Devenir Auto-Entrepreneur en Secrétariat Administratif : Guide Complet

Vous avez toujours rêvé de devenir secrétaire à domicile, d'être votre propre patron, de maîtriser votre emploi du temps et vos revenus ? Alors, vous êtes au bon endroit ! Devenir secrétaire indépendante est une aventure entrepreneuriale stimulante. Voici un guide complet pour vous lancer sereinement.

Secrétaire indépendante travaillant à son bureau

Qu'est-ce qu'une Secrétaire Indépendante ?

Une secrétaire ou assistante indépendante est une personne qui, comme son nom l'indique, est indépendante ou freelance, c'est un auto-entrepreneur. Elle propose ses services administratifs, généralement sous le statut de micro-entrepreneur (ex auto-entrepreneur), à des entreprises souhaitant déléguer leur gestion administrative. Pour résumer, c'est une personne qui fait le métier de secrétaire mais qui n'est pas salariée de la société. Elle est installée à son compte et a plusieurs clients qui sont des petites entreprises.

Les avantages sont nombreux : indépendance dans les horaires, rémunération ouverte, mise en valeur des compétences…

Missions d'une Secrétaire Indépendante

Un(e) secrétaire indépendant(e) réalise des missions en lien avec la gestion administrative d'une entreprise classique. Il/Elle propose aux TPE les mêmes missions administratives qu'une secrétaire salariée pourrait réaliser ; dont l’embauche est impossible à cause d’un volume de travail trop faible ou d’un coût trop élevé. Ses missions vont de la prise en charge de tâches administratives simples : ouverture du courrier, classement de documents, télésecrétariat, travaux de saisie, à des tâches administratives classiques comme la gestion des achats, la facturation, le recouvrement de créances, la gestion comptable ou encore un accompagnement dans la gestion des ressources humaines.

Il/Elle peut également répondre à d’autres besoins exprimés par le chef d’entreprise, et remplir alors le rôle d’une véritable assistante polyvalente. Les missions d'une secrétaire indépendante peuvent être très variées et non exhaustives :

Rédaction et relance du courrier électronique
Réception du courrier
Élaboration des devis et factures
Rédaction de comptes rendus lors de réunions
Prise de rendez-vous
Mise en page et mise à jour de documents divers (base de données, tableaux financiers simples, etc.)
Relations avec les fournisseurs de l’entreprise
Permanence téléphonique
Suivi de dossiers (livraisons, commandes)
Classement et archivage de documents
Saisie comptable simple

Parallèlement, il peut vous être demandé de gérer l’agenda de l’entreprise (réservation des déplacements, inscription à des événements) et de transmettre l’ensemble des informations à vos différents interlocuteurs.

Sachez également que les TPE / PME disposent souvent d’un budget serré et pourront vous demander d’effectuer des prestations plus spécifiques, nécessitant des compétences supplémentaires : suivi de chantier, création de documents de communication, réponse aux appels d’offre, assistance lors d’événements, etc.

Les entreprises qui recrutent des secrétaires indépendantes recherchent presque systématiquement des titulaires d’un BTS, voire plus (licence professionnelle). Le cas échéant ils recherchent l’expérience.

Les masters en langues, droit, sciences économiques, AES, complétées par une formation en secrétariat sont appréciés.

Niveau bac

Bac pro gestion-administration
Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)

Niveau bac + 2

BTS gestion de la PME (ex BTS assistant de gestion PME/PMI, à référentiel européen)
BTS support à l’action managériale (ex BTS AM - assistant de manager)
BTS ATI - assistance technique d’ingénieur
BTS CG - gestion comptable
BTS MCO - management commercial opérationnel
BTS CI - commerce international
DUT GEA - gestion des entreprises et des administrations
DUT GACO - gestion administrative et commerciale

Au-delà des diplômes et de l’expérience professionnelle, le métier requiert quelques compétences (et qualités) spécifiques pour s’épanouir pleinement :

Être organisé : une méthodologie rigoureuse est cruciale pour maintenir l’ordre dans les dossiers et les démarches des clients. C’est également essentiel, pour toi, afin de pouvoir facilement passer d’un client à l’autre (avec différents besoins).
Être pédagogue : dans le cadre de ton métier de secrétaire à domicile, tu dois être capable d’expliquer, le plus clairement possible, les actions entreprises. Dans cet objectif là, tu dois également savoir faire preuve de patience, tout en assurant de la discrétion à tes clients.
Faire preuve de polyvalence : pour pouvoir aider et conseiller au mieux tes clients, il est toujours très intéressant d’avoir une gamme étendue de compétences et de connaissances dans des domaines variés.
Être flexible : en tant qu’entrepreneur, la capacité à s’adapter aux horaires, aux éventuelles contraintes et aux besoins changeants des clients est primordiale.

Comment Devenir Secrétaire Indépendante ?

Pour devenir secrétaire indépendante (freelance) et se mettre à son compte il est recommandé d’avoir une première approche de la gestion administrative (expérience, formations…). Se lancer dans l’entrepreneuriat c’est bien, mais se lancer en étant préparé c’est mieux ! Pour devenir secrétaire indépendante sereinement, n’hésitez pas a suivre une formation spécialisée.

Pour vous lancer en freelance dans le domaine de l’externalisation administrative, il va falloir passer par plusieurs étapes : le choix de votre implantation, de votre mode de financement, déterminer les aides auxquelles vous avez droit, définir votre proposition de valeur, choisir votre statut juridique et enfin définir votre plan d’action commercial.

Cela fait beaucoup, mais votre réussite passe obligatoirement par ces étapes. Il faut savoir dans quelle direction aller.

Pour choisir votre implantation, vous allez devoir réaliser une étude de marché, analyser la concurrence et bâtir un business plan.

Ce business plan est directement lié au choix du mode de financement que vous aurez retenu : emprunt, apport en fonds propres, autres solutions d’accompagnement (ADIE, BGE…). Dans le cadre d’une création d’entreprise, vous avez potentiellement droit à des aides. Il faudra donc déterminer les aides à débloquer (ACRE, ARE, ARCE) pour faciliter votre création d’entreprise.

Il faut également choisir un statut juridique, ce qui représente une étape très importante du processus de création ! Nous l’aborderons dans le prochain paragraphe.

Enfin d’un point de vue savoir-faire et marketing, il faut définir sa proposition de valeur (offre et tarifs), soit “quelles prestations je sais faire et je peux faire pour mes futurs clients sur le plan administratif, et à quel prix ?”.

Pour finir, vous devrez bâtir un plan d’action commercial afin d’avoir une feuille de route pour développer votre activité ; ce qui veut dire trouver des clients et réaliser du chiffre d’affaires.

Comment se lancer et développer son activité de secrétaire indépendante en période estivale ?

Statut Juridique : Micro-Entreprise

La plupart des secrétaires indépendantes adoptent le statut de micro-entrepreneur (ex auto- entrepreneur) car c’est une procédure très simple pour se lancer et peu coûteuse (il n’y a pas d’investissements à réaliser).

Il suffit de se rendre sur le site du CFE (Centre de Formalité des Entreprise) pour se déclarer en ligne en tant que micro-entrepreneur. 👉 Depuis le 1er janvier 2023, la création d’une micro-entreprise s’effectue en ligne via le Guichet unique des formalités des entreprises.

Renseigner tes informations personnelles ainsi que le nom de ton entreprise.
Choisir ton activité et ton régime fiscal.

Même si la création en micro-entreprise est la solution privilégiée par les acteurs du secrétariat externalisé, sachez qu’il existe d’autres possibilités telles que la création en Entreprise Individuelle ou société commerciale (EURL, SARL, SAS, SASU, SA).

Toutes ces formes présentent des avantages et des inconvénients. C’est pourquoi il est important de se faire accompagner et conseiller par un professionnel afin de bien les arbitrer et ne pas se tromper dans son choix.

Outils de Travail

Les outils utilisés par les secrétaires à distance varient beaucoup d’une indépendante à l’autre. En général, elles utilisent un ordinateur avec Pack Office pour la rédaction de courriers, un téléphone et des logiciels basiques type Word et Excel afin de pouvoir répondre aux besoins les plus simples de l’assistance administrative.

Voici une liste d'outils qui peuvent être nécessaires, selon les demandes formulées par les clients :

Un ordinateur performant et une connexion haut débit
Un trousseau de standardiste dont un téléphone, pouvant être complété d’un casque anti-bruit, d’un micro…
Un forfait téléphonique adapté à vos clients (couverture de tout appel vers l’étranger, pas de limite de forfait…)
Une imprimante professionnelle multifonctions
Des licences bureautique classiques (traitement de texte, création de tableaux, etc.)
Si besoin, des logiciels plus spécifiques (création et retouche de documents)
Un fauteuil confortable et ergonomique
Des accessoires de bureautique comme des armoires de rangement, des classeurs…

Pour faciliter votre organisation et votre concentration, l’idéal est de vous aménager un espace bureau. Si vous le pouvez, privilégiez un endroit calme et séparé du reste de votre domicile.

Tarifs d'une Secrétaire Indépendante

En général les tarifs des prestations administratives externalisées proposées par les secrétaires qui travaillent à distance varient entre 15 et 30 € de l’heure. La moyenne se situe aux alentours de 20 € de l’heure.

Mais les devis que vous établirez doivent aussi prendre en compte votre expérience, votre savoir-faire, les garanties que vous apportez et votre valeur ajoutée intrinsèque.

Il est difficile pour une télésecrétaire d’avoir un niveau de rémunération élevé du fait de taux horaires assez bas. Ainsi pour se verser un SMIC net, une secrétaire indépendante doit facturer au moins 30 heures de prestation par semaine, soit l’équivalent d’une dizaine de clients à raison de 3 heures de prestations administratives externalisées par semaine, par client. Encore faut-il être en capacité de les trouver !

Comment Trouver des Clients ?

Le plus difficile lorsque l’on se lance dans le secrétariat externalisé indépendant, c’est d’être en capacité de développer son portefeuille, bref de trouver des dirigeants d’entreprise susceptibles d’avoir besoin de sous-traiter sa gestion administrative. Cependant la recherche est souvent compliqué.

Plusieurs moyens de prospection sont à votre disposition tels que le bouche à oreille, la prospection directe, la communication via un site web, le porte à porte ou encore intégrer des réseaux de professionnels.

Attention, cela nécessite de maîtriser sa présentation commerciale, sa prestation de services ainsi que son argumentaire de vente.

Voici quelques conseils supplémentaires :

Commence par identifier ce que tu aimes le plus faire, ainsi que tes compétences clés.
Ensuite, réfléchis à ta cible : à qui souhaites-tu proposer tes services (TPE, PME ou particuliers) ? Cela te permettra d’optimiser ta communication et proposer des offres adaptées.
N’attends pas que tes clients viennent à toi : prends le temps de prospecter ! Participe à des événements professionnels, rejoins des réseaux et utilise des plateformes de mise en relation pour trouver des clients.
Pour ça, n’hésite pas à t’inscrire sur des plateforme comme Plateya. Plateya c’est la nouvelle plateforme incontournable pour les assistants indépendants qui souhaitent accélérer leur transformation digitale et développer leur activité. Tu peux aussi leurs proposer des offres personnalisées et des services complémentaires pour les fidéliser.

La relation de confiance se construit progressivement, du premier contact, appel téléphonique ou rendez-vous physique, à l’établissement du devis et à la réalisation du travail demandé. La qualité du service délivré passe aussi par un respect de la confidentialité des éléments qui vous sont confiés. Afficher des avis positifs et de belles références est donc essentiel.

Il est également essentiel de maintenir tes compétences à jour et en développer de nouvelles ! Même si tu as de plus en plus de travail, prends le temps de participer à des formations, des ateliers et/ou des conférences pour acquérir de nouvelles connaissances et développer ton expertise. Pense également à effectuer une veille régulière autour de ton métier et de tes activités.

Réglementation et Assurance

Secrétaire à domicile n’est pas soumis à une réglementation particulière, car ce n’est pas une profession réglementée.

Cependant, ce métier est difficilement assurable par les compagnies d’assurance, car il s’agit d’un rôle parfois transversal, qui n’entre pas dans un cadre bien défini. D’autant plus que certaines télésecrétaires se mettent parfois dans l’illégalité en pratiquant de la comptabilité pour leurs clients.

Difficile donc de bâtir une Responsabilité Civile Professionnelle sur mesure puisqu’il y a autant de prestations possibles que de secrétaires indépendantes.

Par ailleurs, il faut savoir que la secrétaire à domicile en auto-entreprise n'est pas obligée de souscrire une assurance. La souscription des garanties suivantes est, néanmoins, fortement conseillée :

une responsabilité civile professionnelle, couvrant les conséquences d'une erreur de saisie ou des dommages matériels causés dans les locaux du client, par exemple,
une protection juridique pouvant prendre en charge tout ou partie des frais, en cas de litige avec un client.

En cas d'utilisation d'un véhicule pour se déplacer chez les clients, la secrétaire doit vérifier que son contrat d'assurance auto couvre cet usage professionnel ou demander un avenant d'extension.

Secrétaire à Domicile et Service à la Personne

La secrétaire peut intervenir pour le compte de particuliers, notamment de personnes âgées. Elle effectue alors un accompagnement administratif comprenant la déclaration d'impôt, des démarches téléphoniques, le remplissage de dossiers, le paiement des factures...

Pour permettre aux particuliers de bénéficier d'une réduction d'impôt de 50%, la secrétaire doit s'inscrire en tant que SAP (Service A la Personne). Cette inscription se fait exclusivement en ligne. La secrétaire se fait alors régler en CESU (Chèque Emploi Service Universel). Attention, une secrétaire SAP ne peut plus travailler pour des entreprises.

Astuce : une secrétaire peut se faire payer en CESU en tant que salariée, lorsqu'elle travaille pour des particuliers. Ces derniers auront droit à leur réduction d'impôt et la secrétaire va pouvoir travailler avec des professionnels, en tant qu'auto-entrepreneuse.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour lancer votre activité d'assistante administrative indépendante en toute sérénité et la faire décoller !

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