sociales sur un chiffre d’affaires que vous ne touchez pas !

Financement des achats de matériel

La création d’une micro-entreprise nécessite d’engager certains frais. Aussi, des aides pour financer l’achat de votre matériel sont bienvenues !

Les aides disponibles

Quelques exemples :

Le financement des équipements de sécurité dans le bâtiment : si vous êtes micro-entrepreneur dans le BTP, vous avez le droit à une subvention permettant de financer jusqu’à 50 % des investissements hors taxes avec un plafond à 5 000 € HT. C’est l’assurance maladie qui propose cette subvention.
Le chèque numérique : pour aider les micro-entreprises à se digitaliser. Vous pouvez dépenser jusqu’à 1 500 € HT dans des frais comme la publicité digitale, l’achat de logiciels, l’hébergement web, etc. Il semble que ce chèque ne soit plus accessible depuis 2023 mais certaines régions proposent encore une version de cette aide.
Le crowdfunding : des individus peuvent contribuer financièrement à votre projet en échange de petites contreparties. Il existe diverses plateformes de crowdfunding comme Ulule, KissKissBankBank…
Le prêt bancaire : pour financer vos investissements de matériel en auto-entrepreneur. Pour cela, vous devez proposer un dossier sérieux à la banque en justifiant de l’utilité et du bien-fondé de vos dépenses.

Si vous démarrez tout juste, sachez que ce ne sera pas forcément évident d’obtenir un prêt en micro-entreprise. Les banques restent frileuses à prêter de l’argent aux micro-entrepreneurs.

Pour les rassurer, voici quelques conseils :

Apporter des éléments financiers solides comme un business plan avec un prévisionnel financier.
Solliciter une faible somme d’argent ou venir avec un apport personnel si vous demandez beaucoup d’argent.
Aller voir plusieurs banques pour maximiser vos chances d’obtenir un prêt.
Fournir une garantie (caution personnelle, nantissement…).

Si vous n’arrivez pas à obtenir un prêt, vous pouvez vous tourner vers le micro-crédit qui permet d’obtenir une petite somme d’argent (jusqu’à 12 000 €). Il est destiné aux personnes n’ayant pas accès au crédit bancaire. Renseignez-vous auprès de l’ADIE.

Logiciels et outils pour auto-entrepreneurs

Voici une liste de logiciels et d'outils qui peuvent vous aider à gérer votre activité :

Logiciels de comptabilité : Indy, Abby, Qonto, Freebe, Superindep, Henrri, Mon Portail
Outils de gestion de projet : Trello, Monday, Asana, Clockify, Suite Google, Calendly
Outils d'aide à la rédaction : MerciApp
Outils CRM : Folk, Dropcontact
Outils d'automatisation : Zapier
Outils de création graphique : Canva, Pexels
Assistant virtuel : TheAssistant, Loom

Ces outils peuvent vous faire gagner du temps et améliorer votre efficacité.

Le registre des achats : obligations et avantages

Même s’il bénéficie d’une comptabilité simplifiée, l’auto-entrepreneur a l’obligation d’établir plusieurs documents comptables pour être à jour en cas de contrôle. Selon la nature de son activité, il peut ainsi être tenu de fournir un registre des achats.

Qui est concerné ?

Ce document est obligatoire pour les commerçants et fournisseurs de prestations d'hébergement.

Pourquoi le tenir ?

Il permet de répertorier toutes les dépenses professionnelles et d'éviter les sanctions.

Comment le remplir ?

Un récapitulatif de vos dépenses professionnelles.

Au sein du registre des achats, vous devez également conserver les justificatifs de vos dépenses (factures, notes et tickets).

Il est essentiel pour certains micro-entrepreneurs, car il leur permet de justifier leur comptabilité en cas de contrôle.

Selon l'article L123-28 du Code de commerce, vous êtes tenu de tenir un registre des achats si vous êtes :

Commerçant vendant des marchandises, des objets, des fournitures ou des denrées
Fournisseur de prestations d’hébergement

Vous avez une auto-entreprise de prestations de services ? Vous n’ êtes donc pas concerné par le registre des achats. Toutefois, rien ne vous empêche de lister l’ensemble de vos dépenses professionnelles pour avoir une vision claire de votre comptabilité.

Registre des achats : quels avantages ?

Tenir un registre des achats comporte plusieurs intérêts pour votre auto-entreprise :

Avoir une comptabilité claire et précise : en inscrivant vos dépenses, vous comptabilisez clairement vos décaissements et veillez ainsi à la rentabilité de votre auto-entreprise. Plus peur d’aller sur votre compte, vous avez déjà tout anticipé !
Conserver les preuves de vos achats professionnels : en cas de contrôle de votre livre des achats, vous êtes en mesure de justifier vos dépenses.

Si vous effectuez une dépense inférieure à 150 euros pour votre auto-entreprise, un ticket de caisse sera un justificatif suffisant.

Informations obligatoires dans le registre des achats

En auto-entreprise, le registre des achats doit contenir les informations suivantes :

L’inscription des dépenses TTC si la TVA est appliquée
La date de paiement
La nature de l’achat : service, produit, matériel etc.
Le mode de règlement : espèces, chèques, carte bancaire etc.
Le nom ou la dénomination du fournisseur
Les justificatifs de paiement

Attention, le livre des achats tout comme les pièces justificatives de paiement doivent être conservés durant 10 ans pour chaque année concernée selon l’article L.123-22 du code de commerce qui stipule que «Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans.» Par exemple, vous devez conserver jusqu’en 2034 le registre des achats pour l’année 2024.

Quel est le délai de conservation des factures ?

La non-tenue du registre des achats n’entraîne pas de sanction pour l'auto-entrepreneur.

Comment tenir son registre des achats ?

La loi n’impose pas de modèle pour le registre des achats. Elle ne précise pas non plus le support à utiliser.

Papier, tableur ou logiciel dédié, un auto-entrepreneur est donc libre de choisir ce qui lui convient le mieux. Toutefois, retenez bien une chose : votre registre des achats ne doit contenir aucune rature ni saut de ligne. Toutes les informations doivent y être inscrites par ordre chronologique.

Une fois enregistrées, elles ne doivent plus être modifiées. Vous ne pouvez donc pas revenir en arrière et supprimer des dépenses a posteriori.

À partir de 2024, les micro-entrepreneurs devront obligatoirement utiliser un logiciel de facturation certifié conforme aux normes fiscales NF 525. Cette mesure vise à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA en garantissant l'intégrité et la sécurisation des données comptables.

Les différents formats pour tenir son registre des achats

Le format papier : la méthode à l’ancienne. Depuis le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 il est autorisé de tenir un registre des achats de façon dématérialisée. Vous êtes donc libre d’utiliser un cahier ou un livre comptable papier vendu dans le commerce. Concrètement, ce document peut prendre la forme d’un tableau à 6 colonnes. Vous pourrez y mentionner les informations obligatoires comme dans le modèle ci-dessous :

Date de paiement pour cet achat	Nature de l’achat	Montant de la dépense TTC	Mode de règlement	Nom ou dénomination sociale du fournisseur	Nature du justificatif de paiement
...	...	...	...	...	...

Attention, cette méthode, certes simple, comporte des risques. Puisque ce registre ne doit comporter aucune rature, vous devez être totalement sûr de vos calculs. Une erreur pourrait en effet vous mettre en difficulté.

Le format Excel : Deuxième option : tenir le registre des achats de votre auto-entreprise sur un tableur type Excel. Vous pourrez ici reprendre le modèle du tableau à 6 colonnes et mettre en place des règles de calcul pour éviter toute erreur. Mais comme pour le registre papier, l’utilisation d’un tableur excel reste déconseillée. Rien ne garantit en effet à 100 % la véracité des informations qui y sont mentionnées. Vous ne pourrez pas prouver à un contrôleur que vous n’avez supprimé aucune ligne dans votre tableau.
L'utilisation d’un logiciel de facturation en ligne : Plus sécurisée et également moins contraignante, l'utilisation d’un logiciel professionnel est sans doute la solution la plus pratique. Il s’agit en effet d’un outil tout-en-un qui vous permet de centraliser tous vos documents comptables. Au Portail Auto-Entrepreneur, nous avons développé un outil entièrement dédié à la comptabilité des auto-entreprises.

Autres obligations des auto-entrepreneurs

Seuls les commerçants et les fournisseurs de prestation d’hébergement ont l’obligation de tenir un registre des achats. En revanche, il existe des obligations communes à tous les auto-entrepreneurs, quelle que soit la nature de leur activité (commerciale, artisanale ou libérale) :

Déclarer son chiffre d’affaires à l’Urssaf : cette déclaration mensuelle ou trimestrielle permet le calcul et le paiement de vos cotisations sociales.
Émettre des factures : elles attestent de la vente d’un bien ou d’un service. Notez que pour être conformes, vos factures doivent contenir plusieurs mentions obligatoires.
Ouvrir un compte bancaire dédié à votre auto-entreprise : cette obligation vous concerne uniquement si vous réalisez un chiffre d’affaires supérieur à 10 000 € durant deux années consécutives. Il peut s’agir d’un simple compte courant et que rien ne vous oblige à ouvrir un compte professionnel.

Activité mixte : Prestation de service et vente de marchandises

Un auto-entrepreneur peut exercer une profession libérale, fournir des prestations de service, se spécialiser dans l’achat/revente… Il est également possible de cumuler l’activité de prestation de service et de vente de marchandises.

L’auto-entrepreneur a, en revanche, le droit de cumuler deux activités aux natures différentes. En l’occurrence, il lui est possible d’associer la prestation de divers services et la vente de biens. Cependant, en exerçant une activité mixte, le professionnel est tenu de respecter certaines règles.

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