L'Immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) pour l'Auto-Entrepreneur

Pour bénéficier d’un statut d’auto-entrepreneur, il existe diverses procédures qui doivent être effectuées. Une des plus importantes est la souscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) au niveau du Greffe du Tribunal de Commerce. Elle doit se faire dès la création de la société. Le RCS répertorie tous les individus ou entreprises qui exercent des activités commerciales. La disposition est un peu complexe pour certaines catégories d’auto-entrepreneurs, raison pour laquelle il est nécessaire de mieux la comprendre.

Qui doit s'inscrire auprès du RCS ? (définition, aide, lexique, tuto, explication)

Qu'est-ce que le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ?

À la fin de la première guerre mondiale en 1919, la France a cru bon de maintenir quelques dispositions du Droit allemand dont l’instauration du RCS. La finalité d’un tel processus est de classer dans une base de données toutes les personnes et entreprises qui exercent des activités commerciales. Sa souscription est obligatoire pour toutes les personnes physiques ou morales concernées.

À la suite de l’inscription, l’intéressé obtiendra un numéro d’immatriculation qui lui servira d’identification auprès de ses clients et fournisseurs. Le document comporte certaines informations, entre autres l’identité, l’adresse ou encore la situation juridique de l’inscrit.

Auparavant, les auto-entrepreneurs n’étaient pas assujettis à une inscription au RCS. Depuis le 19 décembre 2014 et la loi Pinel du 18 juin 2014, les dispositions ont changé. Désormais, tout auto-entrepreneur est invité à s’y souscrire et doit disposer d’un numéro d’immatriculation auprès du RCS. L’enregistrement se fait auprès du Greffe du Tribunal de Commerce. Toutefois, il est possible d’utiliser les plateformes spécialisées en ligne destinées à la réalisation de ces inscriptions. Certes, les formalités sont nombreuses mais l’immatriculation au RCS offre divers avantages à l’auto-entrepreneur.

Pourquoi s’immatriculer au Registre du Commerce ?

Outre le côté obligatoire de l’inscription au Registre du Commerce, il faut savoir que l’enregistrement comporte de nombreux privilèges. En premier lieu, un chômeur ou même un salarié peut s’inscrire à un RCS pour profiter d’un statut d’auto-entrepreneur. Ainsi, il pourra combiner ce dernier avec d’autres activités. Souvent, ce sont les conducteurs de VTC qui optent pour cette solution. Autrement dit, il jouit d’un statut d’auto-entrepreneur en tant que chauffeur tout en étant un employé dans une entreprise.

Pour un individu au chômage, il pourra profiter de son allocation tout en ayant une activité commerciale indépendante. Par la suite, en disposant d’une immatriculation délivrée par le RCS, l’auto-entrepreneur n’est pas obligé de s’acquitter d’une cotisation. Cette mesure est mise en vigueur lorsque l’intéressé arrive à prouver que son activité tarde à se développer financièrement. S’il réalise un chiffre d’affaires, le montant de la cotisation à payer sera calculé en fonction de ce dernier. À noter que la personne peut toujours opter pour un autre statut si par chance son affaire marche bien.

Qui doit s’inscrire au RCS ?

Il faut au préalable noter que l’inscription au RCS n’est pas automatiquement obligatoire pour les sociétés nouvellement créées. La modalité concerne tout d’abord les personnes physiques exerçant une activité commerciale. Il y a aussi les entreprises sous le statut juridique de SARL, SA ou encore le SAS. Enfin, les auto-entrepreneurs ayant une activité principale ou complémentaire à vocation commerciale. Chaque inscrit au RCS jouit d’un statut de personne morale.

Il faut remarquer que les auto-entrepreneurs évoluant dans le domaine libéral ne sont pas contraints de disposer d’une immatriculation RCS. Des dispositions spécifiques régissent les entreprises ayant divers établissements. Dans ce cas de figure, chacun d’entre eux doit avoir un numéro d’immatriculation délivré par le Registre du commerce. Le premier établissement secondaire bénéficiera d’une immatriculation secondaire. Pour ce qui est des établissements restants, ils profiteront d’une inscription dite « complémentaire ».

Si jamais, un auto-entrepreneur omet de s’inscrire au RCS, les autorités judiciaires lui feront parvenir une injonction sous astreinte de s'immatriculer.

Démarches à suivre pour s’immatriculer au RCS en tant qu’auto-entrepreneur

Les démarches à suivre sont différentes pour un auto-entrepreneur qui va encore créer une activité et celui qui en dispose déjà.

Le nouvel auto-entrepreneur

Ce type d’auto-entrepreneur doit suivre quelques démarches avant d’obtenir un numéro d’immatriculation auprès du RCS. Dans le cas où l’activité commerciale qu’il exerce est soumise à une réglementation spécifique, il est obligatoire qu’il dispose des qualifications nécessaires. Par conséquent, il doit faire vérifier par le greffe son diplôme ou sa licence lors de l’immatriculation. Par la suite, il doit mentionner l’adresse où sera localisée son activité. À noter que le professionnel doit inscrire ses coordonnées sur la boîte aux lettres de l’endroit où son activité est concentrée.

Cela permettrait de faciliter l’envoie des documents administratifs relatifs à celle-ci. Par précaution et selon l’envie de l’auto-entrepreneur, il pourra déclarer la non-saisine de sa résidence principale auprès d’un notaire en cas de faillite. Enfin, il doit rassembler quelques pièces justificatives. Ces dernières seront à envoyer avec les précédents dossiers au Greffe du Tribunal de commerce au moment de la demande.

L’auto-entrepreneur déjà en activité

Pour un auto-entrepreneur déjà en activité, les démarches sont plus ou moins identiques à celles d’une création mais avec certaines conditions complémentaires. Tout d’abord, il faut que l’intéressé soit en entreprise individuelle. Par la suite, il devra être sous le régime fiscal de la micro-entreprise et favoriser le régime microsocial avant la fin de l’année d’exercice en cours. En plus de différentes pièces justificatives nécessaires à l’exercice de son activité, le formulaire R-CMB est à renseigner.

Il faut savoir qu’un auto-entrepreneur déjà en activité ne disposant pas d’une immatriculation RCS risque une poursuite judiciaire. En effet, le non-respect de cette disposition engendre le paiement d’une amende de 45 000 € et d’une peine d’emprisonnement de 36 mois.

Les auto-entrepreneurs disposent-ils d’un Kbis ?

L’extrait Kbis est un simple document qui atteste que l’entreprise a une raison d’être. Autrement dit, il confirme l’existence juridique de l’établissement. Pour les auto-entrepreneurs, il s’agit d’un extrait K. Celui-ci est nécessaire dans le bon déroulement de son activité. En effet, l’extrait K est utile lorsque le professionnel va commander des marchandises auprès de son fournisseur. Il permettra à ce dernier de vérifier qu’il a bien les possibilités pour honorer ses factures.

Le fait de disposer d’un extrait K ou Kbis permet à un auto-entrepreneur de faciliter la création d’un compte professionnel. Enfin, il existe des plateformes en ligne (Uber Eats, Deliveroo) qui réclament la présentation d’un extrait Kbis lors d’une inscription.

L’extrait Kbis est une sorte de carte d’identité pour tout auto-entrepreneur inscrit sur le Registre du commerce.

Qui sont autorisés à se procurer un Kbis ?

Selon la loi, un extrait Kbis est délivré uniquement aux entreprises commerciales. Il faut que ces dernières soient enregistrées au niveau du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il s'agit d'un document officiel faisant office d’état civil pour les sociétés inscrites auprès du RCS. Il contient tous les renseignements relatifs à l’entreprise et qui sont consignés par le greffe.

Sur un extrait Kbis, on retrouve l’identité et l’adresse du concerné. On y mentionne en outre la nature de son activité, l’organigramme et toutes autres dispositions juridiques relatives au fonctionnement de l’entreprise commerciale.

L’extrait Kbis d’une entreprise peut être demandée par tout le monde. Pour en faire une demande, il faut s’adresser au greffe responsable. Une petite contribution financière sera réclamée au demandeur à cet effet. La validité d’un extrait Kbis est de 3 mois.

Les formalités pour l’obtention d’un Kbis auto-entrepreneur

Selon les nouvelles dispositions législatives, un auto-entrepreneur effectuant une activité commerciale doit être inscrit au RCS pour bénéficier d’un Kbis. Cette obligation s’applique aussi bien pour l’auto-entrepreneur salarié que pour le non-salarié.

Les formalités sont différentes pour les auto-entreprises commerciale et artisanale. Pour la première, un enregistrement au RCS au niveau du CFE (Centre de Formalités des Entreprises) de sa CCI (Chambre de Commerce et d’Industrie) doit être fait au préalable. À la suite de l’inscription, il obtiendra un extrait Kbis auto-entrepreneur fourni par le greffe du tribunal de commerce.

Pour la seconde, elle devra demander une immatriculation au niveau du CFE de la CMA (Chambre des Métiers et de l’Artisanat) dont sa société est dépendante. Cela lui permettra d’être enregistré au Répertoire des Métiers (RM). Avant la promulgation de la loi PACTE, un auto-entrepreneur artisanal était obligé de suivre stage préalable à l’installation (SPI). Désormais, la réalisation de ce stage est facultative.

Acquérir un extrait Kbis auto-entrepreneur

Pour disposer d’un extrait Kbis, un auto-entrepreneur a le choix entre deux options. Vu que le monde actuel est à l’heure du numérique, la demande et l’acquisition peut se faire en ligne. Pour cela, l’auto-entrepreneur peut se connecter sur des sites web spécialisés et agréés par les autorités compétentes. Les démarches sont plus simples et plus rapides.

Il est également possible de faire une demande d’acquisition d’extrait Kbis par courrier.

Les missions du Greffe du Tribunal de Commerce pour les micro-entrepreneurs

À l’instar de la CMA (pour les artisans) et de l’URSSAF (pour les activités libérales), le Greffe du Tribunal de Commerce a quatre grandes missions :

Centraliser les différentes déclarations
Pour les agents commerciaux micro-entrepreneurs, cet organisme va s’occuper de plusieurs démarches (après transmission des documents par le Guichet Unique) :
- recevoir et vérifier les formalités qui lui sont adressées
- tenir le le registre du commerce et des sociétés (RCS) et le Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC) (+ le Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée (RSEIRL) et les Registres des privilèges et des nantissements)
- informer les entreprises
Vérifier les dossiers
Quelle que soit votre demande, la validation de votre dossier n’est pas automatique. Le Greffe du Tribunal du Commerce se chargera de contrôler votre déclaration ainsi que les pièces justificatives fournies. En cas de déclaration incomplète ou en cas d’erreur, le Greffe ne pourra pas traiter votre dossier.
Transmettre les informations aux organismes
Une fois que le Greffe du Tribunal de Commerce a reçu et validé votre dossier, il fera lui-même le lien avec les différentes administrations sociales et fiscales (les impôts, l’INSEE, etc.).
Vous assister si besoin
Le Greffe du Tribunal de Commerce fait partie des Centres de Formalités des Entreprises. À ce titre, il doit conseiller les entreprises qui sont de son ressort, dont les agents commerciaux qui ont créé leur micro-entreprise. Il propose ainsi des formations et des ateliers sur les formalités administratives pour ces métiers.

Vous souhaitez vous faire accompagner ? Prenez le temps de bien vous renseigner car ces services peuvent être payants.

Guichet des formalités des entreprises

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. L'utilisation de ce « guichet unique » dématérialisé est désormais obligatoire. Il remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés.

Toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité, doivent utiliser le guichet unique des formalités des entreprises :

Entreprises individuelles (EI) ou sociétés exerçant une activité commerciale, artisanale, libérale ou agricole
Entreprises ayant un siège social, un établissement principal, un établissement secondaire ou une adresse en France
Entreprises étrangères souhaitant exercer une activité en France.

Obligation d'utiliser le guichet des formalités

Toutes les formalités suivantes doivent être réalisées sur le site du guichet des formalités des entreprises :

Création de l'entreprise : immatriculation, déclaration de début d'activité ou déclaration des bénéficiaires effectifs
Modifications : changement d'activité, d'adresse, de nom, du nombre d'associés, de la forme juridique, des statuts, modification des bénéficiaires effectifs, etc.
Cessation d'activité et de radiation d'entreprises

À noter Le dépôt des comptes annuels des sociétés peut également être effectué sur le guichet des formalités. Le dépôt en format papier peut être déposé en un exemplaire au greffe du tribunal de commerce ou judiciaire du siège de la société.

Dérogations exceptionnelles : utilisation de formulaires PDF

Les formulaires PDF peuvent être utilisés pour effectuer les formalités suivantes :

Répondez aux questions successives et les réponses s’afficheront automatiquement
Rapport de radiation d'office

Les formulaires dépendent de la forme juridique de l'entreprise :

Entreprise individuelle

Pour un rapport de radiation d’office, un commerçant individuel doit remplir les formulaires suivants :

Notice RGPD (Cerfa n° 52340)
P2 - Déclaration de modification personne physique (commerce, métiers) (Cerfa n° 11678), sa notice (Cerfa n° 50783)
Intercalaire P' (Cerfa n° 11677)

À noter La situation de l'entreprise devra par ailleurs être régularisée sur le guichet des formalités, par exemple en cas de transfert de siège social ou de cessation d'une activité.

Création d'une association immatriculée au registre du commerce et des sociétés

Le guichet unique des formalités des entreprises permettra prochainement de réaliser en ligne la formalité de création d'une association immatriculée au RCS (registre du commerce et des sociétés). Dans cette attente, pour informer l’administration, il faut remplir les formulaires suivants :

M0 ASSO (Cerfa n° 15909*02) et sa notice (Cerfa n° 52275*2)
M'BE GIE associations (Cerfa 16064*02) et sa notice (52315#01)
Notice RGPD (Cerfa n° 52340)

Radiation d'une association immatriculée au RCS

Le guichet unique des formalités des entreprises permettra prochainement de réaliser en ligne la formalité de radiation d'une association immatriculée au RCS (registre du commerce et des sociétés). Dans cette attente, pour informer l’administration, il faut remplir les formulaires suivants :

M4 - Déclaration de radiation personne morale (Cerfa N) 11685) et l'intercalaire M'
Notice RGPD (Cerfa n° 52340)

Ces formulaires accompagnés des documents justificatifs doivent être adressés au greffe du tribunal de commerce, du tribunal des affaires économiques (TAE) ou du tribunal judiciaire du lieu du siège de la société.

Pour connaître le tribunal compétent, le ministère de la Justice met à disposition l'outil suivant : Connaître le tribunal compétent pour les procédures de prévention ou de traitement des difficultés

Lors de sa première connexion, le déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur sur le site www.formalites.entreprises.gouv.fr. Ce compte utilisateur est personnel.

À noter Les détenteurs d'un compte « e-procédures » à l'Inpi: titleContent peuvent utiliser ce compte pour utiliser le guichet des formalités.

Pour réaliser sa formalité, le déclarant saisit en ligne les informations et joint les pièces dématérialisées nécessaires. Il est possible de commencer une démarche et de la sauvegarder dans un brouillon pour la terminer plus tard. Les organismes compétents (Insee, services sociaux et fiscaux, greffes de tribunaux de commerce, chambres consulaires, etc.) traitent les informations reçues.

L'état d'avancement des formalités est consultable à tout moment sur le guichet, depuis le tableau de bord de l'espace personnel. En raison de l'ouverture récente du guichet, les délais de traitement des formalités peuvent être rallongés.

À noter L'utilisation du site est gratuite, mais certaines formalités sont payantes.

Pour en savoir plus sur les étapes pour déclarer une formalité d'entreprise sur le site du Guichet des formalités des entreprises :

Le chef d'entreprise (dirigeant ou micro-entrepreneur) peut réaliser lui-même les démarches en ligne sur le guichet des formalités.

Difficultés techniques

Un récépissé est délivré en cas de difficulté technique empêchant le dépôt du dossier sur le site. Il peut s'agir d'un indisponibilté générale du site ou d’un blocage d'un ou plusieurs types de déclaration (création, cessation d'activité, modifications de situation). Le récépissé délivré atteste de la tentative de dépôt d’une formalité sur le site du guichet des formalités des entreprises.

Ce récépissé atteste que l'entreprise a satisfait à son obligation de réaliser la formalité. Il est délivré le jour de la tentative du dépot. L'entreprise est informée dès la résolution du blocage. Elle doit alors se reconnecter pour réaliser sa formalité dans un délai maximum de 15 jours.

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